C O M U N E D I A L L U M I E R E

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1 il presente verbale viene così sottoscritto IL PRESIDENTE Battilocchio Augusto IL VICESEGRETARIO Dottor Angelo Regnani ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE Copia della presente deliberazione viene pubblicata mediante affissione all Albo Pretorio on-line di questo Comune sul sito il per rimanervi 15 giorni consecutivi Lì. IL FUNZIONARIO ( Dr. Angelo Regnani) C O M U N E D I A L L U M I E R E PROVINCIA DI ROMA DELIBERAZIONE ORIGINALE DELLA GIUNTA COMUNALE ATTO N.100 DEL 7/10/2015 OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE E S I T O C O N T R O L L O La presente deliberazione è divenuta esecutiva: per decorrenza dei termini ai sensi dell art. 134, comma 3 del D.Lgs , n. 267 in data La presente deliberazione è divenuta esecutiva ai sensi del D. Lgs. 18/8/2000, n. 267, il giorno perché dichiarata immediatamente eseguibile (art. 134, comma 4 ). lì, IL FUNZIONARIO (Dr. Angelo Regnani) L anno duemilaquindici questo giorno sette del mese di ottobre alle ore nella Sede Comunale, si è riunita LA GIUNTA COMUNALE convocata nelle forme di legge e sono rispettivamente presenti ed assenti i signori: Presenti Assenti BATTILOCCHIO Augusto - Sindaco X CECCARELLI Mario - Assessore X ROSATI Serena - Assessore X VERNACE Pietro - Assessore X Presiede il Signor Battilocchio Augusto in qualità di Sindaco Assiste il ViceSegretario Dottor Angelo Regnani

2 LA GIUNTA COMUNALE Premesso che il DPR 28/12/2000, n. 445, recante Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ed, in particolare, il terzo comma dell art. 50 prevede l obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di realizzare ed revisionare sistemi informatici ed automatizzati finalizzati alla gestione del Protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni contenute nello stesso Testo unico ed alle disposizioni di legge sulla riservatezza dei dati personali, nonché dell art. 15 della Legge 15/3/97, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione; VISTI: la Direttiva del 9/12/2002 del Ministro per l innovazione e le tecnologie recante Direttiva sulla trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ; il DPCM 14/10/2003 pubblicato sulla G.U. del 25/10/2003, concernente l Approvazione delle Linee guida per l adozione del Protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi ; il Codice dell'amministrazione Digitale CAD approvato con D.Lgs. n. 82/2005 nel testo coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D.Lgs. 30/12/2010, n. 235; il DPCM 3/12/2013 ad oggetto Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23bis, 23ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; RILEVATO CHE, ai sensi delle norme sopracitate, le Pubbliche Amministrazioni devono: a) adottare il Protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti; b) formare e conservare i documenti informatici sulla base delle deliberazioni dell AIPA (ora Agenda Digitale per l Italia) - Autorità informatica della Pubblica Amministrazione, n. 51/2000 e n. 42/2001; c) realizzare la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici; d) gestire in forma informatica il sistema ed i flussi documentali sulla base delle deliberazioni dell AIPA n. 51/2000 e n. 42/2001 e del DPR 445/2000, artt. 64, 65 e 66; e) realizzare gli accessi telematici ai dati, ai sistemi ed alle banche dati sulla base delle indicazioni del DPR 445/2000, artt. 58, 59 e 60; f) individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) per la gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali e i relativi Uffici di riferimento; g) nominare il Responsabile delle attività relative alla tenuta del Protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali;

3 h) adottare il Manuale di gestione dei documenti previsto dalle Regole tecniche di cui al DPCM 3/12/2013, che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionamento del Protocollo informatico; i) realizzare la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del Codice in materia di dati personali (D.Lgs. 30/6/2003, n. 196); j) ottemperare alla Direttiva sulla formazione del Ministro per la Funzione pubblica del 13/12/2001; k) effettuare le comunicazioni di cui alla Direttiva del Ministero per l innovazione e le tecnologie del 9/12/2002; RICHIAMATE le proprie deliberazioni n. 98 in data 7/10/2015 e n. 99 in data 7/10/2015, riguardanti rispettivamente la nomina del Responsabile della gestione documentale e l individuazione delle Aree Organizzative omogenee; Dato Atto che, tenuto conto dell attuale organizzazione, è stato redatto il Manuale Operativo del sistema di gestione documentale con i relativi allegati, facenti parte integrante e sostanziale del presente atto; Atteso che DIGIT PA, ora Agenzia per l Italia Digitale, ha sostenuto che il programma di gestione del protocollo informatico non deve ottenere l autorizzazione della Soprintendenza ai beni archivistici territorialmente competente, in quanto la gestione dei documenti dal punto di vista archivistico è demandata al servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi secondo quanto disposto dagli articoli 67, 68 e 69 del DPR 445/2000. RITENUTO il suddetto Manuale operativo del sistema di gestione documentale, corredato dalla relativa documentazione, meritevole di approvazione, nulla avendo da eccepire né in punto di merito né in punto di legittimità; Acquisito il parere favorevole del Responsabile dell Area Amministrativa e del Responsabile dell Area contabile in merito rispettivamente alla regolarità tecnica e contabile del presente provvedimento; a voti unanimi favorevoli espressi in forma palese; D E L I B E R A per le motivazioni espresse in parte premessa e che qui si intendono integralmente riportate, quanto appresso: DI APPROVARE il Manuale di Gestione del Protocollo informatico composto da n. 11 sezioni allegati facenti parte integrante e sostanziale del presente atto; DI DARE ATTO che detto Manuale è strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla gestione del flusso documentale e dell archivio e che

4 pertanto dovrà essere aggiornato ogniqualvolta innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedano; DI DEMANDARE al Responsabile del protocollo e flusso documentale il compito di provvedere all implementazione del sistema informatico di protocollazione, gestione del flusso documentale ed archiviazione degli atti come previsto nel Manuale, nonché alla sua pubblicazione sul sito internet del Comune. Di dichiarare con separata votazione unanime e palese la presente deliberazione immediatamente eseguibile.

5 Comune di ALLUMIERE Manuale Operativo del sistema di gestione documentale Approvato con delibera di Giunta n. 100 del 7/10/2015

6 INDICE 1. PRINCIPI GENERALI Premessa Ambito di applicazione del manuale Responsabile del manuale operativo Aree organizzative omogenee Definizioni ed acronimi Riferimenti normativi principali DOCUMENTI E MODALITA DI GESTIONE Il documento informatico amministrativo Il documento analogico cartaceo amministrativo Documento ricevuto Documento inviato Documento interno formale Documento interno informale Copia informatica di documento analogico Duplicati di documenti informatici Copie ed estratti informatici di documenti informatici Formazione del documento informatico La firma Autenticazione della firma Immodificabilità ed integrità del documento informatico, copie, duplicati ed estratti Requisiti degli strumenti informatici di scambio Trasmissione documenti con il sistema pubblico di connettività Uso della Posta Elettronica Certificata Interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico ORGANIZZAZIONE DELL'ENTE E DEL PROTOCOLLO Il protocollo informatico Accreditamento dell Ente/dell AOO all IPA Individuazione del Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico Classificazione dei documenti Tutela dei dati personali

7 4.6. Requisiti minimi di sicurezza Formazione del personale FLUSSO DOCUMENTALE Introduzione Protocollazione e smistamento Ricezione di documenti sulle caselle di posta elettronica certificata Ricezione di documenti sulla casella di posta elettronica ordinaria Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili Ricezione di documenti informatici da portale web dell'ente Ricezione di documenti cartacei ricevuti a mezzo posta, corriere o per consegna a mano Casi particolari Documenti in uscita Tipologia di documenti e formati utilizzabili Protocollazione in uscita Documenti interni Trasmissione di documenti Documenti informatici Documenti cartacei Documenti informali Sistema di classificazione, fascicolazione digitale e archiviazione Titolario o piano di classificazione Classificazione L organizzazione in fascicoli La fascicolazione digitale Inserimento dei documenti nei fascicoli Modifica delle assegnazioni Chiusura dei fascicoli digitali Serie archivistiche e repertori Tempi minimi di archiviazione e conservazione dei documenti documenti soggetti a conservazione permanente: Documenti da conservare almeno 40 anni Documenti da conservare almeno 15 anni Documenti da conservare per almeno 10 anni: Documenti soggetti a conservazione per almeno 5 anni: Procedura di scarto

8 7. REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO Unicità del protocollo Registrazione di protocollo Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo Segnatura di protocollo dei documenti Annullamento delle registrazioni di protocollo Protocollazione documenti interni formali Registrazione differita Documenti riservati Dotazione strumentale per la protocollazione ed il flusso documentale Utilizzo del registro di emergenza Sicurezza e protezione dei dati personali Credenziali di accesso al sistema documentale Sicurezza nella formazione dei documenti Trasmissione ed interscambio dei documenti informatici Accesso ai documenti informatici Dati personali contenuti nei documenti conservati Modalità di protezione dei dati personali Approvazione e pubblicità Modalità di approvazione ed aggiornamento del manuale Pubblicità Entrata in vigore

9 1. PRINCIPI GENERALI 1.1. Premessa Obiettivo del Manuale di gestione documentale è descrivere il sistema di protocollazione e gestione del flusso dei documenti, a partire dalla fase di protocollazione, relativo: alla corrispondenza in ingresso alla corrispondenza in uscita alla corrispondenza interna Il protocollo informatico costituisce oggi il centro del flusso documentale di una Pubblica Amministrazione, nonché l infrastruttura tecnico-funzionale sulla quale basare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell amministrazione. Il presente Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce indicazioni complete circa la corretta esecuzione delle operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti informatici. Il presente documento, pertanto, si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti nonché ai soggetti esterni che si relazionano con l amministrazione, in un ottica di trasparenza amministrativa, buone gestione e collaborazione con la cittadinanza. Esso disciplina: la gestione dei documenti elettronici al fine di dematerializzare e automatizzare i procedimenti; i livelli di esecuzione, le responsabilità e i metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative; le modalità operative per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e procedimentali, degli archivi; le modalità operative per la gestione e digitalizzazione dei documenti analogici; l uso del titolario di classificazione; le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell azione amministrativa Ambito di applicazione del manuale Il presente Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è adottato ai sensi del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del C.A.D. di cui D.L. 82/2005. Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali dell'ente. 5

10 Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti, di archiviazione dei documenti, di conservazione sostitutiva e di scarto programmato, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno all amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico di fede privilegiata, dell effettivo ricevimento o spedizione di un documento Responsabile del manuale operativo Il presente manuale operativo è stato elaborato dal Responsabile della gestione documentale del Comune di ALLUMIERE. Il Responsabile del presente manuale operativo è il responsabile della gestione documentale del Comune di ALLUMIERE Aree organizzative omogenee Ai fini della gestione del protocollo e relativo flusso documentale, si fa riferimento alla struttura individuata con provvedimento Delibera della Giunta Comunale n 99 del 7/10/ Definizioni ed acronimi Archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nella normativa vigente, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione. Documento: rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica. Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art 1, lett. p, del D.Lgs. n. 82/2005). Documento statico non modificabile: documento informatico redatto adottando modalità che ne garantiscono l integrità e l immodificabilità durante le fasi di accesso e di conservazione; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. Esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato o di ottenerne copia. Evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (art.1, lett. f, del D.P.C.M. 13 gennaio 2004). Firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica (art. 1, lett. q, del D.Lgs. n. 82/2005). 6

11 Firma elettronica qualificata: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (art. 1, lett. r, del D.Lgs. n. 82/2005). Firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1 lett. s del D. Lgs. n. 82/05). Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1, lett. e, D.P.C.M. 13 gennaio 2004). Impronta di una sequenza di simboli binari (bit): la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di un opportuna funzione di hash (art. 1, lett. d, D.P.C.M. 13 gennaio 2004). Marca temporale: un'evidenza informatica che consente la validazione temporale (art. 1, lett. i, D.P.C.M. 13 gennaio 2004). Pacchetto informativo: contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche). Posta elettronica: un sistema elettronico di trasmissione di documenti informatici (art. 1, lett. h, D.P.R. n. 68/2005). Posta elettronica certificata: ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici (art. 1, lett. g, D.P.R. n. 68/2005). Responsabile del protocollo e flusso documentale: il soggetto che coordina e sovrintende alle operazioni di protocollazione e di gestione del relativo flusso documentale, in conformità a quanto disposto dal presente manuale operativo, nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e dalle disposizioni normative vigenti in materia. Riferimento temporale: informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (art. 1, lett. g, D.P.C.M. 13 gennaio 2004). Riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità. Sistema di memorizzazione: sistema tecnologico per la tenuta a lungo termine dei documenti conservati in modo non modificabile, in base agli ultimi standard tecnologici. Sistema di protocollazione e flusso documentale del Comune di ALLUMIERE: l infrastruttura tecnologica che consente di ricevere da varie fonti documenti, istanze, segnalazioni e documenti in genere, di protocollarli in modo elettronico e di indirizzarli in modo quanto più possibile automatico verso il corretto flusso 7

12 documentale, affinché le fasi dell iter amministrativo risultino quanto più possibile automatiche, rapide e gestite secondo criteri di trasparenza ed efficienza. Utente: ogni persona abilitata ad operare nel sistema di protocollazione e flusso documentale del Comune. Validazione temporale: il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi (art. 1, lett. bb, del D.Lgs. n. 82/2005). Vicario: la persona fisica deputata a sostituire il Responsabile del protocollo e flusso documentale in caso di assenza o impedimento. Per ogni altra definizione si fa riferimento all allegato 1 del DPCM 3 dicembre Nel presente Manuale si possono utilizzare i seguenti acronimi ed espressioni sintetiche: per CAD, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell amministrazione digitale, nel testo vigente; per Regole tecniche, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del C.A.D. di cui D.Lgs. 82/2005. Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente: AOO - Area Organizzativa Omogenea. IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni - Sito WEB che raccoglie gli indirizzi PEC ufficiali di tutte le PA. PdP - Prodotto di Protocollo informatico l applicativo sviluppato o acquisito dall amministrazione/aoo per implementare il servizio di protocollo informatico. UO Unità Organizzativa unità organizzativa interna (settore, servizio, ufficio). UCP - Unità Organizzativa Centrale di registrazione di Protocollo rappresenta l ufficio centrale di protocollo. UOP Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo unità organizzativa abilitata alla protocollazione, diversa dall ufficio centrale di protocollo. UOR - Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. RPA Responsabile del Procedimento Amministrativo - il dipendente che ha la responsabilità dell esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare. RSP - Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico. MdG - Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. 2. Riferimenti normativi principali Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n Codice in materia di protezione dei dati personali. 8

13 Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze del 23 gennaio Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata. D.M. 2 novembre Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata. Decreto Legislativo 5 marzo 2005 n Codice dell'amministrazione digitale. Circolare dell Agenzia delle Entrate 45/E del 19 ottobre Decreto Legislativo 4 aprile 2006 n. 159 Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Circolare dell Agenzia delle Entrate 36/E del 6 dicembre 2006 Oggetto: Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze del 23 gennaio Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. D.L. 25 giugno 2008, n Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione Tributaria (G.U. n. 147 del 25 giugno Suppl. Ord. n. 152/L). Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 marzo Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. Decreto Legge 30 dicembre 2010, n Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69. Circolare 29 dicembre 2011, n Modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71. Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici pubblicate in G.U. n. 59 del Supplemento Ordinario n. 20 che sostituiscono le precedenti regole dettate dalla deliberazione CNIPA n. 11 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del C.A.D. di cui D.L. 82/ Documenti e modalità di gestione. 9

14 Ai fini del processo di gestione documentale, il documento amministrativo è classificabile, in termini tecnologici, in: informatico ( rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ); analogico ( rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ). Da un punto di vista operativo, il documento amministrativo è invece classificabile come: ricevuto; inviato; interno formale; interno informale Il documento informatico amministrativo Il Codice dell Amministrazione Digitale definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, indifferentemente su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento amministrativo, sottoscritti con firma elettronica avanzata, hanno l efficacia prevista dall art del codice civile. Secondo quanto previsto dall art. 40 del CAD Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all articolo Il documento analogico cartaceo amministrativo Per documento analogico si intende "la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, cioè un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro su supporto non digitale. Può essere considerato analogico un documento amministrativo cartaceo predisposto con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un software di elaborazione testi) e poi stampato. In quest ultimo caso si definisce originale il documento cartaceo nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali, comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario, stampato su carta intestata e dotato di timbro e firma olografa. 10

15 3.3. Documento ricevuto La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall Ente con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente. Un documento informatico può essere recapitato: a mezzo posta elettronica, convenzionale o certificata; su supporti magneto-ottici quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, pen drive, hard disk esterni, etc., consegnati direttamente con lettera d accompagnamento cartacea o inviati per posta o corriere; tramite portale, spazio web dedicato, sistemi di condivisione dei file, social network, servizi VoIP. Un documento analogico può essere recapitato: a mezzo posta ordinaria o corriere; a mezzo posta raccomandata; per telefax o telegramma; con consegna diretta a una delle unità organizzative aperte al pubblico da parte dell interessato o di persona delegata; in caso di consegna o ricezione ad uffici diversi dal protocollo, il ricevente dovrà assicurare la protocollazione. L'Ente opera conformemente al disposto dall art. 45, c. 1, del D.Lgs 82/05, in base al quale I documenti trasmessi da chiunque a una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. L Ente dà altresì attuazione all art. 5bis c. 1 del D.Lgs 82/2005, che prevede che la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese. Se pertanto un impresa dovesse inviare documenti cartacei occorrerà respingerli con un diniego semplificato ai sensi dell art. 2 c. 1 L. 241/ Documento inviato I documenti informatici, con gli eventuali allegati, anch essi informatici, sono inviati di norma per mezzo della posta elettronica convenzionale o certificata. Il documento informatico può inoltre essere riversato su supporto digitale rimovibile in formato non modificabile, per la trasmissione al destinatario con altri mezzi di trasmissione. Lo scambio di documenti ufficiali con altre Pubbliche Amministrazioni avviene esclusivamente, tranne dimostrata impossibilità tecnica, mediante l utilizzo della posta 11

16 elettronica certificata o in cooperazione applicativa; documenti informali possono essere trasmessi anche a mezzo di posta elettronica ordinaria Documento interno formale I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche avvalendosi del sistema di gestione documentale o trasmessi a mezzo posta elettronica certificata. Il documento informatico di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria scambiato tra diverse unità organizzative mediante il sistema di gestione documentale viene preventivamente sottoscritto con firma digitale o altra firma elettronica Documento interno informale Per questa tipologia di corrispondenza vale quanto illustrato nel paragrafo precedente, ad eccezione della obbligatorietà dell operazione di firma Copia informatica di documento analogico La copia informatica di documento analogico viene formata mediante scansione, o, più raramente, attraverso foto digitale, generando un documento informatico con contenuto e forma identici a quelli dell originale analogico. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, tranne nel caso cui la conformità all'originale non venga espressamente disconosciuta. La dichiarazione di conformità all'originale: - certifica il processo di formazione della copia che garantisce la corrispondenza di forma e contenuto di originale e copia; - è attestata dal funzionario delegato dal Sindaco ad autenticare le copie; - è sottoscritta con firma digitale; - viene inserita nel documento informatico contenente la copia informatica oppure può essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l impronta (hash) di ogni copia. Esempio: Il sottoscritto, nella sua qualità di funzionario delegato dal Sindaco, attesta che la presente copia del documento sopra riportato è stata prodotta mediante l'utilizzo di un sistema di gestione documentale conforme alla normativa vigente alla data odierna e garantisce la corrispondenza di forma e contenuto all'originale. Il Funzionario Incaricato Firmato digitalmente 3.8. Duplicati di documenti informatici 12

17 Il duplicato un documento informatico è un documento informatico risultante dall utilizzo di un software specifico composto dalla stessa sequenza di bit del documento di origine, cioè un nuovo esemplare dello stesso documento. Il duplicato viene prodotto: - sullo stesso sistema di memorizzazione: stesso PC o dispositivo mobile; - su altro sistema di memorizzazione: ad esempio da PC a dispositivo mobile (CD ROM, chiavetta USB, ). I duplicati prodotti dal presente sistema di gestione documentale, conforme alle regole tecniche vigenti in materia di formazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione, conservazione dei documenti informatici amministrativi (D.P.C.M. 14 novembre 2014), sono costituiti dalla la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine e pertanto hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti. Se i duplicati non sono prodotti dal sistema di gestione documentale (eventualmente attraverso il sistema di conservazione sostituiva, se dovesse essere necessario ricorrervi), ai duplicati viene allegata un'attestazione di conformità relativa al processo di formazione del duplicato che assicura l identità della sequenza di bit del duplicato rispetto all'originale. Esempio: Il sottoscritto, nella sua qualità di funzionario delegato dal Sindaco, attesta che l allegato duplicato informatico è conforme all'originale. Il Funzionario Incaricato Firmato digitalmente 3.9. Copie ed estratti informatici di documenti informatici Le copie e gli estratti informatici dei documenti informatici sono normalmente prodotti attraverso il sistema di gestione documentale, che utilizza i formati descritti nel presente Manuale, nonché mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto informatico alle informazioni del documento informatico d origine. Copie ed estratti hanno dunque la stessa efficacia probatoria dell'originale se la conformità non è espressamente disconosciuta. La copia e l'estratto riportano la seguente formula: Copia/estratto di documento informatico prodotto con sistema di gestione documentale del Comune di ALLUMIERE, conforme alle regole tecniche vigenti (D.P.C.M. 14 novembre 2014) Se la copia e gli estratti informatici dei documenti informatici non possono essere prodotti attraverso il sistema di gestione documentale, in calce alle copie ed estratti informatici viene inserita l'attestazione di conformità all'originale delle copie o dell'estratto informatico sottoscritta con firma digitale dal funzionario delegato dal Sindaco. 13

18 Esempio: Il sottoscritto, nella sua qualità di funzionario delegato dal Sindaco, attesta che la copia / l estratto informatico sopra riportato è conforme all'originale informatico. Il Funzionario Incaricato Firmato digitalmente Formazione del documento informatico I documenti dell amministrazione sono prodotti con sistemi informatici, ai sensi dalla normativa vigente. E necessario che ogni documento formato per essere destinato sia all esterno che all interno in modo formale sia completo, ovvero tratti un unico argomento, indicato in maniera sintetica ma esaustiva, in un campo oggetto e faccia riferimento ad un solo fascicolo, almeno in via principale. In caso di riutilizzazione per altri fascicoli, si dovrà comunque citare il fascicolo per il quale è stato originariamente creato. Le firme devono essere apposte prima della protocollazione del documento; è sempre consentito generare e spedire una copia di cortesia non firmata, chiaramente senza valore giuridico/probatorio. Per ciò che concerne la formazione, le caratteristiche di immodificabilità, integrità, ecc., si fa riferimento all'art. 3 del DPCM del 13 novembre 2014, con particolare attenzione all insieme minimo di metadati. Al fine di agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire la trattazione automatica dei dati in essi contenuti, l Ente rende disponibili per via telematica, principalmente avvalendosi del sistema di gestione documentale e del portale comunale, moduli e formulari standardizzati validi ad ogni effetto di legge La firma Nell'ambito del sistema di gestione documentale, il Comune di ALLUMIERE utilizza le seguenti tipologie di firma: Firma semplice: insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica in forma di PIN o insieme di Username e Password. La firma semplice viene utilizzata per l'autenticazione a fini di consultazione e accesso all erogazione di servizi: interni dell Ente per l'utilizzo delle procedure documentali dei software applicativi secondo i diversi livelli di autorizzazione (amministratore, operatore, limitato alla consultazione); di download di documentazione dal sito dell'ente. 14

19 Non ha valore di sottoscrizione. La firma semplice viene rilasciata a tutti gli operatori del sistema di gestione documentale. Firma avanzata: consente l identificazione del firmatario e la connessione univoca ad esso. Le forme di firma avanzata utilizzabili da questo Ente sono: Certificati digitali, codici OTP (One Time Password), firma grafometrica, PEC con ricevuta completa, Carta Nazionale dei Servizi. Nei rapporti con i soggetti esterni, in caso di ricezione dei documenti, la firma avanzata rappresentata dalla ricevuta completa della PEC costituisce legittimazione per l'inserimento all'interno di un'istruttoria procedimentale della documentazione prodotta dal mittente interessato al procedimento. All'interno dell'ente, la firma avanzata viene utilizzata come sistema di validazione di fasi procedimentali, di comunicazione interna, di abilitazione allo svolgimento di attività specifiche. Non ha valore di sottoscrizione con rilevanza esterna. La firma avanzata viene rilasciata a tutti gli operatori del sistema di gestione documentale. Firma qualificata: realizzata mediante dispositivo sicuro per la generazione di un certificato digitale e utilizzata mediate dispositivi quali Token, Smart card, Firma remota, Firma automatica. Viene utilizzata per tutte le attività di natura pubblicistica che non richiedono che il documento informatico acquisisca le caratteristiche di immodificabilità ed integrità ed inoltre che non richieda l apposizione di timbri o sigilli. La firma qualificata viene rilasciata a tutti i Responsabili di procedimento e a tutti gli operatori legittimati alla sottoscrizione di documenti aventi rilevanza esterna. Firma digitale: costituita da un certificato qualificato e da sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, consente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di uno o più documenti informatici. Si utilizza con dispositivi quali token, smart card, firma remota e firma automatica. In relazione al valore legale di firma autografa e sottoscrizione, garantisce, oltre alla provenienza, anche l'integrità e l'autenticità del documento sottoscritto, inoltre sostituisce l apposizione di timbri e sigilli. Viene utilizzata per la firma di provvedimenti con effetto costitutivo, modificativo o estintivo di rapporti giuridici, sia di natura pubblicistica (delibere, decreti, determinazioni, ordinanze, buoni di ordinazione, ordinativi di incasso e pagamento, documenti finanziari e contabili, pareri, etc) che privatistica e contrattuale (contratti, ordini, contabilizzazioni di lavori pubblici) che verranno versati nel sistema di conservazione. La firma digitale viene rilasciata a tutti i Responsabili di procedimento anche con delega all'adozione di provvedimenti, ai Responsabili di Servizio e a tutti gli operatori legittimati alla sottoscrizione di documenti aventi rilevanza esterna. Firma autografa e timbro: su documenti analogici e copie analogiche di documenti informatici. 15

20 3.12. Autenticazione della firma L'autenticazione delle firme è prevista per la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma avanzata e viene effettuata da un pubblico ufficiale (Segretario Comunale o funzionario incaricato dal Sindaco) che attesta, con firma digitale, che: a) la firma sia stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, b) l eventuale certificato elettronico utilizzato sia valido. L'autenticazione avviene anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato un altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata Immodificabilità ed integrità del documento informatico, copie, duplicati ed estratti L'immodificabilità e l'integrità di documento informatici, copie, duplicati ed estratti viene assicurata mediante: a) conversione in formato privo di contenuti dinamici quali PDF/A o altri formati aventi pari caratteristiche ed elencati nel presente Manuale; b) sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; c) apposizione di una marca temporale; d) trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; e) memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; f) versamento ad un sistema di conservazione. Al documento, una volta reso immodificabile, deve essere associato l insieme minimo dei metadati previsto dal presente Manuale Requisiti degli strumenti informatici di scambio Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia l interoperabilità, sia i requisiti minimi di seguito richiamati: l integrità del messaggio; la riservatezza del messaggio; la certificazione dell avvenuto inoltro e ricezione; il non ripudio dei messaggi; l automazione dei processi di protocollazione e smistamento dei messaggi all interno dell Ente; 16

21 l interconnessione tra le unità organizzative dell Ente nel caso di documenti interni Trasmissione documenti con il sistema pubblico di connettività Lo scambio dei documenti informatici tra le varie amministrazioni e fra Ente e cittadini avviene attraverso meccanismi di interoperabilità e cooperazione applicativa, ai sensi della definizione dell articolo 72 del D.Lgs. 82/2005. Si distingue: un interoperabilità di base, ovvero i servizi per la realizzazione, gestione ed evoluzione di strumenti per lo scambio di documenti informatici fra le pubbliche amministrazioni e tra queste e i cittadini; un interoperabilità evoluta, ossia i servizi idonei a favorire la circolazione, lo scambio di dati e informazioni, e l erogazione fra le pubbliche amministrazioni e tra queste e i cittadini; la cooperazione applicativa, ovvero la parte del sistema pubblico di connettività finalizzata all interazione tra i sistemi informatici delle pubbliche amministrazioni per garantire l integrazione dei metadati, delle informazioni e dei procedimenti amministrativi. Il rispetto degli standard di protocollazione e di scambio dei messaggi garantisce l interoperabilità dei sistemi di protocollo. L interoperabilità e la cooperazione applicativa tra le Amministrazioni Pubbliche sono attuate attraverso una infrastruttura condivisa a livello nazionale, operante sul Sistema Pubblico di Connettività (SPC), che si colloca nel contesto definito dal D.Lgs. 82/2005. Quest ultimo definisce il SPC come insieme di infrastrutture tecnologiche e di regole tecniche per lo sviluppo, la condivisione, l integrazione e la diffusione del patrimonio informativo e dei dati della pubblica amministrazione, necessarie per assicurare l interoperabilità di base ed evoluta e la cooperazione applicativa dei sistemi informatici e dei flussi informativi, garantendo la sicurezza, la riservatezza delle informazioni, nonché la salvaguardia e l autonomia del patrimonio informativo di ciascuna pubblica amministrazione Uso della Posta Elettronica Certificata L utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC), o di altro sistema analogo che dovesse rendersi disponibile, consente di: garantire l avvenuta consegna; certificare in modo inequivocabile la data e l ora di trasmissione; interoperare con altre PA Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all indirizzo elettronico da questi dichiarato, in maniera esplicita o attraverso siti ufficiali quali Indice PA, Consigli di ordini professionali, Camere di Commercio, Ministero degli esteri e simili. La dichiarazione da parte 17

22 dell utente del proprio indirizzo di posta elettronica certificata costituisce espressa accettazione dell invio, tramite questo canale, degli atti e dei provvedimenti amministrativi relativi all utente stesso. La dichiarazione dell utente può anche essere accettata per l indirizzo di posta elettronica ordinaria, per le istanze, le comunicazioni e le dichiarazioni presentate all'ente, fermo restando che l invio di documenti a detto indirizzo non ha valore ufficiale. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con una modalità che assicuri l avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta raccomandata, salvo diversa disposizione di legge. L Ente dispone di caselle di Posta Elettronica Certificata istituzionali per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita; almeno la casella del protocollo deve essere pubblicata sull Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Tale casella costituisce l indirizzo virtuale dell Ente e di tutti gli uffici che lo formano ad ogni fine di legge. Le PEC che pervengono ad altri indirizzi diversi dal protocollo devono comunque essere immediatamente protocollate Interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di trattare in modalità automatica, da parte di un sistema di protocollo ricevente, le informazioni trasmesse da un sistema di protocollo mittente, allo scopo di rendere automatiche le attività di registrazione ed i processi amministrativi che ne conseguono. Ad esempio le fatture elettroniche, che vengono riconosciute dal sistema e rese immediatamente disponibili in modo automatico al programma della contabilità. Per realizzare l interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico all interno delle pubbliche amministrazioni è necessario, in primo luogo, stabilire una modalità di comunicazione comune, che consenta la trasmissione telematica dei documenti sulla rete. I sistemi di gestione informatica dei flussi documentali, orientati alla trasparenza amministrativa ed all'efficienza interna, si collocano in un più ampio piano che ha come obiettivo l interconnessione e l interoperabilità dei sistemi informativi pubblici (art. 55, c. 4, del D.P.R. 445/2000). Per realizzare l'interoperabilità dei sistemi di gestione documentale e protocollo informatico gestiti dalle pubbliche amministrazioni distribuite sul territorio è necessario, in primo luogo, stabilire una modalità di comunicazione comune, che consenta la trasmissione telematica dei documenti sulla rete. Alla luce del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (di seguito CAD), i mezzi di comunicazione telematica di base sono costituiti dalla: 18

23 - posta elettronica e posta elettronica certificata, con l'impiego del protocollo SMTP e del formato MIME per la codifica dei messaggi secondo quanto indicato nelle regole tecniche per il protocollo informatico previste dal CAD (di seguito regole tecniche); - cooperazione applicativa basata sul Sistema Pubblico di Connettività (di seguito SPC) e Sistema Pubblico di Cooperazione (di seguito SPCoop). In tale caso i messaggi scambiati tra Enti e PA attraverso le Porte di Dominio, secondo gli standard definiti nell ambito dell SPCoop, sono racchiusi in una busta (di seguito Busta di e-gov) costituita da un uso della struttura SOAP 1.1 con estensioni (come indicato nelle regole tecniche del SPC di cui al D.P.C.M. 1 aprile 2008). Oltre ad una modalità di comunicazione comune, l'interoperabilità dei sistemi di protocollo richiede anche una efficace interazione dei sistemi di gestione documentale. In questo senso, le regole tecniche stabiliscono che ogni messaggio protocollato debba riportare alcune informazioni archivistiche fondamentali, per facilitare il trattamento dei documenti da parte del ricevente. Tali informazioni sono incluse nella segnatura informatica di ciascun messaggio protocollato. Il tipo ed il formato delle informazioni archivistiche di protocollo minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai messaggi protocollati sono concepite per rispettare quanto previsto nelle regole tecniche, reso disponibile sul sito web dell Agenzia per l Italia Digitale. Le modalità tecniche ed il formato definiti verranno adeguati in relazione all'evoluzione tecnologica e alle eventuali ulteriori esigenze che le amministrazioni dovessero manifestare a seguito della loro applicazione. 4. ORGANIZZAZIONE DELL'ENTE E DEL PROTOCOLLO 4.1. Il protocollo informatico L'Ente gestisce un unico protocollo informatico per tutti i documenti in arrivo e in partenza nell ambito di un sistema di gestione documentale conforme alle previsioni di cui: - alle Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Amministrazione digitale di cui al D.Lgs n. 82/2005 (di segui indicato come Codice) approvate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (di seguito indicate come Regole Tecniche); - al Testo Unico sulla documentazione amministrativa approvato con D.P.R. 445/2000 (di seguito indicato come TU). 19