Manovra d estate (D.L. 112/2008): il decreto attuativo dà il via libera al libro unico del lavoro

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Fausto Morelli
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1 Manovra d estate (D.L. 112/2008): il decreto attuativo dà il via libera al libro unico del lavoro di angelo facchini Pubblicato il 18 luglio 2008 Una delle novità più rilevanti della cd manovra d estate è la soppressione dei libri obbligatori del lavoro (matricola, paghe e presenze, nonché registro d impresa per le aziende agricole), e l istituzione del nuovo libro unico del lavoro. Il decreto attuativo ne sancisce l entrata in scena, esaminiamone il contenuto. Il decreto attuativo: Su proposta del Consiglio nazionale dei Consulenti del Lavoro al Ministero del Lavoro che manifestava la necessità di consentire che le presenze vengano riportate direttamente nel cedolino paga elaborato, il Ministero ha elaborato il registro unico del lavoro inglobando gli elementi essenziali alla costruzione della busta paga dei dipendenti: le presenze del lavoratore e lo sviluppo del trattamento retributivo. Dopo l anticipo della novità, era necessario un decreto ministeriale che stabilisse modalità, tempi di istituzione e regime transitorio. 1

2 La prima novità, la più rilevante, è che il registro può essere tenuto solo in maniera meccanizzata. Ecco uno stralcio del decreto che ne descrive i modi: Articolo 1 Modalità di tenuta 1. Fermo restando l obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi: a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall Inail, in sede di stampa del modulo continuo; b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica; c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o a elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni 2

3 momento, anche l inalterabilità e l integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti a obblighi di vidimazione e autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o , alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. 2. Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro rende immediatamente disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la decodificazione utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate. 3. Fermi restando gli altri obblighi di cui ai commi 1 e 2 dell articolo 39 del decreto legge 25 giugno 2008, n. 112, la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore a un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro. 3

4 Il registro ha la finalità essenziale di documentare gli adempimenti previdenziali, fiscali e amministrativi connessi al rapporto di lavoro, nonché i diritti retributivi dei lavoratori. I soggetti autorizzati alla sua gestione sono: il datore di lavoro, i consulenti del lavoro legittimati dalla legge n. 12/1979 e gli altri professionisti o associazioni autorizzati in deroga dalla stessa legge. La seconda novità è rappresentata dal fatto che le presenze vengono registrate non più giornalmente, ma entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento, data entro cui normalmente le operazione di calcolo e stampa del cedolino è terminata per consentire il versamento dei contributi e il pagamento degli stipendi. Anche nei casi in cui, per varie ragioni, la retribuzione non viene corrisposta, la procedura di predisposizione e stampa del cedolino deve comunque essere effettuata entro i predetti termini per evitare l applicazione della specifica sanzione. Ogni foglio stampato deve portare una numerazione sequenziale, come esposto dall art. 1 sopra menzionato; i consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti di cui all articolo 1, commi 1 e 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, possono adottare un sistema di numerazione unitaria del libro unico del lavoro per i datori di lavoro 4

5 assistiti, o anche una distinta numerazione per ogni azienda rappresentata. Per la numerazione unica, il consulente deve seguire alcune prescrizioni prima di mettere in atto la procedura: a) ottenere delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita nella lettera di incarico o documento equipollente; b) inviare, in via telematica, all Inail con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei suddetti datori di lavoro e del codice fiscale dei medesimi; c) dare comunicazione, in via telematica, all Inail, entro 30 giorni dall evento, dell avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro e della interruzione di assistenza nei confronti di uno dei datori di lavoro già comunicati ai sensi della precedente lettera b). Luogo di tenuta e modalità di esibizione: Il libro unico deve essere tenuto esclusivamente presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti o degli altri soggetti della legge n. 12. La sede legale è il luogo dove opera l impresa, è possibile, comunque, in caso di più 5

6 sedi, conservare il documento presso la sede amministrativa, quella cioè dove sono presenti gli interessi dell azienda; in merito si attendono chiarimenti. Dietro richiesta dell organo di vigilanza il libro unico deve essere esibito: nel luogo in cui si esegue il lavoro quando trattasi di sede stabile, anche a mezzo fax o posta elettronica; in caso di attività mobili o itineranti, cioè quando lo svolgimento delle prestazioni lavorative avvengono presso più luoghi di lavoro, e il libro del lavoro è detenuto nella sede legale, entro il termine assegnato nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza. I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, nonché i servizi e i centri di assistenza delle Associazioni di categoria di cui all articolo 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, devono esibire il libro unico del lavoro dagli stessi detenuto non oltre quindici giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza. Gli elenchi riepilogativi riguardano i datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro. L organo di vigilanza in fase di ispezione può richiedere elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all ultimo periodo di registrazione sul libro unico 6

7 del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede. La richiesta può riguardare i cinque anni che precedono l inizio dell accertamento. Tuttavia, gli ispettori devono avere cura di verificare, nel caso concreto, la materiale possibilità di realizzazione e di esibizione dei riepilogativi soprattutto nei casi di cambio di gestione ovvero di difficoltà derivanti dalla modifica nel sistema informatico utilizzato. La conservazione dei libri obbligatori: Il libro unico del lavoro deve essere conservato per un periodo di cinque anni dalla data dell ultima registrazione; e tale obbligo è esteso anche ai libri paga e matricola (e ad ogni altro libro obbligatorio) abrogati in seguito all entrata in vigore della semplificazione. Relativamente al regime transitorio, i datori di lavoro possono adeguarsi al nuovo sistema entro il periodo di paga relativo al mese di dicembre Regime transitorio: Fino alla data indicata i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e 7

8 presenze debitamente compilate e aggiornate. Dalla data di entrata in vigore del decreto il libro matricola e il registro d impresa s intendono immediatamente abrogati. 18 luglio

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