COMUNE DI SUBIACO Città Metropolitana di Roma Capitale

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1 CAPITOLATO PER L AFFIDAMENTO DELLA GESTIONE DEI SERVIZI TURISTICI, DI ASSISTENZA CULTURALE, DI ACCOGLIENZA PER IL PUBBLICO, DI PROMOZIONE E VALORIZZAZIONE DEL COMPLESSO ROCCA ABBAZIALE E MUSEO DELLE ATTIVITA CARTARIE E DELLA STAMPA (MACS) Art. 1 Oggetto Il presente capitolato ha per oggetto l affidamento dei servizi turistici, di assistenza culturale, di accoglienza per il pubblico, di promozione e valorizzazione del complesso Rocca Abbaziale e Museo delle Arti Cartarie e della Stampa (MACS), così come previsti dall articolo 117 del D. Lgs.vo n. 42/2004, Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio. Art. 2 Durata La durata della gestione dei servizi, successivamente dettagliati all art. 3, è di 5 (cinque) anni decorrenti dalla data di affidamento. Art. 3 Compiti del gestore I servizi richiesti al gestore affidatario sono i seguenti: - apertura e chiusura - biglietteria - sorveglianza delle sale - prima accoglienza, informazione, assistenza visitatori - visite guidate - allestimento e gestione bookshop - comunicazione, promozione e valorizzazione - pulizia e mantenimento del decoro. - inserimento del museo MACS, situato all interno del complesso Rocca Abbaziale, nelle reti e nei sistemi museali locali e sovra locali I servizi dovranno essere svolti secondo le modalità riportate, a titolo descrittivo e non esaustivo della prestazione, nei paragrafi seguenti. 3.1 Apertura e chiusura Il servizio affidato comprende l apertura e la chiusura al pubblico delle sale del MACS e di quelle degli appartamenti nobili della Rocca, con particolare attenzione all'inserimento e al disinserimento dei sistemi di allarme, ove presenti, nel rispetto degli orari riportati nell'allegato A. Resta facoltà dell'amministrazione comunale, anche su proposta del concessionario, determinare differenti articolazioni dei giorni e degli orari di apertura al pubblico delle

2 strutture per meglio rispondere alle necessità di accoglienza dei flussi di visita. L eventuale modifica delle aperture e dell'orario è comunicata al concessionario con preavviso di almeno 7 (sette) giorni. 3.2 Biglietteria La visita è consentita solo previa acquisizione di biglietto di ingresso, le cui tariffe e ripartizioni sono determinate nell allegato B. Il gestore deve provvedere alla vendita dei titoli di accesso ai visitatori, applicando le tariffe, anche agevolate, come da regolamentazione e/o provvedimenti in merito posti in essere dall Amministrazione Comunale. I biglietti possono essere unici, cumulativi, integrati con altri musei e/o servizi e in ogni altra forma utile all'incremento del flusso dei visitatori, in base a quanto determinato dall Amministrazione comunale. Il concessionario deve sostenere i costi dell'elaborazione grafica (che deve essere comunque approvata dall Amministrazione Comunale) e della stampa dei biglietti d'ingresso. L incasso derivante dalla vendita dei biglietti sarà di competenza del gestore il quale introiterà una percentuale del costo del biglietto, mentre il restante sarà versato all Amministrazione Comunale. Il gestore dovrà versare con cadenza trimestrale all amministrazione Comunale quanto dovuto nella misura corrispondente alla quota percentuale sul totale della vendita dei biglietti nonché presentare, con medesima cadenza temporale, all Ufficio Cultura, un rendiconto contenente il numero complessivo dei biglietti venduti e il totale degli incassi del periodo di riferimento. 3.3 Sorveglianza delle sale II soggetto gestore dovrà garantire la sorveglianza degli spazi aperti al pubblico, il controllo assiduo e diretto dei materiali esposti, la vigilanza sul comportamento dei visitatori al fine di evitare pericoli di danneggiamento e di furto, il regolare flusso dei visitatori da eseguirsi in modo tale da assicurare sia la fruibilità delle opere che il corretto svolgimento delle attività museali, didattiche ed espositive, come pure la sicurezza e l'incolumità delle persone. Il servizio include anche il controllo delle attrezzature e degli impianti presenti e la tempestiva segnalazione agli Uffici Comunali (Ufficio Cultura e Ufficio Tecnico) dei malfunzionamenti o situazioni anomale, entro e non oltre 10 (dieci) giorni dalla avvenuta constatazione. 3.4 Prima accoglienza, informazione, assistenza visitatori

3 Il personale addetto all accoglienza si impegna ad accogliere i visitatori e a fornire informazioni in merito: - alla Rocca e al Museo per quanto attiene i dati storici, architettonici ed artistici; - ai beni esposti e a tutti gli aspetti connessi; - alle tecnologie informatiche e multimediali presenti nella struttura museale; - alle iniziative culturali in corso ed in programmazione; - alle modalità di accesso alla struttura, e in particolare agli orari e alle tariffe. Il concessionario si impegna a utilizzare mezzi di comunicazione tali da rendere chiara, efficace e aggiornata la veicolazione del contenuto informativo, che si sostanziano in: - cartellonistica e segnaletica; - materiale cartaceo (es. brochure); - strumenti tecnologici e/o altre modalità anche innovative a seconda dell esigenza informativa e dei flussi di visitatori (es. numero telefonico dedicato). Il contenuto informativo dei mezzi sopradetti deve essere in lingua italiana e inglese e deve essere costantemente aggiornato. Oltre ai servizi forniti in front office, il concessionario si impegna a garantire servizi di informazione tramite sistemi digitali quali il sito web, la pagina Facebook, il profilo twitter e altri canali, coordinandosi con il gestore degli stessi sistemi per il Comune di Subiaco per coordinare la promozione e l informazione all utenza. 3.5 Visite guidate Dovrà essere previsto un servizio di visite guidate per gruppi e scolaresche, in almeno due lingue, avendo cura che nel corso della visita si abbia una descrizione storico-artistica approfondita e dettagliata degli spazi e dei beni culturali esposti. Le visite guidate potranno essere anche prenotate anticipatamente e il gestore dovrà quindi attivare un servizio di prenotazione. Le modalità e le eventuali tariffe praticate per lo svolgimento della suddetta attività devono essere concordate con l Amministrazione Comunale. Resta ferma la facoltà per altre guide turistiche o associazioni turistiche di accedere con i propri gruppi ed effettuare la visita guidata in proprio. 3.6 Allestimento e gestione bookshop Il soggetto gestore si impegna ad allestire, attivare e gestire un punto vendita, eventualmente con annessa piccola caffetteria, all interno del complesso della Rocca Abbaziale, nella sala che sarà individuata di comune accordo con l Amministrazione Comunale. L attivazione del suddetto punto vendita dovrà avvenire entro e non oltre 8 (otto) mesi dall affidamento dei servizi di cui al presente capitolato. I costi relativi all allestimento del punto vendita sono a carico del gestore.

4 I mobili e tutto il materiale dove verranno collocati gli oggetti in vendita dovranno essere decorosi ed intonati all ambiente. A tal fine, prima dell installazione delle attrezzature, il gestore dovrà fornire all Ufficio Cultura e all Ufficio Tecnico la documentazione fotografica dei mobili che intende utilizzare ed ottenere l assenso alla loro installazione. Gli orari di apertura del bookshop dovranno coincidere con gli orari di apertura del complesso Rocca e MACS. Nel punto vendita saranno disponibili materiali editoriali, libri, guide turistiche, video, cartoline, poster, gadget, oggettistica di pregio e di design, prodotti di artigianato artistico e altro materiale coerente con i contenuti del museo e della Rocca. In ogni caso, tutti i materiali, prima di essere messi in vendita, dovranno ottenere la preventiva condivisione dell Ufficio Cultura del Comune. Resta salva la possibilità per il soggetto gestore di affidare tale servizio ad un soggetto terzo, anche di natura commerciale o imprenditoriale, con cui potrà instaurare idoneo rapporto. La responsabilità dell erogazione del servizio nei confronti dell Amministrazione Comunale rimane sempre a carico del soggetto affidatario. 3.7 Comunicazione, promozione e valorizzazione Entro e non oltre 3 (tre) mesi dalla data dell affidamento il gestore dovrà presentare all Amministrazione Comunale un dettagliato piano di comunicazione e promozione, che preveda, tra l altro: - Segnaletica turistica dal portale d accesso al viale che conduce alla Rocca dalla Salita Don Gigi fino all ingresso della Rocca e del Museo - Cartellonistica con informazioni turistiche all interno delle sale del Museo e della Rocca - Realizzazione e gestione sito web - Gestione e aggiornamento della pagina Facebook e degli altri canali attivati - Iniziative di promozione turistica e culturale, anche in accordo con altre associazioni e/o strutture. - Attività di promozione del museo all'interno dei sistemi museali locali e regionali. L attività di comunicazione dovrà necessariamente comprendere anche la promozione all'interno della Rocca dell iniziativa #salviamolaroccadisubiaco, riportandola anche sul retro dei tickets d'ingresso, oltre che su tutti canali di comunicazione digitali attivati. II servizio di valorizzazione del complesso deve essere effettuato in conformità e in accordo con le politiche di valorizzazione adottate dal Comune di Subiaco e potrà comprendere, a titolo di esempio, l'ideazione e la realizzazione di iniziative espositive, laboratoriali, culturali e di spettacolo (senza alcun onere aggiuntivo per il Comune), la gestione degli spazi disponibili per attività organizzate da terzi, da effettuarsi comunque

5 previa autorizzazione dell Amministrazione Comunale, l organizzazione di attività e laboratori didattici, la collaborazione nella gestione degli spazi in occasione di iniziative organizzate direttamente dall Amministrazione Comunale. Le modalità per la gestione degli spazi disponibili per attività organizzate da terzi o promosse direttamente dall Amministrazione comunale (manifestazioni, eventi, spettacoli, etc.) saranno oggetto di apposita disciplina stabilita in accordo tra l Amministrazione comunale e il concessionario. La segnaletica turistica dovrà essere installata entro 4 (quattro) mesi dalla data di affidamento. 3.8 Pulizia e mantenimento del decoro Le operazioni di pulizia ordinaria e riordino degli spazi aperti al pubblico sono a carico del gestore. Sono inclusi in tale servizio, a titolo esemplificativo e non esaustivo: - La pulizia dei servizi igienici - Lo svuotamento dei cestini interni ed esterni - L innaffiamento delle piante - Il controllo dell efficienza e della manutenzione di tutte le installazioni o arredi presenti o che verranno collocati in futuro all esterno o all interno della struttura - Il taglio dell'erba e la pulizia dell area verde sotto l orologio e dell aiuola, con relativa siepe, dell ultimo tratto della rampa d accesso al portone d ingresso della Rocca Abbaziale - Eliminazione della vegetazione infestante sulla scalinata d ingresso e nel piazzale antistante l ingresso del museo e del complesso monumentale - Il riordino del bookshop - Il mantenimento di condizioni di decoro e pulizia in tutto il complesso. Art. 4 - Qualificazione del personale Il soggetto affidatario deve garantire che i servizi di cui all'art. 3 siano espletati da personale adeguatamente qualificato e formato per ciascuna tipologia di servizio e comunque in possesso dei seguenti requisiti minimi: - Diploma di scuola secondaria - Conoscenza base della lingua inglese o di altra lingua straniera - Conoscenza della storia della città di Subiaco e del suo territorio. I requisiti e i curricula del personale devono essere comprovati a cura del concessionario, il quale fornisce all Amministrazione comunale un elenco nominativo, che dovrà essere aggiornato qualora ci siano modifiche.

6 Tutto il personale deve essere fornito di cartellino di riconoscimento dove sarà presente anche il logo del Comune e dovrà avere un abbigliamento conforme all attività esercitata. Il personale dovrà svolgere i servizi e le attività affidate con la massima cura e diligenza, con professionalità, educazione, disponibilità e gentilezza nei confronti dell utenza. Il concessionario deve assicurare la stabilità e la continuità del personale utilizzato e provvedere con tempestività alla sostituzione qualora sopraggiungano assenze o indisponibilità del personale. Il concessionario deve altresì garantire che il personale sia coperto da assicurazione contro gli infortuni. Art. 5 Direttore del Museo delle Attività Cartarie e della Stampa L associazione o cooperativa concessionaria dei servizi dovrà annoverare al proprio interno un soggetto che risponda ai requisiti previsti per ricoprire la carica di Direttore del Museo delle Attività Cartarie e della Stampa, così come stabiliti dall art. 5 del Regolamento comunale Museo delle Attività Cartarie e della Stampa. Il concessionario si impegna ad indicare il nominativo di tale soggetto direttamente in sede di gara. Resta inteso che la nomina formale del direttore scientifico del Museo avverrà comunque con atto proprio del Sindaco. Il Comune di Subiaco si riserva di indicare eventualmente la Rocca Abbaziale come unico Polo museale e di indicare successivamente un direttore unico per l'intera struttura. Nel caso, il soggetto gestore dovrà adeguarsi agli indirizzi del direttore in modalità che in seguito saranno eventualmente definite attraverso successivo atto amministrativo. Art. 6 Obblighi del Comune II Comune fornisce gli strumenti operativi necessari per consentire al concessionario di svolgere correttamente i servizi descritti; eventuali strumenti indispensabili per il servizio che non fossero disponibili possono essere richiesti dal concessionario. In particolare, l Amministrazione Comunale deve: - provvedere al pagamento di tutte le utenze dei locali; - assicurare la manutenzione ordinaria e straordinaria della struttura e degli impianti (es. elettrico, idraulico, antincendio, antintrusione, ecc.); - consegnare al gestore le chiavi del Museo e della Rocca con verbale di consegna - consegnare al gestore le password di accesso al sito e alla pagina Facebook e degli atri canali attivati

7 - corrispondere al gestore il contribuito stabilito al successivo art.7 quale compartecipazione per tutta la durata della gestione alle attività oggetto dell affidamento. Art. 7 Condizioni economiche Al concessionario spetta un compenso annuo complessivo di euro (diecimila/00) così ripartiti: (cinquemila/00) come contributo alle attività di gestione del complesso. Tale contributo verrà erogato in rete semestrali, dietro presentazione di una relazione dell attività svolta nel semestre precedente; (cinquemila/00) come contributo alle attività di comunicazione, promozione e valorizzazione. L erogazione di tale somma avverrà dietro presentazione della relativa documentazione. Inoltre, al concessionario spetta una parte dei ricavi derivanti dalla gestione dei servizi di cui art. 3. I ricavi dalla gestione e dall'esercizio dei servizi in concessione derivano in dettaglio: - dalla vendita dei biglietti di ingresso, per la quota parte stabilita nell allegato B; - dall'attività di gestione del bookshoop; - dalle attività di visite guidate; - da altre eventuali attività di promozione turistica e culturale. Il concessionario dovrà presentare al Comune (Ufficio Cultura) un rendiconto annuale riportante i ricavi derivanti dalla gestione suddivisi per genere di attività: vendita di biglietti, bookshop, visite guidate, altre attività. Art. 8 Rapporti tra Amministrazione e concessionario Il soggetto affidatario dovrà nominare al proprio interno un Referente e comunicarlo direttamente in sede di gara. Tale referente sarà la persona abilitata dal concessionario a gestire il rapporto con l'amministrazione comunale nonché la persona che coordinerà il lavoro di gestione dei servizi. Tutte le comunicazioni formali saranno trasmesse al referente che dovrà provvedere a trasmetterle al resto del personale. Il Referente, analogamente, potrà rivolgersi per ogni comunicazione al personale dell Ufficio Cultura del Comune di Subiaco e all assessore/consigliere competente. Il Comune di Subiaco, per qualsivoglia iniziativa o necessità, può impegnare le sale del complesso monumentale Rocca Abbaziale senza che il concessionario abbia nulla a pretendere, anche se queste coincidano con gli orari e le giornate di apertura stabilite nel presente capitolato.

8 Nel caso di specie l Amministrazione comunale e il concessionario si accorderanno di volta in volta per definire congiuntamente le modalità di fruizione del sito. Art. 9 Inadempimenti e penali Qualsiasi atto o fatto costituente inadempimento deve essere contestato per iscritto al Concessionario entro il termine di 15 (quindici) giorni dall'avvenuta conoscenza da parte dell Amministrazione comunale. Eventuali controdeduzioni dovranno essere fornite per iscritto dal concessionario nel termine perentorio di 7 (sette) giorni dal ricevimento della contestazione. In caso di inadempimento che riguarda o comporta l interruzione del servizio, l Amministrazione Comunale addebita al concessionario una penale pari a un minimo di 50,00 euro/giorno fino a un massimo di 200,00 euro/giorno, per ogni giorno di interruzione, in base alla gravità del fatto. In caso di inadempimento che non comporta l interruzione del servizio, la penale è applicata in base alla gravità dell inadempimento con un minimo pari a 100,00 euro fino a un massimo di 500,00 euro. La penale è addebitata ai successivi pagamenti del compenso dovuto. Art. 10 Verifiche Il Comune si riserva di effettuare verifiche finalizzate a valutare l'andamento della gestione in termini di efficienza ed efficacia e/o ad accertare la corretta esecuzione e l'esatto adempimento di quanto previsto dal presente capitolato, autonomamente o con il coinvolgimento del gestore. Il gestore ha il diritto di chiedere specifiche verifiche su particolari problematiche. Art. 11 Revoca e recesso Il Comune può revocare l affidamento del servizio, prima della scadenza, in qualsiasi momento e con preavviso di 1 mese, mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento, qualora il gestore incorra in gravi inadempienze od omissioni di quanto previsto nel presente disciplinare. Il gestore può richiedere il recesso in caso di impossibilità ad eseguire il servizio per causa non imputabile alla stessa secondo le disposizioni del codice civile. Tale facoltà è esercitata per iscritto mediante invio di raccomandata con avviso di ricevimento. In tal caso l Amministrazione si obbliga a pagare al concessionario un indennità corrispondente a quanto segue:

9 - prestazioni già eseguite al momento in cui viene comunicato l atto di recesso, così come attestate dal verbale di verifica redatto dall Amministrazione Comunale; - spese sostenute fino a quel momento, debitamente comprovate. Art. 12 Assicurazioni e responsabilità Il soggetto gestore è obbligato a stipulare una polizza assicurativa per la responsabilità civile che ricomprenda anche i danni verso l Ente e a presentare copia della documentazione attestante l'avvenuto pagamento della stessa. Ogni responsabilità per danni a persone e cose, che comunque derivassero dall esecuzione dei servizi affidati, si intenderà a carico del concessionario che terrà il Comune sollevato ed indenne da ogni responsabilità ed onere. Art. 13 Foro competente Per qualunque contestazione o vertenza che dovesse insorgere tra le parti sulla interpretazione o esecuzione dei servizi disciplinati dal presente capitolato, è competente il foro di Tivoli.