Gestione delle trasferte: Servizi logistici e di accoglienza/ospitalità. Ammissibilità e rendicontazione ai fini del Progetto PON GAS FSE 2007/2013

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1 Gestione delle trasferte: Servizi logistici e di accoglienza/ospitalità Ammissibilità e rendicontazione ai fini del Progetto PON GAS FSE 2007/2013 Il presente documento fornisce le indicazioni funzionali alla gestione dell ospitalità connessa alla partecipazione agli eventi progettuali nell ambito delle iniziative di competenza del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare (MATTM), programmate a valere sul PON GAS FSE 2007/2013. In particolare, nel seguito vengono esplicitate le voci di costo ammissibili in relazione ai servizi logistici e di accoglienza/ospitalità da garantire ai partecipanti alle suddette iniziative, nonché la documentazione che l Affidatario dei servizi medesimi dovrà produrre ai fini della loro rendicontazione. Le informazioni riportate risultano coerenti con quanto disposto dalla normativa di riferimento, comunitaria e nazionale, sotto dettagliata. 1. Normativa comunitaria di riferimento: Regolamento (CE) N. 1081/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo al Fondo Sociale Europeo (FSE), e s.m.i.; Regolamento (CE) N. 1083/2006 del Consiglio dell'11 luglio 2006 recante disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di coesione, e s.m.i.; Regolamento (CE) N. 1828/2006 della Commissione dell'8 dicembre 2006, che stabilisce modalità di applicazione del citato Regolamento (CE) N. 1083/2006 del Consiglio, e s.m.i.; Regolamento (CE) N. 284/2009 del Consiglio del 7 aprile 2009 che modifica il regolamento (CE) N. 1083/2006 recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione; Regolamento (CE) N. 396/2009 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 6 maggio 2009 che modifica il regolamento (CE) N. 1081/2006 relativo al Fondo sociale europeo per estendere i tipi di costi ammissibili a un contributo del FSE; Regolamento (CE) N. 846/2009 della Commissione del 1 settembre 2009 che modifica il Regolamento (CE) N. 1828/2006 che stabilisce modalità di applicazione del Regolamento (CE) N. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e del Regolamento (CE) N. 1080/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale. 1

2 2. Normativa nazionale di riferimento: DPR N. 633/1972 recante Istituzione e disciplina dell imposta sul valore aggiunto ; DPR N. 600/1973 recante Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi ; DPR N. 917/1986 recante Approvazione del testo unico delle imposte sui redditi ; DPR N. 696/2006 Regolamento recante norme per la semplificazione degli obblighi di certificazione dei corrispettivi ; DPR N. 196/2008, che costituisce il Regolamento di esecuzione del Regolamento (CE) N. 1083/2006 recante disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di coesione, e s.m.i.; Vademecum del Ministero del Lavoro della Salute e delle Politiche Sociali per l ammissibilità della spesa al FSE del luglio 2009, e s.m.i.; Circolare del Ministero del Lavoro della Salute e delle Politiche Sociali N. 2/2009 recante Tipologia dei soggetti promotori, ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività rendicontate a costi reali cofinanziate dal Fondo Sociale Europeo 2007/2013 nell ambito dei Programmi Operativi nazionali ; Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali N. 40/2010 recante Costi ammissibili per enti in house. Tutti i servizi di ospitalità di seguito riportati dovranno essere garantiti esclusivamente ai funzionari PA e relatori specificamente segnalati nella mailing list fornita dalla Società. PRECISAZIONI SULLE MODALITA DI RENDICONTAZIONE Le spese di agenzia sostenute per l ospitalità dalla Società di servizi affidataria, nei termini sotto rappresentati, sono incluse nell importo oggetto del contratto ma saranno fatturate a rendicontazione. Per tali attività l Affidatario dovrà garantire la pertinente rendicontazione in maniera separata rispetto alla rendicontazione relativa ai servizi logistici. 1. SERVIZI LOGISTICI A. Trasferimenti dalla sede del fruitore dei servizi logistici alla località di svolgimento dell evento Previste le modalità di trasporto di seguito indicate. Treno E consentito l acquisto di biglietti di prima classe. Copia conforme dei biglietti di viaggio vidimati; qualora il titolo di viaggio venga acquisito per via telematica è necessario disporre di una 2

3 certificazione che comprovi l effettivo utilizzo del mezzo di trasporto per il raggiungimento dell evento. Aereo E consentito l utilizzo dell aereo per la sola classe economica. copia conforme dei biglietti di viaggio; l originale delle carte di imbarco; qualora il titolo di viaggio venga acquisito per via telematica è necessario disporre di una certificazione che comprovi l effettivo utilizzo del mezzo di trasporto per il raggiungimento dell evento. Uso del mezzo proprio Nell ambito del presente Progetto non si prevede il rimborso per l utilizzo del mezzo proprio da Noleggio di autovetture Nell ambito del presente Progetto non si prevede il rimborso per il noleggio di autovetture da B. Trasferimento da/per l aeroporto e/o le stazioni ferroviarie alla sede di svolgimento dell evento Le spese per il trasporto sono riconoscibili per l utilizzo dei mezzi pubblici. Le spese per i taxi devono essere motivate dal richiedente sulla base di criteri di economicità e preventivamente autorizzate dalla Sogesid in qualità di soggetto esecutore del Progetto. Autobus Per il trasporto urbano è consigliato l utilizzo del mezzo pubblico. copia dei biglietti di viaggio vidimati. Taxi L uso del taxi deve essere occasionale e motivato da specifiche esigenze. Le spese sono ammissibili nelle ipotesi in cui il ricorso ai mezzi pubblici risulti effettivamente inconciliabile ed eccessivamente gravoso rispetto alle esigenze, alla tempistica, all articolazione delle attività progettuali ed alle caratteristiche soggettive del personale interessato (es. partecipanti portatori di handicap con problemi di deambulazione, trasferimenti obbligati in orari 3

4 non coincidenti con mezzi pubblici, sciopero dei mezzi pubblici). Le spese sostenute per l utilizzo del taxi devono essere fatturate a Sogesid e documentate attraverso: richiesta motivata e preventiva all affidatario (nei casi sopra indicati), prodotta dal fruitore del servizio; autorizzazione preventiva all utilizzo del mezzo rilasciata dall affidatario; ricevuta fiscale rilasciata dal taxi, con indicazione del percorso effettuato e della data di utilizzo. Uso del mezzo proprio Nell ambito del presente Progetto non si prevede il rimborso per l utilizzo del mezzo proprio da parte dell interessato, salvo casi specifici che dovranno essere motivati dall interessato ed autorizzati dalla Sogesid SpA. Il calcolo sul rimborso chilometrico viene fornito dalla Sogesid SpA Noleggio di autovetture Nell ambito del presente Progetto non si prevede il rimborso per il noleggio di autovetture da C. Trasferimento verso le strutture alberghiere La Società di servizi affidataria dovrà garantire l organizzazione degli spostamenti dei funzionari P.A./relatori ospitati presso le relative strutture alberghiere, qualora usufruiscano del pernottamento nonché presso la sede dell evento qualora risulti distante dalla sede dell evento. Analogo servizio dovrà essere garantito nel caso in cui i relatori/funzionari PA, non usufruiscano del pernottamento. 2. SERVIZI ACCOGLIENZA/OSPITALITA A. Sistemazione alberghiera Per i partecipanti agli eventi cui è garantito il servizio di sistemazione alberghiera (pernottamento), il rimborso delle relative spese è consentito fino ad un massimo di: ,00 a notte (per consulente junior PON GAT); ,00 a notte (per consulente senior PON GAT, funzionari della P.A. e relatori). La sistemazione alberghiera dovrà essere garantita in camere singole all interno di strutture di categoria non superiore a 4 stelle. 4

5 Il costo del servizio dovrà comprendere l offerta della prima colazione nel giorno successivo al pernotto. Le spese relative alla sistemazione alberghiera devono essere fatturate a Sogesid e documentate attraverso: Copia quietanzata conforme all originale della fattura dell Hotel intestata all affidataria con esplicito riferimento dei fruitori del servizio; B. Vitto Per tutti i partecipanti agli eventi progettuali verrà garantito il servizio di break lunch giornaliero. Sulla base di esigenze specifiche di carattere logistico, i fruitori del servizio di sistemazione alberghiera di cui alla precedente lettera A, possono usufruire di un pasto serale nella giornata antecedente l evento progettuale programmato; la disponibilità di tale servizio dovrà essere verificato presso la struttura alberghiera ospitante al momento della prenotazione del pernotto. L importo per ciascun pasto non può superare per figure senior e per figure junior. Le spese relative al vitto usufruito presso l albergo devono essere fatturate a Sogesid e documentate attraverso: Copia quietanzata conforme al originale della fattura intestata all affidataria con esplicito riferimento ai fruitori del servizio. NB: La modalità di presentazione della rendicontazione della spesa a rimborso deve rispettare le indicazioni (format) che la Sogesid SpA fornirà all Aggiudicatario. 5