Relazione sui conti annuali dell Agenzia ferroviaria europea relativi all esercizio finanziario corredata della risposta dell Agenzia

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1 Relazione sui conti annuali dell Agenzia ferroviaria europea relativi all esercizio finanziario 2014 corredata della risposta dell Agenzia 12, rue Alcide De Gasperi Luxembourg Tel. (+352) eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 INTRODUZIONE 1. L Agenzia ferroviaria europea (di seguito l Agenzia o ERA ), con sede a Lille e Valenciennes, è stata istituita dal regolamento (CE) n. 881/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio 1. L Agenzia ha il compito di potenziare il livello di interoperabilità dei sistemi ferroviari e di sviluppare un approccio comune in materia di sicurezza, al fine di contribuire a creare un settore ferroviario europeo più competitivo e dotato di un elevato grado di sicurezza 2. INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ 2. L approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell Agenzia. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor e un analisi delle attestazioni della direzione (management representations). DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ 3. Conformemente alle disposizioni dell articolo 287 del trattato sul funzionamento dell Unione europea (TFUE), la Corte ha controllato: a) i conti annuali dell Agenzia, che comprendono i rendiconti finanziari 3 e le relazioni sull esecuzione del bilancio 4 per l esercizio chiuso al 31 dicembre 2014; e b) la legittimità e regolarità delle operazioni alla base di tali conti GU L 220 del , pag. 3. L allegato II espone in maniera sintetica, a titolo informativo, le competenze e le attività dell Agenzia. Questi conti comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, il prospetto delle variazioni del patrimonio netto e un riepilogo delle politiche contabili significative, nonché altre note esplicative. Queste relazioni comprendono il conto di risultato dell esecuzione del bilancio e il relativo allegato.

3 3 La responsabilità della direzione 4. La direzione è responsabile della preparazione e della fedele presentazione dei conti annuali dell Agenzia e della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti 5 : a) le responsabilità della direzione per i conti annuali dell Agenzia comprendono la definizione, l applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno adeguato ai fini della preparazione e della fedele presentazione di rendiconti finanziari privi di inesattezze rilevanti dovute a frode o errore, la selezione e l applicazione di politiche contabili appropriate basate sulle norme contabili adottate dal contabile della Commissione 6 e l elaborazione di stime contabili ragionevoli rispetto alle circostanze. Il direttore approva i conti annuali dell Agenzia dopo che il contabile li ha preparati, sulla base di tutte le informazioni disponibili, e corredati di una nota nella quale dichiara, tra l altro, di avere la ragionevole certezza che essi forniscono un immagine fedele, sotto tutti gli aspetti rilevanti, della situazione finanziaria dell Agenzia; b) le responsabilità della direzione riguardo alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti e alla conformità al principio della sana gestione finanziaria richiedono la definizione, l applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno efficace ed efficiente, che comprende l opportuna supervisione e misure appropriate per prevenire le irregolarità e le frodi nonché, se necessario, azioni legali per recuperare i fondi indebitamente versati o non correttamente utilizzati. La responsabilità del revisore 5. È responsabilità della Corte presentare al Parlamento europeo e al Consiglio 7, sulla base dell audit espletato, una dichiarazione concernente l affidabilità dei conti annuali e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La Corte espleta l audit conformemente ai princìpi internazionali di audit e ai codici deontologici dell IFAC nonché ai princìpi internazionali delle Articoli 39 e 50 del regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione (GU L 328 del , pag. 42). Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono derivate dagli International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (International Federation of Accountants IFAC) o, ove pertinenti, dai princìpi contabili internazionali (International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS)) emanati dall International Accounting Standards Board. Articolo 107 del regolamento (UE) n. 1271/2013.

4 4 istituzioni superiori di controllo dell INTOSAI. In base a tali princìpi, la Corte è tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una ragionevole certezza riguardo all assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell Agenzia, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. 6. L audit comporta l esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell auditor, basato su una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l auditor esamina tutti i controlli interni applicabili alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti, nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, e definisce procedure di audit adeguate alle circostanze. L audit comporta altresì la valutazione dell adeguatezza delle politiche contabili, della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti. Nell elaborare la presente relazione e dichiarazione di affidabilità, la Corte ha esaminato il lavoro di revisione contabile svolto dal revisore esterno indipendente sui conti dell Agenzia, conformemente a quanto disposto dall articolo 208, paragrafo 4, del regolamento finanziario dell UE La Corte ritiene che gli elementi probatori ottenuti siano sufficienti e adeguati a fornire una base per la propria dichiarazione di affidabilità. Giudizio sull affidabilità dei conti 8. A giudizio della Corte, i conti annuali dell Agenzia presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria della stessa al 31 dicembre 2014, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario dell Agenzia e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione. Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti 9. A giudizio della Corte, le operazioni su cui sono basati i conti annuali per l esercizio chiuso al 31 dicembre 2014 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari. 8 Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 298 del , pag. 1).

5 5 10. Le osservazioni che seguono non mettono in discussione i giudizi della Corte. OSSERVAZIONI SULLA GESTIONE DI BILANCIO 11. Il totale degli stanziamenti impegnati si è attestato ad un livello elevato (97 %). Ad ogni modo, anche gli stanziamenti impegnati riportati per il bilancio operativo (Titolo III) si sono attestati ad un livello elevato, ammontando a 2,2 milioni di euro, ossia il 37,7 % (nel 2013: 1,6 milioni di euro, ovvero il 25 %); ciò è stato dovuto al ritardo di progetti operativi (sicurezza, sistema europeo di gestione del traffico ferroviario ERTMS) e di progetti informatici. Tale situazione non è in linea con il principio dell annualità del bilancio. ALTRE OSSERVAZIONI 12. Nell attuare un contratto quadro multiplo sul monitoraggio di progetti ERTMS, l Agenzia ha riaperto una procedura di gara per l aggiudicazione di un contratto specifico. Tuttavia, l eccessivo peso attribuito alla qualità e l elevato valore massimo del contratto nella gara riaperta sono risultati in offerte finanziarie vicine al valore massimo dell appalto. Ciò è in contraddizione con l obiettivo della riapertura di una procedura di gara, che è quello di assicurare la concorrenza sul prezzo. SEGUITO DATO ALLE OSSERVAZIONI FORMULATE PER GLI ESERCIZI PRECEDENTI 13. Nell allegato I viene fornito un quadro generale delle azioni correttive intraprese a seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per gli esercizi precedenti. La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Milan Martin CVIKL, Membro della Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione dell 8 settembre Per la Corte dei conti europea Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

6 1 Allegato I Seguito dato alle osservazioni formulate per gli esercizi precedenti Anno Osservazione della Corte Il regolamento che istituisce l Agenzia stabilisce la durata massima dei contratti di assunzione del personale temporaneo reclutato fra esperti del settore ferroviario. In virtù di tali disposizioni, nel periodo l Agenzia dovrà sostituire metà del personale operativo, con il rischio di perturbare gravemente le attività operative 1. Per quanto riguarda le procedure di assunzione dell Agenzia, vi è un margine di miglioramento possibile, al fine di garantire la piena trasparenza e la parità di trattamento dei candidati. A titolo esemplificativo, gli avvisi di posto vacante non fornivano dettagli circa il numero minimo di anni di studio universitario, o successivi al diploma del ciclo secondario, richiesto, benché ciò costituisse un criterio di selezione. I punteggi minimi per essere ammessi al colloquio o inseriti negli elenchi di idoneità, i punti attribuiti ai criteri di selezione, le domande per le prove scritte e orali nonché la ponderazione dei risultati fra i due tipi di prove non venivano stabiliti prima di vagliare le candidature. L Agenzia non rispetta le proprie norme di controllo interno per quanto riguarda la continuità operativa; non vi sono piani approvati per la continuità operativa e il ripristino in caso di disastro dei sistemi informatici. La precisione e la documentazione delle informazioni usate nelle procedure di appalto dell Agenzia possono essere migliorate. Stato di avanzamento dell azione correttiva (Completata / In corso / Pendente / N.A.) In corso In corso Completata Completata

7 2 Anno 2013 Osservazione della Corte In base al regolamento istitutivo 1, il personale dell Agenzia è composto da: agenti temporanei assunti dall Agenzia, per una durata massima di cinque anni, fra gli esperti del settore in base alle loro qualifiche e alla loro esperienza in materia di sicurezza e di interoperabilità ferroviarie; funzionari assegnati o distaccati dalla Commissione o dagli Stati membri per una durata massima di cinque anni; e altri agenti assegnati a compiti esecutivi o di segreteria. Alla fine del 2013, lavoravano per l Agenzia 136 agenti con contratti a tempo determinato. Il regolamento istitutivo dispone inoltre che durante i primi dieci anni di funzionamento dell Agenzia, qualora la continuità operativa lo richieda, la durata quinquennale del loro contratto può essere prorogata di tre anni al massimo. Fino alla metà del 2013, l Agenzia ha fatto di questa opzione una pratica regolare. Inoltre, da settembre 2013 a marzo 2014, l Agenzia ha riassunto quattro dipendenti temporanei (per una durata di otto anni) i cui contratti erano giunti a termine nel 2013 dopo la durata massima di otto anni. Nel 2013 il consiglio di amministrazione dell Agenzia ha adottato, di concerto con la Commissione, una nuova decisione, in virtù della quale gli agenti con contratto a termine possono fruire di contratti a tempo indeterminato. La proposta di modifica del regolamento istitutivo dell Agenzia comprende disposizioni analoghe, ma non è chiaro se e quando sarà adottata dal Parlamento e dal Consiglio. Stato di avanzamento dell azione correttiva (Completata / In corso / Pendente / N.A.) In corso

8 3 Anno 2013 Osservazione della Corte L Agenzia ha sede a Lille e Valenciennes. Come menzionato dalla Corte nella sua relazione annuale specifica sull esercizio 2006, i costi potrebbero essere ridotti se tutte le operazioni fossero centralizzate in un unica sede. Ciò potrebbe inoltre facilitare la stipulazione con lo Stato membro ospitante di un accordo esaustivo sulla sede, chiarendo in tal modo le condizioni in cui operano l Agenzia e il suo personale. Stato di avanzamento dell azione correttiva (Completata / In corso / Pendente / N.A.) In corso 1 Articolo 24, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 881/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 164 del , pag. 1).

9 1 Allegato II Agenzia ferroviaria europea (Lille e Valenciennes) Competenze e attività Ambiti di competenza dell Unione secondo il trattato (articolo 91, paragrafo 1, del TFUE) Competenze dell Agenzia (regolamento (CE) n. 881/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio) Ai fini dell applicazione dell articolo 90 e tenuto conto degli aspetti peculiari dei trasporti, il Parlamento europeo e il Consiglio, deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria e previa consultazione del Comitato economico e sociale e del Comitato delle regioni, stabiliscono: a) norme comuni applicabili ai trasporti internazionali in partenza dal territorio di uno Stato membro o a destinazione di questo, o in transito sul territorio di uno o più Stati membri; b) le condizioni per l ammissione di vettori non residenti ai trasporti nazionali in uno Stato membro; c) le misure atte a migliorare la sicurezza dei trasporti; d) ogni altra utile disposizione. Obiettivi Contribuire sul piano tecnico all attuazione della normativa dell Unione finalizzata a: migliorare la posizione concorrenziale dei sistemi ferroviari; sviluppare un approccio comune in materia di sicurezza del sistema ferroviario europeo, nella prospettiva di concorrere alla realizzazione di uno spazio ferroviario europeo senza frontiere, in grado di garantire un elevato livello di sicurezza. Compiti 1. Rivolgere raccomandazioni alla Commissione in merito a: metodi comuni di sicurezza (CSM) e obiettivi comuni di sicurezza (CST) previsti dalla direttiva sulla sicurezza delle ferrovie (2004/49/CE); certificati di sicurezza e misure in materia di sicurezza; sviluppo di specifiche tecniche di interoperabilità; capacità professionali; immatricolazione del materiale rotabile. 2. Formulare pareri su: norme di sicurezza nazionali;

10 2 supervisione della qualità del lavoro degli organismi notificati; interoperabilità della rete transeuropea. 3. Coordinare organismi nazionali: coordinamento delle autorità nazionali preposte alla sicurezza e degli organismi investigativi nazionali (come descritto nella direttiva 2004/49/CE, articoli 17 e 21). 4. Pubblicazioni e banche dati: relazione sulle prestazioni in materia di sicurezza (ogni due anni); relazione sull evoluzione dell interoperabilità (ogni due anni); banca dati pubblica dei documenti in materia di sicurezza; registro pubblico dei documenti sull interoperabilità. Organizzazione Risorse messe a disposizione dell Agenzia nel 2014 (2013) Consiglio di amministrazione Composto da un rappresentante di ciascuno Stato membro, da quattro rappresentanti della Commissione e da sei rappresentanti, senza diritto di voto, delle categorie interessate. Direttore esecutivo Nominato dal consiglio di amministrazione su proposta della Commissione. Audit esterno Corte dei conti europea. Autorità competente per il discarico Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio. Bilancio 25,7 (25,8) milioni di euro Effettivi al 31 dicembre 2014 Posti previsti dalla tabella dell organico: 140 (143) Posti occupati al : 132 (135) Altro personale: 19 (15) Totale effettivi: 151 (150), di cui addetti a: funzioni operative: 117 (116) funzioni amministrative: 34 (34).

11 3 Attività svolte e servizi forniti nel 2014 Definizione di un piano programmatico che definisce le tappe intermedie per giungere all emissione di un unico certificato di sicurezza. Sorveglianza delle prestazioni in materia di sicurezza e redazione di relazioni biennali al riguardo. Valutazione del recepimento della direttiva sulla sicurezza delle ferrovie. Audit delle autorità nazionali preposte alla sicurezza (ANS). Valutazioni degli organismi investigativi nazionali (OIN). Formulazione di una raccomandazione su un metodo comune di sicurezza rivisto per la valutazione degli obiettivi comuni di sicurezza (CST) e dei valori di riferimento nazionali (NRV). Relazioni annuali sui CST. Progetto pilota su una nuova matrice di monitoraggio regolamentare. Revisione dell attuale quadro in materia di valutazione e supervisione da parte delle ANS. Attuazione delle specifiche tecniche di interoperabilità (STI) con un ambito geografico ampliato e guida, assistenza e consulenza al settore ferroviario e agli Stati membri per l attuazione delle STI alle applicazioni telematiche. Revisione della specifica tecnica di interoperabilità concernente le persone a mobilità ridotta (STI PMR). Completamento delle rimanenti questioni aperte. Sviluppo della banca dati dei documenti di riferimento. Facilitazione delle autorizzazioni sperimentali per sportelli unici. Facilitazione del passaggio al 4 Pacchetto ferroviario. Monitoraggio dello sviluppo, del test e dell attuazione del sistema europeo di gestione del traffico ferroviario (ERTMS). Definizione di una tabella di marcia per consentire le comunicazioni del sistema europeo di controllo dei treni (ETCS) su reti radio a commutazione di pacchetto. Elaborazione e pubblicazione di documenti di orientamento per semplificare e standardizzare l ingegneria relativa all ERTMS. Assistenza alle operazioni armonizzate con l ERTMS. Cooperazione con l Agenzia esecutiva INEA nella valutazione di progetti ERTMS specifici. Costante impiego di strumenti e risorse idonei a divenire un organizzazione moderna in grado di adattarsi rapidamente a qualunque cambiamento. Fonte: Allegato fornito dall Agenzia.

12 European Railway Agency RISPOSTA DELL'AGENZIA 11. L'Agenzia ha preso atto dell'osservazione della Corte e ha ulteriormente provveduto a migliorare il monitoraggio dell'esecuzione del bilancio, in particolare al titolo III che, in futuro, dovrebbe consentire di raggiungere un livello accettabile di stanziamenti da riportare. 12. L'Agenzia ha preso atto dell'osservazione della Corte e sta preparando una guida interna circa l'utilizzazione della riapertura di una procedura di gara per garantire una migliore concorrenza sul prezzo. ERA_IT