Piano pluriennale attività di funzionamento

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1 Piano pluriennale attività di funzionamento art. 6, comma 2 D. Lgs. n.165/2001 Settore: Lavori Pubblici Manutenzione ed Ambiente Servizio: Appalti Contratti e Provveditorato Dirigente: Dott. Ing. Pierluigi Castiglione Processi: (1) Pianificazione del servizio.. Bonaria Uccheddu (2) Gestione delle utenze telefoniche fisse e mobili, idriche ed elettriche Bonaria Uccheddu, Rossana Mulas, Marco Onali, Alessandro Siddi (3) Gestione acquisizione di beni e servizi.. Bonaria Uccheddu, Rossana Mulas (4) Gestione del Magazzino Bonaria Uccheddu, Alessandro Siddi (5) Gestione degli Appalti dell Ente. Bonaria Uccheddu, Rossana Mulas, Marco Onali (6) Gestione dei Contratti dell Ente Bonaria Uccheddu, Rossana Mulas (7) Adempimenti diversi... Bonaria Uccheddu, Rossana Mulas, Marco Onali Triennio - Comune di IGLESIAS Provincia di SUD SARDEGNA

2 Missione Programma Settore Servizio (descrizione sintetica delle attività) Stakeholders Modalità di gestione LINEE PROGRAMMATICHE DEL SINDACO LAVORI PUBBLICI MANUTENZIONE ED AMBIENTE Provveditorato che provvede agli acquisti di beni e servizi per l Ente Appalti che partecipa nei procedimenti inerenti gli appalti di lavori, servizi e forniture Contratti che cura l attività contrattuale dell Ente. Unità Operative dell Ente Imprese - Cittadini Diretta DESCRIZIONE AMBITO ORGANIZZATIVO Processo Attività/procedimento Output/Prodotti (1) Pianificazione del servizio (2) Gestione delle utenze telefoniche fisse e mobili, idriche ed elettriche Attività di presenza costante e supporto pratico e giuridico Fase di acquisizione dei beni: Adesione a Convenzione Consip ove esistente o acquisto mediante MEPA Fase dell impegno della spesa: Predisposizione delle determinazioni impegno di spesa sulla base delle somme stanziate in bilancio Gestione fatture elettroniche: Accettazione fatture dal monitor PA e rifiuto in caso di fatturazione errata o discordante Predisposizione Tabelle riepilogative: Inserimento in una tabella dei dati identificativi delle fatture, ripartizione della somma da pagare su vari impegni e calcolo scorporo IVA. Coordinamento del servizio Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche medio triennio precedente conseguito h/g 1h/g 1h/g 1h/g Convenzioni attivate 7 Determinazioni di spesa Record inseriti Fase della liquidazione della spesa: Predisposizione delle determinazioni di liquidazioni di spesa sulla base degli impegni assunti Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche Determinazioni di liquidazione C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 2

3 Fase del controllo: Scarico e trasmissione mandati ai fornitori Corrispondenza con fornitori Protocollazione posta in partenza Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche Acquisizione delle forniture idriche, telefoniche, elettriche Processo Attività/procedimento Output/Prodotti Programmazione degli acquisti: individuazione dei beni e servizi necessari all Ente sulla base delle segnalazioni e richieste degli uffici Piano delle programmazioni Mandati 2000 Lettere (reclamo, contestazioni, rifiuto fatture) / medio triennio precedente conseguito /h 8/h 8/h 8/h (3) Gestione acquisizione di beni e servizi Attivazione procedura di acquisto: Predisposizione determina a contrarre con lettera d invito, capitolato speciale d appalto e impegno della spesa presunta, attivazione Richieste Di Offerta (RDO) o Ordine Diretto di Acquisto (ODA) su centrali di acquisto telematiche o mediante acquisizione di preventivi di spesa Acquisizione di beni e servizi Procedure attivate Definizione della procedura di acquisto: valutazione offerte e predisposizione determinazione di aggiudicazione, assunzione impegno di spesa definitivo Acquisizione di beni e servizi Procedure concluse C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 3

4 Fase di Esecuzione del contratto: Comunicazioni alle imprese aggiudicatarie, verifica regolarità requisiti delle imprese e della fornitura di beni e servizi. Acquisizione di beni e servizi Comunicazioni e verifiche Consegna dei beni agli uffici e presa in carico da parte del magazzino del provveditorato Acquisizione di beni e servizi 115/h 35/h 35/h 35/h Gestione fatture elettroniche: Accettazione fatture dal monitor PA e rifiuto in caso di fatturazione errata o discordante Fase della liquidazione: Predisposizione delle determinazioni di liquidazioni di spesa sulla base degli impegni assunti Acquisizione di beni e servizi Acquisizione di beni e servizi Fatture 135 Determinazioni (4) Gestione Albo Fornitori (5) Gestione del Magazzino Approvazione nuovo Albo Fornitori Pubblicazione Albo aggiornato Ricezione dei beni e carico/scarico dei dati nell inventario: Aggiornamento della lista di tutti i prodotti in magazzino e del loro valore e scarico dei beni consegnati Controllo delle scorte: verifica della coincidenza del Documento di Trasporto con la merce arrivata Trasparenza nell individuazione dei fornitori Trasparenza nell individuazione dei fornitori Redazione dell inventario Beni ricevuti e/o scaricati Distribuzione dei beni C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 4

5 Stoccaggio delle merci: Posizionamento delle merci arrivate negli scaffali e aree individuate Distribuzione dei beni 54/h 36/h 36/h 36/h Distribuzione della merce: Acquisizione delle richieste di beni dai diversi uffici e consegna del materiale richiesto Distribuzione dei beni 95/h 31/h 31/h 31/h Rendiconto: Predisposizione del rendiconto annuale e della determinazione di approvazione dello stesso Verifica dei consumi annuali Processo Attività/procedimento Output/Prodotti Fase di redazione documenti di gara: Ricezione capitolati d'appalto degli uffici per verifica correttezza Individuazione del futuro appaltatore medio triennio precedente Procedure attivate 50 conseguito (6) Gestione delle gare d appalto Redazione bando di gara/lettera d invito Redazione disciplinare di gara e predisposizione modelli e schemi di partecipazione Redazione determina approvazione bando e disciplinare C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 5

6 Fase di pubblicità: Acquisizione CIG per affidamento pubblicità Richiesta preventivi a quotidiani e GURI Informazione all esterno Informazione all esterno 75 Redazione determinazione affidamento e impegno spesa pubblicità Informazione all esterno Trasmissione richiesta di pubblicazione a quotidiani e siti informatici Acquisizione fattura e redazione determina di liquidazione della spesa Partecipazione sedute di gara: Partecipazione come commissario alle sedute di gara Partecipazione come segretario alle sedute di gara Informazione all esterno Informazione all esterno Verbale di gara 65/h 30/h 30/h 30/h Verbale di gara 65/h 30/h 30/h 30/h Assistenza giuridico-amministrativa Verbale di gara 10/h 4/h 4/h 4/h Redazione verbale di gara Verbale di gara Assistenza procedure di verifica dell anomalia delle offerte Predisposizione lettere di esclusione o soccorso istruttorio ai concorrenti Verbale di gara 4/h 2/h 2/h 2/h C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 6

7 Restituzione cauzioni provvisorie ai concorrenti: Predisposizione lettere d accompagnamento Adempimenti di legge Lettere Trasmissione cauzioni Adempimenti di legge Pubblicazione esito di gara: Acquisizione Codice Identificativo Gara Richiesta preventivi a quotidiani e Guri Redazione determina affidamento servizio e impegno spese pubblicità Comunicazione richiesta di pubblicazione Acquisizione fattura e redazione determina liquidazione della spesa Pubblicazione dell esito sui siti informatici obbligatori per legge Verifica requisiti dei concorrenti: Acquisizione determina di aggiudicazione definitiva Procedimento di verifica mediante AVCPass Acquisizione documentazione rilasciata dagli enti e verifica della correttezza delle dichiarazioni dei concorrenti Informazioni all esterno Informazioni all esterno Informazioni all esterno Informazioni all esterno Informazioni all esterno Informazioni all esterno Verifica requisiti Verifica requisiti 50 15/h 15/h 15/h Verifica requisiti C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 7

8 Procedimenti di richieste d accesso: Acquisire le richieste d accesso Verificare l accessibilità ai documenti richiesti Risposte ai richiedenti Risposte ai richiedenti 3/h 1/h 1/h 1/h Ricercare la documentazione richiesta Risposte ai richiedenti 2/h 1/h 1/h 1/h Trasmettere le comunicazioni ad eventuali controinteressati Risposte ai richiedenti Comunicazioni Fotocopiare o scansionare la documentazione richiesta Risposte ai richiedenti 9/h 3/h 3/h 3/h Calcolare i diritti di copia Risposte ai richiedenti 1/h 1/h 1/h 1/h Trasmettere ai richiedenti la documentazione richiesta Effettuare le comunicazioni obbligatorie per legge: Predisporre le comunicazioni di aggiudicazione ai controinteressati Trasmettere le comunicazioni ai contro interessati Risposte ai richiedenti Decorrenza termini per stipula contratto Protocollazione comunicazioni Adempimenti ANAC: Acquisizione da ANAC dell elenco dei Pagamento contributo dovuto contributi da versare quadrimestralmente Predisposizione determina impegno della spesa Pagamento contributo dovuto C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 8

9 Predisposizione determina liquidazione spesa Pagamento contributo dovuto (7) Gestione Albo Commissari di gara Inserimento nuove richieste Aggiornamento Albo Commissari Approvazione Albo Pubblicazione Albo Processo Attività/procedimento Output/Prodotti Fase contrattuale: Richiesta documenti per stipula del contratto medio triennio precedente conseguito 2019 Stipula contratto 56 Redazione contratto Stipula contratto 56 Assistenza all Ufficiale Rogante in fase di stipula Stipula contratto 26h 13/h 13/h 13/h Predisposizione del plico UNIMOD Registrazione contratto 56 2,30/h 2,30/h 2,30/h (8) Gestione dei contratti Registrazione del contratto su SISTER Compilazione Repertorio cartaceo ed informatico Registrazione contratto Informazione agli uffici 56 2,30/h 2,30/h 2,30/h Contratti 56 Inserimento collegamento ipertestuale con file contratto digitale Informazione agli uffici 56 Trasmissione copia contratto al contraente ed all ufficio Informazione agli uffici Aggiornamento repertorio scritture private ed inserimento collegamento ipertestuale con scansione contratto firmato Informazione agli uffici 56 C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 9

10 Processo Attività/procedimento Output/Prodotti Contratti cimiteriali: Ricezione del cittadino e compilazione contratto cimiteriale e decreti subentri concessionari medio triennio precedente conseguito 2019 Rilascio Concessione Adempimenti presso l Anagrafe Tributaria: Richiesta dati agli uffici Adempimenti di legge (9) Attività diverse Caricamento dei dati su data base Trasmissione dati ad Anagrafe Tributaria Adempimenti di legge Adempimenti di legge Adempimenti presso il Garante delle Comunicazioni: Richiesta dati agli uffici Adempimenti di legge Caricamento dei dati su data base Trasmissione dati al Garante Pagamento Bolli Auto dell Ente Adempimenti di legge Adempimenti di legge Pagamenti Processo Attività/procedimento Output/Prodotti (10) Gestione Amm.va Contabile del servizio Partecipazione, per parte di competenza, alla stesura degli atti fondamentali dell Ente: medio triennio precedente conseguito 2019 DUP e Bilancio Piano Esecutivo di Gestione Variazioni di Bilancio 6/h 2/h 2/h 1h/h 2/h 1h/h 2/h 1h/h Conto Consuntivo 3/h 1/h 1/h 1/h Monitoraggio 2/h 1/h 1/h 1/h C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 10

11 Processo Attività/procedimento Output/Prodotti (11) Aggiornamento Piattaforma crediti Elaborazione e trasmissione mensile dei files Modello 003 di tutte le fatture del settore Correzione errori del file di esito Accettazione manuale in contabilità delle fatture elaborate Comunicazioni pagamenti del settore medio triennio precedente conseguito Comunicazioni pagamenti del settore Comunicazioni pagamenti del settore INDICATORI DI PERFORMANCE Attività/procedimento Indicatore di performance Tipologia di indicatore (8) Gestione dei Contratti (11) Aggiornamento Piattaforma Crediti Numero inserimenti collegamento ipertestuale con file contratti digitali Mantenimento delle attività di elaborazione files Modello 003 medio conseguito triennio precedente 2019 Efficienza Efficienza C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 11

12 RISORSE UMANE Matricola Nominativo Cat. Processo/attività Tempo lavoro (1)/Pianificazione del 235 Servizio (2)/Fase di acquisizione 20 dei beni (2)/Fase dell impegno 30 della spesa (2)/Gestione fatture 12 elettroniche (2)/Fase della 75 liquidazione della spesa (2)/Fase del controllo 20 D6 (2)/Corrispondenza con 55 fornitori (3)/Programmazione 8 degli acquisti (3)/Attivazione UCCHEDDU BONARIA procedura di acquisto (3)/Esecuzione del contratto (3)/Liquidazione (5)/Predisposizione Rendiconto (6)/Fase di redazione 1 documenti di gara (6)/Partecipazione 60 sedute di gara (6)/Assistenza giuridicoamministrativa (6)/Soccorso istruttorioesclusioni 12 ecc. (6)/Verifica requisiti 45 concorrenti Tempo lavoro 2019 Tempo lavoro C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 12

13 (6)/Procedimenti 12 richieste d accesso (6)/AdempimentiANAC 12 (8)/Redazione contratto 35 (8)/Assistenza ufficiale 18 Rogante (10)/Partecipazione, per 15 parte di competenza, alla stesura degli atti fondamentali dell Ente 117 MULAS ROSSANA D2 (2)/Fase di acquisizione 20 dei beni (2)/Fase dell impegno 30 della spesa (2)/Gestione fatture 12 elettroniche (2)/Fase della 75 liquidazione della spesa (2)/Fase del controllo 20 (2)/Corrispondenza con 100 fornitori (2)/Protocollazione posta in partenza (3)/Programmazione degli acquisti (3)/Attivazione 65 procedura di acquisto (3)/Definizione della procedura di acquisto (3)/Fase di esecuzione del contratto (3)/Consegna dei beni 22 (3)/Gestione fatture 55 elettroniche C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 13

14 (3)/Fase della liquidazione (4)/Gestione Albo 15 Fornitori (6)/Restituzione cauzioni ai concorrenti (6)/Verifica requisiti dei 12 concorrenti (6)/ Comunicazioni 112 obbligatorie per legge (7)/Gestione Albo 5 Commissari di gara (8)/Richiesta documenti per stipula contratti (8)/Redazione contratto (8)/Assistenza 40 all Ufficiale Rogante (8)/Predisposizione plico UNIMOD (8)/Registrazione 15 contratto su SISTER (8)/Compilazione 15 Repertorio cartaceo ed informatico (8)/Trasmissione copia 5 contratto contraente ed all ufficio (9)/Contratti Cimiteriali 10 (11)/Aggiornamento Piattaforma Crediti 73 ONALI MARCO C2 (2)/Predisposizione tabelle riepilogative (2)/Fase della liquidazione della spesa (4)/Pubblicazione Albo Fornitori 15 3 C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 14

15 (6)/Fase di pubblicità 15 (6)/Restituzione cauzioni provvisorie (6)/Pubblicazione esito di gara (6)/Verifica Requisiti 18 concorrenti (7)/Pubblicazione Albo 5 Commissari (9)/Contratti cimiteriali 1 (9)/Adempimenti presso 35 l Anagrafe Tributaria (9)/Adempimenti presso 20 il Garante delle Comunicazioni (9)/Pagamento Bolli 15 Auto (6)/Protocollazione 12 comunicazione controinteressati 74 SIDDI ALESSANDRO B1 (2)/Predisposizione 35 tabelle riepilogative (3)/Programmazione acquisto beni magazzino (5)/Gestione magazzino 450 (6)/Richieste d accesso. 15 (6)/Ricerca documentazione e scansione documenti C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 15

16 RISORSE STRUMENTALI anno Cod. inventario Risorsa strumentale Processo/attività Utilizzo (%) Ogni operatore dispone di una scrivania, una sedia, un p.c., un telefono, una calcolatrice. Sono in dotazione due stampanti di rete. Il servizio dispone di armadi (insufficienti) per l archiviazione della documentazione (plichi imprese per appalti), documentazione varia Inerenti i processi ed attività inserite nelle schede 100% C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 16

17 RISORSE FINANZIARIE Anno Le risorse finanziarie sono attribuite con i documenti contabili approvati con i seguenti atti: Deliberazione del Consiglio Comunale n. 3 del 22/01/ con il quale è stato approvato il Documento Unico di Programmazione - Deliberazione del Consiglio Comunale n. 4 del 22/01/ con il quale è stato approvato il Bilancio Triennale - P.E.G. (Piano Esecutivo di Gestione) Entrate (Categorie) Entrate (Capitoli) Previsione Accertato (A) Riscosso (B) A-B Diritti di rogito 280/ ,00 Entrate (Categorie) Entrate (Capitoli) Previsione Accertato (A) Riscosso (B) A-B Rimborsi spese pubblicità imprese aggiudicatarie 640/ ,00 Spese (Macroaggregati) Spese (Capitoli) Previsione Impegnato (A) Pagato (B) A-B Spese (Macroaggregati) Spese (Capitoli) Previsione Impegnato (A) Pagato (B) A-B C o m u n e d i I g l e s i a s Pagina 17