COMUNE DI SESTU SETTORE : Personale, Informatica, Protocollo, Attivita Produttive, Commercio e Agricoltura Farris Filippo.

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1 COMUNE DI SESTU SETTORE : Responsabile: Personale, Informatica, Protocollo, Attivita Produttive, Commercio e Agricoltura Farris Filippo DETERMINAZIONE N. in data /03/2018 OGGETTO: Conservazione sostitutiva a norma presso la società Unimatica SPA in qualità di soggetto accreditato presso l'agid per il tramite della ditta Datagraph srl - affidamento tramite il MePa del servizio per il periodo marzo febbraio C O P I A

2 IL RESPONSABILE DEL SETTORE Premesso che ai sensi dell'articolo 5 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 recante le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82/2005, il sistema di conservazione documentale delle Pubbliche Amministrazioni opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente; le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all articolo 44 - bis, comma 1, del suddetto Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni; dato atto che: con delibera di Giunta numero 43/2016 sono state fornite le direttive in merito all'esternalizzazione del servizio sostitutivo di conservazione a norma dei documenti digitali dell'amministrazione comunale; con delibera di Giunta numero 109/2015 si è provveduto a nominare il sottoscritto dott.filippo Farris quale Responsabile della gestione documentale e del sistema di conservazione dei documenti informatici del Comune di Sestu; con determinazione n.2164/2015 si procedeva ad affidare, per il tramite del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, alla ditta Nicola Zuddas srl, P.IVA , con sede in Cagliari presso via Dante 34, in qualità di concessionaria locale della ditta Datagraph srl, la procedura di cui al codice identificativo di gara (C.I.G.) n.z8317c5576 avente ad oggetto la fornitura, la configurazione e l'installazione, nell'ambito del bando ICT 2009/Prodotti e servizi per l'informatica e le telecomunicazioni, degli applicativi software necessari per l'assolvimento degli obblighi di legge in materia di conservazione a norma dei documenti digitali, denominati Archivier e Repertori di proprietà della Datagraph srl, necessari all'invio al conservatore accreditato dei documenti dell'amministrazione; in data 13/10/2015 le ditte Unimatica Spa e Datagraph s.r.l.. hanno sottoscritto un accordo avente ad oggetto il servizio di conservazione a norma erogato dalla Unimatica Spa in qualità di società iscritta nell elenco dei Conservatori accreditati presso l'agenzia per l Italia Digitale (di seguito AgID) ai sensi dell'articolo 1 della circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014; in base a detto accordo la Datagraph srl ha acquistato il servizio di conservazione a norma da Unimatica Spa per fornirlo agli Enti suoi clienti; in data 16/02/2016 veniva sottoscritto specifico accordo tra l'amministrazione comunale di Sestu e la società Unimatica Spa, nella persona del proprio rappresentante legale sig.silvano Ghedini, attraverso il quale quest'ultima veniva designata quale soggetto deputato alla conservazione sostitutiva a norma dei documenti dell'amministrazione comunale, con assunzione di tutti gli obblighi di legge in materia, sia dal punto di vista tecnico che amministrativo; rilevato che in virtù delle condizioni contrattuali caratterizzanti il suddetto accordo la società Unimatica Spa ha delegato alla ditta Datagraph srl: l'invio dell'ordine a Unimatica Spa per ciascun cliente da attivare ove viene

3 riportato il cliente finale destinatario del servizio, il codice prodotto ed il periodo di fornitura del servizio (annuale o pluriennale); l'invio dell'ordine di eventuali implementazioni di spazio su clienti attivi; la gestione, alle scadenze, del rinnovo di tutti i contratti per i servizi di cui al presente accordo sui clienti oggetto del presente accordo e a curare l'invio dei nuovi ordini di rinnovo a Unimatica; la fatturazione dei servizi riconoscendo ad Unimatica per ogni vendita l importo concordato in base all Allegato B; l invio dei moduli di attivazione per le singole aziende che di volta in volta utilizzeranno il servizio e, con le modalità previste da Unimatica, all attivazione effettiva del servizio; ricordato che del canone relativo al primo anno del servizio di conservazione presso Unimatica Spa si è fatto carico la Datagraph srl, in quanto ricompreso nella fornitura disposta con determinazione n.2164 del 30/12/2015, e specificatamente, per il periodo dal 26/02/2016 al 25/02/2017; dato atto che il servizio di conservazione a norma presso la ditta Unimatica SPA è stato confermato anche nel periodo 26/02/ /02/2018 giusto quanto disposto con propria determinazione n.690 del 23/05/2017; ricordato che nel corso del 2017 è stato implementato l'invio al conservatore accreditato anche degli atti di liquidazione e dei documenti acquisiti o firmati digitalmente per il tramite del protocollo informatico e che complessivamente il flusso documentale trasmesso, come attestato dalla ditta Unimatica Spa, è stato pari a 5,3 Gb; evidenziato che non risultano assunte dall'amministrazione ulteriori direttive in merito alla conservazione sostitutiva a norma rispetto a quelle sopracitate adottate con delibera di Giunta numero 43/2016, che risulta immutato il quadro di riferimento alla base della scelta di provvedere all'esternalizzazione del servizio in parola e che occorre provvedere in merito al rinnovo del servizio in argomento per l'anno 2018; visto il decreto legislativo n.50/2016 recante Attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE sull aggiudicazione dei contratti di concessione, sugli appalti pubblici e sulle procedure d appalto degli enti erogatori nei settori dell acqua, dell energia, dei trasporti e dei servizi postali, nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, ed in particolare: l'articolo 36, comma 2, lettera a), ai sensi del quale, fermo restando quanto previsto dagli articoli 37 e 38 e salva la possibilità di ricorrere alle procedure ordinarie, le stazioni appaltanti procedono all'affidamento di lavori, servizi e forniture di importo inferiore a euro, mediante affidamento diretto, anche senza previa consultazione di due o più operatori economici; l'articolo 36, comma 7, a norma del quale l ANAC con proprie linee guida, da adottare entro novanta giorni dalla data di entrata in vigore del nuovo Codice degli appalti, stabilisce le modalità di dettaglio per supportare le stazioni appaltanti e migliorare la qualità delle procedure di cui al presente articolo, delle indagini di mercato, nonché per la formazione e gestione degli elenchi degli operatori economici. Fino all'adozione di dette linee guida, si applica l'articolo 216, comma 9; viste le linee guida n.4 approvate dall'anac con delibera n.1097 del 26/10/2016 in

4 merito alle procedure per l'affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, indagini di mercato e formazione e gestione degli elenchi degli operatori economici, ed in particolare: il punto 3.1.3, nel quale si specifica che in determinate situazioni, come nel caso dell ordine diretto di acquisto sul mercato elettronico o di acquisti di modico valore per i quali sono certi il nominativo del fornitore e l importo della fornitura, si può procedere a una determina a contrarre o atto equivalente che contenga, in modo semplificato, l oggetto dell affidamento, l importo, il fornitore, le ragioni della scelta e il possesso dei requisiti di carattere generale; il punto ove è precisato che in ottemperanza agli obblighi di motivazione del provvedimento amministrativo sanciti dalla legge 7 agosto 1990 n. 241 e al fine di assicurare la massima trasparenza, la stazione appaltante motiva adeguatamente in merito alla scelta dell affidatario, dando dettagliatamente conto del possesso da parte dell operatore economico selezionato dei requisiti richiesti nella determina a contrarre o nell atto ad essa equivalente, della rispondenza di quanto offerto all interesse pubblico che la stazione appaltante deve soddisfare, di eventuali caratteristiche migliorative offerte dall affidatario, della congruità del prezzo in rapporto alla qualità della prestazione, nonché del rispetto del principio di rotazione; il punto dove è esplicitato che l onere motivazionale relativo all economicità dell affidamento e al rispetto dei principi di concorrenza può essere soddisfatto mediante la valutazione comparativa dei preventivi di spesa forniti da due o più operatori economici; il punto precisante che per affidamenti di modico valore, ad esempio inferiori a euro, la motivazione può essere espressa in forma sintetica; il punto ai sensi del quale, come previsto dall articolo 32, comma 14, del Codice, la stipula del contratto per gli affidamenti di importo inferiore a ,00 euro può avvenire mediante corrispondenza secondo l uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli Stati membri ovvero tramite piattaforma telematica in caso di acquisto su mercati elettronici; visto l articolo 192 del D.Lgs. 267/2000, che prescrive la necessità di adottare apposito provvedimento a contrattare, indicante il fine che si intende perseguire tramite il contratto che si intende concludere, l oggetto, la forma, le clausole ritenute essenziali, le modalità di scelta del contraente e le ragioni che ne motivano la scelta nel rispetto della vigente normativa; dato atto che il conservatore a norma individuato dall'ente nella ditta Unimatica Spa propone nell'ambito del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, per il tramite della Datagraph srl, in virtù dei suddetti accordi commerciali, i seguenti canoni di utilizzo annuale del servizio di conservazione: codice prodotto: DGCONS5GB, per 5 gb di spazio incrementale di archiviazione disponibile, al costo di euro 500,00 annui oltre IVA; codice prodotto: DGCONS8GB, per 8 gb di spazio incrementale di archiviazione disponibile, al costo di euro 800,00 annui oltre IVA; ritenuto, in considerazione dei flussi documentali previsti, di dover procedere al rinnovo del canone del servizio di conservazione in oggetto, per complessivi 8 gb incrementali su base annua;

5 dato atto, ai sensi di quanto prescritto dal punto delle linee guida n.4 approvate dall'anac con delibera n.1097 del 26/10/2016, che la motivazione circa la scelta del contraente è da rinvenirsi, oltre che nella modicità del prezzo, nella continuità del servizio e nella possibilità per l'ente di avvalersi, confermando la scelta dell'attuale conservatore accreditato, di piattaforme telematiche e di configurazioni di software già predisposte e testate rispetto agli applicativi in uso presso l'amministrazione, con evidente risparmio di risorse; riconfigurare il software di invio presso un altro conservatore accreditato rischierebbe di costare quanto l'intero servizio oggetto di affidamento; dato atto che relativamente all'insussistenza delle cause ostative all'affidamento ai sensi dell'articolo 80 del citato decreto legislativo n.50/2016 l'ufficio ha provveduto a richiedere agli Enti terzi competenti: il documento unico di regolarità contributiva (DURC INAIL n ); il casellario giudiziale dei rappresentanti legali; la verifica di eventuali carichi fiscali pendenti; la verifica dell'insussistenza di annotazioni sul portale dell'anac; la visura del camerale; considerato che: ai sensi dell articolo 3, comma 5, della legge n.136/2010 ai fini della tracciabilità dei flussi finanziari, gli strumenti di pagamento predisposti dalle pubbliche amministrazioni devono riportare, in relazione a ciascuna transazione posta in essere, il codice identificativo dei singoli affidamenti (CIG), così come attribuiti dall'anac; in merito all'affidamento della fornitura in oggetto in data 01/03/2018 è stato ottenuto il CIG n.z5b2292e05; visto il Bilancio di previsione finanziario , approvato con Deliberazione del Consiglio Comunale n.13 del 23/02/2018 e constatato che gli stanziamenti sussistenti sul capitolo di spesa n.893/2018 risultano sufficienti a garantire la copertura finanziaria dell'affidamento in oggetto; attestata in capo al sottoscritto firmatario del provvedimento, rispetto alla definizione del procedimento in oggetto, l'insussistenza di situazioni di incompatibilità e/o di conflitto di interessi ai sensi della normativa vigente o dell'obbligo di astensione di cui all'articolo 6 del Codice di comportamento dei dipendenti pubblici approvato con delibera di Giunta n.220/2013; attestata la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa, ai sensi dell articolo 147-bis del decreto legislativo n.267/2000; DETERMINA 1. di affidare, per le motivazioni esposte in premessa, alla ditta Datagraph S.r.l., partita Iva , con sede in Modena presso la via Collegarola 160, tramite il MePa, nell'ambito del bando Beni, la fornitura contraddistinta dal codice prodotto DGCONS8GB, avente ad oggetto la conservazione sostitutiva a norma dei documenti dell'amministrazione comunale presso il conservatore accreditato Unimatica Spa, per il periodo marzo febbraio 2019, al prezzo di euro 800,00 oltre l'iva (totale euro 976,00); 2. di dare atto che all'affidamento in parola è stato assegnato il codice identificativo

6 di gara (CIG) n.z5b2292e05 ; 3. di dare atto che tutti gli obblighi inerenti al rispetto delle prescrizioni tecniche e normative in materia di conservazione digitale dei documenti dell'amministrazione sono in capo alla ditta Unimatica Spa, quale conservatore a norma nominato dall'amministrazione comunale; 4. di garantire la copertura finanziaria della spesa derivante dall'affidamento in oggetto, par a complessivi euro 976,00 Iva compresa, impegnando il medesimo importo, in favore della ditta affidataria, sul capitolo di spesa n.893 del bilancio 2018; 5. di attestare che la spesa derivante dal presente atto, sia in termini di competenza che in termini di cassa, è compatibile con gli obiettivi di finanza pubblica; 6. di dare atto che, ai fini del principio della competenza finanziaria, l'obbligazione derivante dal presente atto avrà scadenza entro l'anno IL RESPONSABILE DEL SETTORE dott.farris Filippo

7 COMUNE DI SESTU Provincia di Cagliari ATTESTATO DI COPERTURA Determina N. 144 del Oggetto: Conservazione sostitutiva a norma presso la società Unimatica SPA in qualità di soggetto accreditato presso l'agid per il tramite della ditta Datagraph srl - affidamento tramite il MePa del servizio per il periodo marzo febbraio E/U U Anno Capitolo Art. Acc/Imp Sub Descrizione CodForn Importo D Conservazione documentale a norma presso Unimatica SPA tramite ditta Datagraph srl - affidamento tramite il MePa del servizio per il periodo marzo febbraio ,00 VISTO DI REGOLARITA' CONTABILE ATTESTANTE LA COPERTURA FINANZIARIA (art. 151 comma 4 D.Lgs. 267 del 18 Agosto 2000) Sestu, IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO F.to Rita Maria Giovanna Vincis Copia conforme all'originale in carta libera per uso amministrativo. Sestu, L'impiegato incaricato