MANUALE PER I CONTROLLI DELLE OPERAZIONI AFFIDATE MEDIANTE VOUCHER FSE Direzione Istruzione - Formazione Professionale Lavoro

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1 MANUALE PER I CONTROLLI DELLE OPERAZIONI AFFIDATE MEDIANTE VOUCHER FSE Direzione Istruzione - Formazione Professionale Lavoro

2 Indice 1. Aspetti caratterizzanti il voucher Definizione di operazione Principi generali inerenti i controlli sui voucher Voucher formativi Modello organizzativo e modalità di gestione economica Modalità di controllo sui singoli interventi Voucher di servizio Modello organizzativo e modalità di gestione economica Modalità di controllo sui singoli interventi...26 Pagina 2

3 Principali abbreviazioni AdG CE DD DGR DPR FSE LR OI POR Autorità di Gestione Commissione Europea Determinazione Dirigenziale Delibera della Giunta Regionale Decreto del Presidente della Repubblica Fondo Sociale Europeo Legge Regionale Organismo intermedio Programma Operativo Regionale Pagina 3

4 Principale normativa di riferimento REG. (CE) N.1081/06 REG. (CE) N.1083/06 REG. (CE) N.1828/06 REG. (CE) N. 396/2009 REG. (CE) N. 284/2009 DECISIONE C(2007)5464 DEL 06/11/2007 N. CCI: 2007IT052PO011 DPR N. 196 DEL 3 OTTOBRE 2008 LR 13 APRILE 1995 N.63 LR 26 APRILE 2000 N. 44 DGR N DEL 14 LUGLIO 2008 DD N. 31 DEL 23/1/2009 recante disposizioni sul FSE , come modificato e integrato dal Reg. (CE) n. 396/09 del Consiglio dell'11 luglio 2006 recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e che abroga il regolamento (CE) n. 1260/1999 della Commissione dell 8 dicembre 2006 che stabilisce modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e del regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 maggio 2009, che modifica il Regolamento (CE) n. 1081/2006 relativo al Fondo Sociale Europeo per estendere i tipi di costi ammissibili a un contributo del FSE del Consiglio del 7 aprile 2009, che modifica il regolamento (CE) n. 1083/2006 recanti disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di Coesione, per quanto riguarda alcune disposizioni relative alla gestione finanziaria di approvazione del POR FSE Ob. 2 Competitività regionale e occupazione Regolamento di esecuzione del Reg. (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo sociale europeo e sul fondo di coesione Disciplina delle attività di formazione e orientamento professionale Disposizioni normative per l'attuazione del decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 112 'Conferimento di funzioni e compiti amministrativi dello Stato alle Regioni ed agli Enti locali, in attuazione del Capo I della legge 15 marzo 1997, n. 59' Indirizzi alla Direzione Istruzione, Formazione Professionale e Lavoro per la definizione e approvazione dei documenti relativi al sistema di gestione e controllo del P.O. Regione Piemonte Obiettivo 2 FSE , che definisce le modalità di rendicontazione dei costi indiretti su base forfetaria di approvazione del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo - POR FSE Ob ex art. 71 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e s.m.i. Pagina 4

5 Premessa Il manuale intende fornire a tutti i soggetti coinvolti, ai vari livelli, nelle attività di controllo: una chiara rappresentazione degli aspetti caratterizzanti lo strumento voucher (ad esempio, concetto di beneficiario, elementi caratterizzanti, categorie di voucher, modelli organizzativi), facendo riferimento alla normativa comunitaria e nazionale di riferimento, soprattutto a quanto definito dal Vademecum per l ammissibilità della spesa al FSE PO ; supporto operativo relativamente all effettuazione dei controlli, finalizzati al riconoscimento della spesa esposta nelle domande di rimborso intermedie e finale, relative ai voucher; la puntuale definizione del concetto di operazione, sulla base del quale gli OOII procederanno alla validazione delle spese sostenute inerenti i voucher ai fini della loro certificazione. Il presente documento sarà sottoposto a revisioni periodiche, qualora intervengano modificazioni del contesto normativo e procedurale di riferimento che ne rendano necessaria l integrazione o la modifica. Gli aggiornamenti, ove necessari, saranno concordati all interno di Tavoli Tecnici, così come previsto nel documento Descrizione dei Sistemi di Gestione e di Controllo, all uopo convocati. 1 Documento in fase di approvazione da parte delle competenti autorità nazionali. Cfr. Aspetto speciale n. 2 del Vademecum. Pagina 5

6 1. Aspetti caratterizzanti il voucher Definizione Secondo quanto previsto dal Vademecum per l ammissibilità della spesa al FSE PO , il voucher è definito come il titolo di spesa assegnato dall AdG o dall OI, che consente la fruizione di un determinato servizio o l acquisto di un determinato bene. Il bene acquisito deve essere collegato in maniera accessoria al servizio usufruito e la relativa spesa è riconosciuta nei limiti di cui agli artt. 34 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e 11, comma 4 del Reg. (CE) n. 1081/2006. Elementi caratterizzanti Gli elementi caratterizzanti del voucher sono: designazione del destinatario (non trasferibilità ad altri soggetti); designazione del bene/servizio (non equivalenza e non fungibilità con il denaro); importo predefinito del voucher (a copertura parziale o totale del servizio/bene erogato). Categorie di voucher A seconda della finalità, il Vademecum identifica due categorie di voucher, formativi e di servizio. Di seguito le loro caratteristiche. 1. Voucher formativi Sono destinati agli individui e sono finalizzati alla frequenza di attività formative in determinati enti, eventualmente individuati precedentemente dall AdG/OI (iscritti al Catalogo). 2. Voucher di servizio Sono finalizzati a rimuovere gli ostacoli che impediscono a determinati soggetti di partecipare alle attività formative ovvero di entrare nel mercato del lavoro. In particolare favoriscono l accesso al mercato del lavoro a soggetti appartenenti a determinati target (soggetti svantaggiati) e facilitano la conciliazione tra vita familiare e lavorativa. Pagina 6

7 Modelli organizzativi Il concetto di modello organizzativo si riferisce alle modalità di selezione dell offerta dei beni/servizi da parte del destinatario. Si possono, pertanto, distinguere due tipi di modelli organizzativi: offerta a libero mercato: l offerta è selezionata dall utente sul mercato. L ADG/OI ha la facoltà di valutare preventivamente l offerta selezionata (sulla base di quanto disposto dai dispositivi di attuazione); offerta a catalogo: l offerta viene selezionata nell ambito di un Catalogo/elenco predisposto da AdG/OI. Modalità di gestione economica Il Vademecum prevede che l AdG/OI, all interno dei propri dispositivi, stabilisca le modalità di erogazione, scegliendo tra le seguenti: erogazione diretta al destinatario; erogazione indiretta all operatore che eroga il bene/servizio, per nome e per conto del destinatario. Riconoscimento della spesa Le verifiche ai fini dell ammissibilità della spesa, intendendo per questa l importo erogato dall AdG/OI direttamente al destinatario o all operatore in nome e per conto del destinatario, devono essere in grado di permettere l accertamento dei seguenti aspetti: effettivo possesso dei requisiti definiti dall avviso per poter accedere al servizio; effettiva fruizione del servizio o dell acquisto del bene; avvenuto versamento dell importo dovuto all erogatore del servizio o al destinatario del voucher. Concetto di beneficiario ai fini della certificazione delle spese L art. 2 del Reg. (CE) n. 1083/06 definisce Beneficiario un operatore, organismo o impresa, pubblico o privato, responsabile dell'avvio o dell'avvio e dell'attuazione delle operazioni. Nel caso dei voucher (di formazione o di servizio), come previsto dal Vademecum 2, trattandosi di sovvenzioni dirette ai singoli destinatari, beneficiario è l organismo che eroga il finanziamento (AdG/OI), in quanto responsabile dell avvio dell operazione. 2 Cfr. par. 2.1 del Vademecum per l ammissibilità della spesa al FSE PO Pagina 7

8 2. Definizione di operazione Nell ambito degli interventi formativi finanziati per mezzo di voucher, per operazione si intende l insieme degli interventi (assegnazione di voucher) gestiti da una Provincia, riferiti ad un anno formativo a Catalogo, ad una Direttiva/Atto di indirizzo e ad una fonte di finanziamento 3. Nell ambito dei voucher di servizio, al fine di definire il concetto di operazione occorre distinguere i voucher per modelli di organizzazione. Relativamente ai voucher di servizio a offerta a catalogo, per operazione si intende l insieme degli interventi (voucher) afferenti una Provincia e che prevedono l erogazione di servizi da parte di uno stesso operatore, riferiti ad un Atto di indirizzo regionale ed al medesimo asse. Relativamente ai voucher a offerta sul libero mercato, il concetto di operazione coincide con quello di singolo intervento (voucher). 3 Relativamente alle risorse a valere sul POR FSE Ob. 2, ai fini della distinzione per fonte di finanziamento, è necessario scendere a livello di Asse. Pagina 8

9 3. Principi generali inerenti i controlli sui voucher Sulla base delle categorie di voucher individuate all interno del Vademecum (cfr. par. 1), si procederà alla descrizione delle modalità operative per l effettuazione delle verifiche per: voucher formativi; voucher di servizio. Competenza delle azioni di verifica Così come previsto dall Accordo ai sensi dell art. 12 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 tra la Direzione Istruzione - Formazione Professionale - Lavoro", l Autorità di Gestione del Programma Operativo Regionale cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo per il periodo 2007/ Obiettivo Competitività Regionale e Occupazione esercita l attività di coordinamento dei controlli, concordando con gli Organismi Intermedi (Province) l organizzazione unitaria delle modalità di controllo. Tipologia di azioni di verifica Per ciascuna categoria di voucher è prevista l effettuazione di due azioni di verifica: verifica in itinere ed in loco, sul 100%delle operazioni; verifica ex post ed in ufficio, sul 100% delle spese. Aspetti controllati nel corso di ciascuna azione di verifica Nel corso delle suddette verifiche, il responsabile incaricato del controllo, conformemente a quanto stabilito dall art. 13 del Reg. (CE) n. 1828/06, è chiamato ad effettuare controlli in merito ad aspetti: amministrativi; finanziari; fisico-tecnici. Aspetti amministrativi e relativi indicatori di esito Il controllo relativo agli aspetti amministrativi si fonda nella verifica di conformità delle modalità di attuazione degli interventi rispetto a talune regole e parametri assunti a riferimento. Questa area del controllo fa innanzitutto riferimento alle disposizioni normative ed amministrative comunitarie, nazionali, regionali e provinciali che regolamentano le attività di programmazione, gestione e attuazione delle attività finanziate attraverso risorse pubbliche. La conformità risulta determinata dal rispetto/non rispetto di una norma, di una disposizione e quindi presuppone la predeterminazione delle norme e delle disposizioni di cui si chiede/impone il rispetto. La finalità principale di questa area del controllo è quella di assicurare uniformità di trattamento nei confronti dei destinatari, trasparenza amministrativa e la certezza stessa dei rapporti giuridici. Il controllo amministrativo prevede i seguenti indicatori di esito: C1: indicatore della corrispondenza dei requisiti; C2: indicatore degli adempimenti pubblicitari e amministrativi; Pagina 9

10 C3: Indicatore dell ottemperanza delle prescrizioni; C4: Indicatore sulla correttezza della realizzazione; C5: Indicatore sull affidabilità dell operatore. Aspetti finanziari e relativi indicatori di esito Il principio delle regolarità finanziaria si concretizza nella verifica di ammissibilità/regolarità della domanda di rimborso e idonea documentazione contabile. Il controllo finanziario prevede il seguente indicatore di esito: CO4: indicatore di ammissibilità/regolarità della spesa. Aspetti fisico-tecnici e relativi indicatori di esito Per l area del controllo della regolarità dell esecuzione si prevedono la verifica di eventuali segnalazioni negative da parte dei destinatari o l esito di questionari somministrati ai medesimi nelle verifiche in loco in itinere per la rilevazione del loro grado di soddisfazione. Il controllo fisico-tecnico prevede il seguente indicatore di esito: R3: soddisfazione dei destinatari. Esito associabile a ciascun item di controllo Per ognuno degli item di controllo il responsabile del controllo può esprimere uno dei seguenti pareri: positivo, nel caso i cui i requisiti richiesti siano presenti e soddisfatti completamente o, comunque, in modo adeguato e soddisfacente; positivo con raccomandazione, nel caso in cui i requisiti richiesti siano stati soddisfatti in maniera parziale o in maniera appena sufficiente da giustificare l adempienza; negativo, nel caso in cui i requisiti richiesti siano totalmente o in parte assenti. Formalizzazione degli esiti Gli esiti delle azioni di controllo (verifiche in ufficio ed in loco) sono formalizzati attraverso specifici verbali, nei quali il responsabile incaricato del controllo relaziona relativamente ai seguenti aspetti: riferimento temporale e logistico (dove e quando viene svolta la verifica); riferimenti del responsabile incaricato del controllo; oggetto del controllo (obiettivo dell attività di verifica); modalità (ad esempio, conformità, coerenza, completezza); esiti (registrazione delle informazioni, dei dati, dell eventuale presenza di anomalie/irregolarità); motivazioni (registrazione delle ragioni che hanno indotto il controllore di primo livello a rilevare un determinato esito) effetti (eventuali misure/provvedimenti di autotutela amministrativa, quali, ad esempio, la prescrizione, la sospensione e la revoca del finanziamento o l applicazione di penali/sanzioni); raccomandazioni. Pagina 10

11 Dopo ogni controllo, relativamente ai registri obbligatori, il controllore apporrà il timbro, la firma e la data. Le tipologie e le modalità di controllo dipendono dai seguenti elementi caratterizzanti i singoli interventi: categoria di voucher di appartenenza (formativi, di servizio); modello organizzativo (offerta a catalogo, offerta a libero mercato); modalità di gestione economica (erogazione diretta al destinatario, erogazione indiretta all operatore). Pertanto, la successiva sezione del manuale più strettamente legata ai controlli sui voucher, è suddivisa in due parti, una relativa ai voucher formativi ed una ai voucher di servizio. All interno di ciascuna di esse, si procederà a: descrivere il quadro di riferimento, fornendo informazioni circa il modello organizzativo e le modalità di gestione economica; definire le modalità di controllo dei singoli interventi (voucher). 4. Voucher formativi Modello organizzativo e modalità di gestione economica Si tratta di voucher con offerta selezionata nell ambito di un Catalogo/elenco predisposto da AdG/OI e a fronte dei quali è prevista erogazione indiretta all operatore che eroga il bene/servizio, per nome e per conto del destinatario. Ciascuna Provincia predispone il proprio Catalogo sulla base delle proposte presentate dai soggetti erogatori. Alle persone che intendano prendere parte ad una o più attività comprese nel Catalogo sono rilasciati voucher formativi utilizzabili presso i soggetti erogatori titolari delle attività stesse, a parziale o totale copertura dei costi. Le verifiche ai fini dell ammissibilità della spesa, intendendo per questa l importo erogato dall AdG/OI all operatore in nome e per conto del destinatario, devono essere in grado di permettere l accertamento dei seguenti aspetti: possesso dei requisiti da parte del soggetto attuatore definiti dall avviso per poter erogare il servizio; possesso dei requisiti da parte dei destinatari definiti dall avviso per poter accedere al servizio; 4 I voucher formativi (non a catalogo) ed i voucher di consulenza previsti dalla Direttiva relativa alla formazione dei lavoratori occupati sono riconducibili alle modalità di controllo delle chiamate di progetto, in relazione sia alle modalità di affidamento sia alla mancanza di un catalogo; pertanto, per tali interventi non sono applicabili le modalità di controllo descritte all interno del presente documento. Pagina 11

12 effettiva fruizione del servizio; avvenuto versamento dell importo dovuto all erogatore del servizio; avvenuto versamento della quota privata da parte del destinatario, ove prevista dall avviso Modalità di controllo sui singoli interventi Le Province effettuano i controlli in itinere ed in loco, nonché ex post e in ufficio, e procedono alla valorizzazione con cadenza quadrimestrale degli esiti dei controlli sui singoli interventi, attraverso la compilazione della check list sull'operazione, così come precedentemente definita (cfr. par. n. 2) e del relativo verbale. In questa fase si procede alla certificazione della spesa relativa ai voucher formativi, riepilogando i controlli effettuati a livello di singolo intervento che possono incidere sul riconoscimento e rimborso del voucher ed effettuando la verifica di corrispondenza tra quanto pagato dall OI e quanto ritenuto ammissibile a seguito dei controlli preliminari al pagamento. Infatti, si dovrà attestare che le somme ritenute ammissibili siano state effettivamente erogate nei giusti importi agli operatori. Sulla base del riferimento logistico e temporale dei controlli, si distinguono due tipologie di verifica sulla corretta gestione e attuazione (sotto il profilo amministrativo, contabile e fisico-tecnico) degli interventi di formazione continua individuale: verifica in loco e in itinere, sul 100% degli operatori di ciascuna operazione; verifica in ufficio ed ex post, sul 100% degli interventi formativi (propedeutica al rimborso dei voucher). Sia le verifiche effettuate in loco e in itinere, sia quelle svolte in ufficio ed ex post, sortiscono appositi verbali di controllo. Verifiche in loco (in itinere) Le attività di controllo in loco e in itinere sono per lo più finalizzate alla verifica della permanenza dell Operatore a Catalogo e sono effettuate su due livelli: a. verifica dei requisiti che l Operatore deve possedere per la realizzazione dell attività formativa; b. raccolta di riscontri sull attuazione dell attività formativa. Di seguito il dettaglio delle attività di controllo. Le indicazioni fornite risultano essere puramente indicative e non esaustive della documentazione che il soggetto incaricato del controllo può richiedere al fine del riconoscimento dell importo relativo alle attività effettivamente erogate. Pagina 12

13 Aspetti amministrativi 1. Verifica della presenza dei soggetti attuatori e delle rispettive sedi utilizzate nel Catalogo dell'offerta Formativa Verifica dell inserimento dei soggetti attuatori e delle rispettive sedi utilizzate (accreditate e/o occasionali) all interno del Catalogo dell Offerta Formativa a partire dal momento dell avvio dell attività formativa. C5 Indicatore di affidabilità dell operatore Il soggetto incaricato del controllo deve verificare che, a partire dal momento dell avvio dell attività formativa, l operatore sia inserito all interno del Catalogo dell Offerta Formativa, così come le relative sedi (accreditate e/o occasionali). 2. Verifica dello stato di accreditamento Verifica del possesso dello stato accreditamento a partire dal momento dell avvio dell attività formativa e della presenza della documentazione relativa a visite di sorveglianza. C5 Indicatore di affidabilità dell operatore Il soggetto incaricato del controllo deve verificare il possesso, a partire dal momento dell avvio dell attività formativa, dello stato di accreditamento da parte dell operatore e delle relative sedi operative, nonché l inserimento in anagrafe delle sedi occasionali eventualmente utilizzate. Ai fini delle procedure di controllo è necessario tenere conto degli effetti dei provvedimenti relativi all accreditamento sulle procedure ad evidenza pubblica e sull erogazione dei finanziamenti: Accreditato Decadenza Sospensione Revoca Pagina 13

14 E necessario che il soggetto incaricato del controllo verifichi il numero e le motivazioni delle prescrizioni o degli avvii di procedimento a cui è stato sottoposto l operatore. 3. Verifica degli adempimenti amministrativi (relativi alla sede, all operatore e ai destinatari) Verifica del rispetto degli adempimenti amministrativi relativi alla sede (comunicazioni obbligatorie - es. trasferimento sede) Verifica del rispetto adempimenti amministrativi relativi all'operatore (comunicazioni obbligatorie - variazione legale rappresentante). Verifica adempimenti amministrativi relativi ai destinatari (comunicazioni obbligatorie e dichiarazioni presentate) C2 Indicatore di correttezza adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e completezza della documentazione relativa a: dati identificativi della sede responsabile delle attività e delle eventuali variazioni della stessa; richiesta/comunicazione di variazione e ove prevista alla relativa autorizzazione da parte dell OI; destinatari (ad esempio, assolvimento dell imposta di bollo sulle richieste-voucher, la corretta procedura di pagamento della quota pubblica, la disponibilità presso la sede della documentazione attestante il possesso dei requisiti da parte dei destinatari dei voucher). L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 4. Verifica assenza irregolarità Verifica assenza irregolarità ai sensi dell art. 2, comma 7, del Reg. (CE) 1083/06. C5 Indicatore di affidabilità operatore Pagina 14

15 Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l eventuale presenza di irregolarità accertata direttamente o segnalata nell ambito della programmazione La verifica dell organismo intermedio è effettuata su tutte le informazioni disponibili presso l organismo intermedio, includendo le eventuali segnalazioni di irregolarità emerse in controlli precedenti o ricevute da soggetti esterni. L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 5. Verifica degli adempimenti amministrativi relativamente alle attività erogate Verifica degli adempimenti amministrativi relativamente alle attività erogate : registro; schede FAD; calendario e variazioni comunicate e/o autorizzate. C2 Indicatore di correttezza adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l integrità e la corretta compilazione e tenuta dei registri cartacei e delle schede FAD. Il soggetto incaricato del controllo deve verificare inoltre il rispetto della calendarizzazione delle attività effettivamente erogate rispetto a quanto indicato nella procedura informatizzata anche relativamente alla sede di svolgimento dell attività. Il controllo verterà inoltre sulla verifica delle comunicazioni di variazione e, ove previsto, delle relative autorizzazioni. L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 6. Verifica dell adeguatezza dei locali e delle attrezzature utilizzati per la formazione Verifica dell adeguatezza dei locali per la formazione, attrezzature (ad esempio, strumenti, postazioni). C4 Indicatore sulla correttezza della realizzazione Pagina 15

16 Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l adeguatezza di: locali utilizzati per lo svolgimento del corso (aule didattiche e laboratori); attrezzature e/o postazioni attrezzate. Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la presenza di: contratti per l utilizzo dei locali (ad esempio, locazione, leasing, comodato d uso), soprattutto nel caso di sedi occasionali. documentazione sugli adempimenti in relazione alla normativa sulla sicurezza e/o idoneità dei locali (documentazione accreditamento in caso di sedi accreditate). L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 7. Verifica dell adeguatezza organizzativa dell operatore Verifica dell adeguatezza della struttura organizzativa dell operatore. C2 Indicatore sulla correttezza degli adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo deve verificare: la disponibilità e la funzionalità del servizio di segreteria in relazione al corso in svolgimento (orari, personale, locali); la presenza, reperibilità ed adeguato presidio del corso da parte del responsabile/referente (anche per le sedi occasionali) e dell eventuale tutor anche per la FAD; il rispetto del divieto di delega delle funzioni (ad esempio, verificando la correttezza dei messaggi pubblicitari, i contratti dei docenti); la correttezza dell eventuale pubblicizzazione delle attività; l utilizzo dell apposita procedura informatica per l anagrafica dell eventuale sede occasionale. L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 8. Verifica della gestione documentale relativa al personale coinvolto nell intervento Verifica della gestione documentale relativa al personale coinvolto nell intervento Pagina 16

17 C2 Indicatore sulla correttezza degli adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo verifica la presenza e conformità di: lettere di incarico/contratti (ovvero ordini interni di servizio) ai docenti ed eventuali tutor; curricula vitae (aggiornati, datati e sottoscritti) rispetto agli argomenti del corso (controllo dell elenco docenti-tutor del registro). L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 9. Verifica del possesso dei requisiti dei destinatari Verifica del possesso dei requisiti dei destinatari dei voucher, sulla base di quanto stabilito dalle disposizioni provinciali. Il soggetto incaricato del controllo verifica la regolarità e la completezza della documentazione cartacea relativa ai destinatari attestante il possesso dei requisiti. 10. Verifica dell avvenuto versamento della quota privata, ove prevista Verifica dell avvenuto pagamento, al momento dell avvio dell attività formativa, da parte dei destinatari dei voucher della quota privata, ove prevista dai dispositivi provinciali, esclusa dal finanziamento pubblico. Il soggetto incaricato del controllo verifica l avvenuto versamento, al momento dell avvio dell attività formativa, della quota privata eventualmente prevista dai dispositivi provinciali, esclusa dal finanziamento pubblico. Pagina 17

18 11. Verifica del rispetto dei limiti previsti dai dispositivi provinciali relativi alla composizione delle classi Verifica del rispetto dei limiti previsti dai dispositivi provinciali relativi alla composizione delle classi. Il soggetto incaricato del controllo verifica, sulla base di quanto previsto dalle disposizioni provinciali: il rispetto del numero massimo di partecipanti al corso; il numero massimo di partecipanti, provenienti dalla stessa azienda. 12. Verifica di adeguatezza del verbale che comprova, ove prevista, la consegna dei patti formativi ai partecipanti al corso. Verifica di adeguatezza del verbale che comprova, ove prevista, la consegna dei patti formativi ai partecipanti al corso. C2 Indicatore di correttezza degli adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo verifica il verbale di consegna dei patti formativi. L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. Aspetti fisico-tecnici 1. Verifica di assenza di segnalazioni negative da parte dei destinatari da cui si possono rinvenire informazioni che potrebbero comportare la revoca dei voucher assegnati. Verifica di segnalazioni negative da parte dei destinatari R3 Soddisfazione dei destinatari Pagina 18

19 Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l eventuale presenza di segnalazioni da parte dei destinatari evidenziandone le motivazioni ove pertinenti. Verifiche in ufficio (ex post) Le attività di controllo in ufficio ed ex post preliminari al rimborso del voucher assegnato sono finalizzate a: a. verifica dei requisiti che il destinatario deve possedere per avere diritto all assegnazione del voucher; b. verifica dell effettiva fruizione dell attività formativa; c. verifica del raggiungimento degli obiettivi in termini di frequentazione del corso; d. verifica della regolarità contabile della domanda di rimborso. Di seguito il dettaglio delle attività di controllo. Le indicazioni fornite risultano essere puramente indicative e non esaustive della documentazione che il soggetto incaricato del controllo può richiedere al fine del riconoscimento dell importo relativo alle attività effettivamente erogate. Aspetti amministrativi 1. Verifica della presenza dei soggetti attuatori e delle rispettive sedi utilizzate nel Catalogo dell'offerta Formativa Verifica dell inserimento dei soggetti attuatori e delle rispettive sedi utilizzate (accreditate e/o occasionali) all interno del Catalogo dell Offerta Formativa al momento dell avvio dell attività formativa. C5 Indicatore di affidabilità dell operatore Il soggetto incaricato del controllo deve verificare che, a partire dal momento dell avvio dell attività formativa, l operatore sia inserito all interno del Catalogo dell Offerta Formativa, così come le relative sedi (accreditate e/o occasionali). 2. Verifica dello stato di accreditamento Pagina 19

20 Verifica del possesso dello stato accreditamento, a partire dal momento di avvio dell attività formativa e della presenza della documentazione relativa a visite di sorveglianza. C5 Indicatore di affidabilità dell operatore Il soggetto incaricato del controllo deve verificare il possesso, a partire dal momento di avvio dell attività formativa, dello stato di accreditamento da parte dell operatore e delle relative sedi operative, nonché l inserimento in anagrafe delle sedi occasionali eventualmente utilizzate. Ai fini delle procedure di controllo è necessario tenere conto degli effetti dei provvedimenti relativi all accreditamento sulle procedure ad evidenza pubblica e sull erogazione dei finanziamenti: Accreditato Decadenza Sospensione Revoca E necessario che il soggetto incaricato del controllo verifichi il numero e le motivazioni delle prescrizioni o degli avvii di procedimento a cui è stato sottoposto l operatore. 3. Verifica adempimenti amministrativi (relativi alla sede, all operatore e ai destinatari) Verifica del rispetto degli adempimenti amministrativi relativi alla sede (comunicazioni obbligatorie - es. trasferimento sede) Verifica del rispetto adempimenti amministrativi relativi all'operatore (comunicazioni obbligatorie - variazione legale rappresentante). Verifica adempimenti amministrativi relativi ai destinatari (comunicazioni obbligatorie e dichiarazioni presentate) C2 Indicatore di correttezza adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e completezza della documentazione relativa a: dati identificativi della sede responsabile delle attività e delle eventuali variazioni della stessa; Pagina 20

21 richiesta/comunicazione di variazione e ove prevista alla relativa autorizzazione da parte dell OI; destinatari (ad esempio, assolvimento dell imposta di bollo sulle richieste-voucher, la corretta procedura di pagamento della quota pubblica, la disponibilità presso la sede della documentazione attestante il possesso dei requisiti da parte dei destinatari dei voucher). L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 4. Verifica assenza irregolarità Verifica assenza irregolarità ai sensi dell art. 2, comma 7, del Reg. (CE) 1083/06. C5 Indicatore di affidabilità operatore Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l eventuale presenza di irregolarità accertata direttamente o segnalata nell ambito della programmazione La verifica dell organismo intermedio è effettuata su tutte le informazioni disponibili presso l organismo intermedio, includendo le eventuali segnalazioni di irregolarità emerse in controlli precedenti o ricevute da soggetti esterni. L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. 5. Verifica sull eventuale precedente svolgimento di verifiche in itinere sull attuazione delle attività ed acquisizione degli esiti delle stesse Verifica di eventuali verbali di verifiche in itinere C5 Indicatore di affidabilità dell operatore Verifica dello svolgimento di verifiche in itinere sull attuazione delle attività ed acquisizione degli esiti delle stesse. Pagina 21

22 6. Verifica del possesso dei requisiti dei destinatari Verifica del possesso dei requisiti dei destinatari dei voucher, sulla base di quanto stabilito dalle disposizioni provinciali. Il soggetto incaricato del controllo verifica la regolarità e la completezza della documentazione cartacea relativa ai destinatari attestante il possesso dei requisiti. 7. Verifica dell avvenuto versamento della quota privata, ove prevista Verifica dell avvenuto pagamento, al momento dell avvio dell attività formativa, da parte dei destinatari dei voucher della quota privata, ove prevista dai dispositivi provinciali, esclusa dal finanziamento pubblico. Il soggetto incaricato del controllo verifica l avvenuto versamento, al momento dell avvio dell attività formativa, della quota privata eventualmente prevista dai dispositivi provinciali, esclusa dal finanziamento pubblico. 8. Verifica della maturazione da parte dei destinatari dei voucher del numero minimo di presenze previsto dalle disposizioni provinciali ai fini della liquidazione dell importo del voucher Verifica della maturazione da parte dei destinatari dei voucher del numero minimo di presenze previsto dalle disposizioni provinciali ai fini della liquidazione del voucher. Pagina 22

23 Il soggetto incaricato del controllo verifica: la corretta tenuta dei registri; la corretta tenuta delle schede firma FAD; il raggiungimento della soglia minima, prevista dalle disposizioni provinciali, del numero di ore di presenza di ogni singolo destinatario. 9. Verifica del rispetto dei limiti previsti dai dispositivi provinciali relativi alla composizione delle classi Verifica del rispetto dei limiti previsti dai dispositivi provinciali relativi alla composizione delle classi. Il soggetto incaricato del controllo verifica, sulla base di quanto previsto dalle disposizioni provinciali: il rispetto del numero massimo di partecipanti al corso; il numero massimo di partecipanti, provenienti dalla stessa azienda. 10. Verifica di adeguatezza del verbale che comprova, ove prevista, la consegna dei patti formativi ai partecipanti al corso. Verifica di adeguatezza del verbale che comprova, ove prevista, la consegna dei patti formativi ai partecipanti al corso. C2 Indicatore di correttezza degli adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo verifica il verbale di consegna dei patti formativi. L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. Pagina 23

24 11. Verifica di adeguatezza del verbale di consegna ai partecipanti degli attestati di frequenza con profitto Verifica di adeguatezza del verbale di consegna degli attestati di frequenza con profitto. C2 Indicatore di correttezza degli adempimenti amministrativi Il soggetto incaricato del controllo verifica la correttezza e l avvenuta consegna degli attestati di frequenza con profitto, ove previsti. L esito negativo associato a tale item di controllo non impatta direttamente sull ammissibilità della spesa e conseguentemente sull esito della check list a livello di operazione. Aspetti finanziari 1. Verifica di completezza, conformità e regolarità contabile della domanda di rimborso (fattura o documento contabile avente forza probatoria equivalente con il dettaglio di tempi, modalità e importo del servizio erogato). Verifica dei dati inseriti nella domanda di rimborso CO4 Indicatore di regolarità/ammissibilità della spesa Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la correttezza e la completezza dei dati inseriti nelle domande di rimborso e la conformità del contenuto di alcuni campi informativi codificati (ad esempio, campi data, campi relativi ai codici fiscali dei destinatari). Inoltre, viene effettuata la verifica di regolarità contabile della domanda di rimborso (fattura o documento contabile avente forza probatoria equivalente con il dettaglio di tempi, modalità e importo del servizio erogato). Pagina 24

25 2. Verifica di corrispondenza tra le spese ritenute ammissibili sulla base dei voucher riconosciuti e quanto pagato dalle Amministrazioni provinciali. Verifica di corrispondenza tra le spese ritenute ammissibili sulla base dei voucher riconosciuti e quanto pagato dalle Amministrazioni provinciali. CO4 Indicatore di regolarità/ammissibilità della spesa Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la corrispondenza tra le spese ritenute ammissibili sulla base dei voucher riconosciuti e quanto pagato dalle Amministrazioni provinciali. Aspetti fisico-tecnici 1. Verifica di assenza di segnalazioni negative da parte dei destinatari (evincibili dai questionari di soddisfazione o da reclami pervenuti agli uffici provinciali). Verifica di segnalazioni negative da parte dei destinatari R3 (soddisfazione dei destinatari) Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l eventuale presenza di segnalazioni da parte dei destinatari evidenziandone le motivazioni ove pertinenti (evincibili dai questionari di soddisfazione o da reclami pervenuti agli uffici provinciali) da cui si possono rinvenire informazioni che potrebbero comportare la revoca dei voucher assegnati. Pagina 25

26 5 Voucher di servizio 5.1 Modello organizzativo e modalità di gestione economica Si tratta di voucher la cui offerta può essere selezionata dal singolo destinatario nell ambito di un Catalogo provinciale/elenco regionale predisposto da AdG/OI o sul libero mercato, previa verifica presso la Regione da parte della Provincia, in fase di assegnazione del voucher, dell esistenza dei titoli autorizzativi o di comunicazione di avvio del servizio interessato. Nel caso di voucher di servizio a catalogo è prevista l erogazione indiretta all operatore che fornisce il bene/servizio, per nome e per conto del destinatario. Alle persone che intendano usufruire di uno o più servizi compresi nell elenco sono rilasciati voucher di servizio, utilizzabili presso i soggetti erogatori dei servizi, a totale (o parziale) copertura dei costi sostenuti. Le verifiche ai fini dell ammissibilità della spesa, intendendo per questa l importo erogato dall AdG/OI al destinatario o all operatore in nome e per conto del destinatario, devono essere in grado di permettere l accertamento dei seguenti aspetti: effettivo possesso dei requisiti da parte dei destinatari definiti dall avviso per poter accedere al servizio; effettiva fruizione del servizio o dell acquisto del bene; correttezza della domanda di rimborso (fattura o documento contabile avente forza probatoria equivalente) presentata dal soggetto erogatore del servizio nel caso di voucher a catalogo o delle spese sostenute dal destinatario del voucher nel caso di libero mercato. 5.2 Modalità di controllo sui singoli interventi Le Province effettuano i controlli in itinere ed in loco come di seguito descritto e procedono alla valorizzazione almeno con cadenza quadrimestrale degli esiti dei controlli sui singoli interventi, attraverso la compilazione di una check list sull'operazione come precedentemente definita (cfr. par. n. 2). In questa fase si procede alla certificazione della spesa relativa ai voucher di servizio riepilogando i controlli effettuati a livello di singolo intervento; si dovrà attestare che le somme ritenuti ammissibili siano state effettivamente erogate nei giusti importi agli operatori/destinatari. Sulla base del riferimento logistico e temporale dei controlli, si distinguono due tipologie di verifica sulla corretta gestione e attuazione (sotto il profilo amministrativo, contabile e fisico-tecnico) degli interventi (voucher): verifica in loco e in itinere; verifica in ufficio ed ex post. Pagina 26

27 I controlli effettuati in loco e in itinere sono effettuati sul 100% delle operazioni e possono riguardare l operatore che eroga servizi di politica attiva del lavoro o i soggetti erogatori del servizio oggetto del voucher. Tali verifiche sortiscono un apposito verbale che viene rilasciato al soggetto erogatore del servizio. Le verifiche in ufficio ed ex post sono effettuate sul 100% delle spese mediante controllo della documentazione prodotta dal soggetto erogatore del servizio ai fini del rimborso dei voucher assegnati nel caso di gestione a catalogo, oppure dal destinatario del voucher nel caso di libero mercato. Verifiche in loco (in itinere) Le attività di controllo in loco e in itinere sono precondizionate alla sussistenza di una convenzione tra l operatore fornitore del servizio e la Provincia e/o dall appartenenza dell Operatore al Catalogo provinciale/elenco regionale. Pertanto, tali attività, finalizzate alla verifica della permanenza dell Operatore a Catalogo provinciale/elenco regionale ed alla verifica sull effettività del servizio erogato, sono effettuate su due livelli: a. verifica del possesso dei requisiti che l Operatore deve possedere per l erogazione del servizio; b. raccolta di riscontri sull effettiva erogazione del servizio. Di seguito il dettaglio delle attività di controllo. Le indicazioni fornite risultano essere puramente indicative e non esaustive della documentazione che il soggetto incaricato del controllo può richiedere al fine del riconoscimento dell importo relativo alle attività effettivamente erogate. Aspetti amministrativi 1. Verifica adempimenti amministrativi (relativi alla sede, all operatore e ai destinatari) Verifica del rispetto degli adempimenti amministrativi relativi alla sede (comunicazioni obbligatorie - es. trasferimento sede) Verifica del rispetto adempimenti amministrativi relativi all'operatore (comunicazioni obbligatorie - variazione legale rappresentante). Verifica adempimenti amministrativi relativi ai destinatari (comunicazioni obbligatorie e dichiarazioni presentate) C2 Indicatore di correttezza adempimenti amministrativi Pagina 27

28 Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità formale e completezza della documentazione relativa a: sede; operatore; destinatari. L esito negativo associato a tale item di controllo non è bloccante ai fini dell ammissibilità e certificazione della spesa. 2. Verifica assenza irregolarità Verifica assenza irregolarità ai sensi dell art. 2, comma 7, del Reg. (CE) 1083/06. C5 Indicatore di affidabilità dell operatore Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l eventuale presenza di irregolarità accertata direttamente o segnalata nell ambito della programmazione La verifica dell organismo intermedio è effettuata su tutte le informazioni disponibili presso l organismo intermedio, includendo le eventuali segnalazioni di irregolarità emerse in controlli precedenti o ricevute da soggetti esterni. L esito negativo associato a tale item di controllo non è bloccante ai fini dell ammissibilità e certificazione della spesa. 3. Verifica dell effettiva erogazione del servizio Verifica dell effettiva erogazione del servizio Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l effettiva erogazione del servizio da parte dell operatore e la sua regolarità e conformità. Pagina 28

29 4. Verifica sull eventuale precedente svolgimento di verifiche in itinere sull attuazione delle attività ed acquisizione degli esiti delle stesse Verifica di eventuali verbali di verifiche in itinere C5 Indicatore di affidabilità operatore Verifica dello svolgimento di verifiche in itinere sull attuazione delle attività ed acquisizione degli esiti delle stesse. L esito negativo associato a tale item di controllo non è bloccante ai fini dell ammissibilità e certificazione della spesa. Aspetti fisico-tecnici 1. Verifica di assenza di segnalazioni negative da parte dei destinatari (evincibili dai questionari di soddisfazione o da reclami pervenuti agli uffici provinciali). Verifica di segnalazioni negative da parte dei destinatari R3 (soddisfazione dei destinatari) Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l eventuale presenza di segnalazioni da parte dei destinatari evidenziandone le motivazioni ove pertinenti (evincibili dai questionari di soddisfazione o da reclami pervenuti agli uffici provinciali) da cui si possono rinvenire informazioni che potrebbero comportare la revoca dell inserimento a Catalogo provinciale/elenco regionale. Verifiche in ufficio (ex post) Le attività di controllo in ufficio ed ex post preliminari al rimborso del voucher assegnato sono finalizzate a: a. verifica del possesso dei requisiti del destinatario per avere diritto all assegnazione del voucher; b. verifica dell effettiva erogazione del servizio; c. verifica del raggiungimento degli obiettivi previsti; Pagina 29

30 d. verifica della regolarità contabile e finanziaria della domanda di rimborso. Di seguito il dettaglio delle attività di controllo. Le indicazioni fornite risultano essere puramente indicative e non esaustive della documentazione che il soggetto incaricato del controllo può richiedere al fine del riconoscimento dell importo relativo alle attività effettivamente erogate. Aspetti amministrativi 1. Verifica del possesso dei requisiti del destinatario del voucher Verifica del possesso dei requisiti del destinatario del voucher. Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la regolarità e la completezza della documentazione attestante il possesso dei requisiti dei destinatari del voucher. 2. Verifica del mantenimento da parte del fornitore del servizio dell iscrizione a Catalogo provinciale/elenco regionale Verifica del mantenimento da parte del fornitore del servizio dell iscrizione a Catalogo provinciale/elenco regionale. Il soggetto incaricato del controllo verifica a seconda della casistica, la presenza di: iscrizione dell operatore erogatore del servizio all interno del catalogo provinciale; eventuali titoli autorizzativi; convenzioni/disciplinari; iscrizione dell operatore erogatore del servizio all interno dell anagrafica regionale. 3. Verifica assenza irregolarità Verifica assenza irregolarità ai sensi dell art. 2, comma 7, del Reg. (CE) 1083/06. Pagina 30

31 C5 Indicatore di affidabilità operatore Il soggetto incaricato del controllo deve verificare l eventuale presenza di irregolarità accertata direttamente o segnalata nell ambito della programmazione La verifica dell organismo intermedio è effettuata su tutte le informazioni disponibili presso l organismo intermedio, includendo le eventuali segnalazioni di irregolarità emerse in controlli precedenti o ricevute da soggetti esterni. 4. Verifica della corretta tempistica di acquisizione/attivazione del servizio Verifica di coerenza tra quanto previsto dal provvedimento di assegnazione del voucher e quanto desumibile dai documenti di attestazione dell acquisizione del servizio. 5. Verifica della presenza e coerenza del patto di servizio Verifica del patto di servizio (ove previsto). Verifica della presenza e coerenza del patto di servizio. 6. Verifica del raggiungimento degli obiettivi da parte del destinatario del voucher Verifica del raggiungimento degli obiettivi da parte del destinatario del voucher. Pagina 31

32 Il soggetto incaricato del controllo verifica il raggiungimento degli obiettivi e il rispetto della tempistica stabilita per il raggiungimento degli stessi. 7. Verifica sull eventuale precedente svolgimento di verifiche in itinere sull attuazione delle attività ed acquisizione degli esiti delle stesse Verbali di verifiche in itinere C5 Indicatore di affidabilità operatore Verifica dello svolgimento di verifiche in itinere sull attuazione delle attività ed acquisizione degli esiti delle stesse Aspetti finanziari 1. Verifica di completezza, conformità e regolarità contabile della domanda di rimborso Verifica dei dati inseriti nella domanda di rimborso CO4 Indicatore di regolarità/ammissibilità della spesa Il soggetto incaricato del controllo, nel caso di erogazione diretta del voucher al destinatario, verifica la presenza e la regolarità della documentazione periodica attestante la spesa sostenuta per l acquisizione del servizio (ad esempio, documento attestante l uscita di cassa, fattura o documento contabile avente forza probatoria equivalente con il dettaglio di tempi, modalità e importo del servizio erogato). Nel caso di erogazione indiretta del voucher all operatore che eroga il servizio, verifica la presenza e la regolarità della documentazione periodica attestante il servizio erogato (fattura o documento contabile avente forza probatoria equivalente con il dettaglio di tempi, modalità e importo del servizio erogato). Pagina 32