Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese

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1 Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese COPIA ANNO 2018 N. 68 del Reg. Delibere dell UDP VERBALE DI DELIBERAZIONE DELL UFFICIO DI PRESIDENZA OGGETTO: Attivazione di un sistema di conservazione a norma - approvazione del Manuale di conservazione e dello schema per la conservazione sostitutiva. Parere di regolarità contabile NON DOVUTO Parere di regolarità tecnica FAVOREVOLE Il responsabile Pascolo Daniela L anno 2018, il giorno 22 del mese di Agosto alle ore 08:30 presso la sede si è riunito l Ufficio di Presidenza. Fatto l appello nominale risultano: NOMINATIVO FUNZIONE PRESENTE / ASSENTE Daici Aldo Presidente Ufficio di Presidenza Presente Picco Augusto Vice Presidente Ufficio di Presidenza Presente Di Bernardo Fabio Componente Ufficio di Presidenza Presente Sandruvi Claudio Componente Ufficio di Presidenza Presente Bellina Ivana Componente Ufficio di Presidenza Presente Assiste il Segretario Santoro Simona. Constatato il numero degli intervenuti, assume la presidenza il Sig. Daici Aldo nella sua qualità di Presidente ed espone gli oggetti iscritti all ordine del giorno e su questi l Ufficio di Presidenza adotta la seguente deliberazione. Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese - Deliberazione dell U.d.P. n. 68 del 22/08/2018 1

2 OGGETTO: Attivazione di un sistema di conservazione a norma - approvazione del Manuale di conservazione e dello schema per la conservazione sostitutiva. L UFFICIO DI PRESIDENZA PREMESSO: - che con precedente deliberazione dell UDP n. 63 di data 18/07/2018, esecutiva a termini di legge, è stato nominato il Responsabile della conservazione dei documenti informatici dell Ente ai sensi dell art. 44, comma 1-ter del D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.; RITENUTO opportuno procedere a disciplinare la conservazione a norma dei documenti informatici e in particolare adottare il Manuale del servizio di conservazione dei documenti informatici e relativi allegati; PRESO ATTO: - che con la legge Regionale 12 dicembre 2014 n. 26 e s.m.i. è stato avviato il processo di Riordino del sistema Regione-Autonomie locali nel Friuli Venezia Giulia. Ordinamento delle Unioni Territoriali Intercomunali e riallocazione di funzioni amministrative ; - che la L.R. 14 luglio 2011, n. 9, recante la Disciplina del sistema informativo integrato regionale del Friuli Venezia Giulia (in breve S.I.I.R., affida alla Regione lo sviluppo, la diffusione e l utilizzo integrato delle tecnologie dell informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni e nella società regionale; - che il S.I.I.R. è costituito dai sistemi informativi, telematici e tecnologici di soggetti diversi, tra cui tra cui gli Enti locali/enti Regionali/Enti pubblici economici, e comprende il complesso delle basi di dati, dei servizi, delle procedure e dei servizi applicativi, nonché delle reti trasmissive dei suddetti soggetti; - che nell ambito del S.I.I.R. parte fondamentale viene rappresentata dal S.I.A.L., il Sistema Informativo delle Amministrazioni Locali; - che, ai sensi del comma 2 dell art. 4 della L.R. 9/2011, i servizi previsti dal S.I.I.R., in quanto resi nell interesse, in funzione e su incarico dell apposito Repertorio ; - che, ai sensi dell art. 5 della L.R. 9/2011, la Regione svolge le attività relative allo sviluppo e alla gestione del S.I.I.R. tramite l Insiel S.P.A. quale società, a totale capitale pubblico, operante per la produzione di beni e fornitura di servizi strumentali alle attività istituzionali della Regione; - che, l UTI del Gemonese ha sottoscritto il Protocollo d'intesa con la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia, approvato con deliberazione dell Assemblea dei Sindaci n. 37/2016, che prevede l'erogazione a titolo gratuito dei servizi elencati nel Repertorio; - che tra i servizi elencati nel suddetto Repertorio vi è il Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici e che ciò è disciplinato da una specifica proposta di convenzione, da parte della regione. VALUTATO: - che ai sensi dell art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA cit. e dell art. 44, comma 1-ter, del D.Lgs. n. 82/2005, l ENTE intende affidare alla REGIONE il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici; - che tale affidamento richiede la stipula di un apposito atto che disciplini i rapporti tra le parti e le modalità di svolgimento del Servizio di conservazione; - che la REGIONE svolgerà il Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici per il tramite della propria società in house INSIEL S.P.A. che ha adottato un proprio Manuale del Responsabile del procedimento di conservazione ; Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese - Deliberazione dell U.d.P. n. 68 del 22/08/2018 2

3 - che è intenzione dell ENTE, in qualità di Titolare del trattamento, individuare l Insiel S.P.A. quale Responsabile esterno del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti dell art. 29 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy) e s.m.i., contrattualizzando la nomina con il presente atto, relativamente alle operazioni di trattamento oggetto del Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici. VISTO che per poter procedere all affidamento della conservazione dei documenti informatici è necessario approvare i seguenti atti: - MANUALE DI CONSERVAZIONE con rispettivi allegati (Allegato A ); - SCHEMA DEL DISCIPLINARE DEL SERVIZIO PER LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI dell Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese, così come risultante dalla documentazione allegata alla presente delibera della quale forma parte integrante e sostanziale (Allegato B ). VISTO il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e la deliberazione CNIPA n.11 del ; VISTO lo Statuto dell UTI del Gemonese; VISTO il Testo Unico delle leggi sull ordinamento degli Enti Locali approvato con D.Lgs. 267/2000; ACQUISITO il parere tecnico favorevole, per il presente provvedimento, espresso ai sensi dell art. 49 del D.Lgs. 267/2000 dal responsabile per l Area Amministrativa sig.ra Daniela Pascolo, concernente la conformità e la correttezza dell azione amministrativa; Con voti favorevoli unanimi e palesi DELIBERA 1) di affidare, per i motivi espressi nelle premesse facenti parte integrante e sostanziale del presente deliberato, alla Regione Friuli Venezia Giulia il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici, ai sensi dell art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA cit. e dell art. 44, comma 1-ter, del D.Lgs. n. 82/2005, nell ambito del Protocollo d'intesa compreso nel Repertorio alla voce Gestione documentale. 2) di individuare, in qualità di Titolare del trattamento, l INSIEL S.P.A. quale Responsabile esterno del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti dell art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy) e s.m.i., contrattualizzando la nomina con il presente atto, relativamente alle operazioni di trattamento oggetto della conservazione a norma dei documenti informatici. 3) di disciplinare la conservazione degli atti informatici secondo quanto indicato nel MANUALE DI CONSERVAZIONE e relativi allegati. 4) di approvare gli atti necessari alla formalizzazione dell affidamento alla Regione dell incarico per la conservazione dei documenti, facenti parte integrante del presente atto: - MANUALE DI CONSERVAZIONE con rispettivi allegati (Allegato A ); - SCHEMA DEL DISCIPLINARE DEL SERVIZIO PER LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI DELL UNIONE Territoriale Intercomunale del Gemonese (Allegato B ). 5) di incaricare il Responsabile della conservazione dei documenti informatici dell Ente individuato nel Segretario dell ente dott.ssa Simona Santoro alla sottoscrizione dei suddetti documenti. Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese - Deliberazione dell U.d.P. n. 68 del 22/08/2018 3

4 6) di prendere atto che la spesa relativa al Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici è compresa nel Repertorio alla voce Gestione documentale allegato al Protocollo d Intesa ; 7) di dichiarare il presente atto immediatamente eseguibile ai sensi dell art. 1 comma 19 della L.R. 21/2003 come sostituito dall art. 17 comma 12 della L.R. 17/2004 stante la necessità di provvedere a dare attuazione alla norma vigente. Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese - Deliberazione dell U.d.P. n. 68 del 22/08/2018 4

5 Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese Ufficio Segreteria e Protocollo PROPOSTA DI DELIBERAZIONE: Attivazione di un sistema di conservazione a norma - approvazione del Manuale di conservazione e dello schema per la conservazione sostitutiva. N. del. 71/2018 PARERE DI REGOLARITÁ TECNICA Ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 49 e 147 bis del D.Lgs. n. 267/2000 come modificato dal D.L. 174/2012, il sottoscritto in qualità di responsabile, esprime parere favorevole sulla regolarità tecnica della sopraestesa proposta di deliberazione, predisposta dall istruttore Daniela Pascolo. lì, 16 agosto 2018 Il Responsabile F.to dott. Pascolo Daniela Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese - Deliberazione dell U.d.P. n. 68 del 22/08/2018 5

6 Letto, confermato e sottoscritto, Il Presidente F.to sig. Daici Aldo Il Segretario F.to dott. Santoro Simona ATTESTAZIONE DI PUBBLICAZIONE Si attesta che la presente deliberazione viene pubblicata all Albo pretorio on-line dal 27/08/2018 al 11/09/2018 per quindici giorni consecutivi, ai sensi della L.R. n. 21/2003 e successive modificazioni. lì, 27/08/2018 Il Responsabile della Pubblicazione F.to Daniela Pascolo ATTESTATO DI ESECUTIVITA` La presente deliberazione è divenuta esecutiva il giorno 22/08/2018, poiché dichiarata immediatamente esecutiva (art. 1, comma 19 della L.R. 11/12/2003 n. 21 come modificato dall art. 17 della L.R. 24/05/2004 n. 17). lì, 22/08/2018 Il Segretario F.to dott. Santoro Simona Copia conforme all originale ad uso amministrativo. Addì 27/08/2018 L INCARICATO Daniela Pascolo Unione Territoriale Intercomunale del Gemonese - Deliberazione dell U.d.P. n. 68 del 22/08/2018 6