Servizio Conservazione No Problem

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1 Servizio Conservazione No Problem Guida alla conservazione del Registro di Protocollo Versione Ottobre 2015

2 Sommario 1. Accesso all applicazione web Autenticazione Conservazione del Registro di Protocollo Ricerca del Registro di Protocollo Modifica del Registro di Protocollo Effettuare un versamento Rapporto di versamento... 13

3 1. Accesso all applicazione web Il servizio FatturaNoProblem è disponibile all'indirizzo inviato alla propria casella di posta elettronica. L'accesso al servizio è garantito attraverso un sistema di autenticazione, tramite le opportune credenziali (username e password). 1.1 Autenticazione Per accedere alla propria area riservata è necessario inserire nei campi della pagina di login le credenziali di accesso (username e password): In caso di primo accesso, la password da utilizzare è quella inviata, insieme allo username, alla casella di posta elettronica dell'utente. Tale password di primo accesso serve esclusivamente per consentire all'utente di impostare una propria password. Una volta effettuato il primo accesso, è opportuno sostituire tale password. Come mostrato in Figura 1, la nuova password (che deve contenere minimo otto caratteri) va inserita due volte e confermata tramite il tasto "Cambia password", con il quale si accede anche all'applicazione. Per gli accessi successivi, basta inserire le proprie credenziali di accesso (username e nuova password) negli appositi campi della pagina di login e cliccare sul tasto Accedi (Figura 2). Figura 1

4 Figura 2

5 2. Conservazione del Registro di Protocollo Per conservare digitalmente il registro giornaliero di protocollo accedere al sottomenù Nuovo Versamento del menù Conservazione (Figura 3) Figura 3 All apertura del sottomenù è necessario compilare i campi: Anno di riferimento: l anno di riferimento del documento Azienda: nome dell azienda/amministrazione di proprio interesse Tipo versamento: selezionare, tra le voci presenti nel menù a tendina, Upload Documenti Descrizione: informazioni connesse al registro di protocollo Una volta compilati i campi, premere sul pulsante Salva (Figura 4).

6 Una volta effettuato il salvataggio si apre una nuova sezione, ossia Aggiungi i documenti da versare. Per caricare i documenti cliccare prima sul pulsante Scegli file, ricercare i documenti da inserire e poi sul pulsante Aggiungi selezionati (Figura 4). Figura 4 Alla selezione del pulsante Aggiungi selezionati si aprirà una finestra che consente l inserimento dei metadati. La finestra si compone di due sezioni, una relativa alle informazioni del documento e una relativa alle informazioni del registro protocollo, denominate per l appunto Informazioni Documento e Informazioni Registro Protocollo. La sezione Informazioni Documento (Figura 5) consente di:

7 Figura 5

8 Scegliere la Categoria documento : selezionare dal menù a tendina la voce Registro protocollo Inserire i metadati minimi obbligatori (secondo l Allegato 5 del DPCM ), ossia: Oggetto: descrizione della tipologia di registro; ad es. Registro giornaliero di protocollo, Registro giornaliero delle modifiche di protocollo, ecc. Anagrafica produttore: anagrafica dell operatore che ha prodotto il registro (Nome, Cognome, Codice fiscale) o dell ente produttore (Denominazione, Paese Id Fiscale IVA, Codice Id Fiscale IVA); Non è necessario compilare l anagrafica del destinatario. La sezione Informazioni Registro Protocollo (Figura 6) consente di inserire, oltre al set di metadati minimo, ulteriori metadati che, secondo l Alleg. 5 del DPCM , è opportuno aggiungere. Nello specifico sono: Codice amministrazione: Codice identificativo dell'amministrazione (codice IPA) Codice AOO: Codice identificativo dell'area organizzativa omogenea Codice registro: Codice identificativo del registro Numero registro: Numero progressivo del registro Anno registro Produttore software: qualora il registro sia generato automaticamente da un sistema informatico, può essere specificata la denominazione di tale sistema Denominazione Amministrazione Numero Prima Registrazione: Numero della prima registrazione effettuata sul registro Data Prima Registrazione: Data della prima registrazione effettuata sul registro Numero Ultima Registrazione: Numero dell ultima registrazione effettuata sul registro Data Ultima Registrazione: Data dell ultima registrazione effettuata sul registro

9 Registro Protocollo Responsabile: Anagrafica del responsabile del registro di conservazione. Figura 6

10 Una volta inseriti i metadati, salvare i dati cliccando sul pulsante Aggiorna (Figura 6). Effettuato il salvataggio si ritorna automaticamente alla schermata precedente, dove è presente la sezione Elenco documenti dalla quale è possibile visualizzare i documenti caricati. Qualora si desiderasse eliminare uno o più di questi documenti, spuntare la casella posta alla sinistra del nome del documento e premere sul tasto Elimina selezionati (Figura 7). Figura 7 3. Ricerca del Registro di Protocollo Selezionare la sottovoce Ricerca versamento della voce di menù Conservazione. Alla selezione della sottovoce il sistema restituirà in automatico l elenco dei documenti caricati. Se si desidera invece eseguire una ricerca specifica, basta agire sui campi Descrizione, Stato, Data creazione (da), Anno Fiscale e/o Azienda (Figura 8).

11 Figura 8

12 A destra di ciascun documento visualizzato nell Elenco, in corrispondenza della colonna Azione, è presente un pulsante multifunzione (Fig.6), che consente di eseguire le seguenti azioni: Visualizza Storia Modifica Elimina Esegui Versamento 4. Modifica del Registro di Protocollo Per modificare le informazioni associate al registro di protocollo è condizione essenziale che non sia stato effettuato il versamento. Qualora non fosse stato eseguito il versamento è possibile effettuare la modifica dei dati: Effettuando un operazione di ricerca per individuare il documento di proprio interesse (seguire le istruzioni al par. 3) E poi cliccando sul pulsante Modifica posto a destra del documento di proprio interesse visualizzato nell elenco. 5. Effettuare un versamento Per eseguire un versamento in conservazione: Effettuare un operazione di ricerca per individuare il documento di proprio interesse (seguire le istruzioni al par. 3) cliccare sulla Freccetta, sotto la voce Azione posizionata a destra del documento di proprio interesse visualizzato nell elenco cliccare sulla voce Esegui versamento.

13 6. Rapporto di versamento Come noto, secondo l art. 7, del DPCM , il registro giornaliero di protocollo deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella di riferimento. Una volta effettuato il trasferimento al Sistema di Conservazione, il soggetto produttore deve verificare l esito del versamento. Per svolgere tale operazione deve: Effettuare un operazione di ricerca per individuare il documento di proprio interesse (seguire le istruzioni al par. 3) Cliccare su Visualizza Storia (Figura 9) Scaricare il Rapporto di versamento (Figura 10) Aprire il documento scaricato e verificare l esito (l esito positivo è indicato da ES 01) (Figura 11)

14 Figura 9

15 Figura 10

16 Figura 11