Antonello Saltarelli

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1 Antonello Saltarelli Ragioniere commercialista Revisore dei conti RIMBORSI CHILOMETRICI Per rimborsi chilometrici si intendono le indennità cui ha diritto il dipendente o il collaboratore qualora utilizzi la propria autovettura per fini aziendali. La Trasferta Il diritto al rimborso chilometrico matura quando il dipendente (o collaboratore) va in trasferta, cioè quando si sposta dalla propria abituale sede di lavoro verso un altro luogo al fine di svolgere l attività lavorativa. Le trasferte dei dipendenti (o collaboratori) possono avvenire: fuori dal territorio comunale della sede lavorativa; nell ambito del territorio comunale della sede lavorativa. Risulta necessario pertanto stabilire per ogni rapporto lavorativo la relativa sede di lavoro. La sede di lavoro del dipendente o del collaboratore viene di solito indicata nel contratto di assunzione o nella lettera di incarico. Se tuttavia nella lettera di incarico non è indicata la sede di lavoro si considera come tale la sede dell impresa. Infine si considera il domicilio fiscale del collaboratore se risulta impossibile determinare contrattualmente la sede di lavoro o identificare tale sede con quella della società. I soggetti che possono usufruirne Possono usufruire del rimborso chilometrico: i dipendenti; gli amministratori non professionisti; i soci; gli amministratori professionisti; i lavoratori autonomi occasionali. Il conferimento dell incarico L indennità chilometrica è dovuta al dipendente (o collaboratore) solo se questo è stato autorizzato dal datore di lavoro ad effettuare la trasferta con la propria autovettura. 14/03/2016 nota informativa n. 07/2016 pag. n 1

2 Il conferimento dell incarico è fatto per iscritto con lettera d incarico contenente: il motivo della trasferta; il tipo di mezzo utilizzato; il compenso per ogni chilometro percorso, l esplicito assenso all utilizzo del veicolo da parte del dipendente. Esso può essere limitato per: uno specifico spostamento; per un determinato periodo di tempo, oppure fino a revoca. Il conferimento dell incarico può essere fatto in forme diverse. Se l utilizzo dell auto è occasionale è possibile conferire l incarico con una nota scritta, mentre se esso è continuativo o ricorrente è possibile indicarlo nella lettera di assunzione o in una lettera successiva che dovrà essere sottoscritta per accettazione dal dipendente. Per quanto concerne l uso di autovetture proprie da parte di soci amministratori, procuratori od amministratori di società è indispensabile che tale autorizzazione derivi da un apposita deliberazione approvata dagli organi societari. L automezzo Per quanto riguarda l automezzo non è indispensabile che il dipendente abbia la proprietà del mezzo, essendo sufficiente la semplice disponibilità dello stesso, come nel caso del noleggio effettuato direttamente dal lavoratore a proprio nome. Nel caso in cui l autovettura sia di proprietà di un familiare, il dipendente deve essere in possesso di un contratto di comodato. L ammontare dell indennità chilometrica L ammontare dell indennità chilometrica è determinata in funzione del tipo di automezzo usato dal dipendente, della percorrenza complessiva annuale effettuata dallo stesso e dal costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura usata. Per quanto riguarda la percorrenza annuale si deve considerare quella complessiva e cioè i chilometri percorsi dal lavoratore con la propria auto sia per fini aziendali che per fini personali. Il costo chilometrico e le tariffe ACI Il costo chilometrico è determinato prendendo come riferimento le tariffe ACI che sono ufficialmente riconosciute dall Amministrazione finanziaria e dall Inps. Le tariffe in esame sono facilmente reperibili sul sito internet dell ACI (Automobile Club d Italia): alla voce costi chilometrici. Le tariffe sono determinate in base ai seguenti parametri: Categoria del veicolo utilizzato (autovettura, motociclo, ciclomotore, fuoristrada, autofurgone); Marca automobilistica; 14/03/2016 nota informativa n. 07/2016 pag. n 2

3 Tipo di alimentazione (es. benzina, gasolio, ecc.); Periodo di utilizzo del veicolo; Chilometri percorsi annualmente. Le tariffe ACI, calcolate in euro per Km, sono stabilite per fasce di percorrenza (5.000, , chilometri ecc.). Si ritiene che la fascia debba essere scelta sulla base della percorrenza media annua totale del veicolo, comprensiva quindi anche dell uso personale da parte del proprietario. Le tariffe ACI per il 2015 sono state pubblicate in G.U. n. 294 del 19/12/2014 S.O. n.95. Il conguaglio Il costo chilometrico viene determinato di norma all inizio dell anno stimando il chilometraggio complessivo annuale dell auto sia per uso privato che per uso aziendale. Se alla fine dell esercizio i chilometri effettivamente percorsi sono diversi rispetto a quelli previsti, sarebbe opportuno ricalcolare e conguagliare gli importi rimborsati. La nota spese Per ottenere il rimborso il dipendente (o collaboratore) deve presentare all azienda un modulo di rimborso e cioè la c.d. nota spese che deve essere sottoscritta dallo stesso. Nella nota spese devono essere annotate tutte le informazioni che consentono di dimostrare l inerenza del viaggio all attività aziendale. Il rimborso dovrà poi essere autorizzato e liquidato. La contabilizzazione dei rimborsi chilometrici L azienda che corrisponde i rimborsi chilometrici deve provvedere alla loro contabilizzazione sulla base della documentazione presentata dai dipendenti e/o collaboratori. L annotazione deve avvenire sia: nelle scritture contabili; nel Libro Unico del Lavoro, al fine di dimostrare la loro natura: rimborsi spese non imponibili o imponibili per il percipiente. Nel Libro Unico del Lavoro vanno registrati anche i rimborsi chilometrici percepiti dagli amministratori per i quali è previsto un compenso. Il trattamento fiscale Il trattamento fiscale varia in base al percettore, che si possono dividere in tre categorie di soggetti: Dipendenti; Soci; Amministratori professionisti e lavoratori autonomi occasionali. Il rimborso al dipendente In linea generale per il dipendente, collaboratore a progetto o amministratore non professionista, l indennità corrisposta per trasferte effettuate nel comune sede di lavoro concorre sempre a formare reddito ai fini IRPEF ed è soggetta a contribuzione previdenziale. Per l azienda i rimborsi chilometrici in esame sono sempre deducibili. Si precisa tuttavia che è escluso dalla 14/03/2016 nota informativa n. 07/2016 pag. n 3

4 determinazione del reddito del dipendente il rimborso delle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore quali ad esempio le ricevute del taxi,i biglietti dei mezzi pubblici, ecc.. Invece, sempre per il dipendente collaboratore a progetto o un amministratore non professionista, i rimborsi chilometrici per le trasferte effettuate fuori dal comune sede di lavoro non concorrono a formare reddito IRPEF. Per l azienda questi rimborsi chilometrici sono fiscalmente deducibili, ma, come previsto dall art 95 comma 3 del TUIR, solo nei limiti del costo di percorrenza di un autoveicolo di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se alimentato a benzina o 20 cavalli fiscali se alimentato a gasolio. Questi limiti valgono anche se l autovettura è stata presa a noleggio. Va inoltre precisato che il tragitto casa lavoro non costituisce trasferta. Se viene riconosciuto un rimborso chilometrico al dipendente o amministratore questo è un fringe benefit e concorre conseguentemente alla formazione della base imponibile fiscale e previdenziale del soggetto beneficiario. Per le aziende le indennità chilometriche corrisposte ai dipendenti, collaboratori a progetto e agli amministratori non professionisti non sono deducibili dalla base imponibile IRAP in quanto sono elementi riconducibili al costo per l impiego di personale. Il rimborso al socio Nel caso di rimborso chilometrico a un socio la normativa non fornisce indicazioni precise. Da una lettura ragionata delle disposizioni vigenti, comunque, sembra ragionevole sostenere che i costi sostenuti dal socio per l esercizio dell attività d impresa sono deducibili qualora sia rispettato il principio di inerenza. Il socio infatti, anche se non è un dipendente dell impresa, o un suo amministratore, nel caso in cui sostenga le spese nell interesse dell attività sarà equiparato ai soggetti già menzionati. Il rimborso agli amministratori professionisti L indennità chilometrica corrisposta all amministratore professionista e più in generale al professionista con Partita IVA costituisce sempre un compenso aggiuntivo e come tale deve essere assoggettata ad IVA e al contributo previdenziale del 2% o del 4%. Ai fini delle imposte dirette i rimborsi chilometrici concorrono a formare reddito. Si precisa inoltre che l azienda dovrà sottoporre a ritenuta d acconto, pari al 20%, i rimborsi chilometrici erogati. Il rimborso ai lavoratori autonomi occasionali Per il lavoratore autonomo occasionale i rimborsi chilometrici concorrono sempre alla formazione del suo reddito imponibile. Per l azienda, invece, i rimborsi sono integralmente deducibili ma non ai fini IRAP. Si precisa inoltre che l azienda dovrà sottoporre a ritenuta d acconto, pari al 20%, i rimborsi chilometrici erogati. 14/03/2016 nota informativa n. 07/2016 pag. n 4

5 (Azienda, Rag. Soc., Indirizzo).,././.. Egr. Sig. (Dipendente, Indirizzo) Raccomandata a mano PREVENTIVA AUTORIZZAZIONE ALL'USO DELL'AUTO DI PROPRIETA' DEL DIPENDENTE E AL VIAGGIO PER MOTIVI DI LAVORO CON SEGUENTE RIMBORSO A PIE' DI LISTA PER SPESE DOCUMENTATE La sottoscritta ditta, in virtù delle trasferte e/o missioni che lei dovrà effettuare al di fuori del territorio comunale, in virtù del suo ruolo e/o mansione, la autorizza all uso della propria auto modello targa. L'indennità chilometrica sarà rimborsata facendo riferimento alla tabelle Aci in vigore e per ogni km percorso, tale rimborso sarà effettuato mediante esibizione da parte sua di apposita documentazione fiscale debitamente firmata. La presente autorizzazione viene rilasciata in base alla vigente normativa fiscale per i rimborsi di indennità chilometrica e per i rimborsi di spese viaggio debitamente documentati. Firma per autorizzazione 14/03/2016 nota informativa n. 07/2016 pag. n 5

6 (Azienda, Rag. Soc., Indirizzo).,././.. Egr. Sig. (Dipendente, Indirizzo) Raccomandata a mano OGGETTO: Comunicazione di assegnazione autovettura aziendale Con la presente La informiamo che, come da accordi intercorsi e ad integrazione del contratto di lavoro già in corso con la scrivente, per l'espletamento della Sua mansione la S.V. è autorizzata ad utilizzare l'autovettura di proprietà dell'azienda modello {modello auto} targa {targa}. La S.V. potrà utilizzare l'auto anche per uso privato e pertanto verrà lasciata nella sua disponibilità per tutti i giorni dell'anno. La concessione dell'auto ad uso promiscuo ha effetto dalla data odierna e varrà per tutta la durata del rapporto di lavoro. La nostra società si riserva l'insindacabile facoltà di revocare in tutto o in parte l'uso dell'autovettura senza obbligo di giustificazione o di preavviso. Nell'utilizzo della suddetta autovettura Lei sarà comunque tenuto al rispetto delle seguenti limitazioni: Non farà utilizzare l'autovettura a terzi compresi i familiari Si impegna a non modificare o installare apparecchiature e/o accessori senza esplicita autorizzazione da parte della nostra società. Le spese di carburante e di altro genere da Lei eventualmente sostenute per l'uso dell'autovettura medesima Le saranno rimborsate solo se accompagnate da valida e specifica documentazione. Non le saranno rimborsate multe per infrazione al Codice della strada imputabili al conducente o a cattiva manutenzione della stessa non imputabili alla società. Ai fini fiscali e previdenziali la concessione dell'auto ad uso promiscuo, in base alla normativa vigente, viene calcolata assogettando forfettariamente ad INPS e ad IRPEF il 30% del costo al Km, calcolato a tariffa ACI specifica per la Sua autovettura, per una percorrenza annua convenzionale di Km. La preghiamo di controfirmare copia a titolo di accettazione e conferma della presente integrazione contrattuale. Cordiali saluti. Firma per accettazione del lavoratore 14/03/2016 nota informativa n. 07/2016 pag. n 6

7 Esempio di delibera di assegnazione dell autovettura per uso promiscuo all amministratore socio VERBALE ASSEMBLEA ORDINARIA L anno.., il giorno.. del mese di..... alle ore..., si è riunita nella sede sociale a.., Via., l assemblea ordinaria dei soci della ALFA s.r.l per deliberare sul seguente: Ordine del giorno: 1. determinazione del compenso dell amministratore 2. assegnazione dell auto aziendale all amministratore 3. varie ed eventuali Per unanime designazione degli intervenuti assume la presidenza dell assemblea il Sig., amministratore unico della società, nonché socio della stessa, il quale chiama a fungere da Segretario il Sig. che accetta. Il Presidente innanzi tutto constata e fa constatare che l assemblea è regolarmente costituita in quanto sono presenti personalmente tutti i soci che rappresentano l intero capitale sociale, l amministratore unico e l intero collegio sindacale e che nessuno si oppone alla trattazione dell ordine del giorno. Il Presidente dell assemblea fa presente che occorre determinare il compenso spettante all amministratore per l anno 2009 secondo quanto stabilito nello Statuto Sociale. Viene altresì ricordato all assemblea che il compenso deve essere determinato dall assemblea dei soci in relazione all attività concretamente svolta e ai risultati conseguiti. Pertanto viene dato conto della situazione economica e finanziaria della società alla data del e viene proposta una proiezione sui risultati economici dei prossimi due anni. L assemblea, quindi, all unanimità dei presenti, con la sola astensione del socio amministratore interessato, delibera di attribuire all amministratore unico: - il compenso nella misura di euro.. al lordo delle ritenute fiscali e previdenziali; - l assegnazione di un autovettura Modello, tipo, cilindrata per uso promiscuo, da assoggettarsi al relativo trattamento fiscale e previdenziale Null altro essendovi da deliberare e nessun altro avendo richiesto la parola, il Presidente, previa lettura e approvazione e sottoscrizione del presente verbale, dichiara sciolta la riunione alle ore. IL SEGRETARIO IL PRESIDENTE 14/03/2016 nota informativa n. 07/2016 pag. n 7