COMUNE DI ALBAIRATE. Organismo della Valutazione e del Supporto (OVAS)

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1 VALIDAZIONE DELLA RELAZIONE SULLA PERFORMANCE A: Giunta comunale SEDE e, pc: Funzione Pubblica ROMA (Rm) Documento di validazione della Relazione sulla Performance A. L OVAS, organismo per la Valutazione ed il Supporto, le cui funzioni sono analoghe a quelle dell OIV, ai sensi dell art. 14, co. 4, let. c), del D. Lgs. N. 150/2009 e successive delibere n. 4/2012, n. 5/2012, ha preso in esame la Relazione sulla performance approvata dall Amministrazione di Albairate. B. L OVAS ha svolto il proprio lavoro di validazione sulla base degli accertamenti che ha ritenuto opportuno effettuare nella fattispecie, tenendo anche conto dei risultati e degli elementi emersi dal monitoraggio della CIVIT / ANAC sul Piano della Performance e sul Programma triennale per la Trasparenza e l Integrità e dalla Relazione dell OVAS stesso sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni. C. La documentazione del processo di validazione e le motivate conclusioni raggiunte su ciascuno dei punti esaminati nel processo sono contenute in apposite sezioni delle carte di lavoro conservate presso il supporto dell OVAS. D. Tutto ciò premesso, l OVAS valida la Relazione sulla performance. E. Una sintesi delle motivazioni del processo alla base della decisione è riportata nell annesso, che costituisce parte integrante del presente documento. F. Il presente documento di validazione è stato redatto ai sensi della delibera 6/2012 della CiVIT /A.NA.C. Pagina 1

2 lì, 18 giugno 2018 L OVAS Dott. Rodolfo Guiscardo Pagina 2

3 ANNESSO ALLA VALIDAZIONE DELLA RELAZIONE DELLA PERFORMANCE INDICE PREMESSA 4 FINALITÀ E PRINCIPI GENERALI...4 FINALITÀ...4 PRINCIPI GENERALI L OGGETTO DELLA VALIDAZIONE IL PROCESSO DI VALIDAZIONE E LA METODOLOGIA DI VERIFICA ADOTTATI ILPROCESSODI VALIDAZIONE E I SOGGETTI COINVOLTI LA METODOLOGIA DI VALIDAZIONE LA TRACCIABILITÀ E L EVIDENZA DEL PROCESSO DI VALIDAZIONE E DEL RELATIVO APPROCCIO METODOLOGICO UTILIZZATO FORMA E CONTENUTODELLE CARTE DI LAVORO REQUISITI, FORMA, CONTENUTO ED AMPIEZZA 8 3 LA FORMALIZZAZIONE: IL DOCUMENTO DI VALIDAZIONE E IL GIUDIZIO 8 4. ALLEGATO A TENUTA E REDAZIONE DELLE CARTE DI LAVORO...9 Pagina 3

4 PREMESSA La Relazione della performance è predisposta dalla Giunta ai sensi dell art. 15, co. 2, let. b) del d. lgs. 150/2009. La sua validazione costituisce l atto con il quale l OVAS attribuisce efficacia alla Relazione stessa. Per quanto attiene ai tempi, la compilazione della Relazione deve essere effettuata entro il 30 giugno, mentre la scadenza della validazione è entro settembre. L Anac, in data 14 giugno 2016, ha precisato di riservarsi di stabilire le modalità di consuntivazione del ciclo delle performance dopo l entrata in vigore del Regolamento di disciplina delle funzioni del dipartimento della funzione pubblica, in materia di misurazione e di valutazione delle performance delle pubbliche Amministrazioni, come previsto dall art 19 comma 10 del d.l. 24 giugno 2014 n. 90, convertito in legge 114 dell 11 giugno Ne consegue che la predetta consuntivazione, anche per il 201/, viene effettuata secondo le modalità in atto negli anni precedenti Pertanto non si è ravvisata la necessità di operare variazioni in termini sia di processo di validazione che di metodologia di verifica. Inoltre, naturalmente, sono rimasti uguali sia i soggetti coinvolti nel processo di validazione, sia il relativo approccio metodologico, sia la forma delle carte di lavoro Sono infine rimasti invariati la formalizzazione ed il documento di validazione. FINALITA E PRINCIPI GENERALI FINALITA Per validazione della Relazione della performance 2017, redatta dalla Giunta comunale, ai sensi dell art. 14, comma 4, let. c) del d. lgs 150/2009 si intende l attribuzione di efficacia da parte dell OVAS alla Relazione stessa, in ottemperanza all art. 15, comma 2, let. b) del predetto decreto. Tale validazione riporta gli esiti dell attività di verifica svolta sull attendibilità dei dati e delle informazioni contenuti nella Relazione; precisa i motivi per cui si ritengono validi gli esiti predetti; è finalizzata a dare un contributo alla Giunta nelle successive sue scelte; è connessa con il precedente processo di monitoraggio e con la valutazione; è, quindi, coerente con la Pagina 4

5 Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni, redatta dall OVAS ai sensi dell art. 14, comma 4, let. a) del citato decreto. PRINCIPI GENERALI I principi di riferimento del processo di validazione sono: la trasparenza, l attendibilità, la ragionevolezza, l evidenza, la tracciabilità, la verificabilità dei contenuti e dell approccio utilizzato. I principi cui si è ispirato l OVAS sono quelli di indipendenza e di verificabilità. Nella validazione l OVAS ha tenuto conto dei risultati emersi nel processo di verifica, dei risultati in merito definiti dalla CiVIT / A.NA.C., dei Piani e dei Programmi dell Ente, dei monitoraggi e della Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni. 1. L OGGETTO DELLA VALIDAZIONE L oggetto della validazione è la performance dell Ente, evidenziata dalla Giunta nell apposita Relazione. La validazione concerne tre importanti aspetti o ambiti : la conformità, l attendibilità e la comprensibilità. Si compone, inoltre, di due momenti essenziali: il processo e il giudizio di sintesi. L analisi deve essere conforme alle modalità definite dal decreto n. 150/2009 e dalla delibera 5/2012 della CiVIT/A.NA.C.; attendibile, per una completa affidabilità dei dati; comprensibile, per facilitare il controllo sociale diffuso. Essa è composta da un processo di verifica (analisi) della struttura e dei contenuti della Relazione e da un giudizio di sintesi, formulato sulle conclusioni dell analisi stessa. 2. IL PROCESSO DI VALIDAZIONE E LA METODOLOGIA DI VERIFICA ADOTTATA Il processo di validazione si è sviluppato, nel corso dell anno, in una serie di fasi - peraltro coincidenti con quelle della performance - poste in essere dai vari soggetti interessati. In ciascuna di tali fasi sono state sviluppate le attività più idonee, come incontri di Pagina 5

6 approfondimento, momenti di formazione, attività di controllo ecc.. Tali attività, quindi, hanno seguito gli approcci metodologici più opportuni secondo le varie finalità di verifica. 2.1 IL PROCESSO DI VALIDAZIONE ED I SOGGETTI COINVOLTI La successione degli atti dalla ricezione della Relazione da parte dell OVAS alla consegna da parte di quest ultimo della validazione ha individuato i soggetti comunque coinvolti. Naturalmente tale successione è iniziata con l invio da parte della Direzione amministrativa all OVAS della Relazione approvata dalla Giunta. L OVAS, in relazione allo stato degli atti esistenti, ha utilizzato il supporto previsto ed incontrato le Posizioni Organizzative interessate 2.2 LA METODOLOGIA DI VALIDAZIONE La metodologia utilizzata ha confermato la validità di quanto posto in essere negli anni scorsi, in particolare nel 2017, sia per quanto attiene ai criteri di riferimento, tendenti ad una concezione esaustiva e funzionale delle attività di verifica, sia per le modalità attuative. In particolare, anche per l attuale validazione i criteri possono sintetizzarsi nei seguenti: coerenza, che deve essere garantita, nel tempo, in relazione ai controlli effettuati nel corso dell anno di riferimento, rispetto a quelli - complessivi - effettuati in più anni, considerando, ovviamente, anche la necessità di analisi di lungo periodo; sinergia, da concepire come insieme di azioni di controllo fra loro strettamente coordinate, tendenti al rafforzamento progressivo del sistema amministrativo dell Ente; redditività, come sostegno alla produttività generale, intesa come sommatoria delle produttività individuali espresse ai vari livelli: l approfondimento costante dei controlli, delle documentazioni e degli atti previsti migliora l efficacia della gestione; funzionalità, determinata da una costante diciamo pure ripetitiva azione di verifica che rende sempre più efficiente l attività di gestione dell Ente; omogeneità degli scopi: dato che prassi diverse nei successivi controlli determinerebbero involontarie ma anche gravi contraddizioni gestionali, bisogna garantire unificazioni concettuali di verifica sempre più estese; razionalità: l utilizzo e l approfondimento delle modalità di controllo previste dalle norme tende ad una triplice razionalizzazione, inerente l attuazione accurata delle norme, una sempre migliore delle stesse applicazione e un loro approfondimento in occasione dei successivi controlli; acculturazione: le verifiche devono essere utilizzate anche per contribuire all affinamento culturale, tendendo ad una sempre più adeguata produttività degli addetti, sia quelli di livello apicale che del personale delle categorie; integrazione culturale, come livello di organizzazione delle intelligenze del gruppo sociale formato dai dipendenti dell Ente e rafforzato da verifiche / validazioni finalizzate al consapevole, responsabile controllo dei documenti previsti dalle norme. Pagina 6

7 Di conseguenza tali criteri vanno riferiti a tutti gli obblighi di verifica gestionale e finanziaria più importanti attribuiti all OVAS. Questi, in particolare, attengono: alle attività di supporto (il PRO, il Piano della performance, il controllo di gestione); ai controlli (la valutazione, l analisi del funzionamento complessivo del sistema dei controlli); agli incontri di approfondimento (i monitoraggi, la validazione, più in generale le attività di coordinamento). Pertanto si è proceduto approfondendo i controlli previsti, coordinando fra loro i controlli stessi, definendo gli elementi funzionali, individuando quelli disfunzionali, ripetendo le analisi con uguali metodologie, anche a distanza di tempo, tenendo conto delle previste documentazioni atte a definire gli eventuali casi d interesse, sia quelli validi che quelli inadeguati. L innovazione nell ultimo anno si è notevolmente sviluppata, anche per quanto attiene ad una corretta definizione degli obiettivi individuali e ad una adeguata scelta degli indicatori. Un miglioramento, questo, che non riduce la necessità di ulteriori perfezionamenti. 2.3 LA TRACCIABILITA E L EVIDENZA DEL PROCESSO DI VALIDAZIONE E DEL RELATIVO APPROCCIO METODOLOGICO UTILIZZATO Nel corso delle varie fasi della performance è stata individuata la documentazione di riferimento, cioè tutte le carte redatte o, comunque, utilizzate dall OVAS e dalle Posizioni organizzative nei loro compiti di controllo. Successivamente questi documenti sono stati ulteriormente analizzati ed approfonditi nel processo di validazione della Relazione. Essi, quindi, coincidono con l insieme degli atti posti in essere dai vari Servizi / Centri di Responsabilità nel corso delle attività di programmazione, gestione, controllo e valutazione. Pertanto tali atti, coincidendo con quelli utilizzati dai Responsabili dei Servizi / Centri di responsabilità medesimi, non solo comprovano l avvenuta pianificazione ed il controllo della gestione, ma altresì evidenziano gli elementi probativi a sostegno delle verifiche effettuate per procedere alla validazione. In definitiva il fine precipuo, l importanza delle carte di lavoro, consiste nella possibilità di ricostruire le attività di gestione e di dimostrare quanto è stato fatto nell attività di verifica, documentando l iter seguito, fin dalla programmazione, per giungere a conclusioni finali valide ed esaustive, essenziali per il giudizio di validazione. La tracciabilità globale diviene, così, un elemento essenziale della produttività dell intero sistema e di ciascuna sua componente. 2.4 FORMA E CONTENUTO DELLE CARTE DI LAVORO Pagina 7

8 La metodologia seguita ha inteso utilizzare in maniera chiara una documentazione completa e dettagliata per consentire una comprensione globale del processo di validazione anche a soggetti estranei all Ente. Sono state, pertanto, utilizzate carte di lavoro esaustive, riguardanti i vari aspetti manageriali, di carattere sia gestionale che finanziario, concernente le successive fasi della performance, nel quadro dei vari momenti di controllo e di valutazione. Gli obiettivi perseguiti sono stati: la definizione di tutti gli oggetti di verifica ritenuti necessari; un adeguata pianificazione del lavoro, suddivisa nelle sue fasi attuative; idonee metodologie di trattazione dei singoli problemi; i vari, successivi, momenti di valutazione; gli esiti degli incontri con i soggetti interessati; le motivazioni delle conclusioni. Essendo stati utilizzati tutti gli atti disponibili si ritiene che le informazioni usufruite siano sufficienti. I temi, comunque, sono stati adeguatamente individuati. Le valutazioni sono state riferite ai vari argomenti trattati nella Relazione. Nel corso della validazione sono stati soddisfatti i tre requisiti di base: l autosufficienza, l obiettività e la completezza. Come già accennato, proprio per garantire una forma idonea, contenuti adeguati ed un ampia documentazione, si è fatto riferimento a tutti gli atti dell anno, in gran parte già analizzati dall OVAS, ma nuovamente analizzati in maniera coordinata e globale. Si è ripetuto, con gli opportuni approfondimenti, quanto già effettuato per redigere la Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni. 3. LA FORMALIZZAZIONE: IL DOCUMENTO DI VALIDAZIONE E IL GIUDIZIO Il contesto di riferimento della Relazione è apparso positivo e funzionale. Pertanto, da un punto di vista generale, si può affermare che l impostazione, le precisazioni, i dati, ecc. della Relazione stessa sono sicuramente validi e fondati, anche per quanto riguarda le conclusioni positive, che possono essere condivise. Peraltro gli obiettivi, nel loro complesso, sono stati adeguatamente conseguiti. Ciò non toglie la necessità di procedere ad ulteriori miglioramenti nel campo dell assegnazione degli obiettivi individuali, degli indicatori, del miglioramento delle funzioni di leadership, dell innovazione, della consapevole partecipazione di tutti all innovazione medesima. In conclusione, come precisato nell Allegato stesso, l OVAS ritiene che sussistano tutte le condizioni necessarie per la validazione della Relazione della performance. Pagina 8

9 4. ALLEGATO A TENUTA E REDAZIONE DELLE CARTE DI LAVORO Dato che l Ente è pervenuto, ad una buona tenuta delle carte di lavoro, quanto in Allegato A è del tutto simile a quanto precisato negli anni precedenti, in particolare il Lì 18 giugno 2018 L OVAS dott. Rodolfo Guiscardo Pagina 9