Ordinanza. seguenti sistemi d informazione del Servizio delle attività informative della Confederazione (OSI-SIC) Modifica del 29 novembre 2013

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1 Ordinanza sui sistemi d informazione del Servizio delle attività informative della Confederazione (OSI-SIC) Modifica del 29 novembre 2013 Il Consiglio federale svizzero ordina: I L ordinanza del 4 dicembre sui sistemi d informazione del Servizio delle attività informative della Confederazione è modificata come segue: Ingresso visto l articolo 5 capoverso 4 della legge federale del 3 ottobre sul servizio informazioni civile (LSIC); visti gli articoli 10a capoverso 5, 15 capoversi 3 e 5 nonché 30 della legge federale del 21 marzo sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna (LMSI); visto l articolo 17a della legge federale del 19 giugno sulla protezione dei dati (LPD), Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione, il contenuto e l utilizzazione dei seguenti sistemi d informazione del Servizio delle attività informative della Confederazione (SIC): a. Sistema d informazione Sicurezza esterna (ISAS); b. Sistema d informazione Sicurezza interna (ISIS); c. Presentazione elettronica della situazione (PES); d. Modulo informatico P4 (modulo P4); e. Sistema di gestione elettronica degli affari e dei mandati (Gever SIC). 1 RS RS RS RS

2 Art. 2 Definizioni Nella presente ordinanza s intende per: a. dati: informazioni memorizzate nei sistemi d informazione del SIC; b. oggetti: compilazioni di dati relative a una persona, un organizzazione, una cosa o un evento; c. metadocumenti: prodotti della registrazione strutturata di dati; d. relazioni: connessioni tra singoli oggetti e singoli metadocumenti; e. record di dati: tutti i metadocumenti concernenti un determinato oggetto; f. tecnica OCR: riconoscimento ottico dei caratteri; g. documenti originali: singole entrate informative iniziali; h. terzi: persone o organizzazioni che sono rilevanti ai fini della protezione dello Stato unicamente in virtù di un legame con un oggetto; i. consultazioni brevi: consultazioni online limitate, eseguite da organi esterni nei sistemi ISIS e ISAS per il tramite dell indice, volte a verificare se una persona o organizzazione sono registrate; j. consultazioni SIC: consultazioni online illimitate, eseguite dai collaboratori del SIC nei sistemi ISIS e ISAS; k. consultazioni SI cant: consultazioni online limitate, eseguite da organi esterni nei sistemi ISIS e ISAS per il tramite dell indice, volte a verificare se una persona o organizzazione sono registrate e a leggere i metadocumenti allestiti sulla base di documenti originali degli organi di sicurezza dei Cantoni nell ambito dell esecuzione della LMSI. Art. 5 Visualizzazione Gli oggetti e i metadocumenti possono essere visualizzati e le visualizzazioni possono essere memorizzate. Art. 6 Consultazione trasversale Gli utenti dei sistemi d informazione del SIC possono, nel quadro delle rispettive autorizzazioni d accesso, accedere contemporaneamente a tutti i sistemi d informazione del SIC. A tal fine è a loro disposizione un apposita funzionalità di ricerca e distribuzione. Art. 7 Rete SiLAN 1 Il SIC gestisce una rete informatica protetta (rete SiLAN) separata da altre reti informatiche. 2 La rete SiLAN serve al trattamento di dati classificati. 4360

3 3 La rete SiLAN è a disposizione esclusivamente dei collaboratori del SIC, della Vigilanza sulle attività informative in seno al DDPS, del servizio informazioni dell esercito e del fornitore di prestazioni informatiche secondo l articolo 15 capoverso 5 che dispongono delle corrispondenti autorizzazioni. Il diritto di utilizzazione si applica per analogia ai mandatari che hanno ricevuto da detti organi la corrispondente autorizzazione. Art. 8 Intranet SIC 1 L Intranet SIC è gestito nella rete SiLAN. Esso serve all informazione dei collaboratori del SIC. 2 È a disposizione esclusivamente dei collaboratori del SIC e della Vigilanza sulle attività informative in seno al DDPS. Art. 8a Indice 1 Esternamente alla rete SiLAN, il SIC gestisce, in un ambiente protetto, una piattaforma d informazione (indice) comprendente dati classificati sino al livello di classificazione CONFIDENZIALE. 2 Il SIC assicura che tutte le persone e organizzazioni rilevanti per l adempimento dei compiti degli utenti esterni dei sistemi ISIS e ISAS figurino nell indice nella misura consentita dalle esigenze in materia di protezione delle fonti. 3 Gli utenti esterni dei sistemi ISIS e ISAS possono consultare l indice nel quadro delle rispettive autorizzazioni d accesso. Art. 10 cpv. 6 Abrogato Art. 12 Cancellazione dei dati 1 I dati sono cancellati entro tre mesi dalla scadenza della corrispondente durata di conservazione secondo gli articoli 24, 33, 35f, 35k e 35q. 2 Con la cancellazione dell ultimo metadocumento è cancellato l intero record di dati. 3 I dati destinati alla cancellazione sono trasferiti nel modulo di archiviazione; è fatto salvo l articolo 13 capoverso 2. Art. 14 cpv. 3 3 Se dati del SIC sono trasmessi esternamente alla rete SiLAN, l intero processo ha luogo in forma criptata. Art. 17 cpv. 1 1 Il sistema ISAS è gestito nel quadro di un esercizio pilota a tempo determinato ai sensi dell articolo 17a LPD. 4361

4 Art. 17a Struttura del sistema ISAS 1 Il sistema ISAS si compone di: a. un archivio di documenti per la registrazione e la consultazione dei dati secondo l articolo 18 capoverso 1; b. un sistema di analisi e di aggiornamento della situazione per la registrazione nonché per il trattamento e la valutazione trasversali dei dati (IASA SIC); c. un indice per verificare se il SIC tratta, riguardo a persone o organizzazioni, dati secondo l articolo 1 lettera a LSIC. 2 Il DDPS definisce i campi di dati. Art. 18 Dati nel sistema ISAS 1 Il sistema ISAS contiene dati concernenti l estero rilevanti sotto il profilo della politica di sicurezza. 2 Sono trattati i dati seguenti: a. dati concernenti l identità di persone o organizzazioni registrate; b. riprese visive o sonore; c. dati alfanumerici concernenti eventi e persone, quali targhe d immatricolazione dei veicoli e dati su collegamenti di telecomunicazione. 3 I dati sono suddivisi in oggetti, metadocumenti e documenti originali. 4 I dati disponibili in forma elettronica dell ex Servizio informazioni strategico concernenti le tematiche del terrorismo e della non proliferazione sono trasferiti nel sistema ISAS. Art. 20 Diritti d accesso 1 Per quanto necessario all adempimento dei loro compiti legali, i collaboratori del SIC competenti per l esercizio pilota hanno accesso mediante procedura di richiamo ai dati del sistema ISAS e dell indice. 2 Hanno accesso all indice mediante procedura di richiamo i collaboratori competenti per l esercizio pilota presso le autorità seguenti: a. l organo di sicurezza dei Cantoni designato dal capo del DDPS, per l esecuzione dei propri compiti secondo la LMSI; b. gli organi federali competenti per i controlli di sicurezza relativi alle persone, per lo svolgimento di detti controlli. Art. 21 Immissione dei dati e controllo della qualità 1 Nel sistema ISAS possono essere trattate soltanto informazioni corrispondenti agli scopi di cui all articolo 3. 2 I collaboratori del SIC competenti per lo smistamento archiviano i documenti originali nell archivio di documenti. 4362

5 3 I collaboratori del SIC competenti per lo svolgimento dell esercizio pilota immettono i dati nel sistema ISAS sulla base dei documenti originali. 4 Il direttore del SIC o il suo sostituto può incaricare l organo del SIC competente per il controllo della qualità (organo di controllo della qualità) di verificare i dati del sistema ISAS. 5 L organo di controllo della qualità cancella i dati non più necessari. Art. 22 Archivio di documenti 1 L archivio di documenti deve garantire una gestione e un archiviazione corrette dei documenti. 2 I documenti originali possono essere registrati mediante la tecnica OCR. 3 Se i documenti originali sono registrati elettronicamente, si può rinunciare all archiviazione dei documenti originali in forma cartacea. Art. 23 Diritto d essere informati delle persone interessate Il diritto d essere informati è retto dalle disposizioni della LPD. Art. 24 Durata di conservazione dei dati 1 È consentito conservare gli oggetti e i metadocumenti per 30 anni al massimo dalla data del loro ultimo trattamento. Per «trattamento» si intende la modifica o l ampliamento di un record di dati. 2 Il termine di conservazione massimo dei dati del sistema ISAS è di 45 anni. Art. 25 Struttura del sistema ISIS 1 Il sistema ISIS si compone di: a. un archivio di documenti per la registrazione e la consultazione dei dati secondo l articolo 26 capoverso 1; b. un sistema di analisi e di aggiornamento della situazione per la registrazione nonché per il trattamento e la valutazione trasversali dei dati; c. un indice per verificare se il SIC tratta, riguardo a persone o organizzazioni, dati secondo l articolo 1 lettera b LSIC. 2 Il DDPS definisce i campi di dati. Art. 26 Dati nel sistema ISIS 1 Il sistema ISIS contiene dati su persone ed eventi e dati documentari concernenti la Svizzera provenienti dalle attività preventive di protezione dello Stato nonché dati provenienti da fonti pubblicamente accessibili secondo l articolo

6 2 Sono trattati i dati seguenti: a. dati concernenti l identità di persone o organizzazioni registrate; b. riprese visive o sonore; c. dati alfanumerici concernenti eventi e persone, quali targhe d immatricolazione dei veicoli e dati su collegamenti di telecomunicazione. 3 I dati sono suddivisi in oggetti, metadocumenti e documenti originali. 4 Qualora sia opportuno per la gestione dell accesso, i dati sono attribuiti a un ambito specifico e suddivisi in categorie. Art. 27 Controllo della qualità 1 L organo di controllo della qualità verifica i dati contrassegnati con la lettera «p», segnatamente l indicazione delle fonti, la valutazione dell informazione e la data della successiva valutazione globale. 2 Conferma la registrazione definitiva dei dati contrassegnandoli con la lettera «k». 3 Cancella i dati non più necessari. Art. 27a Diritti d accesso 1 I collaboratori del SIC hanno accesso mediante procedura di richiamo ai dati del sistema ISIS e dell indice. 2 Hanno accesso all indice mediante procedura di richiamo le autorità seguenti: a. gli organi di sicurezza dei Cantoni, per l esecuzione dei propri compiti secondo la LMSI; b. fedpol, per l adempimento di compiti di polizia giudiziaria e di polizia di sicurezza nonché per l esame di casi di sospetto riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo qualora si tratti di comunicazioni di istituti finanziari svizzeri (consultazione breve); c. gli organi federali competenti per i controlli di sicurezza relativi alle persone, per lo svolgimento di detti controlli (consultazione breve). 3 In via supplementare e nella misura in cui la consultazione serva all esecuzione dei propri compiti secondo la LMSI, gli organi di sicurezza dei Cantoni hanno accesso mediante procedura di richiamo all indice per visionare i metadocumenti allestiti sulla base di documenti originali dei suddetti organi nell ambito dell esecuzione della LMSI. Art. 28 Requisiti tecnici per il collegamento di esterni 1 Il DDPS stabilisce i requisiti tecnici per il collegamento di autorità esterne. 2 Le autorità esterne sono collegate all indice soltanto se soddisfano detti requisiti. 4364

7 Art. 29 Trattamento dei dati 1 Nel sistema ISIS possono essere trattate soltanto informazioni corrispondenti agli scopi di cui all articolo 3. 2 I collaboratori competenti per la registrazione dei dati valutano se un informazione consente di trarre conclusioni sulla rilevanza ai fini della protezione dello Stato della persona o organizzazione a cui l informazione si riferisce. Se ciò è il caso, immettono nel sistema ISIS i pertinenti dati. 3 I dati sono registrati provvisoriamente e contrassegnati con la lettera «p». 4 I collaboratori competenti per la registrazione dei dati valutano, sulla base della provenienza, della modalità di trasmissione, del contenuto e delle conoscenze già disponibili, se si tratta di metadocumenti attendibili o poco attendibili. 5 I collaboratori competenti per la registrazione dei dati contrassegnano i metadocumenti attendibili con la lettera «g» e i metadocumenti poco attendibili con la lettera «u». 6 I dati su persone e organizzazioni contenuti nei documenti originali possono essere ulteriormente utilizzati soltanto dopo l allestimento di un corrispondente oggetto. 7 I metadocumenti contrassegnati con la lettera «u» da oltre tre anni dalla loro registrazione possono essere ulteriormente utilizzati soltanto se ciò è necessario per l adempimento dei compiti legali e il direttore del SIC o il suo sostituto ne ha autorizzato l ulteriore utilizzazione. L autorizzazione è valevole sino alla successiva valutazione globale. Art. 30 Archivio di documenti 1 L archivio di documenti deve garantire una gestione e un archiviazione corrette dei documenti. 2 I documenti originali possono essere registrati mediante la tecnica OCR. 3 Se i documenti originali sono registrati elettronicamente, si può rinunciare all archiviazione dei documenti originali in forma cartacea. Art. 31 cpv. 2 Abrogato Art. 32 Valutazione globale periodica dei dati nel sistema ISIS 1 L organo di controllo della qualità procede a una valutazione globale di un record di dati al più tardi entro cinque anni dalla registrazione del primo metadocumento. Dopodiché provvede a una valutazione globale del record di dati almeno ogni tre anni. 2 L organo di controllo della qualità valuta, tenendo conto dei pericoli e rischi attuali, se le informazioni registrate in un record di dati sono ancora necessarie relativamente al rischio per la sicurezza interna e in funzione delle attività di protezione dello Stato. I dati non più necessari sono cancellati. 4365

8 3 I metadocumenti contrassegnati con la lettera «u» da oltre tre anni dalla loro registrazione possono essere ulteriormente utilizzati fino alla successiva valutazione globale soltanto se: a. sono necessari per l adempimento dei compiti legali; e b. il direttore del SIC o il suo sostituto ne ha autorizzato l ulteriore utilizzazione. 4 L organo di controllo della qualità annota l avvenuta esecuzione della valutazione globale per i dati di cui è autorizzata l ulteriore utilizzazione. 5 Gli oggetti contrassegnati da oltre tre anni come dati concernenti terzi sono cancellati in occasione della valutazione globale. Art. 33 Durata di conservazione dei dati 1 Per quanto concerne i dati del sistema ISIS si applicano le seguenti durate massime di conservazione: a. per i dati preventivi: 15 anni; b. per i dati dei programmi di ricerca preventiva in corso: 20 anni; c. per i dati concernenti divieti d entrata: fino a dieci anni a decorrere dalla rispettiva data di scadenza, al massimo 35 anni; d. per i dati provenienti dal settore dello spionaggio: 45 anni; e. per i dati documentari provenienti dalle attività preventive di protezione dello Stato e per i dati provenienti da fonti pubblicamente accessibili: 45 anni. 2 Per quanto concerne i documenti originali, la durata massima di conservazione è di 45 anni. Titolo prima dell art. 35a Sezione 4a: Presentazione elettronica della situazione (PES) Art. 35a Base e contenuto del sistema PES 1 La Presentazione elettronica della situazione (PES) è un sistema d informazione basato sul web. 2 Il sistema PES contiene dati su persone ed eventi per la rappresentazione, la valutazione e l analisi della situazione in materia di sicurezza interna e di misure in materia di politica di sicurezza. 4366

9 3 Sono trattati i dati seguenti: a. dati descrittivi di eventi; b. informazioni concernenti la gestione e l attuazione di misure in materia di politica di sicurezza nonché informazioni concernenti misure per la salvaguardia della sicurezza interna ed esterna. Art. 35b Struttura del sistema PES Il sistema PES si compone delle seguenti cartelle con i contenuti sottoindicati: a. cartella «Eventi»: dati provenienti da reti informative integrate relativi a eventi; b. cartella «Centro federale di situazione»: rapporti periodici sulla situazione, aggiornamenti della situazione e documentazioni; c. cartella «SIC»: dati concernenti la tenuta dei giornali dei servizi di picchetto del SIC. Art. 35c Diritti d accesso 1 Le autorità e gli uffici secondo l allegato 3 O-SIC 5 hanno accesso al sistema PES per gli scopi menzionati e alle condizioni stabilite in detto allegato. 2 Il direttore del SIC può concedere a servizi privati nonché ad autorità di sicurezza e di polizia estere, in caso di eventi che comportano un aggravamento del pericolo per la sicurezza, un accesso al sistema PES limitato nel tempo e nei contenuti, se tali servizi e autorità: a. sono direttamente o indirettamente interessati da un evento; b. possono contribuire, con le proprie informazioni o conoscenze, a una migliore presentazione e valutazione della situazione; o c. partecipano alla gestione o all attuazione di misure in materia di politica di sicurezza. 3 Il SIC può esigere dalle autorità e dagli uffici secondo il capoverso 1 informazioni sull utilizzazione dei dati. Art. 35d Controllo della qualità L organo di controllo della qualità controlla per campionamento la legalità, l adeguatezza, l efficacia e l esattezza del trattamento dei dati nel sistema PES. Art. 35e Diritto d essere informati delle persone interessate Il diritto d essere informati è retto dalle disposizioni della LPD. 5 RS

10 Art. 35f Durata di conservazione La durata massima di conservazione dei dati nel sistema PES e dei relativi documenti originali è di tre anni. Titolo prima dell art. 35g Sezione 4b: Modulo informatico P4 (modulo P4) Art. 35g Contenuto, scopo e struttura del modulo P4 1 Il modulo informatico P4 (modulo P4) contiene i seguenti dati su persone ed eventi per il trattamento e l analisi di informazioni concernenti i passaggi del confine da parte di cittadini stranieri di determinati Paesi: a. identità delle persone interessate; b. fotografia e indicazioni relative al documento d identità; c. indicazioni relative al controllo alla frontiera. 2 Il modulo P4 si compone di un archivio di documenti per la registrazione e la consultazione dei dati trasmessi al SIC dagli organi di controllo alla frontiera. Art. 35h Diritti d accesso 1 Per quanto necessario all adempimento dei loro compiti legali, i collaboratori del SIC competenti dell esecuzione del programma di ricerca volto a trattare e analizzare i passaggi del confine da parte di cittadini stranieri di determinati Paesi possono consultare, registrare, modificare e cancellare dati del modulo P4. 2 Per quanto necessario all adempimento dei loro compiti legali, i collaboratori del SIC possono consultare i dati del modulo P4. Art. 35i Controllo della qualità L organo di controllo della qualità controlla per campionamento la legalità, l adeguatezza, l efficacia e l esattezza del trattamento dei dati nel modulo P4. Art. 35j Diritto d essere informati delle persone interessate Il diritto d essere informati è retto dalle disposizioni della LPD. Art. 35k Durata di conservazione La durata massima di conservazione dei dati nel modulo P4 e dei relativi documenti originali è di cinque anni. 4368

11 Titolo prima dell art. 35l Sezione 4c: Sistema di gestione elettronica degli affari e dei mandati (Gever SIC) Art. 35l Gestione e scopo del sistema Gever SIC 1 Il SIC gestisce nella rete SiLAN un sistema d informazione per la gestione, l elaborazione e il controllo degli affari (Gever SIC). 2 In deroga all articolo 12 capoverso 2 dell ordinanza GEVER del 30 novembre , i dati classificati CONFIDENZIALE sono archiviati nel sistema Gever SIC senza essere criptati. 3 In deroga all articolo 12 capoverso 3 dell ordinanza GEVER, i dati classificati SEGRETO possono essere archiviati nel sistema Gever SIC. Art. 35m Contenuto del sistema Gever SIC Il sistema Gever SIC contiene: a. dati relativi alla gestione amministrativa degli affari; b. informazioni necessarie per il controllo degli affari nel settore dei controlli di sicurezza relativi alle persone; c. tutti i prodotti informativi in uscita dal SIC; d. i dati impiegati per allestire i contenuti secondo le lettere a c, sempre che sia garantita la protezione delle fonti. Art. 35n Diritti d accesso Per quanto necessario all adempimento dei loro compiti legali, i collaboratori del SIC possono registrare, modificare, cancellare e consultare dati nel sistema Gever SIC. Art. 35o Controllo della qualità L organo di controllo della qualità controlla per campionamento la legalità, l adeguatezza, l efficacia e l esattezza del trattamento dei dati nel sistema Gever SIC. Art. 35p Diritto d essere informati delle persone interessate Il diritto d essere informati è retto dalle disposizioni della LPD. Art. 35q Durata di conservazione La durata massima di conservazione dei dati nel sistema Gever SIC è di 45 anni. 6 RS

12 II L ordinanza del 4 dicembre sul Servizio delle attività informative della Confederazione è modificata come segue: Art. 19 cpv. 3 3 I dati sono archiviati in due collezioni di dati logicamente separate in funzione della relazione del loro contenuto con la Svizzera. III La presente ordinanza entra in vigore il 1 gennaio novembre 2013 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Ueli Maurer La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova 7 RS