MANUALE VENDOR MANAGER. Guida per i Fornitori

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1 MANUALE VENDOR MANAGER Guida per i Fornitori Milano, 25 ottobre 2017

2 Indice 1. SCOPO DEL DOCUMENTO REGISTRAZIONE DEL FORNITORE Registrazione Fornitore invitato a qualificarsi Registrazione dell Azienda INSERIMENTO DELLA DOMANDA DI QUALIFICA COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO Dati aziendali Categorie merceologiche Riepilogo GESTIONE DEI QUESTIONARI E DELLE QUALIFICHE Modifica del questionario generale Ritiro del questionario di una domanda di qualifica sulla categoria merceologica non ancora presa in carico Rinnovo di una qualifica in scadenza (24 mesi dalla data di qualifica) Rimozione di una categoria qualificata Menù comunicazioni Scadenzario RECUPERO DATI DELL UTENZA Modifica dati utente e password Regole scelta password

3 1. SCOPO DEL DOCUMENTO Il presente documento illustra le funzionalità del servizio Vendor Manager ed è dedicato ai processi inerenti all Albo Fornitori. Il manuale vuole essere una guida d utilizzo per i Fornitori che si propongono per la qualifica dell azienda Randstad. 2. REGISTRAZIONE DEL FORNITORE La qualifica del Fornitore è un processo in due passaggi che comporta l iniziale registrazione di un utente che diventerà l utente di riferimento dell Azienda e la conseguente registrazione dell Azienda Registrazione Fornitore invitato a qualificarsi Il Fornitore, invitato a registrarsi, riceve una notifica via mail che contiene un link utile a iniziare la procedura di registrazione. N.B. E fondamentale selezionare il link contenuto nella mail per accedere direttamente alla pagina di registrazione utente. Qui di seguito una mail di esempio con un link facsimile: 3

4 Dopo aver selezionato il link contenuto nella mail, si apre la pagina di inserimento dati del nuovo utente; da compilare almeno tutti i campi obbligatori e selezionare il pulsante Prosegui in fondo alla pagina: 4

5 Al termine della compilazione, dopo aver selezionato il tasto Prosegui, il sistema mostra il seguente messaggio, selezionare OK per completare l azione: Il sistema invierà una seconda mail per completare la procedura di registrazione. N.B. E fondamentale selezionare il link contenuto nella mail per completare la registrazione. Qui di seguito si riporta un esempio di mail: Dopo aver selezionato il link contenuto nel testo della mail, il sistema mostra la pagina riportata qui sotto; da selezionare il link Clicca qui per andare alla pagina principale : 5

6 N.B. In caso il Fornitore non utilizzasse il link contenuto nella 2 mail inviata dal sistema, entrando sul Vendor Management dal link verrà mostrato il seguente messaggio di errore: N.B. In caso lo stesso link Clicca qui per andare alla pagina principale fosse utilizzato più di una volta, il sistema riporterà la seguente schermata: In questo caso, per entrare a sistema potrà essere utilizzato il seguente URL: Successivamente, dall utente referente, potranno essere inserite le proprie credenziali (indirizzo e password) nei campi Username e Password, precedentemente scelti in fase di registrazione. A questo punto il sistema aprirà la pagina dove mettere le informazioni relative all azienda: 6

7 2.2. Registrazione dell Azienda Accedere al sito con le credenziali dell utente referente. Selezionando LOGIN si apre la pagina della piattaforma che dà la possibilità di associare l utente a un impresa di riferimento. Per registrare una nuova impresa è necessario compilare i campi qui sotto riportati: Nazionalità della sede legale; Partita IVA / Codice Fiscale; Ragione sociale. Per le aziende italiane, nell elenco del menù a tendina Nazione, da selezionare: Italia - Fornitore CON Partita IVA, in caso di aziende o liberi professionisti dotati di P.IVA; Italia - Fornitore SENZA Partita IVA, in tutti gli altri casi. 7

8 Premere il pulsante VAI per confermare l inserimento: Il sistema chiede se si vuole proseguire con la registrazione dell Azienda; selezionare Si per terminare l operazione: Se l impresa è nuova appare il seguente messaggio: Se invece l impresa fosse già stata precedentemente registrata, apparirebbe questo messaggio: 8

9 In caso di impresa nuova, la Ragione Sociale inserita è ora visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione Accedi al Vendor. Scegliere l azienda di riferimento dal menù a tendina e selezionare ACCEDI : Se la registrazione è stata completata, si apre la pagina di riepilogo relativo alle domande di qualifica. 3. INSERIMENTO DELLA DOMANDA DI QUALIFICA COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO Per iniziare la compilazione del Questionario generale, si richiede di selezionare il tasto MODIFICA e di completare tutte le domande contenute all interno di ogni sezione: 9

10 3.1. Dati aziendali Si apre la pagina di compilazione del questionario. Il questionario Dati aziendali è diviso in 6 diverse sezioni. Il pallino rosso di fianco a ogni sezione sta a significare che all interno della stessa ci sono delle domande obbligatorie (vedi contorno rosso attorno alla domanda). Dopo aver compilato almeno tutte le domande obbligatorie di ogni singola sezione, il pallino diventa verde. Si consiglia di salvare sempre le risposte date utilizzando l apposita funzionalità SALVA BOZZA oppure, per passare alla sezione seguente, utilizzare il tasto Avanti e automaticamente il sistema effettuerà un salvataggio dei dati. Quando tutte le sezioni sono state compilate, sarà possibile selezionare il tab a destra Presentare questionario per proseguire con il processo di presentazione del questionario. Dopo aver selezionato PRESENTARE QUESTIONARIO, si accede alla pagina di gestione dei dati del firmatario del Questionario generale. 10

11 E possibile modificare i dati e inserire quelli dell utente firmatario che garantirà la correttezza delle risposte date e dei documenti allegati in fase di compilazione; a compilazione completata, salvare i dati e selezionare Presentare questionario per passare alla pagina successiva: In questa pagina è possibile scaricare il documento PDF che contiene tutte domande e le risposte date durante la compilazione del Questionario di qualifica; per presentare il questionario selezionare Presenta questionario generale : 11

12 Il questionario risulterà presentato; selezionando il tasto OK, il sistema mostrerà la pagina dove poter scegliere le categorie merceologiche di appartenenza: 3.2. Categorie merceologiche Dalla Dashboard è possibile trovare il tasto AGGIUNGI CATEGORIE per scegliere le categorie merceologiche da far qualificare: Cliccando sul triangolo accanto a ciascuna categoria merceologica, si potranno visualizzare le sottocategorie e relative categorie a foglia. 12

13 Una volta selezionata la categoria di interesse, premere Aggiungi Selezionate e successivamente Presentare Questionario per passare alla fase successiva: In caso fossero state selezionate più categorie, dall elenco presente nella pagina (menù a tendina), sarà possibile scegliere la categoria da cui iniziare: 13

14 Il sistema presenterà il questionario della categoria selezionata. La categoria appena selezionata è in stato Bozza ; proseguire con la compilazione delle domande relative alla categoria selezionata, nel caso sia presente. Salvare in bozza le risposte date e proseguire con Presentare questionario per continuare con la presentazione del Questionario di categoria: Il sistema presenta la pagina dove è possibile modificare i dati dell utente firmatario. Se i dati del firmatario corrispondono a quelli precedentemente inseriti durante la presentazione del Questionario Generale, continuare selezionando Presentare questionario, altrimenti modificare e selezionare lo stesso tasto: 14

15 Presentare il Questionario di categoria selezionando Presenta domanda di qualifica ; è possibile esportare il documento PDF che contiene i dati del Questionario di qualifica precedentemente compilato: Il questionario risulta presentato: E possibile ritornare nella pagina di riepilogo delle categorie per continuare con la compilazione dei questionari delle altre categorie selezionate: 15

16 3.3. Riepilogo Tornando sulla Dashboard si potrà vedere la storia di tutte le azioni fatte sia in merito al Questionario generale sia alle categorie selezionate; si potrà visualizzare anche lo stato per singola categoria: 4. GESTIONE DEI QUESTIONARI E DELLE QUALIFICHE I capitoli seguenti descrivono le azioni da intraprendere per aggiornare i dati dei questionari, anche dopo la prima presentazione Modifica del questionario generale Se una domanda di qualifica non è stata ancora presa in carico dal cliente (la domanda risulta in stato PRESENTATA ), la stessa può essere modificata selezionando RITIRA. Successivamente è possibile procedere con la modifica dei dati del Questionario premendo MODIFICA : 16

17 Il sistema chiede una conferma; selezionare Sì per procedere: Ora selezionare il tasto MODIFICA : Dopo aver effettuato le modifiche, è opportuno salvarle utilizzando SALVA BOZZA ; per proseguire con la presentazione del Questionario generale selezionare PRESENTARE QUESTIONARIO, il sistema segue il flusso del paragrafo 3.1 Dati aziendali (cfr. pg.10): 17

18 4.2. Ritiro del questionario di una domanda di qualifica sulla categoria merceologica non ancora presa in carico Se una domanda di qualifica non è stata ancora presa in carico dal cliente (la domanda risulta in stato PRESENTATA ), la stessa può essere modificata selezionando RITIRA. Lo stato della domanda cambierà tornando in Bozza. Da quel momento sarà possibile aggiornare il questionario e ripresentarlo: 4.3. Rinnovo di una qualifica in scadenza (24 mesi dalla data di qualifica) Quando una domanda di qualifica (Dati aziendali o categorie) è in scadenza, 7 gg prima della data di scadenza, viene inviata al Fornitore una notifica via mail. La domanda di qualifica può essere rinnovata mediante RINNOVA in corrispondenza della domanda da aggiornare (Dashboard sezione QUALIFICATE ) Rimozione di una categoria qualificata Nella Dashboard è possibile vedere le domande di categoria che sono state presentate; il Fornitore può sempre rimuovere una categoria già qualificata dal cliente utilizzando l apposito RIMUOVI : Se si decide per la rimozione, il sistema mostrerà un messaggio a cui è necessario dare conferma: La categoria non sarà più visualizzata nella pagina di riepilogo e risulterà rimossa. 18

19 4.5. Menù comunicazioni Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente. Selezionando il link Login si apre la pagina Piattaforma. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al Vendor e premere il tasto ACCEDI : Il sistema apre automaticamente la pagina di Riepilogo. Selezionando il tab COMUNICAZIONI il sistema apre la seguente schermata in cui è possibile trovare tutte le notifiche inviate dal sistema, con il seguente dettaglio di informazioni: Creata il: data creazione della notifica da parte del sistema; Inviata il: data invio della notifica da parte del sistema; Destinatario: indirizzo mail della persona a cui è stata inviata la notifica; Oggetto: breve descrizione della notifica; Stato: il colore verde del pallino indica che la notifica è stata inviata; Letta il: se risulta Non letta significa che la comunicazione non è stata aperta, diversamente comparirebbe lo stato Letta ; Visualizza: serve per visualizzare la notifica, dopo aver selezionato l icona il sistema aggiorna la colonna Letta il inserendo la data di lettura. 19

20 Dopo aver selezionato Visualizza il sistema mostra il dettaglio della notifica, come nell esempio di seguito riportato: 20

21 Selezionando CHIUDI viene mostrato l elenco aggiornato: 4.6. Scadenzario In questa sezione è possibile visualizzare la lista dei documenti allegati durante la compilazione dei questionari (dati aziendali categoria) con data scadenza o data in cui sono scaduti. Nella pagina sono mostrate le seguenti informazioni: Elemento = testo della domanda a fronte della quale è stato inserito un documento con scadenza Tipo = tipo di documento selezionato dal cliente in fase di creazione della domanda Stato = se il documento non è ancora scaduto, il sistema mostra un quadratino verde, se invece il documento è già scaduto, il quadratino sarà rosso Data scadenza = la data mostrata è calcolata in automatico dal sistema in base ai parametri scelti dal cliente in fase di creazione della domanda Azioni = tipo di azione da intraprendere per effettuare aggiornamento del documento. 21

22 Per aggiornare il documento è sufficiente selezionare AGGIORNA : Una volta che il documento è stato aggiornato, il sistema riporta il quadratino colore verde: 22

23 5. RECUPERO DATI DELL UTENZA Nel caso in cui venga dimenticata la password, è necessario accedere al sito e selezionare RECUPERO PASSWORD : Inserire l per la quale si richiede la password e premere CONFERMA : Il sistema invia una all indirizzo di posta con la nuova password temporanea da utilizzare per accedere all applicazione. Una volta effettuato l accesso, è possibile modificare la password come indicato nel paragrafo successivo Modifica dati utente e password Dopo il primo accesso è possibile aggiornare i dati dell utente. Accedere al sito con username e password dell utente per il quale si vogliono modificare i dati. Nella parte superiore sinistra selezionare PREFERENZE DEL SISTEMA : 23

24 Accedere alla sezione Dati personali ; modificare i dati e selezionare il tasto SALVA in fondo alla schermata: 5.2. Regole scelta password Per sostituire la password l utente deve entrare nella sezione Dati personali all interno dell area PREFERENZE DI SISTEMA. Qui di seguito sono riportate le regole di scelta della password in fase di registrazione dell utente, in base alla configurazione scelta da Randstad: Il requisito minimo di caratteri per la password previsto dalla normativa sulla privacy: è 8. Nel caso in cui non si sia fatta questa scelta il sistema mostra il seguente messaggio: 24

25 Inserire la password in base alla configurazione scelta dal cliente: che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo e un carattere minuscolo; in caso nella scelta della password non si siano seguite le regole sopra indicate, il sistema mostrerà il seguente messaggio: Conferma nuova password: se, in fase di Registrazione, nel campo Conferma nuova password, l utente inserisce una password differente da quella inserita nel campo Password, il sistema visualizza il messaggio mostrato di seguito: Durata massima della password lato fornitore (in giorni): Randstad ha inserito la durata massima della password dopo la quale il sistema invia una notifica per il rinnovo della stessa, a partire da 7 giorni prima della scadenza, in fase di login viene mostrato il seguente messaggio: 25

26 Premendo SI viene presentata una maschera per l aggiornamento della password contenente tre caselle di testo per inserire la vecchia password, la nuova password e la conferma della nuova password: vecchia password nuova password conferma nuova password Premendo CONFERMA, la piattaforma effettuerà il controllo tra le n password già utilizzate recentemente e la verifica di tutti i vincoli legati ai parametri di configurazione. In particolare, se l utente inserisce una password già utilizzata tra le precedenti n (dove n è il parametro Numero minimo di password non ripetute presente nel tab Variabili Di Sistema del menù Preferenze di sistema) compare il messaggio La password inserita è già stata utilizzata precedentemente : A questo punto l utente preme il tasto OK per chiudere il messaggio e inserisce una nuova password se l utente viola o il vincolo sulla lunghezza minima o sulla complessità della password viene mostrato il relativo messaggio: 26

27 E presente anche la funzionalità di Blocco Password nel caso in cui vengano effettuati più di due tentativi di accesso con password errata. In questo caso verrà mostrato il seguente messaggio: Dovrà essere utilizzata la funzionalità di Recupero password per ripristinare l accesso alla piattaforma. Se l utente inserisce correttamente la password senza violare le regole il sistema mostra il seguente messaggio. Dare OK per terminare il processo: 27