Handbook Tappa Campionato Italiano Assoluto di Beach Volley

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1 S T A G I O N E Handbook Tappa Campionato Italiano Assoluto di Beach Volley

2 RESPONSABILITA DELL ORGANIZZATORE Avviso agli Organizzatori L handbook del Campionato Italiano Assoluto di Beach Volley racchiude tutte le linee guida che l organizzatore dovrà osservare per l organizzazione di una tappa. Una volta ottenuta l autorizzazione alla tappa l organizzatore accetta automaticamente tutte le condizioni e le richieste del presente documento che verranno accertate e verificate in sede di tappa dal Supervisore Tecnico designato per la manifestazione. Il mancato adempimento delle linee guida presenti all interno dell handbook per l organizzazione di una tappa del Campionato Italiano Assoluto da parte dell organizzatore può far incorrere quest ultimo in sanzioni anche di tipo economico. Montepremi Il Montepremi delle tappe del Campionato Italiano Assoluto dovrà essere compreso tra 6.000! e ! per genere. In caso di tappa maschile e femminile il montepremi totale sarà compreso tra! e! Montepremi versato alla Fipav Una volta ottenuta l autorizzazione, l organizzatore dovrà versare alla Fipav l intera somma del montepremi messo in palio per l evento. La Fipav si farà carico di pagare agli atleti il montepremi versato dall organizzatore una volta terminato l evento. Il montepremi va versato almeno 14 giorni prima dell inizio della manifestazione pena la cancellazione della tappa. In caso di mancato versamento del montepremi, la tassa di autorizzazione non verrà restituita 2

3 Campi da gioco Allestimento del campo centrale con tribuna di capienza non inferiore a 400 posti (o parterre di equivalente capienza). Allestimento di n. 1 campo da gioco secondario con delimitazioni perimetrali in caso di manifestazione solo maschile o femminile e di n. 3 campi da gioco secondari con delimitazioni perimetrali in caso di manifestazione maschile e femminile. La formula di gioco, uguale per tutte le tappe del Campionato Italiano Assoluto 2014, è al vaglio della Commissione Beach Volley. - Allestimento di un campo da riscaldamento con delimitazione perimetrale (obbligatorio). Il campo da riscaldamento dovrà avere le stesse misure di un campo Ufficiale così da poter essere utilizzato come campo da gioco in caso di ritardi o interruzioni per cause di forza maggiore. - Realizzazione della planimetria allestimento area evento a firma tecnico abilitato. N.B. tutti i campi devono avere i seguenti requisiti:! Spessore minimo della sabbia di 40 cm.! Superficie di gioco priva di detriti e/o pietre che possano intaccare l incolumità degli atleti.! Scarse proprietà di compattezza della sabbia e possibilità di fresarla! Lunghezza 16 metri, larghezza 8 mt.! Zona libera di minimo 4 mt (tra il rettangolo di gioco e la delimitazione esterna del campo, in tutti i lati del campo) Tappa Giovanile I Promoter che intendono organizzare una tappa del Campionato Italiano Assoluto dovranno ospitare, nei 2 giorni precedenti l evento, una tappa del Circuito Nazionale Giovanile facendosi carico degli obblighi illustrati all interno del manuale dell organizzatore Tappe Nazionali Giovanili, consultabile nella sezione documenti del portale Beach Volley del sito 3

4 Attrezzatura Tecnica! N. 1 tavolo per refertisti per campo da gioco;! N. 6 sedie (4 per atleti e 2 per i segnapunti) per campo da gioco;! N.1 Kit linea omologato per campo da gioco;! N. 1 rete da gioco omologata comprensiva di pali e copripali per i campi da gioco secondari;! N.1 seggiolone arbitrale omologato con relativo copriseggiolone per campo da gioco (escluso campo centrale fornito da Fipav);! N.2 astine per campo da gioco;! N.1 asta metrica per la misurazione della rete, per campo da gioco;! N.3 ombrelloni per campo da gioco;! N. 1 frigo per acqua sul campo centrale (consigliato uno per ogni campo secondario)! N. 1 tabellone segnapunti da tavolo per campo da gioco;! N. 2 palette numerate per segnapunti per campo da gioco;! Fornitura di tutto il materiale di ferramenta e le attrezzature necessarie ad ogni evenienza! Tabellone risultati per affissione calendario partite! Asciugamani per raccattapalle da utilizzare in caso di pioggia. Pasti e Bevande! Pranzo per atleti, arbitri, supervisori, segnapunti e personale Fipav nelle giornate di gara (tabellone qualifiche incluso)* Il Promoter dovrà garantire per ogni pranzo fornito una scelta tra: - due piatti a base di carboidrati (es. pasta e riso) - un piatto a base di proteine (es. carne bianca/rossa, prosciutto, pesce, uova ) - insalata! Acqua per atleti, Arbitri, Supervisori, segnapunti e staff per tutta la durata dell evento! Frutta fresca di stagione sempre a disposizione in un area dedicata! Integratori alimentari e salini (facoltativo) *N.B. in caso di torneo in notturna l organizzatore dovrà garantire anche la cena per gli atleti e lo staff Fipav impegnato nella gare serali. 4

5 Aree Riservate! Area per arbitri e segnapunti. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di arbitri e segnapunti presenti (Minimo 16 Mq di superficie). E preferibile che tale Area sia confinante con l area Tecnica Fipav.! Area Tecnica Fipav. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia, in prossimità del campo centrale, con n. 4 sedie, n. 1 tavolo da lavoro, stampante, personal computer e connessione Internet sempre disponibili; (Minimo 16 Mq di superficie).! Area riservata agli atleti. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di atleti, (Minimo 16 mq in caso di torneo maschile o femminile e 32 mq in caso di torneo maschile e femminile)! Area per comitato organizzatore locale/area accrediti! Area catering. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di atleti partecipanti.! Area per raccattapalle e volontari. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati alle persone che dovranno farne uso.! Area fisioterapica. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia. L organizzatore dovrà allestire di n. 1 lettino fisioterapico in caso di tappa maschile o femminile e di n. 2 lettini fisioterapici in caso di tappa maschile e femminile.! Area Vip: area riservata, al riparo dal sole e dalla pioggia, per ospitare le eventuali personalità presenti alla manifestazione. Si consiglia l utilizzo di divanetti o sedie con seduta comoda, di una zona bar e di hostess/steward per accoglienza (facoltativa).! Area Speaker/Dj. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia, in prossimità del campo centrale e dovrà essere attrezzata con un buon impianto di amplificazione che permetta la diffusione del suono sul campo centrale. Al suo interno dovranno essere collocate un tavolo/desk e 1/2 seduta/e per lo speaker e il dj.! Area Stampa. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di giornalisti accreditati. L organizzatore dovrà garantire la connessione Internet ai giornalisti accreditati. (Consigliata).! Area Commerciale: Il promoter dovrà riservare un area in prossimità dei campi da gioco per il posizionamento di eventuali stand commerciali. Il suo allestimento è da ritenersi obbligatorio in 5 caso di presenza di stand riservati agli sponsor Nazionali.

6 Fornitura corrente elettrica e Internet! Fornitura di corrente elettrica a tutta la Venue: (L impianto elettrico dovrà essere installato da un Tecnico abilitato che dovrà rilasciare la relativa conformità! Alimentazione Frigo! Alimentazione area tecnica FIPAV (PC e Stampante)! Alimentazione sul campo centrale (postazioni tecniche, postazioni commento, ecc.)! Alimentazione postazione Speaker e impianto di amplificazione! Alimentazione per illuminazione campo/i (in caso di torneo in notturna)! Alimentazione per produzione televisiva nei giorni delle riprese (se prevista)! Alimentazione area comitato organizzatore/area accrediti! Alimentazione area stampa (se prevista)! Alimentazione area catering (in caso di presenza di frigo)! Internet a banda larga per uploading partite su Web TV (in caso di presenza Web TV) Servizi! Toilettes. Disponibili in prossimità dei campi da gioco.! Spogliatoi e Docce. Dosponibili in prossimità dei campi da gioco. Lo spogliatoio maschile e quello femminile (in caso di tornei concomitanti) devono essere collocati in aree differenti. L organizzatore deve prevedere almeno due docce per ogni tipologia di torneo. É preferibile che le docce siano dotate di acqua calda.! Pulizia dell area. Deve essere a disposizione un numero sufficiente di contenitori per rifiuti. (è consigliata la raccolta differenziata) in tutta l area della competizione. L area deve essere costantemente ripulita da un servizio di pulizie o dal personale volontario durante i giorni della manifestazione.! Illuminazione campi. In caso di torneo in notturna, deve essere previsto un sistema di illuminazione dell area di gioco di minimo LUX, misurati ad 1m dalla superficie di gioco.! Transennatura Area. L organizzatore deve provvedere alla transennatura per l area di pertinenza dell evento ove necessario.! Sistema di irrigazione campi. L organizzatore deve prevedere un sistema per l irrigazione di tutti i campi da gioco nelle ore più calde dell evento.! Assistenza disabili. L organizzatore deve riservare un area facilmente accessibile per persone diversamente abili e offrire loro aiuto per raggiungere tale spazio. 6

7 7 Personale e Staff! N.1 responsabile campi! Un responsabile dell Area catering (più personale necessario) e un resposabile dell area Accrediti (più personale necessario)! N.1 responsabile raccattapalle! N.5 volontari per campo di gioco sempre a disposizione per l intero evento per svolgere le mansioni di raccattapalle, rifornimento acqua sui campi per gli atleti, innaffiamento campi, rastrellatori. Si consigliano vari turni per dare la possibilità ai volontari di riposare ogni 2/3 ore di servizio.! N. 3 Segnapunti associati ogni 2 campi da gioco (in caso di indisponibilità di segnapunti Associati il Promoter potrà richiedere al Comitato Regionale la designazione di Segnapunti Federali. Il Promoter sarà responsabile del pagamento delle diarie dei Segnapunti a meno di differenti accordi intercorsi con il Comitato Regionale.! N.1 Speaker / Dj! N.1 Fotografo che dovrà fornire alla Fipav delle foto libere da copyrigth! N. 1 addetto stampa locale! N. 1 responsabile marketing per la gestione delle sponsorizzazioni Nazionali e locali! Tecnico abilitato per la certificazione collaudo strutture o impatto acustico ambientale (se espressamente richiesto da Commissione di Vigilanza in loco)! Vigilanza diurna e notturna sin dalle prime fasi di allestimento fino al termine dell evento! L organizzatore locale sarà responsabile dell attuazione di tutte le misure di sicurezza in caso di emergenza per il personale, lo staff e per il pubblico presente all evento. (Realizzazione piano di emergenza) Assistenza medica e fisioterapica! N. 1 Ambulanza con equipaggiamento e defibrillatore sempre presente durante l intera manifestazione. L ambulanza deve essere parcheggiata il più vicino possibile alla sede di gara e deve essere disponibile da un ora prima l inizio della prima gara schedulata fino al termine dell ultima partita di ogni singola giornata di gara.! Personale paramedico sempre presente durante l intera manifestazione da un ora prima l inizio della prima gara schedulata fino al termine dell ultima partita di ogni singola giornata.! N. 1 medico sempre presente durante l intera manifestazione, con attrezzature mediche di base, a partire da un ora prima l inizio della prima gara schedulata fino ad un ora dopo la fine dell ultima partita della giornata.! N. 1 fisioterapista in caso di tappa maschile o femminile e N.2 fisioterapisti in caso di tappa maschile e femminile con attrezzatura fisioterapica atta allo svolgimento delle loro mansioni.

8 Promozione dell evento L organizzatore è responsabile della promozione con lo scopo di incremetare lo sviluppo dell evento nelle aree della Provincia/Regione in cui ha luogo la manifestazione. Tale obiettivo può essere raggiunto attraverso la produzione o l organizzazione di:! Programma della manifestazione (da distribuire prima dell inizio dell evento)! Manifesti e locandine promozionali! Presentazione dell evento attraverso una conferenza stampa! Attività di promozione sul web e sui social network! Tornei Amatoriali correlati all evento! Tornei Regionali Giovanili correlati all evento in aggiunta alla tappa Nazionale Giovanile! Corsi per la pratica di beach volley con tecnici qualificati! Concerti e serate a tema! Intrattenimento attraverso un programma di animazione sul campo centrale e all interno delle aree da gioco N.B. una volta ottenuta l autorizzazione, l organizzatore avrà il diritto di utilizzo dei marchi Federali (Logo Beach Volley Italia e logo della Federazione Italiana Pallavolo) che potrà utilizzare nella fase di promozione dell evento. I loghi potranno essere richiesti all ufficio Beach Volley della Federazione Italiana Pallavolo che ne fornirà i file anche in formato vettoriale. L ufficio Beach Volley sarà comunque a disposizione dell organizzatore locale supportandolo nella fase di programmazione dell attività Promozionale. Cerimonia di Premiazione L organizzatore locale deve prevedere un podio per la cerimonia di premiazione, 6 trofei per le coppie prime, seconde e terze classificate (12 in caso di torneo maschile e femminile) e 6 medaglie per le coppie prime, seconde e terze classificate (12 in caso di torneo maschile e femminile). In aggiunta a questi, l organizzatore locale può prevedere dei premi offerti dagli sponsor della manifestazione e il premio miglior/e giocatore/giocatrice. Assicurazione Ciascun Organizzatore dovrà provvedere da sé alla copertura assicurativa di tutto il proprio personale coinvolto nella manifestazione (raccattapalle, responsabile campi, responsabile raccattapalle, personale per aree accrediti e catering, ecc.) 8

9 Autorizzazioni varie Ciascun Organizzatore dovrà provvedere da sé ed a proprie spese ad ottenere tutte le autorizzazioni, i collaudi e le licenze necessarie per lo svolgimento della manifestazione (compresa l autorizzazione temporanea alla vendita su suolo pubblico, nel rispetto delle leggi, normative e regolamenti comunali vigenti, anche per gli Sponsor Nazionali). Ciascun Organizzatore dovrà provvedere da sé ed a proprie spese ad ottenere tutte le autorizzazioni SIAE per lo svolgimento della manifestazione. Convenzione Hotel per atleti Scrittura Privata Altre spese Sono a carico dell organizzatore locale:! Le spese di alloggio per gli Arbitri designati per la manifestazione. L organizzatore locale si impegna a stipulare delle convenzioni, riservate agli atleti che prendono parte alla manifestazione, con degli alberghi situati in prossimità dei campi da gioco. I contatti dei suddetti alberghi dovranno essere comunicati dall organizzatore locale attraverso l apposito modulo di autorizzazione. N.B. Il Promoter ha la possibilità di creare un pacchetto per gli atleti che includa la quota d iscrizione alla tappa più l alloggio in mezza pensione o B&B. Il pacchetto dovrà essere comunicato all ufficio Beach Volley che una volta approvato ne comunicherà la presenza attraverso i canali Federali. L organizzatore locale si impegna a stipulare una scrittura privata con La Federazione Italiana Pallavolo formalizzando obblighi e diritti espressi nel presente handbook. Tale documento verrà inviato dalla Fipav all organizzatore locale una volta manifestato l interessamento per l organizzazione di una tappa del Campionato Italiano Assoluto e dovrà essere siglato contestualemte all autorizzazione dell evento da entrambe le parti. 9

10 RESPONSABILITA DELLA FIPAV Organizzazione Generale! Preparazione del Calendario di Gara del quale si occuperà nello specifico il Supervisore Tecnico e/o il Direttore di Competizione designato per la manifestazione! Autorizzazione dell evento! Supervisione sugli aspetti tecnici della competizione! Sviluppo e applicazione dei Regolamenti! Registrazione e classifica dei giocatori! Designazione Supervisori ed arbitri in numero necessario da consentire il regolare svolgimento della manifestazione (Commissione U.d.G. Beach Volley)! Ideazione immagine coordinata dell evento da fornire agli Organizzatori locali per la produzione dei relativi supporti! Sviluppo e posizionamento dei Marchi Istituzionali Federali e delle aziende sponsor nazionali! Sistema di risultato della competizione! Coordinamento con il Promoter locale dell evento e supporto per tutte le attività di promozione Spazi di visibilità e layout campo centrale La Fipav si riserva il diritto di bloccare i seguenti spazi di visibilità per gli sponsor Nazionali: Spazi di Visibilità e layout campo centrale (allegato 1)! n.9 pannelli sponsor della misura di mt. 3 x 1*! n.2 gonfiabili da posizionare a lato della tribuna/parterre! n.8 bandiere da posizionare sulla tribuna/parterre * La Fipav comunicherà a breve la tipologia del materiale con cui produrre i pannelli; 10

11 Allegato 1 Spazi di visibilità e layout tappe Campionato Italiano Assoluto Spazi di Visibilità e layout della rete campo centrale Tappe Campionato Italiano Assoluto (allegato 2)! la totalità del nastro superiore della rete! la totalità del nastro inferiore della rete! la totalità degli spazi su entrambi i copri-pali 11

12 Allegato 2 Altri spazi ed info! Ad ogni tappa sarà presente un villaggio commerciale.! Gli spazi di visibilità della seconda fila, del copri-seggiolone, dei netscapers del campo centrale e del backdrop interviste/conferenza stampa/premiazione sono previsti solo nella Tappa Finale. Qualora l organizzatore di una Tappa del Campionato Italiano decidesse di realizzare i suddetti materiali, questi dovranno essere sottoposti all autorizzazione dell ufficio Marketing della Federazione Italiana Pallavolo e dovranno sempre e comunque prevedere la presenza degli sponsor Nazionali.! Ogni promoter dovrà riservare nel villaggio commerciale della propria tappa uno spazio stand di 32 mq per lo stand di Diadora e far pervenire quanto prima i moduli per la richiesta di autorizzazione alla vendita temporanea all ufficio Marketing della Federazione, che provvederà a farlo compilare dall azienda e rinviarlo al promoter. 12

13 ! La Fipav si riserva (fino al 15 aprile 2014) un ulteriore spazio di 64 mq all interno del villaggio commerciale allestito dal Promoter per l eventuale presenza di ulteriori sponsor Nazionali.! La produzione di tutti i materiali contenenti la presenza di logo FIPAV, degli sponsor Nazionali e/o Locali dovrà preventivamente essere approvata dall ufficio Marketing della Federazione Italiana Pallavolo pena il mancato utilizzo dei suddetti supporti in sede di tappa.! La produzione di ulteriore materiale di comunicazione o promozionale da parte dell organizzatore locale, anche se non menzionato all interno del presente handbook, dovrà essere sottoposta ad autorizzazione da parte dell ufficio Marketing della Federazione Italiana Pallavolo e dovrà sempre e comunque prevedere la presenza degli sponsor Nazionali. Categorie Merceologiche Riservate dalla Fipav La Fipav si riserva il diritto di riservare le seguenti categorie merceologiche fino al 15 aprile 2014:! Abbigliamento / Abbigliamento Sportivo / Abbigliamento Tecnico! Calzature! Tutto il Beverage (esclusi acqua ed Energy drink)! Integratori Alimentari, Succhi di frutta e frutta fresca! Personal Care! Telefonia! Automotive! Radio Altre spese Sono a carico della Fipav:! I costi relativi alla diaria, alle spese di viaggio e all alloggio (mezza pensione) del Supervisore Tecnico e/o del Direttore di Competisione, del Supervisore arbitrale designati per la manifestazione.! I costi relativi alle diarie ed alle spese di viaggio degli arbitri designati dalla Commissione U.d.G. Beach Volley! Un Contributo al Promoter di! in caso di manifestazione solo maschile o femminile e di! in caso di manifestazione maschile e femminile. N.B. il Contributo non verrà elargito nel caso in cui il Promoter non organizzi la tappa del Circuito Giovanile nei giorni precedenti l evento 13

14 Fornitura materiale Tecnico La Fipav fornirà all organizzatore locale il seguente materiale tecnico:! Divise per Arbitri e Supervisori! Cappellini e magliette per staff e volontari in numero necessario per il regolare svolgimento della Manifestazione! Canotte uomo e/o top donna da gioco in numero necessario per il regolare svolgiemnto della manifestazione! Rete campo centrale con logo Sponsor Nazionali! Palloni da gioco omologati FIPAV/FIVB in numero necessario per il regolare svolgimento della manifestazione Contatti beachvolley@federvolley.it /