Milano, 27 giugno 2017

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1 La posizione dell Agenzia delle Entrate sul processo digitale di gestione delle note spese mediante l applicativo «Captio» Milano, 27 giugno 2017 Dott. Fabio Giuseppe Ferrara - Dott.ssa Nadia Arnaboldi [email protected]

2 Chi siamo Il processo interamente digitale con Captio ed il parere positivo dell AdE

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4 Lo Studio Arnaboldi è nato nel 2004 per fornire una consulenza altamente specialistica a società nazionali e multinazionali in materia di protezione dei dati personali, diritto delle nuove tecnologie e digitalizzazione, implementazione di privacy programs e di tutti gli aspetti di compliance privacy. Tutti i professionisti e consulenti dello Studio sono iscritti in albi professionali e/o certificati come Data Protection Officer, Certified Information Privacy Professionals Europe e United States (CIPP/E/US), Certified Information Privacy Manager (CIPM) ISO standard 17024, nonché abilitati come Auditor Database & Privacy Management secondo lo schema di certificazione SGCMF 10002:2013 ed European Privacy Auditor secondo lo schema ISDP 10003:2015 PRD UNI EN ISO/IEC di PS Fea. Alcuni professionisti dello Studio sono contributors delle riviste mensili «Data Protection Leader» (già Data Protection Law & Policy) e «Digital health legal» (già ehealth Law & Policy) edite da Cecile Park Publishing, nonché relatori nell ambito di convegni e congressi in materia di protezione dei dati personali.

5 In particolare Dott.ssa Nadia Arnaboldi Titolare dello Studio, dottore commercialista e revisore contabile, Coordinatrice della Commissione «Privacy, 231 e antiriciclaggio» dell ODCEC di Pavia, Fellow of Information Privacy (FIP), CIPP/E, CIPP/US, Auditor/Lead Auditor ISO/IEC 27001:2013, European Privacy Auditor ISDP 10003/2016 e Auditor Database & Privacy Management SGCMF 10002:2013 PRD UNI ISO/IEC 17065:2012. Componente del Comitato Direttivo e Coordinatrice del Comitato Scientifico dell Associazione Italiana dei Data Protection Officer (ASSO DPO). Esperta indipendente della Commissione Europea (DG Home Affairs and Justice) in materia di Giustizia, Libertà e Sicurezza nell ambito del Programma «Diritti fondamentali e giustizia Protezione dei dati personali» (2007/S ) ed inclusa nella lista di esperti per l assistenza alla Commissione Europea nell ambito del programma «Giustizia» e del Programma «Diritti, Uguaglianza e Cittadinanza» ( (JUST/2014/AMIJ/001). E Thought Leader in Privacy di DataGuidance, componente dei gruppi di lavoro internazionali «Global Data Breach Notification at-a-glance table» e «Pharmacovigilance at-a-glance Advisory» ed autrice di monografie edite da Giuffré Editore e Maggioli Editore in materia di protezione di dati personali.

6 In particolare Dott. Fabio Giuseppe Ferrara Of Counsel dello Studio con responsabilità delle tematiche relative alla conservazione documentale a norma e processi documentali, fatturazione elettronica e firme elettroniche. Certificato Data Protection Officer da parte di Bureau Veritas Italia SpA (ISO/IEC 17024:2008), Auditor/Lead Auditor ISO/IEC 27001:2013, European Privacy Auditor ISDP 10003/2016 e Auditor Database & Privacy Management SGCMF 10002:2013 PRD UNI ISO/IEC 17065:2012. Vicepresidente dell Associazione Italiana dei Data Protection Officer (ASSO DPO) e Vice presidente del Comitato Scientifico. E membro dell organo tecnico UNI/CT 014/GL 07 «Qualificazione delle professioni e del trattamento di dati e documenti», membro della commissione UNI/CT 526/GL 3 «Profili professionali relativi alla privacy», membro della commissione UNI/CT 510/GL 05 «Tecnologie e tecniche per la protezione della privacy e dei dati personali», membro dell organo tecnico UNI/CT 014/GL 07 «Qualificazione delle professioni per il trattamento di dati e documenti».

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8 Il processo 1. Formazione del giustificativo informatico: il giustificativo di spesa è acquisito come documento informatico ex art. 3, co. 1, punto b), DPCM 13/11/ Formazione della nota spese: creazione della nota spese tramite l applicazione Captio accessibile solo mediante proprie credenziali (ID e password) e che risulta, pertanto, sottoscritta con sua firma elettronica 3. Approvazione della nota spese: trasferimento della nota spese alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione 4. Controllo delle spese e sul processo: la funzione aziendale preposta all approvazione controlla l intero iter e di rifiutare spese non inerenti o incoerenti 5. Conservazione sostitutiva: la nota spese, una volta approvata, è registrata nel sistema contabile ed inoltrata al servizio di conservazione sostitutiva 6. Distruzione dei giustificativi analogici: i giustificativi analogici vengono distrutti con modalità sicure aziendali post inserimento della nota spese nel sistema di conservazione 7. Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti: l azienda può esibire il documento informatico correttamente conservato mediante un sistema di esibizione telematica

9 Il parere dell Agenzia delle Entrate Qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, quale la nota spese, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (DM 17/6/2014, art. 3, DPCM 13/11/2014 e 03/12/2013) Il processo di Validata consente di rispettare tali caratteristiche: pertanto, i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli informatici ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ex art. 23-bis CAD) e la procedura può essere interamente dematerializzata I documenti giustificativi di spesa trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura è quella di «documenti analogici originali non unici» ex art. 1, lett. v), del CAD in quanto è «possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi» Il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato ex artt. 3 e 4 del DM 17/6/2014 con conseguente successiva possibilità di distruzione dell originale senza necessità dell intervento del pubblico ufficiale che attesti la conformità all originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico prescritto dall art. 4, comma 2.

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