Manuale per il controllo degli interventi nell ambito dell iniziativa GARANZIA PER I GIOVANI - LIGURIA

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1 In Liguria Manuale per il controllo degli interventi nell ambito dell iniziativa GARANZIA PER I GIOVANI - LIGURIA In Liguria 1

2 Sommario Premessa Indicazioni generali Il sistema dei controlli Le check -list Procedura informatica Servizio Civile Le non conformità Processo di verifica Le verifiche a tavolino Le verifiche della prima domanda di rimborso Le verifiche amministrative Le verifiche della certificazione Le verifiche delle successive domande di rimborso Le verifiche amministrative Le verifiche della certificazione Le verifiche della domanda di rimborso finale Le verifiche amministrative Le verifiche della certificazione finale Le verifiche in loco La metodologia per il campionamento dei controlli in loco Le verifiche in loco Gestione delle controdeduzioni del soggetto attuatore

3 Premessa La Regione Liguria, in considerazione della necessità di fornire indicazioni analitiche relativamente al controllo, ha deciso di emanare le presenti disposizioni, che sono specificatamente rivolte alle operazioni approvate e finanziate a valere sull Invito a presentare candidature per la partecipazione alle reti territoriali per l erogazione degli interventi nell ambito dell iniziativa Garanzia per i Giovani Liguria (di cui alla D.G.R. 950/2014). Nello specifico Le Disposizioni si articolano, oltre alla presente premessa, in capitoli, ciascuno avente ad oggetto i seguenti temi: 1. Aspetti generali efferenti il controllo. In questo capitolo vengono descritte alcune questioni generali il controllo come ad esempio le check list, la procedura informatica, le non conformità e le indicazioni relative alla Misura servizio civile. 2. Processo di verifica. Sono contenute le indicazioni relative al controllo a tavolino delle domande di rimborso e al controllo in loco. 3. Gestione delle controdeduzioni del soggetto attuatore. Vengono riportate le indicazioni di dettagli relative alla procedura di gestione delle controdeduzioni del soggetto attuatore. Nell ambito delle presenti Disposizioni, per quanto non specificato, sono da intendersi, ove pertinente, richiamate le Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. 3

4 1 Indicazioni generali 1.1 Il sistema dei controlli Il sistema dei controlli di cui si è dotata la Regione Liguria è strutturato in maniera tale che le operazione sia verificata attraverso: verifiche documentali/amministrative a tavolino su tutte le domande di rimborso; verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria. La documentazione che il soggetto attuatore deve mettere a disposizione del soggetto incaricato dei controlli viene dettagliatamente riportata, per ogni singola Misura, nel documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. Ai sensi dell articolo 125, comma 4, lettera b) del Regolamento (UE) n.1303/2013, dell art 3 della Convenzioni stipulata con Regione Liguria, il cui schema è stato approvato con le deliberazioni della Giunta Regionale 1323 e 1784 del 2014 e secondo le modalità previste dalla Circolare n. 12 del 30/11/2017 prot. n. PG/2017/ il soggetto attuatore è tenuto ad utilizzare un sistema di contabilità separata o un sistema di codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative ad una operazione, al fine di aumentare la velocità e l efficienza delle transazioni economiche e dei pagamenti verso i beneficiari. Garantendo la tracciabilità dei dati, infatti, sarà più celere procedere alla validazione delle spese ed all erogazione del sostegno ai beneficiari che, coerentemente con le previsioni di cui all articolo 132 del Regolamento UE n. 1303/2013, dovranno avvenire entro 90 giorni dalla data di presentazione della domanda di pagamento da parte del beneficiario. Tale necessità è correlata a diverse esigenze: mantenere separate e comunicare le informazioni in merito ai codificazione contabile e al sistema di contabilità del beneficiario; associare le spese a ciascun destinatario finale del PON IOG, ai fini dell ammissibilità delle stesse e garantire un regolare monitoraggio delle operazioni, fisico e finanziario, anche correlato alla misurabilità dei risultati ottenuti dalle varie misure del Programma; assicurare la possibilità, alle strutture e Autorità preposte a funzioni di controllo, di svolgere le opportune verifiche sulle operazioni di competenza, ivi comprese le verifiche sul cumulo degli aiuti di stato c.d. de minimis (coerentemente con la normativa comunitaria applicabile, il Reg. UE n. 1407/2013). Le strutture preposte alle funzioni di controllo dovranno quindi verificare che il sistema di contabilità separata/codificazione contabile adottato dal soggetto attuatore, consenta all Organismo Intermedio di tenere tracciate per ciascuna operazione le informazioni rilevanti sul sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l audit, compresi i dati su singoli partecipanti alle operazioni. 1.2 Le check -list Le check list di riferimento sono riportate nel Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i.. In particolare, sulla base del riferimento temporale e logistico di effettuazione del controllo, sono previste le seguenti check list: ALLEGATO 1 - Check list 1 Garanzia Giovani Liguria - prima certificazione ALLEGATO 2 - Check list 2 Garanzia Giovani Liguria - verifica successive certificazioni 4

5 ALLEGATO 3 - Check list 3 Garanzia Giovani Liguria - verifica certificazione finale ALLEGATO 4 - Check list 4 Garanzia Giovani Liguria - verifica in loco ALLEGATO 14 - Check list 5 Garanzia Giovani Liguria - indennità tirocinio 1.3 Procedura informatica La gestione dei controlli delle Misure previste deve avvenire da parte del soggetto incaricato attraverso il sistema informatico SIGMAGiovani. 1.4 Servizio Civile Per le verifiche degli interventi afferenti alla misura 6 Servizio civile si deve fare riferimento a quanto riportato nel documento Disposizioni di applicazione di cui alla d.g.r. 1794/2014 per la gestione e il controllo degli interventi nell ambito dell iniziativa Garanzia per i giovani - Liguria Misura 6 Servizio civile approvato con Decreto Dirigente 8 aprile 2015 n. 791 e s.m.i Le non conformità Il soggetto incaricato dei controlli provvederà ad applicare le rettifiche finanziarie sulla base delle non conformità rilevate così come descritto nella sezione 5 Non conformità relative all attività del Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. In generale le non conformità possono essere legate all erogazione dell attività (ore corso/servizio o ora allievo) oppure derivanti da difformità di tipo amministrativo Le non conformità nella realizzazione delle attività posso essere distinte in: non conformità quantificabili in quanto legate alle spese relative all erogazione delle attività e/o alle risorse umane; non conformità non quantificabili in quanto non legate direttamente alle spese relative all erogazione delle attività o alle risorse umane previste. Nel primo caso una mancata o non corretta realizzazione comporta una non conformità quantificabile e corrisponde al valore dell UCS previsto. Le non conformità derivanti da difformità di tipo amministrativo in quanto non ricollegabili alle UCS non sono immediatamente quantificabili (non corrispondono a ore non realizzate o non realizzate in modo corretto). Il valore finale riconoscibile al beneficiario dovrà tener conto delle rettifiche che si dovranno operare in caso di non conformità rilevate in sede di controllo. 5

6 2 Processo di verifica 2.1 Le verifiche a tavolino Nello specifico le verifiche a tavolino sono finalizzate ad effettuare i seguenti controlli: controllo informatizzato, ove pertinente, dei dati contenuti nella domanda di rimborso; controlli amministrativi sul rispetto delle norme comunitarie, nazionali e regionali anche in relazione alle variazioni intervenute nonché sul rispetto delle eventuali prescrizioni; controllo della domanda di rimborso in relazione agli aspetti finanziari, alla documentazione prevista ai fini del riconoscimento delle spese e alle ore servizio/corso/presenza allievi inserite dal soggetto beneficiario. Le verifiche a tavolino sono effettuate dall U.O. Controllo che acquisisce: dall U.O. Programmazione Gestione la copia della domanda di rimborso presentata dal beneficiario e la check list di conformità formale della stessa in cui sono registrati i controlli effettuati dall U.O. stessa e il campione dei documenti da verificare determinato automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL mediante estrazione casuale pari al 5% (su ogni singola Misura inserita nell Operazione oggetto della domanda di rimborso) della quantità di prodotti/servizi effettivamente realizzati/erogati dal beneficiario nel trimestre di riferimento ed indicati nella domanda medesima. dall U.O. Gestione finanziaria e contabile, mensilmente, la lista dei nominativi dei giovani per i quali si sono verificate le condizioni della messa in pagamento dell indennità di tirocinio (Misura 5) riferita al mese solare precedente per i quali deve essere effettuato il calcolo dell indennità e trasmessa la relativa domanda di pagamento di tirocinio sul sistema INPS. Il controllo in ufficio riguarda il 100% delle domande di rimborso intermedie e finali presentate dagli Operatori. L U.O. Controllo, qualora la verifica a tavolino della domanda di rimborso abbia esito negativo ovvero la spesa non ammissibile superi il 10% del valore della spesa controllata, procede ad un ulteriore campionamento mediante estrazione casuale pari al 5% della quantità di prodotti/servizi indicati nella domanda medesima, per ciascuna Misura. La documentazione oggetto del controllo a tavolino, oltre agli allegati 6 e 7 delle Disposizioni di gestione e controllo, è quella riportata nella tabella seguente. Misura 1.B Orientamento di I livello 1.C Orientamento specialistico di II livello 2.A Formazione mirata all inserimento lavorativo Documentazione da sottoporre a verifica a tavolino copia dei fogli firma, riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; copia delle pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; registro completo e correttamente compilato al termine dell attività copia delle pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; dichiarazione ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi, i relativi codici fiscali e il codice COB dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di assunzione. 6

7 registro completo e correttamente compilato al termine del corso 2.B Reinserimento di giovani 15-18enni in percorsi formativi 3. Accompagnamento al lavoro 5. Tirocini extra-curriculari, anche in mobilità geografica copia delle pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; registro completo e correttamente compilato al termine del corso dichiarazione ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi, i relativi codici fiscali e il codice COB dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di assunzione e che hanno superato il periodo di prova previsto. in caso di tirocini svolti in Liguria: copia convenzione e progetto formativo di tirocinio firmati relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; copia delle pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; comunicazione a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi, i relativi codici fiscali dei destinatari che hanno concluso anticipatamente il tirocinio (ove pertinente) con indicazione della motivazione; registro completo e correttamente compilato e attestazione delle competenze acquisite dal giovane al termine del tirocinio; in caso di tirocini svolti in altra regione nel caso in cui l ente promotore sia un soggetto ligure: copia convenzione e progetto formativo di tirocinio; documentazione attestante la frequenza del tirocinio. in caso di tirocini svolti in mobilità transnazionale : copia documentazione attestante la formalizzazione del tirocinio ed il relativo progetto formativo o documentazione equivalente; copia dei registri, da inviare con cadenza mensile, dai quali si ha evidenza delle ore effettivamente effettuate rispetto a quelle previste a progetto; comunicazione a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi, i relativi codici fiscali dei destinatari che hanno concluso anticipatamente il tirocinio (ove pertinente); registro completo e correttamente compilato al termine del tirocinio. 6. Servizio Civile mandati di pagamento attestanti l erogazione dei benefici ai giovani in servizio; mandati di pagamento attestanti il rimborso degli oneri assicurativi, della formazione e spese viaggio sostenuti corredati dalle pezze giustificative 7 a Attività di accompagnamento all avvio di impresa e supporto allo start up di Impresa Verifica stato Neet copia registro presenze/registro attività, riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; 7

8 7 b Supporto per l accesso al credito agevolato copia del piano di impresa/business plan o copia del progetto di investimento o copia del certificato di iscrizione al Registro delle imprese (in caso di avvio di una start up d impresa o avvio di un lavoro autonomo). Copia documentazione attestante l eventuale apertura della partita IVA o copia della relativa richiesta. Verifica stato Neet copia registro presenze/registro attività, riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; copia del piano di impresa/business plan o copia del progetto di investimento o copia del certificato di iscrizione al Registro delle imprese (in caso di avvio di una start up d impresa o avvio di un lavoro autonomo). Copia documentazione attestante l apertura della partita IVA. in caso di mobilità territoriale interregionale dichiarazione ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi, i relativi codici fiscali e il codice COB dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di assunzione. in caso di mobilità transnazionale 8. Mobilità geografica dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi e i relativi codici fiscali dei destinatari che hanno svolto colloqui di selezione; dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi e i relativi codici fiscali dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di lavoro; dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi e i relativi codici fiscali dei destinatari che hanno eventualmente usufruito dell agevolazione supplementare per il trasferimento. Le indicazioni fornite risultano essere puramente indicative e non esaustive della documentazione che il soggetto incaricato del controllo può richiedere al fine del riconoscimento dell importo relativo alle attività effettivamente erogate. Il soggetto incaricato del controllo può eventualmente recepire, relativamente agli item presenti nelle check list, l esito del controllo dall attività svolta da soggetti terzi, nonché attribuire un giudizio di non pertinenza Le verifiche della prima domanda di rimborso Relativamente alla prima domanda di rimborso, una volta in possesso della documentazione, l U.O. Controllo procede ad effettuare: - le validazione delle verifiche amministrative sul rispetto delle norme comunitarie, nazionali e regionali, effettuate dall U.O. Programmazione-Gestione; - le verifiche sulla certificazione al fine di accertarne la completezza e correttezza formale e sostanziale compreso il corretto calcolo del valore ammesso della domanda di rimborso. 8

9 Le verifiche amministrative Sulla base degli item riportati nelle check list il soggetto incaricato deve effettuare i seguenti controlli: Avvenuta costituzione del Raggruppamento Temporaneo, ove previsto, e presentazione dell atto costitutivo Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l avvenuta costituzione del Raggruppamento Temporaneo, ove previsto, e la presentazione del relativo atto costitutivo. Avvenuta sottoscrizione della Convenzione/Protocollo di Intesa Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l avvenuta sottoscrizione della Convenzione/Protocollo di Intesa Comunicazione di avvio dell Operazione e relativa documentazione Relativamente all avvio dell operazione il soggetto incaricato del controllo deve verificare il rispetto delle modalità previste per l avvio - regolarità dell'avvio - regolarità della trasmissione delle comunicazioni di avvio - individuazione della sede di svolgimento dell'attività Comunicazione di avvio dei servizi formativi e relativa documentazione Relativamente all avvio dell operazione il soggetto incaricato del controllo deve verificare il rispetto delle modalità previste per l avvio - regolarità dell'avvio - regolarità della trasmissione delle comunicazioni di avvio - completezza e correttezza della documentazione prevista (calendario, verbale inizio corso) - individuazione della sede di svolgimento dell'attività Rispetto delle norme comunitarie di informazione e pubblicità Il controllo verterà sul rispetto di quanto previsto nel documento Linee guida per le attività di comunicazione della Garanzia per i Giovani in collaborazione con le Regioni. Rispetto delle norme comunitarie in tema di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la rispondenza della documentazione presentata a supporto delle priorità previste dal Bando. Rispetto delle norme comunitarie in tema di aiuti di Stato Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la rispondenza della documentazione presentata a supporto delle del rispetto delle norme comunitarie in tema di Aiuti di Stato. Verifica delle procedure amministrative di selezione del progetto 9

10 Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e la completezza della documentazione relativa alle procedure di selezione del progetto. Accreditamento/autorizzazione dei soggetti Il soggetto incaricato del controllo deve verificare, ove pertinente, lo stato dell'accreditamento o lo stato delle eventuali altre autorizzazioni richieste dalla vigente normativa. E necessario che il soggetto che effettua il controllo verifichi il numero e le motivazioni delle prescrizioni o degli avvii di procedimento a cui è stato sottoposto il soggetto attuatore.. Corretta Valutazione del progetto Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e la completezza della documentazione relativa alle procedure di valutazione del progetto. Pubblicazione graduatoria Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l effettiva pubblicazione delle graduatorie. Rispetto obblighi pubblicitari nelle procedure di selezione dei partecipanti Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità della procedura di selezione alla normativa vigente relativamente relativa alla pubblicizzazione. Corretta selezione dei partecipanti e rispetto del principio di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e completezza della documentazione cartacea relativa alla selezione dei destinatari e al rispetto del principio di pari opportunità ove pertinente. Comunicazioni obbligatorie previste per ogni singola misura Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale della documentazione cartacea e il rispetto della periodicità prevista relativamente alla registrazione delle attività sulla procedura e all invio delle comunicazioni previste per ogni singola Misura. Corretta procedura di inserimento al progetto di eventuali nuovi partecipanti e rispetto del principio di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la completezza e correttezza formale della documentazione cartacea relativa alla richiesta/comunicazione di inserimento e alla relativa autorizzazione da parte dell Amministrazione competente Le verifiche della certificazione Sulla base degli item riportati nelle check list il soggetto incaricato deve effettuare i seguenti controlli: 10

11 Certificazione completa e formalmente corretta Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza dei dati inseriti nella domanda di rimborso e la conformità del contenuto di alcuni campi informativi codificati (es. campi data, campi relativi ai codici fiscali dei destinatari, ecc.). L importo della certificazione è calcolato correttamente in relazione alla realizzazione ed al relativo costo standard per singola unità (questo lo fa in automatico il sistema informatico SIL-GGL) Il sistema informatico SIL-GGL effettua in automatico questa tipologia di controllo. Ore corso conformi al registro Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore corso inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri didattici. Ore servizio conformi al registro/foglio firma Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore servizio inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri e/o nei fogli firma. Ore presenza allievi conformi al registro Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore allievo inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri didattici raggiunto al fine di appurare il successo formativo sulla base del non superamento delle ore di assenza massime ammissibili. Documentazione relativa al riconoscimento dei servizi a processo Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi a processo. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nella sezione 3.2 Domande di rimborso del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. Documentazione relativa al riconoscimento dei servizi a risultato Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi a risultato. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nella sezione 3.2 Domande di rimborso del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea 11

12 per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. Altra documentazione prevista relativamente alle singole Misure Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi delle singole Misure. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nelle parte dedicata alle singole Misure nella sezione 5 Indicazioni specifiche per la rendicontazione del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i Le verifiche delle successive domande di rimborso La documentazione oggetto del controllo a tavolino, è quella riportata nella tabella al paragrafo 2.1. Relativamente alle successive domande di rimborso, una volta in possesso della documentazione, l U.O. Controllo procede ad effettuare: - le verifiche amministrative su rispetto delle norme comunitarie, nazionali e regionali; - le verifiche sulla certificazione al fine di accertarne la completezza e correttezza formale e sostanziale compreso il corretto calcolo del valore ammesso della domanda di rimborso Le verifiche amministrative Sulla base degli item riportati nelle check list il soggetto incaricato deve effettuare i seguenti controlli: Avvenuta costituzione del Raggruppamento Temporaneo, ove previsto, e presentazione dell atto costitutivo Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l avvenuta costituzione del Raggruppamento Temporaneo, ove previsto, e la presentazione del relativo atto costitutivo. Avvenuta sottoscrizione della Convenzione/Protocollo di Intesa Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l avvenuta sottoscrizione della Convenzione/Protocollo di Intesa Comunicazione di avvio dell Operazione e relativa documentazione Relativamente all avvio dell operazione il soggetto incaricato del controllo deve verificare il rispetto delle modalità previste per l avvio - regolarità dell'avvio - regolarità della trasmissione delle comunicazioni di avvio - individuazione della sede di svolgimento dell'attività Comunicazione di avvio dei servizi formativi e relativa documentazione Relativamente all avvio dell operazione il soggetto incaricato del controllo deve verificare il rispetto delle modalità previste per l avvio 12

13 - regolarità dell'avvio - regolarità della trasmissione delle comunicazioni di avvio - completezza e correttezza della documentazione prevista (calendario, verbale inizio corso) - individuazione della sede di svolgimento dell'attività Rispetto delle norme comunitarie di informazione e pubblicità Il controllo verterà sul rispetto di quanto previsto nel documento Linee guida per le attività di comunicazione della Garanzia per i Giovani in collaborazione con le Regioni. Rispetto delle norme comunitarie in tema di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la rispondenza della documentazione presentata a supporto delle priorità previste dal Bando. Rispetto delle norme comunitarie in tema di aiuti di Stato Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la rispondenza della documentazione presentata a supporto delle del rispetto delle norme comunitarie in tema di Aiuti di Stato. Verifica delle procedure amministrative di selezione del progetto Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e la completezza della documentazione relativa alle procedure di selezione del progetto. Accreditamento/autorizzazione dei soggetti Il soggetto incaricato del controllo deve verificare, ove pertinente, lo stato dell'accreditamento o lo stato delle eventuali altre autorizzazioni richieste dalla vigente normativa. E necessario che il soggetto che effettua il controllo verifichi il numero e le motivazioni delle prescrizioni o degli avvii di procedimento a cui è stato sottoposto il soggetto attuatore.. Corretta Valutazione del progetto Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e la completezza della documentazione relativa alle procedure di valutazione del progetto. Pubblicazione graduatoria Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l effettiva pubblicazione delle graduatorie. Rispetto obblighi pubblicitari nelle procedure di selezione dei partecipanti Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità della procedura di selezione alla normativa vigente relativamente relativa alla pubblicizzazione. 13

14 Corretta selezione dei partecipanti e rispetto del principio di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e completezza della documentazione cartacea relativa alla selezione dei destinatari e al rispetto del principio di pari opportunità ove pertinente. Comunicazioni obbligatorie previste per ogni singola misura Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale della documentazione cartacea e il rispetto della periodicità prevista relativamente alla registrazione delle attività sulla procedura e all invio delle comunicazioni previste per ogni singola Misura. Corretta procedura di inserimento al progetto di eventuali nuovi partecipanti e rispetto del principio di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la completezza e correttezza formale della documentazione cartacea relativa alla richiesta/comunicazione di inserimento e alla relativa autorizzazione da parte dell Amministrazione competente Le verifiche della certificazione Sulla base degli item riportati nelle check list il soggetto incaricato deve effettuare i seguenti controlli: Certificazione completa e formalmente corretta Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza dei dati inseriti nella domanda di rimborso e la conformità del contenuto di alcuni campi informativi codificati (es. campi data, campi relativi ai codici fiscali dei destinatari, ecc.). L importo della certificazione è calcolato correttamente in relazione alla realizzazione ed al relativo costo standard per singola unità (questo lo fa in automatico il sistema informatico SIL-GGL) Il sistema informatico SIL-GGL effettua in automatico questa tipologia di controllo. Ore corso conformi al registro Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore corso inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri didattici. Ore servizio conformi al registro/foglio firma Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore servizio inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri e/o nei fogli firma. 14

15 Ore presenza allievi conformi al registro Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore allievo inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri didattici raggiunto al fine di appurare il successo formativo sulla base del non superamento delle ore di assenza massime ammissibili. Documentazione relativa al riconoscimento dei servizi a processo Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi a processo. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nella sezione 3.2 Domande di rimborso del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. Documentazione relativa al riconoscimento dei servizi a risultato Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi a risultato. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nella sezione 3.2 Domande di rimborso del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. Altra documentazione prevista relativamente alle singole Misure Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi delle singole Misure. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nelle parte dedicata alle singole Misure nella sezione 5 Indicazioni specifiche per la rendicontazione del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i Le verifiche della domanda di rimborso finale La documentazione oggetto del controllo a tavolino, è quella riportata nella tabella al paragrafo 2.1. Relativamente alle successive domande di rimborso, una volta in possesso della documentazione, l U.O. Controllo procede ad effettuare: - le verifiche amministrative su rispetto delle norme comunitarie, nazionali e regionali; - le verifiche sulla certificazione al fine di accertarne la completezza e correttezza formale e sostanziale compreso il corretto calcolo del valore ammesso della domanda di rimborso. 15

16 Le verifiche amministrative Sulla base degli item riportati nelle check list il soggetto incaricato deve effettuare i seguenti controlli: Avvenuta costituzione del Raggruppamento Temporaneo, ove previsto, e presentazione dell atto costitutivo Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l avvenuta costituzione del Raggruppamento Temporaneo, ove previsto, e la presentazione del relativo atto costitutivo. Avvenuta sottoscrizione della Convenzione/Protocollo di Intesa Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l avvenuta sottoscrizione della Convenzione/Protocollo di Intesa Comunicazione di avvio dell Operazione e relativa documentazione Relativamente all avvio dell operazione il soggetto incaricato del controllo deve verificare il rispetto delle modalità previste per l avvio - regolarità dell'avvio - regolarità della trasmissione delle comunicazioni di avvio - individuazione della sede di svolgimento dell'attività Comunicazione di avvio dei servizi formativi e relativa documentazione Relativamente all avvio dell operazione il soggetto incaricato del controllo deve verificare il rispetto delle modalità previste per l avvio - regolarità dell'avvio - regolarità della trasmissione delle comunicazioni di avvio - completezza e correttezza della documentazione prevista (calendario, verbale inizio corso) - individuazione della sede di svolgimento dell'attività Rispetto delle norme comunitarie di informazione e pubblicità Il controllo verterà sul rispetto di quanto previsto nel documento Linee guida per le attività di comunicazione della Garanzia per i Giovani in collaborazione con le Regioni. Rispetto delle norme comunitarie in tema di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la rispondenza della documentazione presentata a supporto delle priorità previste dal Bando. Rispetto delle norme comunitarie in tema di aiuti di Stato Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la rispondenza della documentazione presentata a supporto delle del rispetto delle norme comunitarie in tema di Aiuti di Stato. 16

17 Verifica delle procedure amministrative di selezione del progetto Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e la completezza della documentazione relativa alle procedure di selezione del progetto. Accreditamento/autorizzazione dei soggetti Il soggetto incaricato del controllo deve verificare, ove pertinente, lo stato dell'accreditamento o lo stato delle eventuali altre autorizzazioni richieste dalla vigente normativa. E necessario che il soggetto che effettua il controllo verifichi il numero e le motivazioni delle prescrizioni o degli avvii di procedimento a cui è stato sottoposto il soggetto attuatore.. Corretta Valutazione del progetto Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e la completezza della documentazione relativa alle procedure di valutazione del progetto. Pubblicazione graduatoria Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l effettiva pubblicazione delle graduatorie. Rispetto obblighi pubblicitari nelle procedure di selezione dei partecipanti Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità della procedura di selezione alla normativa vigente relativamente relativa alla pubblicizzazione. Corretta selezione dei partecipanti e rispetto del principio di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e completezza della documentazione cartacea relativa alla selezione dei destinatari e al rispetto del principio di pari opportunità ove pertinente. Comunicazioni obbligatorie previste per ogni singola misura Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale della documentazione cartacea e il rispetto della periodicità prevista relativamente alla registrazione delle attività sulla procedura e all invio delle comunicazioni previste per ogni singola Misura. Corretta procedura di inserimento al progetto di eventuali nuovi partecipanti e rispetto del principio di pari opportunità Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la completezza e correttezza formale della documentazione cartacea relativa alla richiesta/comunicazione di inserimento e alla relativa autorizzazione da parte dell Amministrazione competente Le verifiche della certificazione finale Sulla base degli item riportati nelle check list il soggetto incaricato deve effettuare i seguenti controlli: 17

18 Certificazione completa e formalmente corretta Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza dei dati inseriti nella domanda di rimborso e la conformità del contenuto di alcuni campi informativi codificati (es. campi data, campi relativi ai codici fiscali dei destinatari, ecc.). L importo della certificazione è calcolato correttamente in relazione alla realizzazione ed al relativo costo standard per singola unità (questo lo fa in automatico il sistema informatico SIL-GGL) Il sistema informatico SIL-GGL effettua in automatico questa tipologia di controllo. Ore corso conformi al registro Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore corso inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri didattici. Ore servizio conformi al registro/foglio firma Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore servizio inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri e/o nei fogli firma. Ore presenza allievi conformi al registro Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la conformità delle ore allievo inserite nella domanda di rimborso con quanto riportato nei registri didattici raggiunto al fine di appurare il successo formativo sulla base del non superamento delle ore di assenza massime ammissibili. Documentazione relativa al riconoscimento dei servizi a processo Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi a processo. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nella sezione 3.2 Domande di rimborso del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. Documentazione relativa al riconoscimento dei servizi a risultato Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi a risultato. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nella sezione 3.2 Domande di rimborso del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. 18

19 Altra documentazione prevista relativamente alle singole Misure Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza formale e la completezza della documentazione prevista per il riconoscimento dei servizi delle singole Misure. Le indicazioni di dettaglio relativamente alla documentazione sono riportate nelle parte dedicata alle singole Misure nella sezione 5 Indicazioni specifiche per la rendicontazione del documento Disposizioni di Applicazione per la Gestione e il Controllo degli Interventi nell ambito della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani, approvate con decreto dirigenziale della Regione Liguria 18 novembre 2015 n e s.m.i. 2.2 Le verifiche in loco Per quanto riguarda le verifiche in loco saranno effettuati i seguenti controlli: 1. controlli amministrativi sulla documentazione in originale, relativa all operazione selezionata, conservata presso il soggetto ai fini del rispetto delle norme comunitarie, nazionali e regionali (ad es. selezione partecipanti, informazione partecipanti, registro presenze); 2. verifica documentale a campione degli aspetti finanziari (limitatamente alla certificazione relativa all operazione selezionata) attraverso l estrazione casuale, per ciascuna Misura, del 5% dei prodotti/servizi rendicontati dal soggetto attuatore nella domanda di rimborso; 3. verifica dell utilizzo di un sistema di contabilità separata o un sistema di codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative ad una operazione; La Regione prevede di svolgere verifiche in loco in itinere, senza alcun preavviso, su base campionaria, allo scopo di appurare: controlli fisico tecnici sullo svolgimento dell attività (in caso di corso di formazione verifica dell effettiva presenza allievi, docenti, consegna materiale didattico, disponibilità attrezzatura ); la correttezza della documentazione relativa all operazione selezionata, conservata in originale presso il soggetto nel rispetto delle norme comunitarie, nazionali e regionali (ad es. selezione partecipanti, registro presenze, verbale fine corso, etc.). La documentazione che sarà sottoposta alla verifica sarà quella relativa sia all erogazione a processo (es. registri delle ore di formazione svolte o servizi erogati, schede presenza, ecc.) che a risultato (es. auto-dichiarazione da parte del giovane per i contratti di attivati sul territorio nazionale; contratto di lavoro per gli inserimenti al lavoro avvenuti all estero, registri che dimostrino il raggiungimento degli obiettivi previsti, ecc.); la conformità e la regolarità dell esecuzione dell operazione cofinanziata così come prevista dal progetto approvato e/o dalle variazioni comunicate e autorizzate. Alle verifiche in loco basate sul campionamento si aggiungono le verifiche in loco disposte a seguito di gravi irregolarità riscontrate in sede di controllo a tavolino delle domande di rimborso ovvero a seguito di criticità di natura contabile che determinano una incidenza finanziaria di inammissibilità delle spese maggiore del 10% dell importo della domanda di rimborso e/o di segnalazioni pervenute da soggetti terzi. L incaricato dell U.O. Controllo, nell ambito della verifica amministrativa in loco a campione ha cura di verificare gli originali dei documenti caricati sui sistemi informativi e la documentazione descritta nella check list 4, allegato 4 alle Disposizioni di applicazione per la gestione e il controllo degli interventi nell ambito dell iniziativa Garanzia per i Giovani Liguria approvate con decreto dirigenziale n del 18/11/

20 Oltre alla documentazione verificata a tavolino, nel corso della verifica in loco, l incaricato dei controlli procede a controllare la documentazione di seguito elencata: Misura Documentazione da sottoporre a verifica in loco 1.B Orientamento di I livello 1.C Orientamento specialistico di II livello 2.A Formazione mirata all inserimento lavorativo 2.B Reinserimento di giovani 15-18enni in percorsi formativi 3. Accompagnamento al lavoro fogli firma, riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati; Patto di servizio; Piano di azione individuale; Documentazione attestante lo stato di Neet; pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati; Documentazione attestante lo stato di Neet; programma formativo del corso; materiali didattici/strumenti di supporto; registro delle attività svolte, compilato e preventivamente vidimato, in particolare, le pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati; documentazione attestante il rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità (loghi sui registri e sugli strumenti di supporto); se pertinente, documentazione comprovante il rispetto della normativa sulla sicurezza nei luoghi pubblici (D.Lgs. 81/2008); se pertinente, documentazione attestante le coperture assicurative e obbligatorie previste; documentazione attestante l avvenuta comunicazione dell attivazione del contratto di lavoro (codice COB dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di assunzione, copia contratto di lavoro); Documentazione attestante lo stato di Neet; programma formativo del corso; materiali didattici/strumenti di supporto; registro delle attività svolte, compilato e preventivamente vidimato, in particolare, le pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati; documentazione attestante il rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità (loghi sui registri e sugli strumenti di supporto); se pertinente, documentazione comprovante il rispetto della normativa sulla sicurezza nei luoghi pubblici (D.Lgs. 81/2008); se pertinente, documentazione attestante le coperture assicurative e obbligatorie previste; Documentazione attestante lo stato di Neet; documentazione attestante l avvenuta comunicazione dell attivazione del contratto di lavoro (codice COB dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di assunzione, copia contratto di lavoro, ) e dichiarazione del legale rappresentante dell ATS o del datore di lavoro attestante il superamento del periodo di prova previsto. Documentazione attestante lo stato di Neet; 20

21 5. Tirocini extra-curriculari, anche in mobilità geografica in caso di tirocini svolti in Liguria: copia convenzione e progetto formativo di tirocinio firmati; registro delle attività svolte, compilato e preventivamente vidimato, in particolare, le pagine dei registri presenze riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati; documentazione attestante le coperture assicurative obbligatorie previste documentazione attestante il pagamento al tirocinante della quota di indennità a carico dell azienda ospitante; in caso di tirocini svolti in altra regione: convenzione e progetto formativo di tirocinio; in caso di tirocini svolti in mobilità transnazionale : documentazione attestante la formalizzazione del tirocinio ed il relativo progetto formativo o documentazione equivalente Documentazione attestante lo stato di Neet; 6. Servizio Civile 7.1 Attività di accompagnamento all avvio di impresa e supporto allo start up di Impresa registro delle attività svolte, compilato e preventivamente vidimato; documentazione in originale delle copie conformi inviate in corso d opera; documentazione relativa alle ore di assenza giustificata Documentazione attestante lo stato di Neet; Documentazione attestante lo stato di Neet; registro presenze/registro attività, riferiti al trimestre considerato, relativi ai nominativi dei destinatari campionati automaticamente dal sistema informatico SIL-GGL ai fini della verifica delle dichiarazioni rese ai sensi del D.P.R. 445/2000; piano di impresa/business plan o progetto di investimento o certificato di iscrizione al Registro delle imprese (in caso di avvio di una start up d impresa o avvio di un lavoro autonomo). documentazione attestante l eventuale apertura della partita IVA o la relativa richiesta 7.2 Supporto per l accesso al credito agevolato 8. Mobilità geografica Documentazione attestante lo stato di Neet; piano di impresa/business plan o progetto di investimento o certificato di iscrizione al Registro delle imprese (in caso di avvio di una start up d impresa o avvio di un lavoro autonomo). documentazione attestante l apertura della partita IVA. Documentazione concernente la realizzazione dell iniziativa finanziata in conformità al piano di intervento. in caso di mobilità territoriale interregionale documentazione attestante l avvenuta comunicazione dell attivazione del contratto di lavoro (codice COB dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di assunzione, copia contratto di lavoro, ) e dichiarazione del datore di lavoro attestante il superamento del periodo di prova previsto. in caso di mobilità transnazionale dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi e i relativi codici fiscali dei destinatari che hanno svolto colloqui di selezione dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000, a firma del legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante i nominativi e i relativi codici fiscali dei destinatari per i quali sono stati attivati contratti di lavoro e che hanno eventualmente usufruito dell agevolazione supplementare per il trasferimento Documentazione attestante lo stato di Neet; 21