Regolamento Interno dell Associazione di Promozione Sociale sogniamo insieme

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1 Regolamento Interno dell Associazione di Promozione Sociale sogniamo insieme Il Seguente regolamento contiene le norme attuative per la vita sociale dell Associazione di promozione sociale sogniamo insieme. Esso discende dallo Statuto, che rimane il riferimento fondamentale, e lo integra. Arcugnano, 19 febbraio 2018

2 ART. 1 - SOCI 1.1 Domanda di iscrizione del nuovo Socio La domanda di iscrizione si espleta attraverso la sottoscrizione dell apposito modulo d iscrizione che può essere scaricato dalla pagina ufficiale del sito web dell Associazione ( reperito in formato cartaceo presso la sede dell Associazione o nelle manifestazioni da essa organizzate o alle quali la stessa partecipi o inviato tramite posta elettronica o consegnato brevi-manu da un membro del Consiglio Direttivo o da uno dei Soci. Il modulo d iscrizione, indirizzato al Consiglio Direttivo dell Associazione, deve contenere i dati personali del richiedente, il numero di cellulare nonché l indirizzo di posta elettronica, che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali. Con la sottoscrizione del modulo d iscrizione l aspirante Socio dichiarerà di conoscere ed accettare le norme statutarie, i diritti e doveri derivanti dalla condizione di Socio e darà l autorizzazione al trattamento dei dati personali per i fini utili all espletamento delle pratiche associative. Regolamento e Statuto sono disponibili anche sul sito web dell Associazione. Il modulo d iscrizione debitamente compilato e firmato può essere: scannerizzato e spedito via posta elettronica ad uno dei membri del Consiglio Direttivo o alla casella mail dell Associazione (sogniamoinsieme@gmail.com); spedito per posta ordinaria alla sede dell Associazione; consegnato brevi-manu ad un membro del Consiglio Direttivo. Il socio può richiedere la variazione dei dati ad uno dei membri del Consiglio Direttivo che darà mandato al Segretario di provvedere ad aggiornare il Libro dei Soci. I dati anagrafici personali dei soci sono da considerarsi estremamente riservati e saranno gestibili ai sensi del D.Lgs. 196/2003 esclusivamente dal Consiglio Direttivo che ne sarà direttamente responsabile per ogni eventuale illecito. Il Consiglio Direttivo, ricevute le domande di iscrizioni, decide sull ammissione o sul diniego a maggioranza ordinaria nella prima assemblea utile e comunque entro 30 giorni dalla data di presentazione della domanda. Il voto espresso da ogni singolo Consigliere non sarà notificato né all aspirante socio né all Assemblea. Il diniego all iscrizione andrà in motivato al richiedente, al contrario per l accoglimento varrà la regola del silenzio assenso. Qualora decorsi 30 giorni dalla data di presentazione della domanda d iscrizione, il richiedente non ricevesse comunicazione di diniego, dovrà intendere accolta la domanda stessa ed avrà quindi l obbligo di corrispondere la quota associativa di cui al successivo articolo 2 del presente Regolamento. Nella data in cui il richiedente versa effettivamente la propria quota associativa annua, il Segretario lo iscrive nel Libro dei Soci e a decorrere da tale data viene considerato Socio a tutti gli effetti e hanno effetto i diritti e gli obblighi derivanti da tale Pag. 2 di 8

3 condizione. Il Segretario, infine, avrà tempo 7 (sette) giorni dalla data del pagamento per inviare al Socio la regolare ricevuta di versamento. 1.2 Iscrizione delle persone giuridiche Le persone giuridiche possono iscriversi all Associazione solo come soci: queste dovranno nominare un rappresentante che parteciperà alle assemblee e avrà diritto di voto in nome dell ente che rappresenta. Il modulo di iscrizione delle persone giuridiche deve contenere l indicazione di ragione sociale, partita IVA, sede sociale, breve descrizione dell attività svolta, indirizzo di posta elettronica, nonché l indicazione del rappresentante designato dall ente (nome, cognome, indirizzo di residenza e indirizzo di posta elettronica, che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali). 1.3 Esclusione e dimissioni di un Socio La proposta di esclusione può essere fatta da un qualunque Consigliere e viene messa all ordine del giorno della prima assemblea utile del Consiglio Direttivo. In caso di dimissioni, esclusione o morte di un Socio, la sua quota sociale, lasciti o altri suoi conferimenti rimangono di proprietà dell Associazione, e il socio uscente non ha alcun diritto sul patrimonio dell Associazione stessa e resta in ogni caso fermo l obbligo del pagamento della quota sociale per l anno in corso. 1.4 Iscrizioni straordinarie L Associazione si riserva la possibilità di raccogliere le domande di iscrizione anche durante eventi e manifestazioni nelle quali verrà predisposto un punto di raccolta dei moduli di richiesta, che seguiranno comunque la disciplina indicata al presente articolo. ART. 2 - QUOTA ASSOCIATIVA L ammontare della quota associativa è deciso dal Consiglio Direttivo, può essere modificato di anno in anno e può essere decisa una quota diversa per ogni tipologia di socio. L ammontare della quota associativa viene anche pubblicato sul sito web dell Associazione. Stante il primo versamento dovuto dal nuovo socio che, indipendentemente in che data esso venga effettuato purché entro il 31 dicembre di ciascun esercizio sociale, è inteso come versamento relativo all esercizio in corso alla data di pagamento, il rinnovo, invece, deve essere sempre versato entro il 31 gennaio di ogni anno e sarà inteso come quota dell esercizio successivo. A seguito del versamento verrà inviata al Socio regolare quietanza della quota associativa timbrata e firmata dal Presidente o, in caso di suo impedimento, dal Tesoriere. La quota associativa potrà anche essere riscossa, in maniera del tutto straordinaria e occasionale, contestualmente alla presentazione della domanda di ammissione durante una manifestazione organizzata dall Associazione o durante una alla quale essa vi partecipi. In questo caso, deve essere comunque presente almeno la metà del Consiglio Direttivo e fermo restando la loro accettazione a maggioranza, ricevuta la domanda di iscrizione debitamente compilata e firmata, il Presidente o il Tesoriere, o in loro assenza il Vicepresidente, il Segretario o il Consigliere più anziano, hanno facoltà Pag. 3 di 8

4 di notificare a voce l ammissione al richiedente e di riscuotere per cassa la quota associativa annua dello stesso. Nel caso in cui il richiedente non versi la quota entro i 30 giorni previsti sarà facoltà del Consiglio Direttivo decidere se: inviare al richiedente, alla scadenza, una comunicazione scritta tramite o posta non raccomandata sollecitandogli il pagamento entro i successivi 15 giorni alla scadenza dei quali scatta l esclusione; rigettare la domanda ed escluderlo dall Associazione con conseguente non iscrizione nel Libro dei Soci. 3 - ASSEMBLEA Il verbale dell assemblea dei Soci di cui all art. 12 punto 8 dello Statuto -, sia essa ordinaria che straordinaria, deve indicare il giorno, l ora, il luogo, il numero dei soci presenti nonché il sunto della seduta e deve essere a disposizione di tutti i Soci che ne facciano richiesta. Una copia del verbale, firmato dal Segretario e dal Presidente, viene conservato dal Segretario ed archiviato nel Libro Verbali Assemblea. Copia dello stesso verbale deve essere pubblicato sul sito web dell Associazione. 4 CONSIGLIO DIRETTIVO 4.1 Assemblee del Consiglio Direttivo Il Consiglio Direttivo si riunisce in via ordinaria 2 due volte al mese, o secondo necessità operative dell Associazione o dei progetti in corso di realizzazione. Il Consiglio Direttivo si riunisce presso la Sede dell Associazione; laddove esigenze operative lo richiedessero, esso può riunirsi in altra sede, nel rispetto dell art. 17 dello Statuto. La convocazione, oltre che attraverso le modalità di cui al citato art. 17 dello Statuto può avvenire a cura del Presidente a mezzo sms o messaggio attraverso un socialmedia individuato dal Consiglio stesso. La convocazione del Consiglio può essere richiesta al Presidente, in via straordinaria, anche da un Socio regolarmente iscritto, in ragione di particolari e gravi eventualità, o per la presentazione dettagliata di un eventuale progetto operativo. 4.2 Compiti aggiuntivi del Consiglio Direttivo Spetta al Consiglio Direttivo redigere il programma annuale, o semestrale delle attività sulla scorta di proprie iniziative e\o proposte da uno o più Soci, da sottoporre all Assemblea dei Soci. Oltre a quanto stabilito dall art. 17 dello Statuto, al Consiglio Direttivo spetta il compito di predisporre il Regolamento Interno dell Associazione o di modificarlo secondo mutate disposizioni di legge o necessità dell Associazione stessa. Ogni modifica del Regolamento Interno dovrà essere sottoposta all approvazione dell Assemblea dei Soci, alla prima occasione utile. Il Consiglio Direttivo può modificare i limiti di autonomia di spesa unitaria o d incasso del Tesoriere, nell ambito dello svolgimento dell attività di gestione economicoamministrativa dell Associazione. Pag. 4 di 8

5 Tale cifra è fissata in 150,00 (centocinquanta/00), con un massimo di 300,00 (trecento/00) all anno. Spetta al Consiglio Direttivo autorizzare mandati di spesa unitaria d importo eccedente 150,00, qualsiasi sia il titolo di essi. 5 Presidente Il Presidente è autorizzato a riscuotere i pagamenti di ogni natura e a qualsiasi titolo e a rilasciare quietanza. Egli può attribuire anche al Tesoriere tale autorizzazione. Il Presidente ha la facoltà di conferire delega di ordinaria amministrazione sui rapporti bancari dell Associazione al Tesoriere, per lo svolgimento della gestione amministrativa della stessa. Il Presidente ha facoltà di nominare avvocati e procuratori nelle liti riguardanti l Associazione davanti a qualsiasi autorità giudiziaria e amministrativa, in qualsiasi grado e giudizio. In sua assenza o impossibilità detta facoltà è attribuita al Vicepresidente. 6 Vicepresidente Il Vicepresidente non ha potere di firma disgiunta dal Presidente ma, in sua assenza può firmare le ricevute di versamento della quota associativa ed incassarne l importo, fermi gli obblighi di informazione e di deposito della documentazione a chi di dovere. 7 Segretario Oltre a quanto stabilito dall art. 19 dello Statuto, il Segretario provvede ad inviare le convocazioni ai Soci per le assemblea. Il Segretario può farsi coadiuvare in tale funzione da altro membro del Consiglio Direttivo, ferma la sua responsabilità nel corretto espletamento, per tempistica e modalità, di tale compito. Egli ha il compito di notificare al richiedente l iscrizione a Socio, una volta espletato l iter previsto, l eventuale diniego. 8 Tesoriere In virtù di quanto stabilito dall art. 20 dello Statuto, il Tesoriere può farsi aiutare da un professionista esterno che intervenga nell organizzazione della gestione amministrativa e fiscale dell Associazione. Il Tesoriere ha inoltre facoltà di firmare le ricevute di versamento della quota associativa e di riscuoterne le somme per cassa o per banca, dovendo comunque rendere edotti il Presidente ed il Consiglio Direttivo di ogni qualsivoglia movimentazione di denaro in entrata o in uscita. Al Tesoriere può essere attribuita delega di ordinaria amministrazione dal Presidente, sul conto corrente bancario dell Associazione. Egli ha la possibilità di utilizzare gli strumenti di remote-banking per la gestione economico-finanziaria, sia per disporre dei mandati di pagamento deliberati dal Consiglio Direttivo, sia per pagamenti ordinari rientranti nelle sue facoltà, sia nell ambito della rendicontazione economico-finanziaria dell Associazione e quindi la redazione del bilancio annuale. Pag. 5 di 8

6 Il Tesoriere ha facoltà di spesa unitaria, in contanti o moneta elettronica o a mezzo bonifico bancario, per l importo massimo di 150,00 e comunque per un complessivo annuo di 300,00 (trecento/00) Di ogni spesa effettuata in autonomia, il Tesoriere dovrà darne tempestivamente conto al Consiglio Direttivo. 9 - CONTO CORRENTE Per il pagamento delle quote sociali, per eventuali contributi per le attività svolte o on corso d opera e per le donazioni ed altri conferimenti finanziati all Associazione è possibile usare il conto corrente bancario del quale vengono riportati gli estremi: INTESTAZIONE: Associazione Sogniamo Insieme IBAN: IT 27H Istituto Bancario : Centroveneto Bassano Banca Soc. Coop. Ag. di Torri di Arcugnano (VI) 10 - GESTIONE DEI SERVIZI, PROGETTI ED EVENTI Per ogni iniziativa promossa dall Associazione verrà designato un Responsabile, scelto tra i componenti del Direttivo, oppure tra i Soci, dopo verifica di competenze e disponibilità. Il Responsabile controllerà l andamento dell iniziativa e deciderà su ogni controversia di qualsiasi natura che dovesse insorgere tra soggetti interessati. Egli rendiconterà circa l andamento della stessa al Consiglio Direttivo alla prima Assemblea utile. Ogni Socio ha la possibilità di partecipare a qualsiasi tipo di evento organizzato o promosso dall Associazione. Alcune iniziative sono a partecipazione gratuita, mentre altre possono prevedere un contributo di iscrizione da quantificarsi di volta in volta e, in ogni caso, di importo inferiore a quanto previsto eventualmente per i terzi non soci SPESE E RIMBORSI Così come stabilito dall art. 17 dello Statuto, le spese che i Consiglieri sostengono nello svolgimento delle proprie funzioni devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo. Sono rimborsabili tutte le spese previste e preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo, per le quali venga prodotta la seguente documentazione dal richiedente: scontrini e ricevute fiscali, fatture (intestate a sogniamo insieme a.p.s., Via dell Artigianato, Arcugnano (VI) CF: ); (rimborso 3 pasti al giorno per persona: colazione max 5,00 euro, pranzo e cena max 20,00 euro a pasto a persona; rimborso pernottamento max 120,00 euro a notte a persona); biglietti aerei e bus in classe economica, biglietti treno in seconda classe o classe economica; pedaggi autostradali (ricevuta fiscale) e consumi benzina (secondo tabella costi chilometrici dell ACI). Per usufruire del rimborso spese, gli aventi diritto dovranno presentare al Consiglio Direttivo, entro 30 giorni dalle spese effettuate, opportuna richiesta di rimborso spese riportante il dettaglio delle stesse a piè di lista (data, luogo, descrizione e importo) con Pag. 6 di 8

7 allegate le eventuali fatture intestate all Associazione e la documentazione necessaria. I rimborsi, una volta verificati e approvati dal Consiglio Direttivo, verranno evasi entro la fine dell anno. La richiesta di rimborso spese e tutti gli allegati saranno conservati dal Tesoriere per il tempo previsto dalla legge, per il resoconto annuale e per tutte le verifiche necessarie. In via del tutto eccezionale, il Consiglio Direttivo potrà autorizzare rimborsi privi di giustificativo, qualora l importo della spesa di cui trattasi sia già ben noto al Consiglio stesso. Al rimborso delle spese hanno diritto anche quei Soci che, pur non facendo parte del Consiglio Direttivo, risultino direttamente impegnati nella realizzazione di eventi o attività dell Associa-zione e che siano stati preventivamente autorizzati dal Consiglio. Eventuali controversie che dovessero insorgere tra gli aventi diritto e il Consiglio Direttivo, dovranno essere discusse dallo stesso RAPPORTI CON L ESTERNO L Associazione si riserva di stipulare accordi di pubblicità con aziende o enti pubblici o privati, per eventi occasionali. La somma delle donazioni, elargite in cambio di spazio pubblicitario in eventi e manifestazioni (fisico o virtuale) o di spazio espositivo presso gli spazi dell Associazione, sarà contrattata volta per volta dal Consiglio Direttivo PROGRAMMA Il Programma delle attività, redatto dal Consiglio Direttivo e presentato all Assemblea dei Soci per l approvazione, rettifica o integrazione, contiene le iniziative, progetti, eventi e collaborazioni da realizzare durante l anno. Esso non è rigido, quindi le attività previste possono essere integrate durante l anno a discrezione del Consiglio Direttivo, che ne valuta l aderenza agli scopi sociali COMUNICAZIONI AI SOCI La mail è il mezzo principale attraverso il quale vengono fatte le comunicazioni ai e fra i Soci, inclusa la convocazione per le assemblee. Ove un Socio sia impossibilitato a ricevere tali comunicazioni per via telematica, deve fare espressa richiesta di riceverle per posta normale o per altra via specificata. La mail istituzionale dell Associazione è sogniamoinsieme@gmail.com Per informazioni, proposte o richieste di chiarimento è possibile rivolgersi al medesimo indirizzo mail che ha anche valore istituzionale. In alternativa i Soci, o chiunque altro, potrà utilizzare l apposto forma di comunicazione presente sul sito web dell associazione. La casella di posta elettronica è gestita da un membro del Consiglio Direttivo, in collaborazione con il Segretario E fatta salva la facoltà di utilizzare anche altri strumenti più rapidi per le comunicazioni. Pag. 7 di 8

8 15 - SITO INTERNET Il sito web e la pagina ufficiale di Facebook sono gli strumenti principali con cui l Associazione intende pubblicizzare la sua azione e tenere contatti con i Soci. La pagina Facebook riporterà il nome sogniamo insieme e l hastag ufficiale è #sogniamoinsieme mentre il sito è E cura di un membro del Consiglio Direttivo designato (preferibilmente il medesimo che gestisce la posta elettronica) gestirne ed aggiornarne i contenuti, anche avvalendosi di collaborazioni esterne o dei Soci stessi. Il Consiglio Direttivo è comunque responsabile di tutti gli strumenti mediatici (internet, posta elettronica, forum, etc.) e dei contenuti presenti in essi. 16 LOGO DELL ASSOCIAZIONE Il logo dell Associazione è composto dalle sagome di tre busti con le braccia alzate e dipinte con i colori primari: Giallo, Blu e Rosso, disposte a semicerchio. Dalk Centro di esse compare la scritta in nero e carattere chewy sogniamo insieme al di sotto della quale è riportata la dicitura Associazione di Promozione Sociale. I segni distintivi, logo e marchio sono di proprietà esclusiva dell Associazione e potranno essere utilizzati da qualsivoglia terzo solo dietro preventivo consenso scritto del Presidente o di chi ne fa le veci. 17 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Le domande di iscrizione ed il Libro dei Soci vengono conservato nel rispetto delle vigenti normative sul trattamento e la tutela dei dati personali (D.Lgs. 196/03). Il titolare del trattamento è l Associazione nella persona del suo Legale Rappresentante pro tempre. I dati personali dei soci saranno conservati e trattati esclusivamente per uso interno e non verranno forniti a terze parti in alcun caso, ad eccezione delle Pubbliche Autorità alle quali, su richiesta, dovranno essere forniti per gli scopi previsti dalla legge e in caso di consenso da parte degli stessi soci. Redatto ed approvato dal Consiglio Direttivo il 1 febbraio 2018 Approvato dall Assemblea ordinaria dei Soci il 19 febbraio 2018 Pag. 8 di 8