CITTÀ di AVIGLIANA. Provincia di TORINO. DETERMINAZIONE N. 521 del 19/12/2013. Proposta n. 521

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1 Estratto DETERMINAZIONE N. 521 del 19/12/2013 Proposta n. 521 Oggetto: RIPRESE VIDEO E SERVIZIO DI TRASCRIZIONE INTEGRALE DELLE SEDUTE DEL CONSIGLIO COMUNALE. AFFIDAMENTO INCARICO ALLA CEDAT85 ED IMPEGNO DI SPESA.

2 Area Amministrativa Proposta n. 521 Settore Segreteria ed Affari Generali Determinazione n. 521 del 19/12/2013 OGGETTO: RIPRESE VIDEO E SERVIZIO DI TRASCRIZIONE INTEGRALE DELLE SEDUTE DEL CONSIGLIO COMUNALE. AFFIDAMENTO INCARICO ALLA CEDAT85 ED IMPEGNO DI SPESA. Premesso che: Il Responsabile Settore Segreteria ed Affari Generali - con precedente determinazione n. 87 del si è affidato, a decorrere dal e fino al , alla Cedat85 s.r.l. Via di Monte D'Oro Roma P. Iva e Cod. Fisc , l innovativo servizio di archiviazione multimediale delle sedute del Consiglio Comunale Magnetofono Tm opzione Trascrizione Easy, in conformità della convenzione tra Anci-Servizi e Cedat 85, a seguito della volontà espressa dall Amministrazione di avviare una nuova modalità di verbalizzazione delle sedute del Consiglio Comunale, basata sull archiviazione multimediale dei file audio e con trasformazione immediata del parlato in testo scritto; - il sistema attualmente utilizzato è in grado di registrare in tempo reale e direttamente in formato digitale i dibattiti nelle assemblee consiliari, creando anche un archivio on-line ove consultare le verbalizzazioni delle sedute ed utilizzando tecnologie di riconoscimento automatico del relatore; - con deliberazione consiliare n. 66 del si è provveduto alla modifica del Regolamento del Consiglio Comunale inserendo l art. 60 bis ad oggetto Riprese audio e video dei lavori del Consiglio Comunale che prevede, tra l altro, che i lavori del Consiglio comunale sono di norma documentati mediante registrazione audio e video ufficiale predisposta dagli Uffici comunali e resa disponibile con un collegamento sul Sito internet del Comune di Avigliana; - in data scadrà il servizio di verbalizzazione delle sedute consiliari, attualmente affidato ad una ditta esterna; - per l attuazione delle norme di contenimento della spesa pubblica appare opportuno svolgere tale servizio, dal 2014 in via sperimentale, all interno della struttura comunale; - il sistema Magnetofono 2.0 offre la possibilità di integrare riprese audio o audio-video e trascrizione dei contenuti così da poter fruire della trascrizione completa ricercabile per parole chiave nell archivio multimediale delle sedute consiliari, nonché della sottotitolazione online delle sedute stesse, laddove presente un impianto di video riprese;

3 - tale soluzione tecnologica consente la gestione multimediale delle registrazioni audio e audio video delle sedute, consentendo la fruizione online degli archivi realizzati, ponendo così le basi per la trasparenza e la digitalizzazione delle amministrazioni pubbliche; - considerato che il D. Lgs. 07/05/2012 n. 52, convertito, con modificazioni, dalla L. 06/07/2012, n. 94 ed il D.L. 06/07/2012 n. 95 convertito, con modificazioni, dalla L. 07/08/2012 n. 135, stabiliscono che le Amministrazioni Pubbliche devono ricorrere al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (M.E.P.A.), o ad altri mercati elettronici istituiti, per tutti gli acquisti di beni e servizi di importo inferiore ad euro ,00; - preso atto che a seguito verifica sul sito internet il servizio di informatizzazione delle sedute consiliari non compare tra i servizi offerti dalle convenzioni CONSIP, nè sul mercato elettronico della pubblica amministrazione (M.E.P.A.); - si è pertanto richiesto alla ditta Cedat 85 un preventivo di spesa inerente a) il servizio di ripresa video delle sedute del Consiglio Comunale, legato a Magnetofono, soluzione già utilizzata da questo Comune per la parte audio, che consenta l archiviazione online audio/video in corso di seduta permettendo la consultazione anche in corso di seduta e con possibilità, a fine seduta, di avere già disponibile in visione il video sul sito istituzionale a) la fornitura delle apparecchiature tecniche previste (telecamera dotata di un software di gestione dell inquadratura, cavo di rete, staffa per montaggio a soffitto ed accessori ulteriori quali cupola, pendant pipe, pendant head necessari per la posizione della telecamera) b) servizio di trascrizione integrale con sistema di riconoscimento automatico della voce tramite software Sincro.doc per la correzione della trascrizione automatica, indicizzazione, sottotitolazione, archiviazione, pubblicazione e consultazione audio/testo delle sedute del Consiglio Comunale; - la Società Cedat85 ha proposto il sotto riportato preventivo così articolato: a) pubblicazione progressiva dei file audio/video, indicizzazione audio/video, pubblicazione audio/video e archiviazione audio/video per 10 ore mensili di parlato (per ora di parlato si intende la durata effettiva delle sedute) con sincronizzazione ed indicizzazione dei file audio/video ricercabili per parole chiave, oratori e argomenti trattati all ordine del giorno, licenza d uso magnetofono al canone mensile di euro 50,00 + Iva a) fornitura n. 1 IpCamera Dome Vivotek H264Megapixel al costo di euro 750,00 + Iva fornitura n. 1 cavo rete Utp Cat 5E non schermato mt. 50 blu al costo di euro 20 + Iva fornitura n. 1 XT Staffa per montaggio a soffitto per enclosure Dome Vivotek al costo di euro 84,00 + Iva installazione e collaudo al costo di euro 750,00 + Iva fornitura n. 1 cupola per telecamera al costo di euro 350,00 + Iva fornitura n. 1 pendant Pipe al costo di euro 50,00 + Iva fornitura n. 1 pendant Head al costo di euro 125,00 + Iva b) fornitura hardware/software Sincro.Doc al costo di euro 49,00/mese + Iva; - le soluzioni prospettate sono in linea con le direttive del Dipartimento della Funzione Pubblica per la realizzazione della e-democracy;

4 - ritenuto opportuno procedere all affidamento di tali servizi per l anno 2014 aderendo all offerta proposta da Cedat85, affidando tale la fornitura/servizio ai sensi dell art. 4 lett. C) punto o.) del vigente regolamento per l acquisizione in economia di beni, servizi e lavori, tenendo presente che la metodologia e tutti i software alla base della procedura sviluppata ed in affidamento con la presente determinazione sono proprietà industriale di Cedat85 (brevetto n del Ministero delle Attività Produttive Ufficio Italiano Brevetti e Marchi); - si specifica che si ritiene opportuno incaricare la Società Cedat 85 della fornitura anche delle apparecchiature tecniche (telecamera ed accessori) per uniformare, in caso di necessità di assistenza/manutenzione delle stesse, gli interventi a cura della medesima società che si occupa anche dei servizi ad esse collegate e che interagiranno direttamente con i software per le riprese audio/video delle sedute; - occorre quindi procedere ad impegnare la spesa complessiva lorda di euro 4.046,74 per euro 2.300,00 all intervento Peg 7945 gestione residui 2011, per euro 297,38 all intervento Peg 9575 codice Siope 2502 gestione residui 2011 e per euro 1.449,36 all intervento Peg 120 codice Siope 1313 del bilancio pluriennale 2013/2015, esercizio finanziario 2014; - che con la deliberazione consiliare n. 45 del 04/07/2013, dichiarata immediatamente eseguibile, è stato approvato il bilancio di previsione dell esercizio 2013 e pluriennale 2013/2015; - che con deliberazione della Giunta Comunale n. 246 in data 2/12/2013, dichiarata immediatamente eseguibile, e con valenza pluriennale come previsto dal comma 2 dell art. 24 del vigente Regolamento di contabilità, sono state assegnate ai Direttori di Area le risorse necessarie all'esecuzione dei programmi e progetti di bilancio; - richiamato il Decreto Legislativo n. 267 Testo Unico delle Leggi sull Ordinamento degli Enti Locali ; Visto lo Statuto Comunale; Visto il vigente Regolamento di contabilità; Verificati gli adempimenti e le modalità di cui all art. 3 della L n. 136 in merito all obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari; In considerazione di quanto previsto all art. 1 del D.L. 6/7/2012, n. 95, in relazione al servizio di cui alla presente, consapevole della nullità dei contratti non stipulati nelle forme indicate, si certifica che la stessa è stata effettuata autonomamente in quanto attualmente non risultano aperte convenzioni CONSIP/COMMITTENZA REGIONALE inerenti le ordinazioni oggetto del presente; l ordinazione è effettuata nella misura strettamente necessaria alle esigenze del momento; P R O P O N E D I D E T E R M I N A R E per i motivi espressi in premessa e che di seguito si intendono integralmente riportati,

5 1. Di affidare alla Cedat85 s.r.l. Via di Monte D'Oro Roma P. Iva e Cod. Fisc l incarico per la fornitura e posa sotto riportata: a) software per il servizio di ripresa video delle sedute del Consiglio Comunale, legato a Magnetofono e soluzione già utilizzata da questo Comune per la parte audio, al costo di euro 50,00 + Iva quale canone mensile per l anno 2014 a) la fornitura delle apparecchiature tecniche previste (telecamera dotata di un software di gestione dell inquadratura, cavo di rete, staffa per montaggio a soffitto ed accessori ulteriori quali cupola, pendant pipe, pendant head necessari per la posizione della telecamera) al costo complessivo di euro 2.129,00 + Iva b) fornitura hardware/software Sincro.doc per il servizio di trascrizione integrale con sistema di riconoscimento automatico della voce tramite il software precitato per la correzione della trascrizione automatica, indicizzazione, sottotitolazione, archiviazione, pubblicazione e consultazione audio/testo delle sedute del Consiglio Comunale, al costo di euro 49,00 + Iva al mese per l anno 2014; 2. Di impegnare la spesa complessiva lorda di euro 4.046,74 per euro 2.300,00 all intervento Peg 7945 gestione residui 2011, per euro 297,38 all intervento Peg 9575 codice Siope 2502 gestione residui 2011 e per euro 1.449,36 all intervento Peg 120 codice Siope 1313 del bilancio pluriennale 2013/2015, esercizio finanziario 2014; 3. Di dare atto che il pagamento della spesa in oggetto dovrà essere effettuato sul c/c comunicato dal creditore ai sensi della L. 136/2010 e già acquisito agli atti e che il CIG da indicare sull ordinativo di pagamento è il seguente: ZEF0D0A5AF; 4. Di inviare il presente provvedimento alla ditta Cedat85. Il Responsabile Settore Segreteria ed Affari Generali (Ines Giorda) IL DIRETTORE DELL AREA AMMINISTRATIVA Vista la proposta di determinazione che precede, redatta dal Responsabile del Settore Segreteria ed Affari Generali, con la firma sottostante adotta la conseguente determinazione n. 521 del 19 dicembre 2013 e ne attesta la regolarità tecnica e la correttezza dell azione amministrativa, in attuazione dell art. 147-bis, comma 1, del Decreto Legislativo 18/8/2000, n. 267, Testo Unico delle leggi sull ordinamento degli Enti Locali, come modificato dall art. 3, comma 1, lettera d), del Decreto Legge 10/10/2012, n. 174, convertito con modificazioni dalla L. 7 dicembre 2012, n Avigliana, /ig Il Direttore dell Area Amministrativa (Dr Giovanni Trombadore)

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7 Pareri Comune di Avigliana Estremi della Proposta Proposta Nr / 521 Settore Proponente: Settore Segreteria ed Affari Generali Ufficio Proponente: Oggetto: Segreteria e Affari Generali RIPRESE VIDEO E SERVIZIO DI TRASCRIZIONE INTEGRALE DELLE SEDUTE DEL CONSIGLIO COMUNALE. AFFIDAMENTO INCARICO ALLA CEDAT85 ED IMPEGNO DI SPESA. Nr. adozione settore: 48 Nr. adozione generale: 521 Data adozione: 19/12/2013 Visto contabile Contabilità e Bilancio In ordine alla regolarità contabile della presente proposta, ai sensi dell'art. 151, comma 4, TUEL - D.Lgs. n. 267 del , si esprime parere FAVOREVOLE. Sintesi parere: PARERE FAVOREVOLE Data 31/12/2013 Responsabile del Servizio Finanziario Rag Vanna Rossato