Informativa sulla privacy

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1 Informativa sulla privacy

2 Storico revisione Documento dello storico della revisione Revisione Data Riepilogo modifiche Autore/i 1 Febbraio 2014 Informativa sulla privacy allineata agli standard di riservatezza di settore 2 Agosto 2014 Informativa sulla privacy adeguata a coprire le funzionalità applicative Fieldglass Pamela Bellner Pamela Bellner

3 Informativa sulla privacy Per Fieldglass la protezione della privacy rappresenta un importante impegno. Si prega di leggere l'informativa seguente per comprendere in che modo i dati personali vengono trattati durante l'utilizzo del nostro software e di molti servizi. Aggiornamenti della presente informativa saranno comunicati ai clienti che utilizzano l'applicazione Fieldglass o altre applicazioni specifiche sviluppate o progettate da Fieldglass nelle note sulla release dell'applicazione. Per i clienti che utilizzano i siti Web o l'extranet Fieldglass, si prega di controllare il sito di tanto in tanto per verificare se siano state apportate modifiche. I. Informativa sulla Privacy di Fieldglass. Rispettiamo la privacy dei nostri clienti e ci impegniamo a trattare i dati cliente responsabilmente. Ci atteniamo, pertanto, a quanto innanzi: Raccogliamo, conserviamo e utilizziamo i dati dei clienti solo per scopi aziendali legittimi. Limitiamo le informazioni da raccogliere a ciò che riteniamo sia appropriato e necessario per gestire le esigenze dei clienti, fornire i nostri servizi e osservare la legge in vigore. Facciamo in modo che i dati dei clienti siano più accurati possibile. I nostri dipendenti sono responsabili della protezione dei dati dei clienti. Disponiamo di politiche e di programmi interni atti a proteggere tali dati. Ogni dipendente Fieldglass è tenuto a rispettare le nostre politiche e procedure sulla privacy. Forniamo misure di protezione per i dati dei clienti. Questi vengono protetti con diversi livelli di sicurezza, tra cui sistemi anti-intrusione basati su sensori e host, nonché firewall. Tutti i dati dei clienti non raccolti in loco utilizzano l'algoritmo AES (Advanced Encryption Standard) e una firma digitale. Limitiamo la divulgazione interna ed esterna dei dati dei clienti. Ad eccezione di quanto specificato nel presente documento, Fieldglass non vende, scambia o noleggia i dati personali. Per escludere la condivisione dei propri dati personali nelle modalità sotto descritte, chiamare il +(1) ; considerare tuttavia che, se si è un utente registrato dell'applicazione Fieldglass, i dati personali rappresentano un requisito obbligatorio e la loro eliminazione implica la chiusura dell'account dell'utente (rendendo ad es. impossibile l'utilizzo dell'applicazione Fieldglass). Possiamo condividere con i nostri partner e clienti dati statistici aggregati non personali relativi all'utente, ai suoi clienti, ai suoi fornitori, alle vendite, ai modelli di traffico e di utilizzo del sito, ma non condividiamo informazioni identificabili personalmente con terzi. II. Quali dati raccogliamo Facciamo affidamento su diverse fonti di dati per migliorare la comprensione e il soddisfacimento di specifici bisogni. Stipuliamo, talvolta, contratti di servizio con altre società o contratti che ci permettono di proporre altri prodotti e servizi all'utenza. Tali contratti prevedono chiare norme in merito alla protezione dei dati che possono entrare in loro possesso di tali altre società, nonché in merito all'utilizzo degli stessi per finalità che non siano connesse al presente contratto. I dati personali che possono essere raccolti sulla nostra utenza comprendono: Dati su transazioni effettuate con noi, le nostre controllate e gli utenti terzi non affiliati; Dati ricevuti tramite le candidature e altri moduli, raccolti tramite l'utilizzo di prodotti o servizi ottenuti da noi, dalle nostre controllate o da terzi; Informazioni sugli utenti come richiesto o consentito dalla legge; Nomi e altri dati di contatto in caso di avvenuti contatti telefonici, a mezzo lettera o o mediante il nostro sito Web o al momento della creazione di un account utente per l'applicazione Fieldglass; Dati ottenuti quando un utente si candida per un posto di lavoro o stipula un contratto con noi (ad esempio nome e dati di contatto, informazioni sulle passate esperienze lavorative, eventuali visure del casellario giudiziale o certificati dei carichi pendenti); Dati ricevuti dai nostri clienti e altri terzi. Raccogliamo, ad esempio, i dati relativi alle candidature di un soggetto dalle entità che utilizzando l'applicazione Fieldglass (quali società e relative agenzie di

4 consulenza e di lavoro). L'applicazione Fieldglass viene utilizzata dalle società per gestire la propria forza lavoro. È possibile che le società chiedano alle proprie agenzie di fare anch'essere uso dell'applicazione, così da facilitare gli scambi di informazioni sui candidati. Fieldglass raccoglie tali dati in qualità di host dell'applicazione. I dati raccolti da Fieldglass possono includere dati sensibili, quali i dati personali che il datore di lavoro ha ritenuto rilevanti per scopi correlati all'occupazione o alla conservazione della documentazione, laddove tali dati vengano forniti a noi oppure ad entità che utilizzano l'applicazione Fieldglass Dati personali relativi a un individuo che è o lavora presso uno dei nostri fornitori, terzisti, aziende collegate, agenti e clienti. Ad esempio Fieldglass può raccogliere i dati personali dei dipendenti o dei terzisti delle entità che utilizzano la sua applicazione. III. Perché raccogliamo i dati? Fieldglass raccoglie i dati personali necessari per fornire servizi e informazioni ai propri clienti, per le sue operazioni commerciali e per adempiere alla legge. A seconda delle circostanze, Fieldglass può anche utilizzare dati personali per: Eseguire una precisa identificazione dell'utente; Proteggere e gestire la documentazione e gli account; Aiutarci a comunicare miglioramenti e modifiche dei prodotti; Risparmiare tempo in fase di richiesta di prodotti e servizi supplementari; Ottemperare a determinate leggi e norme; Raccogliere informazioni sull'utilizzo dei nostri servizi; Rispondere alle richieste di informazioni sui nostri servizi; Aiutarci nella decisione di proporre un'offerta di lavoro o assumere con un contratto. Qualora l'utente decida di non fornire determinati dati personali, potremmo non essere in grado di fornire i servizi o le informazioni richieste. IV. Come vengono raccolti i dati? Fieldglass raccoglie i dati in diversi modi: Alcuni dati personali vengono raccolti al momento della registrazione. Più informazioni si danno (e maggiore la loro precisione), migliore sarà il grado di personalizzazione dell'esperienza dell'utente. Oltre a quanto riportato sopra, potremo anche richiedere dati personali in altri momenti, tra cui (e non solo) quando ci si iscrive a un programma offerto da uno dei nostri partner, quando si modifica la richiesta di servizi (ad esempio aumento della spesa annuale) e quando si notifica la presenza di un problema con il nostro software o con uno dei nostri servizi. Se Fielglass viene contattata, la documentazione di quella corrispondenza potrebbe essere conservata. Fieldglass potrebbe anche occasionalmente richiedere all'utente di partecipare a sondaggi con finalità di ricerca. Come sopra riportato, possiamo anche raccogliere i dati da utenti terzi. Ad esempio raccogliamo informazioni relative alle singole candidature da entità che utilizzano l'applicazione Fieldglass. V. Come vengono utilizzati i dati raccolti? Monitoriamo anche l'utilizzo dei dati, al fine di sviluppare gli upgrade del software e creare il progetto e il layout del sito Web. Possiamo anche utilizzare i dati raccolti per comunicare saltuariamente importanti modifiche della funzionalità e offerte speciali di rilievo. Fieldglass raccoglie, archivia e utilizza i dati degli utenti della sua applicazione (cioè dei programmi software del computer) e dell'ambiente hosted (cioè una combinazione di sistemi hardware/software sotto il controllo di Fieldglass in cui viene eseguito il Prodotto, o parte di esso). Le versioni aggregate di questi dati (dati che non identificano personalmente l'utente) possono essere utilizzate in diversi modi. Ad esempio, possiamo combinare dati sui modelli di utilizzo con dati simili ottenuti da altri utenti per contribuire a

5 potenziare l'applicazione o l'ambiente hosted e i nostri servizi. Inoltre, Fieldglass può tenere traccia di questi dati e delle informazioni fornite ai fini di revisione interna, sviluppo aziendale, ricerca, marketing e promozioni, inchieste giornalistiche o analisi statistiche aggregate, personalizzazione, modelli demografici e tendenze storiche. I dati aggregati possono essere talvolta condivisi con i nostri partner commerciali e clienti, ma non includono dati personali identificabili o che possano portare all'identificazione di un utente specifico. Considerato il fatto che Fieldglass utilizza ulteriori strumenti tecnologici, la raccolta dei dati può essere effettuata anche attraverso altri mezzi. VI. Divulgazione di dati personali. Per gli scopi descritti nella presente informativa, possiamo divulgare i dati personali: ad eventuali aziende collegate; ai nostri fornitori, terzisti e fornitori di servizi, consulenti professionali, fornitori e agenti; ad agenzie governative o individui nominati da un responsabile del governo per lo studio e la risoluzione di controversie o reclami riguardanti l'utilizzo dei nostri servizi; a chiunque vengano trasferiti od offerti per il trasferimento nostri cespiti o attività (o loro parti); laddove sia stato fornito il consenso; o come richiesto o autorizzato dalla legge. I dati personali vengono divulgati a destinatari al di fuori di Stati Uniti, Regno Unito e Australia. Tali destinatari potrebbero trovarsi ad esempio in giurisdizioni in cui sono collocati i nostri uffici, ad esempio la nostra sede centrale si trova negli Stati Uniti, con società collegate nel Regno Unito e in Australia. Mettiamo in atto misure opportune affinché le persone e le organizzazioni a cui vengono divulgati i dati personali siano vincolate a proteggerne la privacy in base alle leggi in vigore. VII. Sicurezza dei dati. Limitiamo l'accesso ai dati personali a coloro che necessitano di tali informazioni per fornire agli utenti prodotti o servizi. Nel caso in cui ci si avvalga di altre aziende per la fornitura di prodotti o servizi, a queste viene richiesto di proteggere e custodire in modo sicuro i dati inviati. Disponiamo di misure di protezione fisiche, logiche e procedurali che soddisfano i requisiti legali per archiviare e salvaguardare le informazioni da accessi non autorizzati, modifiche e distruzione. Ricordiamo, tuttavia, che Internet non è un ambiente sicuro e nonostante tutta l'attenzione prestata, non è possibile garantire la sicurezza delle informazioni fornite mediante l'applicazione Fieldglass. VIII. Cookie e tracciabilità dell'indirizzo IP Il sito Web di Fieldglass può utilizzare cookie per scopi di gestione del sito. Se per qualche motivo non si intende utilizzare i cookie, si può fare in modo che il browser non li accetti, anche se ciò potrebbe disattivare o rendere inutilizzabili alcune delle funzionalità dell'applicazione Fieldglass. Il sito Web di Fieldglass può anche individuare e utilizzare l'indirizzo IP o il nome del dominio dell'utente per scopi di monitoraggio del traffico interno e capacità oppure per amministrare l'applicazione. Non si ottengono dati personali, ma i modelli di utilizzo dei visitatori del sito Web possono essere monitorati per fornire servizi e contenuti migliori in base all'esame statistico o aggregato dei modelli di traffico del sito. L'applicazione Fieldglass può contenere link ad altri siti Web. Fieldglass non è responsabile delle prassi sulla privacy o del contenuto di questi altri siti. Le politiche sulla privacy applicabili a questi altri siti Web possono essere sostanzialmente diverse da questa informativa; si consiglia pertanto di leggerle prima di utilizzare questi siti. Fieldglass non sarà responsabile dell'eventuale utilizzo di questi siti Web. IX. Consenso. Utilizzando l'applicazione Fieldglass si acconsente alla raccolta, all'utilizzo e alla divulgazione dei dati, inclusi eventuali dati sensibili, da parte di Fieldglass. In caso di modifiche alla nostra politica sulla privacy, riporteremo le variazioni in questo documento, affinché gli utenti siano sempre consapevoli di quali dati vengono raccolti, del modo in cui vengono utilizzati e delle circostanze in cui

6 vengono divulgati. Fieldglass si riserva il diritto di modificare o aggiornare, in qualsiasi momento, queste politiche. La presente politica è valida a partire dal 26 giugno 2002 e può essere modificata periodicamente. In caso di domande riguardanti questi aspetti della privacy, si prega di contattarci al n. +(1) Fieldglass partecipa ai programmi Safe Harbor sviluppati dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti d'america con l'unione Europea e con la Commissione federale svizzera per la protezione dei dati. Fieldglass ha certificato di rispettare i principi sulla privacy di Safe Harbor in relazione all'utilizzo di determinati dati personali. Per ulteriori informazioni su Safe Harbor e per visualizzare la nostra certificazione, visitare il sito Web di Safe Harbor del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti d'america all'indirizzo X. Altre disposizioni. Distruzione dei dati personali. Fieldglass conserva i dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi indicati o come richiesto dalla legge o dalla normativa in materia. Successivamente, ad eccezione del caso di un audit governativo, di indagini o controversie in corso, i documenti che contengono dati personali vengono distrutti cancellandoli dai file elettronici (inclusi file di back-up e file archiviati) oppure i documenti cartacei e i supporti elettronici, quali ad esempio dischi o nastri di back-up, vengono eliminati in modo adeguato (in un distruttore di documenti o in una repository di distruzione dei documenti). Accesso, correzione e gestione dei reclami. L'utente ha diritto, e noi l'obbligo di fornirgli, l'accesso a tutti i suoi dati personali in nostro possesso. In talune circostanze, però, tale accesso potrebbe essere negato. In tal caso, informeremo l'utente del motivo. Per autorizzare l'accesso, ci riserviamo di applicare misure dirette a verificare l'identità dell'utente. Se l'utente ritiene che un suo dato personale in nostro possesso sia inaccurato, questi dovrà contattare il nostro Incaricato alla Privacy (agli estremi riportati innanzi) e faremo quanto ragionevolmente possibile per assicurane la rettifica. Per presentare una lagnanza sul modo in cui sono stati trattati i dati personali dell'utente (anche qualora si lamenti una violazione delle leggi sulla privacy) occorrerà rivolgersi al nostro Incaricato alla Privacy per iscritto, a mezzo posta, all'indirizzo di cui in calce alla presente informativa sulla privacy. L'utente che desidera rivolgersi a detto incaricato dovrà includere l'indirizzo , il nome, l'indirizzo e il numero di telefono e fornire una descrizione circostanziata della lagnanza. Il nostro Incaricato alla Privacy esaminerà la lagnanza e risponderà prontamente. Qualora l'utente ritenesse che non abbiamo risolto la lagnanza in maniera soddisfacente, potrà rivolgersi all'organismo governativo responsabile della vigilanza e dell'applicazione della protezione dei dati. Per informazioni su accesso, rettifica e lagnanze, si prega di contattare il nostro Incaricato alla Privacy utilizzando gli estremi forniti in appresso. Ulteriori informazioni. Per ulteriori informazioni sulle nostre politiche o prassi relative alla privacy si prega di contattare il nostro Incaricato alla Privacy: Fieldglass, Inc. fieldglasscompliance@sap.com 111 N. Canal Street, Suite 600 Chicago, Illinois, Stati Uniti