REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE

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1 REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE

2 Art. 1 - Ambito di applicazione del Regolamento Art. 2 - Segreteria Art. 3 - Responsabile Art. 4 - Mediatori Art. 5 - Avvio della Procedura di Mediazione Art. 6 - Luogo della Mediazione Art. 7 - Scelta e nomina del Mediatore Art. 8 - Comunicazioni del Mediatore e sua sostituzione Art. 9 - Incontro di mediazione Art Conclusione dell incontro e verbali di conciliazione Art Riservatezza e trattamento dei dati personali Art Registrazione e conservazione degli atti Art Spese Art Modifiche ed applicazione e del Regolamento Art Esclusione di responsabilita Art Allegati Allegato I - Tabella delle Indennità Allegato II - Codice Europeo di condotta per i Mediatori Art. 1 - Ambito di applicazione del Regolamento Il presente regolamento ( Regolamento ) si applica alla procedura di mediazione a fini conciliativi ( Mediazione ) delle controversie di natura economica, vertenti su diritti disponibili, che le parti intendono risolvere bonariamente, in forza di una disposizione di legge, dell invito di un giudice, di una clausola contrattuale ovvero di propria iniziativa. Le parti, d intesa con l A.D.R. Association ( Ente ), possono concordare di apportare modifiche al Regolamento in qualsiasi momento. Art. 2 - Segreteria La Segreteria svolge la sua attività con neutralità, riservatezza ed informalità, per favorire la speditezza delle procedure di mediazione. I membri della Segreteria agiscono con imparzialità, non entrano nel merito della lite e non svolgono attività di mediazione. 1

3 Nella fase di avvio della procedura, la Segreteria contatta la parte indicata nella domanda di mediazione dalla parte proponente, per verificarne la disponibilità ad aderire al tentativo di mediazione, organizza l incontro di mediazione e provvede alle comunicazioni necessarie con il mezzo ritenuto più idoneo. Su richiesta della parte che ha depositato la domanda, la Segreteria attesta per iscritto: a) l avvenuto deposito della domanda; b) l avvenuta o mancata risposta dell altra parte; c) la decorrenza del termine previsto per la conclusione della procedura. Art. 3 - Responsabile Presso ogni sede dell Ente vengono nominati uno o più Responsabili, scelti tra persone aventi i medesimi requisiti professionali dei mediatori, i quali svolgono la propria attività con neutralità, riservatezza ed informalità. Nella prima comunicazione utile inviata alle parti la Segreteria comunica il nome del Responsabile. Il Responsabile ha il compito di assistere le parti in tutte le fasi della procedura di mediazione, nomina o sostituisce il mediatore, e può contattare le parti al fine di favorire la fase di preparazione dell incontro di mediazione. Art. 4 - Mediatori I Mediatori, specializzati in tecniche di composizione dei conflitti, sono professionisti neutrali, indipendenti ed imparziali, privi di potere decisionale, con il compito di aiutare le parti a trovare una soluzione negoziata della lite, accettabile da entrambe. I Mediatori intervengono nella procedura in conformità al presente Regolamento e nel rispetto del Codice di Condotta Europeo allegato. Art. 5 - Avvio della Procedura di Mediazione La parte di una lite che intende avviare la Procedura di Mediazione può farlo depositando all indirizzo di sede, ovvero a mezzo fax o , l istanza di avvio predisposta dall Ente o inviando una richiesta scritta in conformità al Regolamento (accompagnata da copia del documento di identità e del codice fiscale e della attestazione di avvenuto pagamento delle spese di avvio del procedimento se dovute). L istanza, sottoscritta dal richiedente, deve contenere le seguenti informazioni: a) nome e cognome (se persona giuridica: denominazione, tipo, sede e legale rappresentante); b) nome e cognome dell eventuale rappresentante nella procedura con indicazione dei poteri di rappresentanza per transigere la controversia; c) eventuali persone di fiducia da cui la parte intende farsi assistere; 2

4 d) nome o denominazione, indirizzo e quant altro possa servire a contattare la(e) parte(i) nei cui confronti si desidera attivare la procedura; e) un esposizione sintetica dei fatti e delle ragioni del contendere con le conseguenti richieste nei confronti dell'altra parte; f) eventuali documenti probatori (contratto oggetto della controversia, fatture, lettere di diffida, ecc.); g) il valore indicativo della controversia; h) l accettazione del Regolamento e della tabella delle indennità; La qualificazione della natura e del valore della controversia spetta alla parte che avvia la procedura. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, il Responsabile decide il valore di riferimento e lo comunica alle parti. La Segreteria contatta l altra parte e la invita ad inviare l Adesione alla mediazione ed a versare la somma prevista per l avvio del procedimento entro 10 giorni. Alla parte invitata che accetta di partecipare alla procedura è richiesto di specificare nella risposta (accompagnata da copia del documento di identità e del codice fiscale e della attestazione di avvenuto pagamento delle spese di avvio del procedimento se dovute): a) nome e cognome (se persona giuridica: denominazione, tipo, sede e legale rappresentante); b) nome e cognome dell eventuale rappresentante nella procedura con indicazione dei poteri di rappresentanza per transigere la controversia; c) eventuali persone di fiducia da cui la parte intende farsi assistere; d) un esposizione sommaria dei fatti e delle ragioni del contendere con le conseguenti richieste nei confronti dell altra parte; e) l accettazione del Regolamento e della tabella delle indennità; Le parti possono velocizzare l avvio della procedura presentando la domanda congiunta di mediazione. La Procedura di Mediazione ha una durata non superiore a 45 giorni dal deposito dell istanza, salva la diversa volontà delle parti. In caso di ricorso alla procedura su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell istanza. In caso di adesione, designato il mediatore (art. 7), la Segreteria fissa la data ed il luogo dell incontro dandone comunicazione al Mediatore ed alle parti e con invito a queste ultime a versare le somme previste dalle Tariffe di mediazione entro 5 giorni prima dell incontro. In caso di mancata adesione il Responsabile redige verbale di mancata adesione e la Segreteria ne da comunicazione alle parti. 3

5 Art. 6 - Luogo della Mediazione La Mediazione si svolge nelle sedi dell Ente. Le parti, d intesa con l Ente, possono concordare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più idoneo. Art. 7 - Scelta e nomina del Mediatore Il Mediatore è scelto dal Responsabile tra le persone inserite nella lista dell Ente salva la possibilità delle parti di presentare un istanza congiunta con la scelta del Mediatore tra quelli inseriti nella medesima lista. Qualora il valore della lite è superiore a euro, l Ente fornisce alle parti una lista di almeno tre candidati ritenuti idonei; ciascuna parte assegna un ordine di preferenza a tutti i candidati. L Ente nomina la persona con l ordine di preferenza collettivamente superiore e, in caso di parità, quella più anziana. Se le parti non comunicano le rispettive preferenze entro 5 giorni, l Ente nomina il mediatore tra i candidati proposti. Il Mediatore svolge l incarico con neutralità, indipendenza ed imparzialità e rispettando il Codice di Condotta Europeo dei Mediatori cui l Ente aderisce. Il Mediatore accetta l incarico e garantisce i suoi impegni sottoscrivendo una apposita Dichiarazione di imparzialità, senza cui la procedura di mediazione non può avere inizio. Art. 8 - Comunicazioni del Mediatore e sua sostituzione Il Mediatore comunica all Ente e alle parti qualsiasi interesse personale o economico connesso all esito della Mediazione, e qualsiasi altra circostanza di cui è a conoscenza che potrebbe costituire un conflitto di interessi (sia questo reale o apparente). Inoltre le parti possono sempre chiedere la sostituzione del Mediatore per giustificato motivo. In tali casi l Ente sostituisce il Mediatore con un altro candidato. Qualora la mediazione sia svolta dal responsabile, sull istanza di sostituzione decide il Presidente dell Ente. Il Mediatore, comunque, può sempre rinunciare all incarico comunicandolo alle parti ed al Responsabile. In tal caso, il Responsabile procede alla sua sostituzione, senza alcun onere per le parti. Art. 9 - Incontro di mediazione Le parti partecipano all incontro personalmente o tramite un rappresentante. Le parti possono farsi accompagnare da persone di fiducia (ad es. avvocati, consulenti, 4

6 rappresentanti dei consumatori), ma devono comunicare con congruo anticipo alla Segreteria i nominativi dei partecipanti all incontro. Il Mediatore conduce l incontro di mediazione senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente o separatamente Il mediatore non prende alcuna decisione vincolante in merito alla lite. Le parti hanno comunque la possibilità di chiedere di comune accordo al conciliatore di prospettare una possibile risoluzione della lite. Il Mediatore può chiedere l assistenza ed il parere di un esperto per dirimere profili di rilievo tecnico e/o specialistico, purché le parti concordino di sostenerne gli oneri. L esperto deve possedere gli stessi requisiti di imparzialità e neutralità del Mediatore. Le parti devono mantenere riservato il contenuto delle riunioni e partecipare all incontro con buona fede e reciproco rispetto. La procedura, improntata alla rapidità, di norma si esaurisce in un unico incontro. Il Mediatore e le parti possono, però, concordare degli incontri successivi, a breve intervallo di tempo. Art Conclusione dell incontro e verbali di conciliazione Oltre che per scadenza del termine (art. 5) il tentativo si ritiene concluso se: a) le parti raggiungono l accordo di conciliazione; b) una o più parti comunicano al mediatore di ritirarsi dalla procedura; c) una parte non partecipa all incontro, salvo diverso accordo delle parti; d) una delle parti non paga l importo previsto dalle Tariffe della mediazione; e) il Mediatore dichiara l inutilità di ulteriori tentativi di mediazione. Il verbale di conciliazione è il documento sottoscritto dalle parti e dal Mediatore che dà esclusivamente atto dell esito positivo o negativo dell incontro di mediazione. Il verbale riporta i dati identificativi delle parti, il luogo e la data del tentativo e l eventuale impossibilità o rifiuto di una parte di sottoscriverlo. Il Mediatore rilascia copia del verbale alle parti ed invia una copia alla Segreteria, che la tiene agli atti (art.12). In caso di esito positivo della mediazione, i termini dell accordo sono recepiti in un documento separato sottoscritto dalle sole parti. Tuttavia, nei casi previsti dalla normativa applicabile al procedimento, i termini dell accordo sono recepiti nel verbale secondo le modalità prescritte dalla stessa normativa. Gli oneri fiscali derivanti dall accordo raggiunto sono a carico delle parti. In caso di mancato accordo, il Mediatore può suggerire alle parti il ricorso ad un altra procedura di Adr amministrata dall Ente, per risolvere la lite in modo rapido ed economico. Art Riservatezza e trattamento dei dati personali 5

7 L intera procedura di mediazione è riservata. Quanto è riferito nell incontro non viene registrato o verbalizzato. Il Mediatore, le parti ed i partecipanti all incontro non devono divulgare a terzi: fatti e dichiarazioni appresi nella procedura, né utilizzarli in eventuali successivi procedimenti giudiziali o stragiudiziali, che coinvolgano una delle parti e/o l oggetto della mediazione. In merito agli stessi fatti e dichiarazioni, le parti devono anche astenersi dal chiamare a testimoniare in giudizio: il Mediatore, gli addetti all Ente e tutti i partecipanti all incontro di mediazione. L Ente garantisce la sicurezza e la riservatezza del trattamento dei dati personali inviati dalle parti ed il rispetto della normativa in materia (D.Lgs. n.196/03). È consentita solo la divulgazione di dati statistici da cui non si possa risalire all identità delle parti, salva diversa volontà delle parti. Fatti, documenti, informazioni e ogni elemento altrimenti ammissibili come prove in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura, non divengono inammissibili a causa del loro utilizzo nell ambito della mediazione. Art Registrazione e conservazione degli atti L Ente tiene un apposito registro, anche informatico, ove è annotato, in numero d ordine progressivo, ciascun affare di mediazione trattato con i dati identificativi delle parti, l oggetto della controversia, il Mediatore designato, la durata del procedimento e il relativo esito. Per ogni affare di mediazione, il responsabile designato dall Ente forma un fascicolo contenente gli atti e i documenti depositati dalle parti, di cui trasmette copia al Mediatore dopo che questi ha accettato per iscritto l incarico e sottoscritto la dichiarazione di imparzialità. Le parti hanno diritto di accedere agli atti e ai documenti contenuti nel fascicolo, esclusi quelli contenenti informazioni riservate al solo Mediatore, tali espressamente qualificate dalle parti. Al termine della procedura, il Mediatore restituisce alle parti i materiali ed i documenti consegnati, senza conservarne copia. L Ente non è, comunque, tenuto a conservare gli atti delle procedure decorsi tre anni dalla conclusione della mediazione, salva diversa prescrizione di legge. Art Spese Ciascuna parte è tenuta a corrispondere all Ente un indennità. Essa comprende: a) un ammontare fisso per spese di avvio del procedimento; b) un ammontare variabile per spese di mediazione commisurato al valore della controversia. La tabella delle indennità è allegata al presente Regolamento e ne costituisce parte integrante. 6

8 Le spese di avvio del procedimento sono versate dalla parte richiedente al momento del deposito della domanda e, dalla controparte, all atto dell invio della Adesione alla mediazione. Nessuna spesa di avvio è dovuta qualora le parti presentino istanza congiunta di mediazione ovvero nel caso in cui la procedura di mediazione sia imposta dalla legge. Le spese di mediazione comprendono anche l onorario del conciliatore, cui è fatto divieto di percepire compensi direttamente dalle parti, e coprono un incontro della durata prevista in tabella. Esse devono essere corrisposte almeno 5 giorni prima della data fissata per l incontro di mediazione. In caso contrario, la segreteria comunica alle parti la sospensione del procedimento. Il mancato pagamento delle spese di mediazione nella misura dovuta determina, decorsi 10 giorni dalla comunicazione di cui sopra, l archiviazione della procedura. Nel caso in cui intervenga il pagamento, il procedimento riprende immediatamente il suo corso a norma del presente Regolamento. Salvo diverso accordo, le spese di mediazione sono dovute in solido, in misura eguale, da ciascuna parte che abbia aderito al procedimento. Gli oneri fiscali dell accordo di conciliazione sono a carico delle parti. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora l organismo si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti. Art Modifiche ed applicazione e del Regolamento L Ente può modificare il Regolamento, ma le modifiche non hanno effetto sulle procedure in corso. Il Regolamento applicabile è quello in vigore al momento in cui la parte istante deposita la domanda di mediazione. Art Esclusione di responsabilita Né l Ente, né il mediatore e i loro assistenti o collaboratori sono responsabili di atti o omissioni riguardanti la preparazione, lo svolgimento o la conclusione della Mediazione, tranne il caso di dolo o colpa grave. Art Allegati Sono parte integrante e sostanziale del presente Regolamento, i seguenti allegati: Tabella delle Indennità ; Codice di Condotta Europeo. 7

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