NEWSLETTER n. 10. ROMANIA Inventario al Dicembre Inventario generale del patrimonio

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1 NEWSLETTER n Dicembre 2014 ROMANIA Inventario al RIFERIMENTI NORMATIVI: LEGGE 82/1991;OMF 2861/2009;OMF 3512/2008 Inventario generale del patrimonio OBBLIGHI PROCEDURA DI INVENTARIO Come previsto dalla Legge 82/1991 e dall OMF 2861/2009, le società hanno l obbligo di redigere l inventario generale del patrimonio almeno una volta all anno, di solito alla fine dell esercizio. Le società con attività complessa possono effettuare l inventario prima della data di chiusura dell esercizio, a condizione che i risultati dell inventario si riflettano nelle situazioni finanziarie di fine anno per l esercizio di riferimento. La responsabilità della giusta organizzazione delle procedure dell inventario ricade sull amministratore o altri organi amministrativi della società. Al fine dell effettuazione dell inventario, tali soggetti approvano la procedura scritta specifica all attività che viene trasmessa alla commissione di inventario. L inventario è svolto da una commissione di inventario, composta da almeno due persone, nominate con delibera scritta (Allegato 1) da parte dell amministratore o del direttore dell unità. Nella nomina devono essere menzionati obbligatoriamente i membri della commissione, il nome del responsabile della commissione, il metodo adottato per l inventario, le gestioni oggetto dell inventario, data di inizio e di fine inventario. Nell Allegato 1 si riporta un modello tipo da adattare e personalizzare ad ogni singola società. Per le piccole società l inventario può essere svolto da una singola persona. La commissione non può comprendere il responsabile del magazzino e gli addetti alla contabilità, piccole società a parte. Attraverso la predisposizione di procedure interne, le società possono stabilire che nello svolgimento dell inventario partecipino anche, senza esserne parte della commissione, contabili responsabili delle gestioni oggetto di inventario. Nel caso in cui la società non abbia nessun dipendente, le operazioni di inventario possono essere espletate dall amministratore. L inventario e la valutazione delle attività, passività e patrimonio netto potranno essere svolte dal proprio personale o da professionisti esterni, con idonea preparazione contabile/ tecnica.

2 INVENTARIO Prima di iniziare l inventario, il responsabile del magazzino deve rilasciare una dichiarazione scritta (Allegato 2) dalla quale risulti se: gestisce valori materiali presso altri depositi; gestisce altri beni appartenenti a terzi, ricevuti con o senza documenti accompagnatori; risultano mancanze o surplus di gestione; risultano materiali non ancora collaudati o che devono essere spediti per i quali sono stati compilati i relativi documenti; sono stati ricevuti o consegnati valori materiali senza documentazione; sia in possesso di denaro contante o di altri valori risultanti dalla vendita dei beni della sua gestione; esistano documenti di ricezione-consegna non ancora registrati nella gestione o non ancora consegnati alla contabilità. Il responsabile del magazzino deve scrivere nella dichiarazione il tipo, il numero e la data dell ultimo documento di ricezione/consegna. Nell ultima pagina della lista di inventario, il responsabile deve menzionare se tutti i valori materiali e monetari sono stati riportati nella lista degli inventari in sua presenza. Nello stesso tempo, questo deve precisare se ha obiezioni in merito allo svolgimento dell inventario. La lista di inventario è sottoscritta su ogni pagina dalla commissione di inventario e dal responsabile della gestione. Tutti i beni sottoposti ad inventario devono essere riportati nelle liste di inventario (Allegato 3), che devono essere compilate in base al deposito, alla gestione e alle categorie di beni. É consentito l uso di metodi di identificazione elettronica (es. lettori di codici barre, ecc). IMMOBILIZZAZIONI L inventario delle immobilizzazioni immateriali avviene con la rilevazione della loro esistenza e appartenenza presso le unità detentrici, mentre per i brevetti, le licenze, i marchi di fabbrica e altre immobilizzazioni immateriali è necessaria la prova della loro esistenza sulla base dei titoli di proprietà o altri documenti giuridici che ne attestano giuridicamente il diritto. L inventario dei terreni avviene sulla base dei documenti che attestano il diritto di proprietà e altra documentazione a norma di legge. L inventario dei fabbricati avviene mediante la loro identificazione sulla base dei titoli di proprietà e del loro dossier tecnico. Impianti e macchinari del tipo: infrastrutture elettriche, termiche, gas, acqua, fognatura, telecomunicazioni, ferrovie e altro sono sottoposte ad inventario secondo le regole stabilite dai loro detentori. Le immobilizzazioni materiali che durante lo svolgimento dell inventario si trovano presso altra sede, sono soggette ad inventario prima della loro uscita o attraverso la conferma scritta da parte del soggetto terzo che ne detiene il possesso nel rispetto delle proprie procedure. Nelle liste di inventario delle immobilizzazioni immateriali e materiali in corso, vengono menzionati per ogni oggetto separato, sulla base di constatazioni rilevate in sede di inventario, i seguenti elementi: nome dell oggetto e valore determinato sulla base dello stato di esecuzione, sulla base della documentazione esistente (c.d. devize ) e sulla base del volume dei lavori eseguiti fino alla data dell inventario. I materiali e le attrezzature ricevuti dai beneficiari allo scopo di `eseguire i

3 montaggi non incorporati nei lavori vengono inventariati separatamente. Gli investimenti posti in funzione totalmente o parzialmente, che non sono stati registrati come immobilizzazioni materiali, sono iscritti in liste di inventario separate. Gli investimenti la cui realizzazione è sospesa o abbandonata sono riportati in liste di inventario separate dove sono menzionate anche le cause di sospensione o abbandono, l approvazione della sospensione o l abbandono e i relativi provvedimenti. RIMANENZE DI MAGAZZINO La quantificazione fisica delle rimanenze avviene mediante numerazione, peso, misurazione o cubatura a seconda dei casi. Nel caso in cui tali procedure non possano essere attuate, l inventario delle rimanenze avviene mediante calcoli tecnici. L inventario interessa anche le rimanenze dei c.d. documenti a regime speciale. I beni appartenenti a terzi (in affitto, in leasing, in custodia, in lavorazione, ecc.) devono essere inventariati e iscritti in liste separate, per essere poi inviate per conferma ai proprietari dei beni. Le liste di inventario per i beni in custodia dovranno contenere informazioni riguardanti il numero e la data dell atto di custodia, del documento di consegna e altre informazioni considerate utili. Le unità in possesso di beni di terzi sono obbligate allo svolgimento dell inventario mediante l invio ai proprietari per la conferma, delle liste di inventario. I proprietari sono obbligati alla conferma dell esistenza dei beni presso terzi. Il mancato ricevimento della conferma non costituisce conferma tacita. Nella valutazione delle rimanenze si dovrà dare un immagine fedele del patrimonio. Nella valutazione dei beni immobili si deve tenere conto della loro obsolescenza, per determinare un valore reale. Le società di leasing hanno l obbligo di richiedere ai beneficiari la lista di inventario dei beni oggetto del contratto di leasing. CREDITI E DEBITI I crediti e i debiti verso terzi devono essere certificati attraverso le conferme dei saldi, richieste preferibilmente con raccomandata con avviso di ricevimento (Allegato 4). Il mancato rispetto delle procedure così come il rifiuto a confermare costituisce infrazione alle norme in vigore punite secondo le prescrizioni di legge in vigore. Le società sono tenute a porre in essere ogni sforzo necessario al fine di ottenere le conferme di ricevimento. Nel caso di mancata conferma, tali mancanze verranno riportate nella contabilità. Non sono piu accettate le conferme tacite per i saldi, per debiti e i crediti. DISPONIBILITA LIQUIDE Le disponibilità liquide dei conti bancari devono essere inventariate attraverso il confronto tra i saldi degli estratti conto trasmessi dalla banca ed i saldi registrati in contabilità (Allegato 5). L inventario delle disponibilità liquide in lei e in valuta della cassa deve essere fatto nell ultimo giorno lavorativo dell esercizio, successivamente alla registrazione di tutte le operazioni di incasso e di pagamento di competenza dell esercizio, confrontando i saldi del registro cassa con quelli della contabilità.

4 VALUTAZIONE E SVALUTAZIONE RIVALUTAZIONE DELLE IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI VERBALE In occasione dell inventario la valutazione degli elementi dell attivo, del passivo e del patrimonio netto avviene in osservanza dei principi contabili e dell Ordine 2861/2009. La valutazione avviene nel rispetto del principio di permanenza del metodo, in base al quale i modelli e le regole di valutazione devono essere mantenute assicurando la comparazione nel tempo delle informazioni contabili. Per le immobilizzazioni materiali e per gli altri elementi del patrimonio per cui sono costituiti fondi di svalutazione o di rettifiche su perdita di valore, nelle liste d'inventario sono iscritti i valori contabili, meno rettifiche per svalutazione o la perdita di valore; questo valore si confronta con il loro valore attuale, calcolato all inventario, basato su elementi fattuali. Alla determinazione dei valori di inventario dei beni viene applicato il principio di prudenza tenendo conto delle svalutazioni e delle diminuzioni di valore. Si ricorda che in tale occasione, alla chiusura dell esercizio, è possibile procedere alla rivalutazione delle immobilizzazioni materiali registrando in contabilità il valore giusto degli stessi. La rivalutazione delle immobilizzazioni materiali avviene al valore giusto rilevato alla data di chiusura del bilancio, sulla base di una perizia effettuata da un perito asseverato a livello nazionale e internazionale. Il risultato dell inventario deve essere riportato dalla commissione in un verbale, dopo la conferma dei saldi da parte degli addetti della contabilità. Il verbale riguardante il risultato dell inventario (Allegato 5) deve contenere principalmente i seguenti elementi: la data in cui è stato redatto, il nome ed il cognome dei membri della commissione per l inventario, il numero e la data della decisione per la nomina della commissione, la gestione per la quale si fa l inventario, la data d inizio e di fine inventario, i risultati dell inventario, le conclusioni e le proposte della commissione riguardanti i surplus o le mancanze riscontrati e le persone responsabili, il volume delle rimanenze svalutate, senza movimento, con movimentazione lenta e difficilmente vendibili proposte di scarico di eliminazione di certi beni, osservazioni riguardanti la custodia, il deposito, la conservazione, la garanzia dell integrità dei beni e altri aspetti riguardanti l attività dei beni inventariati. Per gli attivi per cui sono state rilevate svalutazioni, sulla base delle liste di inventario distinte, la commissione di inventario propone delle misure di intervento per rilevare le svalutazioni o le perdite di valore, a seconda dei casi, o registrare quote di ammortamento supplementari motivandone le cause. Per ogni surplus, mancanza o svalutazione dei beni così come per i danni derivanti dai crediti scaduti o altre cause, la commissione di inventario richiede spiegazioni scritte ai responsabili della gestione dei beni interessati, potendone addebitare il valore. Per le mancanze rilevate in sede di inventario si può agire come segue: imputandone il valore al responsabile;

5 CONCLUSIONI compensandole con eccessi rilevati nei seguenti casi: - esista il rischio di confusione tra vari assortimenti di un bene materiale per colpa della somiglianza esteriore: colore, disegno, modello, dimensione, imballaggio o altro; - le differenze in eccesso o in difetto riguardano lo stesso periodo e la stessa gestione. Le proposte del verbale per l inventario devono essere presentate entro 7 giorni dalla data di chiusura dell inventario all amministratore della società. L amministratore, con l approvazione dei responsabili del dipartimento contabile e giuridico, decide in merito alle proposte fatte. I risultati dell inventario devono essere registrati nell evidenza tecnicooperativa entro 7 giorni dalla data di approvazione del verbale dell inventario da parte dell amministratore. Si ricorda la realizzazione dell inventario annuale delle società non rientra fra gli incarichi dello Studio Boscolo&Partners. Restiamo a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti circa lo svolgimento dell inventario. Nell applicazione della Legge 82/1991, ripubblicata, e dei principi contabili relativi all obbligo di corrispondenza dei dati di bilancio con la contabilità, corrispondenza con la realtà degli elementi di attivo, passivo e patrimonio netto stabiliti nell inventario, al fine della chiusura del bilancio è necessario comunicare all intestato Studio l esito dell inventario successivamente all approvazione del verbale di inventario da parte dell amministratore, e non oltre il 31 gennaio In mancanza del verbale di inventario, lo Studio Boscolo&Partners non risponderà della chiusura del bilancio di fine esercizio. Disclaimer Le informazioni contenute nella presente circolare sono indirizzate ad offrire un quadro generale dell argomento e non forniscono un analisi dettagliata dei temi presentati. Di conseguenza, non ci assumiamo nessuna responsabilità in merito ai fatti o alle omissioni risultanti dall utilizzo della presente circolare. Rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti. Tutte le circolari Boscolo&Parteners sono disponibili all indirizzo: Boscolo & Partners