Componente della World Association of Societies of Pathology and Laboratory Medicine (WASPaLM)

Transcript

1 GARA PER L ASSEGNAZIONE DELLA GESTIONE ORGANIZZATIVA DEL 63 CONGRESSO NAZIONALE AIPaCMeM Oggetto: invito a presentare un offerta per la gara relativa alla fornitura di servizi nell ambito del 63 Congresso Nazionale della di Patologia Clinica e (A.I.Pa.C.Me.M.) che si svolgerà a Perugia nei giorni 11, 12, 13 settembre Il sottoscritto Prof. Roberto Verna, Presidente della di Patologia Clinica e (A.I.Pa.C.Me.M.) intende richiedere a società specializzate nel settore di organizzazione di Eventi scientifici di seguito Professional Congress Organisers (PCO) la fornitura di servizi e di attività, dettagliate nella presente lettera di invito, nell ambito dell organizzazione del 63 Congresso Nazionale della (A.I.Pa.C.Me.M.) che si svolgerà a Perugia nei giorni 11, 12, 13 settembre Qualora, per sopravvenute esigenze dell AIPaCMeM, si rendesse necessario modificare il periodo o la sede del congresso, tutti i PCO che hanno presentato offerte saranno ricontattati per proporre una nuova offerta. Descrizione delle esigenze dell Associazione L AIPaCMeM è una Società Scientifica attiva da oltre 60 anni. La Società, di dimensione nazionale e composta da sezioni regionali, celebra annualmente il proprio Congresso Nazionale. L associazione dal 2004 è stata identificata come Società Organizzatrice di Eventi e dal 2011 come Provider Provvisorio per la formazione residenziale ECM. Per il 2013, l Associazione ha deciso di affidare la gestione organizzativa dell evento congressuale al miglior offerente, fermo restando che la gestione scientifica è di esclusiva competenza dell Associazione. La quota di iscrizione al Congresso nazionale 2013 è stata stabilita come segue: 450 euro per laureati soci 510 euro per laureati non soci 200 euro per tecnici di laboratorio 90 euro per non strutturati L evento prevede l assegnazione di crediti ECM e si stima un affluenza di iscritti intorno alle 250 unità.

2 Sono ospiti del Congresso, solo per quanto riguarda il pernottamento, ma con obbligo di versare la quota di iscrizione: 1) i membri del Consiglio Direttivo (20 persone per 2 notti ciascuno totale 40 pernottamenti) 2) Sono ospiti del Congresso, sia per l iscrizione che per il pernottamento: i relatori ed ospiti per una notte ciascuno (totale 20 pernottamenti). Tali ospiti sono anche titolati ad una colazione di lavoro o alla cena a seconda dell orario di partecipazione e di arrivo. Sarà comunque utile prevedere il prezzo di acquisto di ticket per le colazioni di lavoro per eventuali visitatori occasionali. Il congresso è così strutturato I giorno: Corsi precongressuali e cerimonia inaugurale II giorno: lavori intera giornata III giorno: lavori fino alle 13,00 Condizioni di partecipazione alla gara Nell ambito dell'espletamento della procedura di partecipazione alla suddetta gara, è richiesto al PCO quanto di seguito indicato: a) curriculum societario che riporti il dettaglio di tutti gli eventi organizzati nel corso del triennio 2009/2012, specificando numero di partecipanti e tipologia di servizio erogato; b) presentazione della società che renda conto dell organizzazione interna e della dotazione tecnologica; c) elenco dei principali sponsor di cui il PCO si è avvalso nel corso del triennio 2009/2012); d) redazione descrittiva di una proposta di organizzazione del Congresso (di seguito indicata come offerta tecnica) evidenziando eventuali proposte migliorative; e) redazione di un piano economico e di gestione finanziaria per l'organizzazione complessiva del Congresso, così come di una previsione di incassi da questo derivanti, specificando il minimo garantito per l Aipacmem e la percentuale su eventuali utili. f) Produzione fotostatica della certificazione ISO 9001 ai fini di garantire il corretto espletamento dei servizio richiesti dalla presente lettera d invito. Modalità e termine di presentazione delle offerte Il plico contenente l offerta dovrà pervenire al seguente indirizzo:

3 Prof. Roberto Verna c/o AIPaCMeM via Luigi Ungarelli, ROMA non oltre le ore 19 del 10 novembre 2012 a mezzo raccomandata A/R, tramite corriere espresso o consegnato a mano o attraverso posta elettronica certificata.. Servizi richiesti al PCO A) Segreteria e logistica precongressuale: Nell ambito della fase preliminare allo svolgimento del Congresso, si richiede al PCO: - l'attivazione di una segreteria congressuale dedicata; - l'attivazione di una casella di posta elettronica di riferimento per iscrizioni; - informazioni alberghiere; - la gestione delle iscrizioni al congresso attraverso moduli ideati e stampati dal PCO; - il recepimento delle iscrizioni al congresso, specificando le modalità di effettuazione del pagamento (conto corrente postale, bonifico bancario o carta di credito) e gestione contabile delle stesse; - la gestione delle conferme di partecipazione al Congresso; - l'aggiornamento del programma di gestione dell elenco dei partecipanti e delle conferme in uscita (via fax e via posta); B) Sede congressuale Gestita da AIPaCMeM e dalla sede congressuale - Sala plenaria (400 pax) e n. 1 sala per sessione parallela (100 pax) dedicate allo svolgimento dei lavori congressuali; - Saletta per riunioni; - Sala per centro slide; - Area reception; - Spazio per segreteria; - Area espositiva; - Ampio deposito; - Area per poster (ciascuno della dimensione max di cm 70 x 100). C) Personale di supporto

4 Per un corretto svolgimento dei lavori congressuali si richiede al PCO di selezionare e predisporre un team di hostess di cui avvalersi nell ambito dei seguenti servizi: - preparazione dei kit congressuali; - registrazione ed iscrizioni on site; - assistenza durante gli eventi sociali; - assistenza nello svolgimento dell eventuale programma per gli accompagnatori; - assistenza in sala; - rilevazione ECM; - assistenza centro slide; - assistenza ufficio stampa. La selezione delle hostess dovrà basarsi su di una comprovata esperienza congressuale. Al PCO è richiesta, altresì, l individuazione di un supervisore/coordinatore del team del personale di supporto con il compito, inoltre, di interfacciarsi con i membri del Comitato organizzatore del Congresso designato dal Consiglio Direttivo dell AIPaCMeM in merito a qualsivoglia necessità o problematica. D) Kit congressuale Quanto al kit congressuale al PCO è richiesta la fornitura di 300 pezzi che siano esteticamente gradevoli e funzionali alle necessità del congressista. Le borse dovranno essere personalizzate con il logo del Congresso e con altri eventuali loghi di sponsor e dovranno contenere: il programma del congresso; brochure informative e divulgative e di sponsor; badge; penna; lunch coupon; blocco per appunti; E) Gestione dell'ospitalità dei partecipanti Gestiti da AIPaCMeM e dalla sede congressuale

5 F) Servizio transfer Per assicurare l espletamento ottimale della logistica, è richiesta al PCO la predisposizione di un servizio navetta da ogni albergo verso l evento organizzato (welcome cocktail se svolto al di fuori della sede congressuale) e ritorno. G) Gestione ECM AIPaCMeM provvede autonomamente alle procedure di accreditamento ECM dell evento; pertanto il PCO dovrà solo approntare il sistema di rilevamento delle presenze ai fini della gestione dei crediti ECM da parte dell Associazione. H) Ristorazione Gestita da AIPaCMeM e dalla sede congressuale Nel corso delle giornate congressuali sono previsti coffee break e colazioni di lavoro (costituite da complessivi n 2 lunch uno per ciascuna delle due giornate complete di lavoro), inclusi nella quota d iscrizione. Il PCO deve predisporre il personale idoneo in numero sufficiente per evitare congestioni e file. I) Allestimenti degli spazi congressuali Gestiti da AIPaCMeM e dalla sede congressuale EVENTUALMENTE AGGIUNGERE (mi faccia sapere quale dei seguenti servizi devo chiedere e quali avete già disponibili) Al PCO è richiesta la fornitura e la messa in opera di: - un percorso segnaletico chiaro ed ordinato che aiuti nell'individuazione degli spazi congressuali i partecipanti al congresso, con attenzione particolare all'ubicazione dei corsi ECM; - totem da posizionare all'esterno della sede congressuale con logo del congresso e loghi di eventuali sponsor; - fondali scenografici da posizionare nelle 2 sale dove si svolgeranno i lavori congressuali; - pannelli porta poster; - desk d accoglienza: ogni desk dovrà avere due postazioni ed essere comprensivo di un fascione con il logo del congresso e degli eventuali sponsor ed il lettering di riferimento.

6 La tempistica degli allestimenti sarà da Voi preventivamente calcolata. L) Impianti tecnici Gestiti da AIPaCMeM e dalla sede congressuale In ogni sala dedita allo svolgimento dei lavori congressuali andrà previsto: - impianto di amplificazione audio professionale completo; - sistema di videoproiezione da PC; Sale attrezzate adibite a: saletta per riunioni; sala per centro slide. M) Servizi tipografici Nell ambito della produzione tipografica del materiale cartaceo necessario allo svolgimento del congresso, il PCO è tenuto a realizzare uno studio preliminare relativo all ideazione grafica nonché alla stampa e riproduzione di quanto necessario al corretto svolgimento del congresso. O) Programma accompagnatori Lo svolgimento del programma accompagnatori avrà luogo nella giornata di giovedì 12. Si tratta di ideare ed elaborare, per ogni giornata, un tour che preveda l utilizzo di guide specializzate. Il programma sarà soggetto a prenotazione vincolante entro una data da definire. P) Gestione degli sponsor Per l espletamento dei suddetti servizi, il PCO dovrà gestire tutti gli sponsor del Congresso ed avrà la facoltà di reperire contributi finanziari e sponsorizzazioni, a sua cura e a parziale beneficio secondo modalità e forme da concordare in collaborazione con il Comitato organizzatore del Congresso. Il PCO è tenuto, altresì, a predisporre la gestione contabile delle contribuzioni reperite redigendo un rapporto di chiusura da indirizzare al Presidente del Congresso e al Consiglio Direttivo dell A.I.Pa.C.Me.M.

7 Q) Gestione degli abstract Raccolta e classificazione del materiale scientifico. Invio abstract al Comitato scientifico per la valutazione. Raccolta votazioni e giudizi del Comitato scientifico con relativa redazione della classifica degli abstract. Invio lettere di conferma di accettazione con relativi tempi e modalità per la presentazione. Coordinamento con la Segreteria AIPaCMeM R) Gestione delle iscrizioni Sviluppo di una scheda anagrafica. Ricezione e gestione della scheda con analisi del tipo di partecipazione all'evento (relatore, ospite, congressista, standista, accompagnatore, ecc. ). Registrazione degli eventuali accompagnatori del partecipante. Partecipazione agli eventi sociali. Registrazione degli importi versati dal partecipante con imputazione degli stessi alle diverse attività. Emissione di fatture. Preparazione applicativo per stampa dei badge. Criterio di aggiudicazione della gara La gara verrà aggiudicata a seguito di insindacabile valutazione operata dal Comitato Esecutivo Nazionale dell A.I.Pa.C.Me.M. Prof. Roberto Verna