Sistema GEFO. Guida all utilizzo Rendicontazione

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1 Sistema GEFO Guida all utilizzo Rendicontazione

2 INDICE 1 LA RENDICONTAZIONE L AREA RENDICONTAZIONE La sezione Rendicontazione progetti La sezione Utility...31

3 1 LA RENDICONTAZIONE La fase di rendicontazione si può collocare in due momenti diversi nel corso della vita di un progetto. Esiste infatti una rendicontazione c.d. intermedia, operata quando il progetto è ancora in corso di implementazione, ed una finale, effettuata invece quando il progetto si è concluso. In particolare, con il termine rendicontazione si indica l attività di auditing, ovvero di verifica e controllo sui risultati prodotti dal progetto, in termini economici, di avanzamento dei lavori e di corretto utilizzo delle risorse assegnate al beneficiario/i. A conclusione dell attività di rendicontazione e quindi alla verifica della correttezza del progetto con riferimento ai criteri stabiliti dal singolo bando, viene corrisposta la liquidazione delle somme non ancora erogate dell agevolazione prevista. Veniamo di seguito a descrivere come la fase di rendicontazione è implementata all interno del sistema informativo Gefo, illustrando i singoli passaggi che l utente deve mettere in atto per procedere alla compilazione delle informazioni richieste in tale fase. 1.1 L Area rendicontazione Come si può vedere dall immagine che segue, all interno del Menu principale di GEFO è presente la voce Area rendicontazione, cliccando sulla quale si ha accesso alle due sezioni denominate rispettivamente Rendicontazione dei progetti ed Utility. Infine è possibile, dalla terza sezione accedere al Manuale rendicontazione, attraverso il quale l utente riceve le istruzioni necessarie per poter facilmente procedere alla rendicontazione del proprio progetto. Area rendicontazione Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 3 di 51

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5 1.1.1 La sezione Rendicontazione progetti All interno dell area Rendicontazione progetti, vengono raccolti tutti i progetti che sono stati inseriti a sistema dal singolo Soggetto richiedente, in particolare da qui è possibile visualizzare i progetti da rendicontare, i quali vengono identificati per Id progetto e bando, e dei quali viene specificato il ruolo, il titolo e lo stato, nella sezione Elenco progetti da rendicontare. Allo stesso modo all interno dell area rendicontazione progetti è possibile visualizzare l Elenco dei progetti che invece sono già stati oggetto di rendicontazione nella sezione Elenco progetti rendicontati. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 5 di 51

6 Per facilitare l operazione di ricerca tra i progetti inseriti nell elenco, è disponibile un apposita funzione, cliccando appunto sull icona Ricerca il sistema permette all utente di ricercare il progetto attraverso la compilazione dei campi Id e titolo. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 6 di 51

7 Come si può vedere dall immagine sopra esposta, in corrispondenza di ogni progetto si trovano le colonne Id, bando, ruolo, titolo, stato e azioni. Cliccando sulla voce Titolo del progetto di proprio interesse, si ha accesso alla Scheda progetto, nella quale sono contenute le informazioni fondamentali relative al progetto. Essa come si può vedere nell immagine che segue, si articola in sezioni, il cui numero varia a seconda del singolo progetto. In generale, la prima sezione, Registrazione, contenente i dati di base del progetto, come il codice identificativo, il titolo del progetto, l anno, il tipo di finanziamento ed un recapito telefonico del soggetto; è sempre presente. Modulo progetto Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 7 di 51

8 Cliccando sull icona con il simbolo dell euro si visualizza la voce Rendiconta progetto e si ha di conseguenza accesso alla schermata successiva nella quale sono presenti le due sezioni Elenco delle rendicontazioni e Riepilogo delle voci di costo per progetto. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 8 di 51

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10 Dalla prima sezione è possibile compiere due azioni: Inserire nuove rendicontazioni; Modificare rendicontazioni precedentemente inserite dal soggetto ma ancora non confermate (non inviate elettronicamente). Ognuna delle rendicontazioni inserite è identificata da un Id, dalla tipologia, se intermedia o finale, dallo stato, da una data di presentazione; viene inoltre riportato l importo imputato al progetto, la data di approvazione e la somma in euro, approvata. Dalla colonna delle azioni è possibile visualizzare i documenti allegati alla rendicontazione, scaricare i documenti in formato pdf e infine procedere alla stampa. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 10 di 51

11 Inserimento di una nuova rendicontazione Come appena detto, all interno della sezione Elenco rendicontazioni è possibile procedere all inserimento di una nuova rendicontazione. Cliccando sulla voce Inserisci nuova rendicontazione l utente ha accesso al contesto rappresentato dalla figura sottostante, all interno del quale vengono richieste le seguenti informazioni, quali: Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 11 di 51

12 L Id rendicontazione, campo compilato automaticamente dal sistema; L Id progetto; Il tipo di rendicontazione. Per quest ultima voce è previsto un menu a tendina, con due opzioni, intermedia e finale Voci di costo del progetto Premendo sul tasto Continua, si accede alla sezione delle voci di costo inserite e associate al progetto, dettagliate in: preventivo, ammesso, imputato, approvato ed imputato totale. In questa sezione l utente può confrontare gli importi inseriti a preventivo e a consuntivo per singola voce di costo. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 12 di 51

13 Cliccando sulla singola voce di costo, si accede alla sezione che elenca le fatture e i pagamenti per voce di costo dalla quale è possibile inserire nuove fatture e nuovi pagamenti. Una volta entrati nella sezione Fatture per voce di costo infatti, il soggetto può imputare le fatture e i relativi pagamenti alla singola voce di costo, selezionata precedentemente dall elenco di riepilogo. L utente può inserire le fatture con i singoli importi fino al raggiungimento della percentuale finale desiderata, che differisce a seconda del bando e della tipologia di rendicontazione, intermedia o finale che sia. Ogni fattura inserita si caratterizza per: Id, fornitore, numero, data, importo, tipo pagamento, data, importo, imputato voce costo. All interno di questa sezione è inoltre possibile procedere all inserimento di nuove fatture, attraverso il link Inserisci fattura. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 13 di 51

14 Cliccando su Inserisci fattura, si prospettano due azioni principali: L utente può ricercare e selezionare dall elenco di fatture che visualizza (figura che segue), quella/e che desidera inserire nel progetto; L utente può inserire una nuova fattura. Nel primo caso, per effettuare la ricerca è disponibile una funzione apposita, che consente di trovare la fattura di proprio interesse inserendo alcune informazioni, quali: i dati del fornitore, il tipo di documento, il numero di documento, la data e l importo. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 14 di 51

15 Una volta individuata la fattura, cliccando sul simbolo dell euro situato in corrispondenza della fattura, l utente ha la possibilità di inserire un nuovo pagamento, come illustrato dalla figura qui di seguito, si apre una nuova pagina in cui è possibile inserire le modifiche alla singola voce di costo. Se invece l utente seleziona il segno di spunta voce di costo, indicando il valore da imputarle. può associare direttamente la fattura alla Modifica voce di costo Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 15 di 51

16 Inserimento nuova fattura Nella seconda opzione, che consente invece all utente di inserire una nuova fattura, i dati richiesti sono : il tipo documento, la descrizione, il numero documento, la data, l importo e ancora l importo compreso di IVA, il totale importo documento, la denominazione fornitore, codice fiscale fornitore, importo pagamento, importo IVA pagamento, totale importo pagamento, data pagamento, modalità di pagamento e infine l importo imputabile alla voce di costo. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 16 di 51

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18 Per inserire il tipo di documento è disponibile un menu a tendina con una serie di tipologie predefinite, quali: fattura, parcella o notula, ricevuta, salari e stipendi, ticket, voucher, cambiale e contratto. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 18 di 51

19 Egualmente, è previsto un menu a tendina anche per l inserimento della modalità di pagamento. Attraverso la voce Denominazione fornitore invece, cliccando sul simbolo della lente di ingrandimento posto a lato, è possibile effettuare una ricerca tra questi Ricerca fornitore da collegare alla fattura Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 19 di 51

20 Cliccando su uno dei fornitori presenti nell elenco l utente può integrare i dati del fornitore (Fig. che segue). Anche in questo caso attraverso l icona del segno di spunta, si può associare il fornitore alla fattura Associa fornitore Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 20 di 51

21 Inserisci nuovo fornitore Selezionando la voce Inserisci nuovo fornitore si apre una nuova pagina in cui è richiesto all utente l inserimento di alcune informazioni, quali: la Denominazione, la Partita Iva, il Codice fiscale, l Indirizzo, il Comune, la Provincia e il Cap. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 21 di 51

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23 Dopo la conferma l elenco risulta aggiornato, con la possibilità di cancellare il fornitore appena inserito, se non ancora associato ad una fattura, a sua volta associata ad un progetto Ricerca fattura da inserire nel progetto Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 23 di 51

24 Dopo aver associato il fornitore alla fattura posso specificare quale importo imputare alla singola voce di costo preventivamente selezionata. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 24 di 51

25 Premendo sul tasto Continua si torna alla schermata che elenca le singole fatture associate alla voce di costo precedentemente selezionata. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 25 di 51

26 Firmatario rendicontazione Dalla pagina di riepilogo voci di costo, premendo sul tasto Continua si accede alla sezione successiva, del Firmatario rendicontazione, nella quale viene chiesto al soggetto responsabile della rendicontazione, di fornire informazioni di carattere anagrafico, quali il Codice fiscale, il Nome, il Cognome, ed inoltre il tipo di Documento di identità utilizzato per identificarsi, il Numero del documento, la Data di rilascio, il Comune e la Provincia. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 26 di 51

27 Documenti Proseguendo nella compilazione si accede alla sezione Documenti, nella quale si visualizzano tutti i documenti inseriti, legati alla rendicontazione, identificati da: Id documento; Descrizione es. Allegato; Data protocollo; Numero protocollo. Attraverso l icona delle Azioni è possibile scaricare i documenti inseriti e/o procedere alla loro cancellazione. In tale sezione il soggetto ha inoltre facoltà di caricare nuovi documenti, cliccando sull apposita voce Carica documento. Nella finestra che si apre, rappresentata dalla figura che segue, il soggetto può selezionare dal menù a tendina il Tipo di documento. Le tipologie di documento previste dipendono dal bando. Dopo aver inserito la tipologia di documento attraverso la voce Sfoglia il soggetto può ricercare il documento che intende inserire a sistema, caricarlo, e procedere all Invio dei dati. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 27 di 51

28 La figura che segue mostra un esempio delle tipologie di documento che possono essere previste dal sistema Invio elettronico La sezione di Invio elettronico conclude il percorso di inserimento dei dati legati alla rendicontazione dei progetti, in questa sezione si visualizzano i codici numerici che identificano la rendicontazione e il progetto, appunto: l Id Rendicontazione e l Id del Progetto. Scegliendo la voce Invio elettronicamente i dati la rendicontazione risulterà terminata e l utente non potrà più modificare i dati inseriti, è per tale ragione che è importante che esso sia sicuro dei dati inseriti e di volerli inviare. Qualora l utente voglia apportare qualsiasi modifica ai dati inseriti, potrà selezionare la voce alternativa Continuo senza inviare elettronicamente i dati, così facendo il sistema lo Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 28 di 51

29 riporterà alla sezione iniziale Dettaglio rendicontazione e sarà possibile passare in rassegna ogni singola sezione, modificando, aggiungendo, sostituendo, le informazioni desiderate. Una volta effettuato l invio elettronico, il soggetto che ha effettuato la rendicontazione può tornare alla sezione Riepilogo voci di costo per vedere la sintesi del quadro economico da lui compilato. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 29 di 51

30 In seguito all invio della rendicontazione del progetto, il sistema produce in automatico un documento c.d. Dichiarazione di rendicontazione che l utente deve compilare e consegnare a Regione o all Ente gestore cui è assegnata la rendicontazione. Nell immagine si riporta un esempio di Dichiarazione di rendicontazione. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 30 di 51

31 1.1.2 La sezione Utility All interno della sezione Utility il soggetto può operare sulle fatture, sui pagamenti e sui fornitori. In particolare, gli è consentito: Inserire nuove fatture o modificare fatture già esistenti purchè queste non facciano parte di rendicontazioni già presentate; Inserire nuovi pagamenti o modificare pagamenti già inseriti; Inserire nuovi fornitori o modificare fornitori già esistenti. Cliccando sulla voce Accedi l utente accede all Anagrafica fatture e fornitori associata al suo profilo, la quale si articola in due sezioni: l Elenco fatture e l Elenco fornitori. All interno dell Anagrafica fatture e fornitori è presente l elenco delle fatture del soggetto richiedente, inserite da esso stesso o da soggetti capofila di progetti in cui il richiedente risulti partner di progetto. Importante: Come già detto in questa sezione è possibile inserire nuove fatture o modificare le fatture inserite direttamente dal soggetto richiedente; ma non è invece possibile modificare le fatture inserite da soggetti capofila di progetti in cui il richiedente risulti partner di progetto. Inoltre, accedendo alla gestione della singola fattura è possibile inserire o modificare i relativi pagamenti. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 31 di 51

32 L elenco fatture Nella sezione Elenco fatture sono presenti tutte le fatture che il soggetto richiedente o il capofila, partner di progetto del soggetto, hanno precedentemente inserito a sistema. Ogni fattura dell elenco è identificata da un Id, rappresentato da un valore numerico, da un fornitore, dalla tipologia di documento, oltre alle fatture possono essere infatti presenti istanze di pagamento, parcelle ecc., dal numero documento, dalla data, dall importo, quietanzato e non. E presente una funzione di ricerca, che permette al soggetto di trovare più facilmente il documento cercato. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 32 di 51

33 L immagine sopra esposta mostra la schermata che il soggetto visualizza dopo aver selezionato la funzione di ricerca, come si può vedere, vengono forniti i criteri di ricerca, che corrispondono ai titoli delle colonne della tabella di elenco. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 33 di 51

34 L ultima colonna è quella delle Azioni, dove selezionando l icona dell Euro è possibile accedere ai pagamenti, come spiegheremo meglio di seguito, selezionando invece l icona del cestino è possibile eliminare la fattura corrispondente ed infine attraverso l icona della stampante si può scaricare il documento. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 34 di 51

35 Selezionando nella colonna Fornitori quello corrispondente al documento su cui si vuole operare, si ha accesso alla Gestione fattura. All interno di quest area vi sono due sezioni: Il Dettaglio fattura, contenente appunto una serie di informazioni specifiche sul documento,e l Elenco pagamenti. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 35 di 51

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37 Nella sezione Elenco pagamenti, oltre a visualizzare i pagamenti precedentemente inseriti, identificati per data, modalità (es. assegno), importo pagato al netto IVA, IVA, ed importo pagato totale, è possibile effettuare due operazioni ulteriori: Cliccando in corrispondenza dell icona del cestino, nella colonna delle azioni, si può procedere all eliminazione dei pagamenti inseriti; Cliccando sulla voce Inserisci pagamento si possono inserire nuovi pagamenti. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 37 di 51

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39 Una volta selezionata l opzione per inserire il pagamento, all utente si presenta la schermata di dettaglio Nuovo pagamento all interno della quale egli deve inserire le informazioni richieste dal sistema, riguardanti sempre la tipologia del documento, l Id, l importo la data e le modalità (assegno, bonifico, ricevuta bancaria, cambiale, carta di credito, bancomat, istanza di pagamento ). Per l inserimento della modalità di pagamento è previsto un menu a tendina con delle voci predefinite. Una volta compilati i dati richiesti, premendo sul tasto Continua, ogni pagamento inserito comparirà e potrà essere visualizzato nell elenco dei pagamenti. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 39 di 51

40 Sempre dalla sezione Elenco fatture, l utente può procedere all inserimento di una o più nuove fatture, semplicemente cliccando sulla voce corrispondente Inserisci nuova fattura, evidenziata nell immagine suesposta. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 40 di 51

41 A questo punto si visualizza la pagina Nuova fattura dove l utente dovrà inserire tutte le informazioni richieste. Tra le informazioni richieste vi è la Tipologia di documento, per la quale è previsto un menu a tendina e la Denominazione fornitore, per il quale è presente una finestra di ricerca, attivabile cliccando sull icona delle lente di ingrandimento. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 41 di 51

42 Dall elenco che compare nella finestra Ricerca fornitore da associare alla fattura potrà essere selezionato un fornitore, potendo, cliccando sul suo nome, integrare qualora il soggetto volesse, le informazioni già presenti su di esso, selezionando il segno di spunta è possibile associare il fornitore selezionato alla fattura in oggetto ed ancora si potrà inserire un nuovo fornitore, non presente nell elenco. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 42 di 51

43 Dopo aver selezionato il fornitore e aver compilato tutte informazioni richieste per la nuova fattura, premendo il tasto Continua il soggetto visualizza l elenco dei pagamenti inseriti per quella data fattura e può inserire ulteriori pagamenti o modificare quelli già inseriti. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 43 di 51

44 Cliccando in corrispondenza della data del documento di pagamento su cui si vuole intervenire, il soggetto può modificare le informazioni precedentemente inserite. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 44 di 51

45 L immagine appena esposta mostra la finestra di dettaglio che si apre nel momento in cui si seleziona cliccando in corrispondenza della colonna della data, il singolo pagamento che si vuole modificare. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 45 di 51

46 Elenco Fornitori Come nella sezione delle fatture è presente un elenco delle fatture a sistema, anche per i fornitori il soggetto ha a disposizione una sezione che ricomprende l elenco dei fornitori che a lui risultano associati. Ogni fornitore è identificato per Id, denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, Cap, comune e provincia. Le funzioni attive per la sezione Elenco fornitori sono le medesime previste per la sezione appena descritta Elenco fatture, ovvero: Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 46 di 51

47 La funzione di Ricerca: nel caso dei fornitori, i criteri di ricerca sono la denominazione, la partita IVA ed il codice fiscale. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 47 di 51

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49 Cliccando sul singolo fornitore dalla colonna Denominazione si accede alla pagina di dettaglio Modifica fornitore, dove il soggetto può appunto apporre delle variazioni alle informazioni inserite. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 49 di 51

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51 L utente infine può procedere all inserimento di un nuovo fornitore, selezionando l omonima voce Inserisci nuovo fornitore e alla compilazione delle informazioni richieste, nella relativa maschera di dettaglio Nuovo fornitore. Premendo il tasto Continua il profilo del nuovo fornitore inserito viene automaticamente visualizzato all interno dell elenco dei fornitori associati al soggetto richiedente. Il manuale di rendicontazione è disponibile sia in formato PDF che word all interno dell area di rendicontazione, nella terza sezione dal titolo Manuale rendicontazione, posta dopo le due appena illustrate Rendicontazione progetti ed Utility. Sistema GEFO Guida all utilizzo Pag. 51 di 51