L.U.L. Libro Unico del Lavoro

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1 L.U.L. Libro Unico del Lavoro L.U.L. LIBRO UNICO DEL LAVORO Nasce con il D.L. n.112 del 25/6/2008, convertito in L.133 del 6/8/2008, in sostituzione del Libro Retribuzioni, Libro Presenze e Libro Matricola. Dall entrata in vigore della legge (18 agosto 2008) e fino al 31/12/2008 periodo transitorio di adeguamento al nuovo Libro. Il Libro Unico è obbligatorio dall 1 gennaio Il LUL, così come i dismessi libri retribuzioni, matricola e presenze, dovrà essere conservato fino a 5 anni dall ultima registrazione. Il LUL dovrà essere stampato entro il 16 del mese successivo a quello di competenza. Il LUL è composto da: foglio presenze, con l indicazione, giorno per giorno, del numero di ore di lavoro effettuate, le ore di straordinario, le eventuali assenze anche se non retribuite prospetto paga Il LUL non potrà essere compilato manualmente. Gli unici sistemi di tenuta sono: stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo (vidimati preventivamente da parte dell Inail) stampa laser con autorizzazione preventiva da parte dell Inail. I datori di lavoro che erano già in possesso di autorizzazione Inail utilizzano la stessa anche per stampare il Libro unico, mentre coloro che utilizzano un tracciato pre-autorizzato (autorizzazione chiesta dalle case di sftware) devono darne semplice comunicazione all Inail. su supporti magnetici ogni scrittura deve costituire documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni precedenti. Il documento informatico deve essere statico non modificabile e deve essere emesso con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale. Il documento dovrà garantire la consultabilità in ogni momento, l inalterabilità l integrità e la sequenza cronologica. Il LUL deve essere tenuto presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati. Se il LUL è conservato presso il consulente, dovrà essere inviata comunicazione

2 alla Direzione Provinciale del Lavoro di competenza. In caso di ispezione in una sede operativa, il LUL dovrà essere esibito agli organi di vigilanza: tempestivamente a mezzo fax o posta elettronica, se il LUL è conservato presso la sede legale (diversa da quella operativa) entro 15 giorni, anche in via telematica o su supporto informatico, se presso il consulente Il LUL da esibire è quello aggiornato fino al mese precedente, in caso di ispezione dopo il 16 del mese, ovvero a due mesi precedenti, in caso di ispezione prima del 16 del mese. Il LUL deve essere quindi un documento unico in quanto a vidimazione, numerazione, registrazione, tenuta e conservazione. Ovvero: in fase di stampa (laser) deve essere attribuito una numerazione sequenziale a ciascun foglio che lo compone occorre conservare eventuali fogli annullati esiste un solo LUL Nel LUL devono essere indicati i dati riferiti a: lavoratori subordinati, compresi i somministrati e i distaccati collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto e mini co.co.co.) associati in partecipazione con apporto lavorativo amministratori, sindaci e componenti di Collegi e Commissioni se non sono liberi professionisti e solo nel mese in cui avviene l eventuale corresponsione di compensi e/o rimborsi spesa I dati da indicare nel LUL, per ciascun lavoratore, sono: cognome, nome e codice fiscale qualifica, livello, retribuzione base, anzianità di servizio, posizione previdenziale e assicurativa qualsiasi compenso in denaro o natura corrisposta dal datore di lavoro, compresi i rimborsi spesa anche se esenti fiscalmente e contributivamente (sono esclusi solamente i rimborsi spesa intestati direttamente all azienda, anche se il dipendente li ha anticipati) le trattenute a qualsiasi titolo effettuate le detrazioni fiscali prestazioni ricevute da enti previdenziali (assegno nucleo familiare, indennità malattia, indennità maternità, ecc.). Per i collaboratori coordinati e continuativi assenti con riflessi previdenziali (malattia, maternità) è obbligatoria l evidenziazione somme erogate a titolo di premi e straordinari La registrazione dei dati variabili può avvenire con un differimento non superiore ad un mese (es. calendario differito)

3 Libro Infortuni unico libro ancora in vigore, oltre il LUL. L art.53, c.6, del D.Lgs 81/2008 (testo unico sulla sicurezza nei luoghi di lavoro) ha stabilito che, decorsi 6 mesi dall adozione del decreto interministeriale che dovrà definire le regole tecniche per la realizzazione e il funzionamento del Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione (SINP) nei luoghi di lavoro, il registro infortuni cessa di avere efficacia. Al momento però il suddetto decreto non è stato ancora emanato. Questo libro è vidimato dalla ASL di competenza. Nel caso di più sedi operative appetenti a diverse ASL dovranno essere vidimati più libri infortuni. Deve essere conservato esclusivamente presso il luogo di lavoro (no presso consulenti) per almeno 4 anni dall ultima registrazione o, se non usato, dalla data della vidimazione. FOGLIO PRESENZE E PROSPETTO PAGA Il LUL è composto da: foglio presenze e prospetto paga Possono essere stampati su un unica pagina oppure su fogli separati. Se vengono stampati su fogli separati è possibile: stampare il foglio presenze e poi il prospetto paga di ogni singolo dipendente stampare tutti i fogli presenze e quindi tutti i prospetti paga L unica cosa importante è che non devono essere lasciati buchi nella numerazione dei fogli. I collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione non hanno il foglio presenze. Secondo quanto previsto dalla Legge n.4 del 5 gennaio 1953 è obbligatorio consegnare, all atto della corresponsione della retribuzione, al dipendente il prospetto di paga. Art. 1. é fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Art. 2.

4 Le singole annotazioni sul prospetto di paga debbono corrispondere esattamente alle registrazioni eseguite sui libri di paga, o registri equipollenti, per lo stesso periodo di tempo. Art. 3. Il prospetto di paga deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione. Il datore di lavoro può assolvere all obbligo di consegna della busta paga nei confronti dei propri dipendenti consegnando una copia (anche una mera fotocopia ) delle scritturazioni effettuate sul libro unico del lavoro. Non è obbligatorio consegnare al dipendente copia del foglio presenze, a meno che non sia previsto dalla contrattazione collettiva o da accordo aziendale. FOGLIO PRESENZE Nel foglio presenze (o nella sezione delle presenze in caso di unica pagina con il prospetto paga) dovranno essere registrate, giorno per giorno: le ore effettivamente prestate le ore in più effettuate, sia che si tratti di lavoro straordinario/supplementare che di ore che confluiranno nella banca ore le ore di assenza retribuite e non con l indicazione del tipo di assenza (permesso, ferie, recupero banca ore, malattia, maternità, infortunio, aspettativa non retribuita, ecc.) Le annotazioni relative alle presenze o alle assenze devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita legenda. E possibile elaborare la retribuzione di un determinato mese sulla base di eventi che si sono verificati nel mese precedente (es. foglio presenze mese di ottobre prospetto paga mese di novembre) In questo caso di elaborazione differita quindi avremo: il prospetto paga relativo alle competenze del mese di pagamento (es. novembre) con il conguaglio di quanto indicato nelle presenze relative al mese precedente (es. ottobre). Il datore di lavoro può utilizzare il calendario differito anche solo per parte dei lavoratori. PROSPETTO PAGA Foglio presenze azienda logo Inail, numero autorizzazione (laddove già assegnato), numero progressivo LUL, data e ora stampa cognome e nome dipendente periodo di riferimento, pat inail

5 calendario presente totale ore per giustificativo (legenda) Prospetto paga In testata azienda codice fiscale, posizione Inps, posizione Inail, sede di lavoro logo Inail, numero autorizzazione (laddove già assegnato), numero progressivo LUL, data e ora stampa centro di costo periodo di retribuzione e indicazione calendario differito codice meccanografico, cognome e nome, codice fiscale dipendente data di nascita, data assunzione, data assunzione convenzionale, data cessazione, data fine contratto a termine (in calce al cedolino) qualifica, tipo di rapporto, percentuale part time, tipo eventuali agevolazioni dati Inps (settimane, giorni, ore) periodo lavorato (giorni, ore) giorni detrazioni contratto applicato numero scatti anzianità e data prossimo scatto elementi fissi della retribuzione con totale retribuzione lorda (tempo pieno) Nel corpo Colonne: voci, importo base, riferimento, trattenute e competenze elementi variabili della retribuzione (retribuzione del mese eventualmente rapportata al PT straordinari, premi, trattenute varie) imponibile Inps e relativo contributo a carico del dipendente (IVS= Invalidità Vecchiaia Superstiti) contributo fondo complementare a carico del dipendente imponibile fiscale con irpef lorda, detrazioni da lavoro dipendente, detrazioni per carichi di famiglia, irpef netta trattenuta addizionali regionali e/o comunali retribuzione utile ai fine del calcolo dell accantonamento del TFR quota del TFR accantonata (al netto dello 0,50%) imponibile inail (con importo premio) arrotondamento del mese precedente In calce dati del conguaglio di fine rapporto o fine anno dati progressivi TFR (al 31/12 anno prec., rivalutazione, imposta 11%, quota dell anno, tfr versato a fondi, anticipi) Ferie, permessi, banca ore, ex-festività Totale colonne competenze e trattenute, arrotondamento del mese

6 Netto da pagare Dati assegno nucleo familiare VOCI PAGA MALATTIA La malattia è indennizzata da parte dell Inps per i datori di lavoro che pagano il contributo (es. escluse le ditte inquadrate come industria) L indennità corrisposta dall Inps è così calcolata: 50% della retribuzione giornaliera dal 4 al 20 giorno di malattia (comprese domeniche) 66,66% della retribuzione giornaliera dal 21 al 180 giorno di malattia (comprese domeniche) La retribuzione giornaliera si calcola: retribuzione lorda del mese precedente l evento di malattia + i ratei di 13ma e 14ma : 30 Il risultato viene poi moltiplicato per il 50% o 66,66% Esempio: pt 641,44 + (641,44 : 12 x 2) : 30 = 24,945 24,945 x 50% = 12,4725 In caso di malattia avremo quindi: 3 giorni di carenza a carico del datore di lavoro l indennità corrisposta dall Inps l integrazione a carico del datore di lavoro, a seconda del contratto applicato. Nel caso del contratto di Sistema Acli l integrazione è pari al 100%. L integrazione è pari alla differenza tra la retribuzione giornaliera effettiva (24,67087) e quella corrisposta dall Inps (12,47233) x il numero dei giorni indennizzati. la lordizzazione. Voce necessaria in quanto l indennità corrisposta dall Inps non è soggetta a contributi, quindi, se non si intervenisse con questa voce, il dipendente avrebbe uno stipendio più alto del suo 100%. E pari alla differenza tra i contributi pagati e quelli che avrebbe pagato se non ci fosse stata la malattia. Per quanto riguarda la maternità obbligatoria il funzionamento delle voci è identico. Cambia la percentuale dell indennità Inps che si calcola sulla retribuzione giornaliera 80% Pagando anche le domeniche, a volte non è necessario ricorrere alla voce di integrazione qualora il contratto preveda la retribuzione al 100% (contratto di Sistema Acli)

7 Diversa è la maternità facoltativa (c.d. congedo parentale). Infatti per il calcolo della retribuzione giornaliera, l Inps non considera i ratei di 13ma e 14ma e la percentuale è del 30%. Non sono previste integrazioni di stipendio. Durante la maternità facoltativa non si maturano 13ma, 14ma (ecco perché l Inps non le comprende), ferie e permessi. Il periodo è solo utile ai fini dell anzianità di servizio (scatti di anzianità) e l accantonamento del TFR è sulla retribuzione piena. ASSEGNO NUCLEO FAMILIARE Il periodo va da luglio a giugno dell anno successivo. I redditi di cui tener conto sono quelli relativi all anno precedente. Condizione necessaria per avere diritto agli assegni familiari è che la somma dei redditi da lavoro dipendenti o assimilati sia almeno il 70% della somma dei redditi complessivi. Alla prima richiesta di Assegno Nucleo Familiare il dipendente dovrà allegare lo stato di famiglia o autocertificazione. Tale documento dovrà essere ripresentato dopo 5 anni o prima in caso di variazione del nucleo familiare. Esistono alcune situazioni familiari per le quali, prima di fare richiesta degli assegni familiari al proprio datore di lavoro, occorre richiedere autorizzazione all Inps con il modello SR03. Solo dopo aver ricevuto tale autorizzazione si potrà procedere con la richiesta allegando al modello la risposta dell Inps. Le richieste si riferiscono a: includere nel nucleo familiare: i figli di coniugi separati o divorziati, figli nati da precedente matrimonio riconosciuti dall altro genitore fratelli, sorelle, nipoti del richiedente orfani di entrambi i genitori e non aventi diritto alla pensione ai superstiti se il richiedente è cittadino italiano, comunitario o cittadino di stato convenzionato, i familiari residenti all estero nei nuclei con più di tre figli, i figli maggiorenni, compresi tra i 18 e 21 anni, o equiparati fino a 26 anni purchè studenti o apprendisti richiesta aumento dei livelli reddituali: per familiari minorenni con persistente difficoltà a svolgere funzioni o compiti propri della loro età familiari maggiorenni inabili al 100% Qualora l inquadramento Inps dell azienda non preveda il pagamento del contributo CUAF, il datore di lavoro è obbligato a corrispondere ai dipendenti che ne hanno diritto e ne facciano richiesta gli assegni familiari, che, in questo caso, rimangono a completo loro carico.

8 (inquadramento terziario 38,17-28,98; richiesta esenzione cuaf in quanto non a scopo di lucro paga quindi 36,09-26,90 differenza 2,08) RIMBORSI SPESA Le spese sostenute dal dipendente (vale anche per i co.co.pro e i co.co.co) per gli spostamenti dal proprio domicilio alla sede di lavoro sono considerati totalmente a carico del lavoratore in quanto riconducibili a oneri inerenti alla produzione del reddito dipendente. Nulla vieta al datore di lavoro di voler concedere il rimborso di tali oneri. In questo caso il rimborso è di natura retributiva e, in quanto tale, soggetto alle ritenute fiscali e previdenziali. I rimborsi spesa forfettizzati, ovvero non documentati, sono completamente assoggettati ad Inps e Irpef Per quanto riguarda le uscite temporanee (servizi esterni e trasferte) occorre fare una distinzione se si svolgono: fuori del territorio comunale della sede di lavoro dentro il territorio comunale della sede di lavoro I rimborsi che si riferiscono a uscite fuori del comune sia che siano rimborsi chilometrici che a pie di lista (es. vitto, alloggio, viaggio, parcheggio, pedaggi) documentate sono completamente esenti da ritenute fiscali e previdenziali. Le altre spese (es. il telefono, le mance, ecc.) sono esenti fino all importo giornaliero di 15,49 euro. Diversa invece è la situazione per i rimborsi che si riferiscono a uscite all interno del comune. In questo caso tutti i rimborsi a vario titolo sono soggetti a imposizione fiscale e previdenziale ad eccezione delle spese di trasporto debitamente documentate (es. biglietto mezzi pubblici, ricevute di taxi, ecc.). In tale documentazione deve essere indicato il giorno in cui il lavoratore ha svolto la propria attività all esterno della sede di lavoro. Per quanto riguarda i pagamenti avvenuti con carta di credito intestata alla società o ente, è ritenuto valido l estratto conto quale giustificativo delle spese sostenute, da allegare come parte integrante di un nota spese attinente all uscita ARMONIZZAZIONE DELL IMPONIBILE CONTRIBUTIVO E FISCALE Il D.Lgs n.314 del 2 settembre del 1997 ha armonizzato i criteri per la determinazione del reddito imponibile fiscale e previdenziale Pertanto dall 1 gennaio 1998 tutte le voci retributive (salvo alcuni casi) sono nello stesso modo assoggettate sia ad Inps che ad Irpef.

9 Fanno eccezione: servizio di vitto o mensa indennità sostitutiva del servizio di vitto o mensa Buoni pasto Altri compensi in natura esente esente fino a 5,29 euro giornalieri solo se ubicate in zone ove manchi il servizio di ristorazione Esente fino a 5,29 euro giornalieri Esenti se complessivamente di importo non superiore a 258,23 euro Le erogazioni liberali dal 29 maggio 2008 sono diventate completamente assoggettate a Inps e Irpef (prima erano esenti fino a 258,23 euro) Sono esclusi da imposizione previdenziale: il TFR l incentivo all esodo le indennità a titolo di risarcimento danni PREMI PRODUZIONE Il D.L. 78/2010 ha prorogato anche per l anno 2011 la detassazione di premi di produzione e straordinari legati incremento di produttività. La detassazione riguarda i lavoratori che nell anno precedente abbiano avuto un reddito imponibile (considerando solo il reddito da lavoro dipendente) inferiore ai euro. Gli importi detassati non devono superare i euro lordi annui. Per l anno 2011 sono agevolabili solo le somme erogate in attuazione di quanto previsto da accordi o contratti collettivi territoriali o aziendali e comunque legati a incrementi di produttività, qualità, redditività, innovazione, efficienza organizzativa. Non possono beneficiare della detassazione, gli emolumenti premiali corrisposti sulla base di contratti collettivi nazionali o accordi individuali. FERIE Le ferie sono un diritto irrinunciabile del lavoratore. La legge (D.Lgs.66/2003) prevede che il dipendente debba godere di almeno quattro settimane di ferie, al fine del recupero delle energie psicofisiche. Il periodo minimo annuale, previsto dalla legge, va così goduto: due settimane di ferie nell anno di maturazione le restanti due potranno essere usufruite entro il periodo massimo previsto dal contratto applicato e comunque non oltre i 18 mesi successivi al termine dell anno di maturazione

10 Il mancato godimento delle ferie da parte del lavoratore, essendo un diritto irrinunciabile, comporta pesanti sanzioni per il datore di lavoro. Il D.Lgs 66/2003 vieta il pagamento delle ferie residue non godute, salvo che nei casi di cessazione del rapporto di lavoro. In costanza di rapporto di lavoro l unica eccezione per il pagamento di ferie riguarda i giorni di ferie eccedenti le quattro settimane se previste dal contratto applicato. Ossia, se il contratto applicato prevede un periodo di ferie superiore alle quattro settimane, le quattro settimane dovranno essere godute secondo le modalità suddette e la parte eccedente potrà essere retribuita. ROL ed EX-FESTIVITÀ Il Ministero del Lavoro (con risposta ad interpello n.16 dell 8 marzo 2011) e l Inps (con circolare n. 92 dell 8 luglio 2011) hanno fornito indicazioni in merito all assolvimento degli obblighi contributivi connessi al mancato godimento delle ore ROL e alle ex festività. In pratica, se alla scadenza prevista dal contratto applicato risultano delle ore ROL ed ex festività NON godute, si dovranno pagare i relativi contributi Inps sia che venga o meno pagata la relativa indennità sostitutiva. I contributi a carico del dipendente dovranno essere trattenuti solo in occasione della effettiva monetizzazione delle relative indennità sostitutive. Il pagamento dei contributi dovrà avvenire entro il 16 mese successivo a quello di scadenza. Datore di lavoro e lavoratore possano derogare la scadenza del godimento delle ore ROL ed ex-festività prevista dal contratto nazionale applicato tramite un accordo territoriale e/o individuale, dal quale risulti la data ultima entro cui il lavoratore possa usufruire delle ore maturate per ROL ed ex festività. Al raggiungimento di tale data sarà liquidato il monte ore residuo eventualmente non goduto e su questi saranno conteggiati i relativi contributi.