GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE

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1 GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE BANDO RICERCA E INNOVAZIONE EDIZIONE 2014 Accordo di Programma per lo sviluppo economico e la competitività del sistema lombardo (Asse 1 e Asse 3) 1

2 INDICE: 1. ACCESSO ALLA SEZIONE RISERVATA SU BANDIMPRESELOMBARDE.IT RENDICONTAZIONE MISURE A B - C RENDICONTAZIONE MISURA D RENDICONTAZIONE MISURA E RINUNCIA AL CONTRIBUTO/VOUCHER

3 1. ACCESSO ALLA SEZIONE RISERVATA SU BANDIMPRESELOMBARDE.IT Per tutte le misure, collegandosi al sito è possibile accedere alla propria area riservata (tramite il proprio dispositivo di firma digitale) cliccando su Login Accedi alla tua scrivania Le mie domande, come rappresentato nelle tre immagini sottostanti: Si ricorda che, prima di procedere con la rendicontazione, è necessario aver validato il contributo/voucher accedendo sempre da Le Mie Domande, inserendo le informazioni previste dal bando (nelle schede di ogni specifica misura) e concludendo la validazione con il tasto Invia comunicazione. 3

4 2. RENDICONTAZIONE MISURE A B C La procedura per la rendicontazione per le misure A, B e C è in buona misura identica. Le parti specifiche di ciascuna misura saranno segnalate di volta in volta. L utente accede a una pagina contenente l elenco delle richieste, come da schermata successiva: La pratica attualmente si trova nello stato Inserimento Data Fine Progetto e per proseguire occorre cliccare sul tasto Visualizza. Questa operazione permette di accedere a un ambiente successivo, dove sono indicate le voci di spesa e i dati inseriti nella domanda di partecipazione. Si ricorda che lo svolgimento delle attività, la realizzazione degli investimenti e le relative spese devono essere conformi al progetto originario ammesso a contributo. Il progetto deve essere realizzato in ogni sua parte, così come descritto nella domanda di contributo. 2.1 Inserimento della data di fine progetto Scorrendo la pagina verso il basso, l utente deve inserire, in primo luogo, la data di fine progetto (la quale dev essere compresa tra la data di pubblicazione del Bando sul BURL e il termine massimo di 365 giorni dalla data di pubblicazione del rispettivo decreto di assegnazione): 4

5 Per Data fine progetto si intende la data di emissione dell ultima fattura relativa a investimenti effettuati nell ambito del progetto ammesso a contributo. Si ricorda che il bando prevede che l impresa abbia a disposizione ancora 60 giorni dalla data di fine progetto per effettuare le relative transazioni bancarie (quietanze di pagamento). Cliccando sul tasto Conferma data fine progetto si prosegue con l iter di rendicontazione. 2.2 Inserimento dati bancari Una volta inserita la data di fine progetto, l utente immette i dati relativi al conto bancario (in parte precompilati). In aggiunta, occorre precisare se la sede indicata in fase di domanda sia confermata come sede oggetto dell intervento (se non lo fosse, indicare l indirizzo corretto che dev essere comunque nel territorio lombardo). Infine cliccare sul tasto Conferma Dati Bancari per proseguire. Si ricorda che successivamente sarà sempre possibile modificare i dati bancari inseriti cliccando sul pulsante Modifica Dati bancari. 2.3 Relazione tecnica A questo punto, l utente procede all inserimento della relazione tecnica compilando i seguenti campi: 5

6 Misura A: Descrizione delle attività tecniche e organizzative svolte per realizzare il progetto (min 1500 caratteri) Indicazione dell eventuale evoluzione/ulteriore sviluppo del progetto (min 500 caratteri) Reale impatto del progetto in relazione al miglioramento dell efficienza aziendale (min 500 caratteri) Incidenza del progetto sulla determinazione del fatturato di impresa (min 500 caratteri) Imprese/enti coinvolti come partner o fornitori nel progetto (min 300 caratteri) Commenti/aree di miglioramento (nessun minimo caratteri richiesto) Misura B: Descrizione delle attività tecniche e organizzative svolte per realizzare il progetto (min 1500 caratteri) Indicazione dell eventuale evoluzione/ulteriore sviluppo del progetto (min 500 caratteri) Incidenza del progetto sulla determinazione del fatturato di impresa (min 500 caratteri) Settori in cui il progetto è stato impiegato o presenta ricadute applicative (nessun minimo caratteri richiesto) Eventuale applicazione in ambito scientifico dei risultati/prodotti del progetto (nessun minimo caratteri richiesto) Eventuale università/centro di ricerca con cui si è collaborato e valutazione dell esperienza (nessun minimo caratteri richiesto) Commenti/aree di miglioramento (nessun minimo caratteri richiesto) Misura C: Descrizione delle attività tecniche e organizzative svolte per realizzare il progetto (min 1500 caratteri) Indicazione dell eventuale evoluzione/ulteriore sviluppo del progetto (min 500 caratteri) Centro di ricerca con cui si è collaborato e valutazione dell esperienza (min 500 caratteri) Incidenza sulla determinazione del fatturato di impresa (min 500 caratteri) Reale impatto in relazione al miglioramento dell efficienza aziendale (min 300 caratteri) Eventuale applicazione in ambito scientifico dei risultati/prodotti del progetto anche in ambito EXPO (nessun minimo caratteri richiesto) Commenti/aree di miglioramento (nessun minimo caratteri richiesto) L utente deve selezionare ogni singola voce, compilare il campo della descrizione e cliccare sul pulsante Salva Paragrafo. In corrispondenza del? sono presenti degli help che indicano il numero minimo di caratteri da inserire per ogni paragrafo da caricare. 6

7 Prima di procedere con la fase successiva, è necessario scaricare, compilare e allegare il questionario di valutazione e, solo per le misure A e B, allegare anche la quietanza della prima fattura (precedentemente inserita in fase di validazione). Dopo averlo fatto, cliccare sul pulsante Rendicontazione contabile in fondo alla pagina. Solo per Misura B: Scarica, compila e allega l'autodichiarazione delle spese per il personale. Per proseguire con la rendicontazione, la presente dichiarazione dev'essere scaricata, compilata, salvata e caricata nuovamente a sistema. (Autodichiarazione). Nel caso nel progetto non siano state sostenute spese per il coinvolgimento di personale dipendente dell'azienda, caricare una dichiarazione in cui si specifica la assenza di coinvolgimento di personale. 7

8 2.4 Rendicontazione contabile: selezione voci di spesa In questa maschera è possibile dettagliare le singole voci di spesa, vedi immagine sottostante. Per ogni voce di spesa, sono indicati i valori di spesa ammessi e il totale delle spese rendicontate, il cui valore aumenta progressivamente in corrispondenza delle spese di volta in volta inserite. Il sistema carica in automatico la fattura inserita in fase di validazione come inizio del progetto, la quale non dev essere quindi inserita nuovamente da parte dell utente nel corso della rendicontazione contabile (nel caso della schermata precedente, il Totale Spesa Rendicontata è già pari a 700,00). 2.5 Rendicontazione contabile: fatture e cedolini Una volta selezionata la voce di spesa, l utente deve indicare il tipo di documento che intende allegare da un menù a tendina accanto al pulsante Seleziona voce di spesa e riempire tutti i campi descrittivi della fattura inserita. Si ricorda che: la data della fattura deve essere compresa tra la data della prima fattura (data inizio progetto) e il termine massimo di 365 giorni dalla data di pubblicazione del rispettivo decreto di assegnazione; tutte le spese si intendono al netto dell IVA, il cui computo non rientra nelle spese ammesse ad eccezione del caso in cui il soggetto beneficiario sostenga realmente ed effettivamente il costo dell IVA senza possibilità di recupero; è possibile modificare il fornitore indicato in fase di domanda, purché i beni/servizi acquistati dal nuovo fornitore abbiano le stesse caratteristiche dei beni/servizi descritti nella domanda; 8

9 la fattura dev essere quietanzata allegando (nello stesso file pdf) copia dei documenti bancari attestanti il pagamento (ricevuta di versamento o copia estratto conto). I pagamenti vanno effettuati tramite bonifico bancario non revocabile (eseguito o pagato) o tramite carta di credito intestata all'azienda. Dopo aver allegato la fattura (comprensiva di quietanza) in formato pdf, cliccare su Salva la spesa e procedere all eventuale inserimento di un altra fattura. Solo per Misura B: E possibile rendicontare anche le spese di personale (B.7). Per ogni dipendente occorre allegare i cedolini quietanzati in unico file pdf e compilare i campi riportati nella figura sottostante. Il calcolo del costo giornaliero avviene tramite il metodo di calcolo del costo eleggibile: [(RML+DIF+OS) / giorlav] RML= retribuzione mensile lorda, comprensiva della parte degli oneri previdenziali e ritenute fiscali a carico del lavoratore; DIF= retribuzione differita (rateo TFR, 13ma, 14ma); OS= oneri sociali e fiscali a carico del Beneficiario non compresi in busta paga (ovvero non a carico del dipendente); giorlav= giorni effettivamente lavorati nel mese di riferimento; 9

10 E possibile proseguire solo dopo aver rendicontato tutte le voci di spesa indicate in fase di domanda. Nel caso in cui per una voce non siano state effettuate spese, si dovranno inserire dati fittizi (n. fattura 1, importo pari a 0,00 ) allegando un pdf con una dichiarazione con la quale si conferma che non sono stati effettuati investimenti per quella determinata tipologia di spesa. Misura C: Le spese generali non devono essere rendicontate, sono calcolate in automatico dal sistema e sono pari al 10% delle spese rendicontate e ammissibili. Sarà possibile visualizzare l ammontare riconosciuto come spese generali nella tabella contenuta nel documento di richiesta di liquidazione generato al termine della procedura. Ecco un esempio: Una volta inserite tutte le fatture, per proseguire occorre cliccare sul tasto Chiudi e prosegui. 2.6 Firma del documento Una volta dettagliate le voci di spesa, l utente può procedere all apposizione della firma digitale, cliccando sul pulsante Visualizza Documento di Rendicontazione da firmare digitalmente, posizionato in fondo alla pagina, e si aprirà il documento richiesto (vedi immagine nella pagina successiva). Attenzione: come definito dal Bando, se le spese rendicontate sono inferiori al 70% delle spese ammesse in domanda, il sistema visualizza un alert che blocca la procedura fino all immissione di un totale di spesa perlomeno pari al 70% delle spese ammesse. 10

11 Per firmare digitalmente il documento, l utente deve cliccare sul pulsante Firma online, posto in fondo alla pagina (vedi immagine successiva): A questo punto, si apre una nuova finestra che consente all utente di firmare il documento di rendicontazione cliccando sul pulsante Firma e inserendo il codice PIN del proprio dispositivo di firma. 11

12 Dopo aver concluso la procedura di firma digitale, l utente può visualizzare il documento di rendicontazione firmato (cliccando su apposito tasto), oppure procedere all Invio della rendicontazione in Camera di Commercio. Inviando la richiesta di liquidazione si apre una finestra di alert che segnala che l operazione comporta la protocollazione del documento in Camera di Commercio. L utente deve cliccare su OK e procedere con la protocollazione. Con l invio online in Camera di Commercio si conclude la procedura di rendicontazione e l utente riceverà una mail di conferma all indirizzo PEC indicato. 12

13 3. RENDICONTAZIONE MISURA D L utente accede a una pagina contenente l elenco delle richieste, come da schermata successiva: La pratica attualmente si trova nello stato Da rendicontare e per proseguire occorre cliccare sul tasto Visualizza. 3.1 Inserimento dati bancari A questo punto l utente immette i dati relativi al conto bancario (in parte precompilati). In aggiunta, occorre precisare se la sede indicata in fase di domanda sia confermata come sede oggetto dell intervento (se non lo fosse, indicare l indirizzo corretto che dev essere comunque nel territorio lombardo). Infine cliccare sul tasto Conferma Dati Bancari per proseguire. Si ricorda che successivamente sarà sempre possibile modificare i dati bancari inseriti cliccando sul pulsante Modifica Dati bancari. 13

14 Solo per la misura D1: - Se il Bando europeo prevede due fasi e: sono state raggiunte le threshold per ciascuno dei criteri previsti per la prima fase ma non è stata raggiunta la threshold totale per la seconda fase: selezionare Sì e Fase 1 sono state raggiunte le threshold per ciascuno dei criteri previsti per la prima fase ed è stata raggiunta la threshold totale per la seconda fase: selezionare Sì e Fase 1 e 2 - Se il Bando europeo è a fase unica: selezionare No 3.2 Caricamento Documenti Rendicontazione Innanzitutto è necessario scaricare e compilare il questionario di valutazione. Il questionario dovrà essere allegato a sistema assieme ai documenti elencati nel testo del bando ed elencati nell immagine successiva. Per caricare ciascun documento cliccare sul tasto Salva allegato. Una volta caricati tutti i documenti, per proseguire cliccare sul pulsante Visualizza documento di rendicontazione firmato digitalmente e si aprirà la schermata dell immagine sottostante. 14

15 3.3 Firma del documento Per firmare digitalmente il documento, l utente deve cliccare sul pulsante Firma online, posto in fondo alla pagina (vedi immagine successiva): A questo punto, si apre una nuova finestra che consente all utente di firmare il documento di rendicontazione cliccando sul pulsante Firma e inserendo il codice PIN del proprio dispositivo di firma. 15

16 Dopo aver concluso la procedura di firma digitale, l utente può visualizzare il documento di rendicontazione firmato (cliccando su apposito tasto), oppure procedere all Invio della rendicontazione in Camera di Commercio. Inviando la richiesta di liquidazione si apre una finestra di alert che segnala che l operazione comporta la protocollazione del documento in Camera di Commercio. L utente deve cliccare su OK e procedere con la protocollazione. Con l invio online in Camera di Commercio si conclude la procedura di rendicontazione e l utente riceverà una mail di conferma all indirizzo PEC indicato. 16

17 4. RENDICONTAZIONE MISURA E L utente accede a una pagina contenente l elenco delle richieste, come da schermata successiva: La pratica attualmente si trova nello stato Da rendicontare e per proseguire occorre cliccare sul tasto Visualizza. 4.1 Inserimento dati bancari A questo punto l utente immette i dati relativi al conto bancario (in parte precompilati). In aggiunta, occorre precisare: il numero di cedolini (che saranno da allegare nella fase successiva) se la sede indicata in fase di domanda sia confermata come sede oggetto dell intervento (se non lo fosse, indicare l indirizzo corretto che dev essere comunque nel territorio lombardo). Infine cliccare sul tasto Accedi alla rendicontazione per proseguire. Si ricorda che successivamente sarà sempre possibile modificare i dati bancari inseriti cliccando sul pulsante Modifica Dati bancari. 17

18 4.2 Caricamento documenti rendicontazione Innanzitutto è necessario scaricare e compilare il questionario di valutazione sulle procedure di accesso al contributo e sulle caratteristiche dell intervento realizzato. Successivamente, i file da caricare a sistema sono: la relazione sull attività svolta dal ricercatore e i risultati ottenuti; la comunicazione al Centro provinciale per l impiego che attesti l avvenuta assunzione; il questionario di valutazione tutti i cedolini paga relativi al contratto di assunzione Per quanto concerne i cedolini, occorre compilare i seguenti campi: Attenzione: Si precisa che l importo del cedolino da inserire è pari al costo aziendale del lavoratore sostenuto per il mese a cui fa riferimento il cedolino. Ogni cedolino dev essere accompagnato (nello stesso file pdf) dalla quietanza di pagamento (ricevuta di versamento o estratto conto) e da un prospetto contabile che evidenzi il costo totale di quel mese (comprensivo quindi degli oneri sociali a carico del datore di lavoro e del rateo TFR). In alternativa, può essere allegato un unico prospetto contabile riassuntivo di tutti i costi sostenuti ad uno dei cedolini caricati. Una volta caricati tutti i documenti, per proseguire cliccare sul pulsante Visualizza documento di rendicontazione firmato digitalmente e si aprirà la schermata dell immagine sottostante. 18

19 4.3 Firma del documento Per firmare digitalmente il documento, l utente deve cliccare sul pulsante Firma online, posto in fondo alla pagina (vedi immagine successiva): A questo punto, si apre una nuova finestra che consente all utente di firmare il documento di rendicontazione cliccando sul pulsante Firma e inserendo il codice PIN del proprio dispositivo di firma. 19

20 Dopo aver concluso la procedura di firma digitale, l utente può visualizzare il documento di rendicontazione firmato (cliccando su apposito tasto), oppure procedere all Invio della rendicontazione in Camera di Commercio. Inviando la richiesta di liquidazione si apre una finestra di alert che segnala che l operazione comporta la protocollazione del documento in Camera di Commercio. L utente deve cliccare su OK e procedere con la protocollazione. Con l invio online in Camera di Commercio si conclude la procedura di rendicontazione e l utente riceverà una mail di conferma all indirizzo PEC indicato. 20

21 5. RINUNCIA AL CONTRIBUTO/VOUCHER Se l impresa intende rinunciare all agevolazione ottenuta, lo può fare fino al termine previsto per la conclusione della rendicontazione, motivando la rinuncia con cause di forza maggiore sopraggiunte successivamente alla richiesta di contributo. Come specificato dal Bando all articolo 13 della parte generale, in caso di rinuncia comunicata dai soggetti beneficiari nel rispetto delle modalità previste, l impresa può presentare ulteriori domande sul presente bando (anche per la stessa misura per cui ha rinunciato) nei limiti previsti e purché entro i termini di apertura del bando. Una volta entrati nell area della propria domanda, per rinunciare occorre compilare il campo Motivo rinuncia e cliccare sul tasto Rinuncia al progetto posto in fondo alla pagina. Per rinunciare al progetto occorrerà quindi cliccare sul tasto Visualizza documento da firmare per rinuncia e comparirà il testo da inviare in Camera di commercio firmato digitalmente. 21

22 Per concludere la procedura cliccare sul pulsante Invia in Camera di commercio. 22