Studio Bianchi & Tonelato

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1 w w w. s t u d i o b i a n c h i t o n e l a t o. i t Mauro Bianchi Stefano Tonelato dottore commercialista revisore contabile [email protected] dottore commercialista revisore contabile [email protected] Davide Zenaro Michela Santellani Silvia Adami Luca Angelico Marcello Zannini dottore commercialista revisore contabile [email protected] dottore commercialista revisore contabile [email protected] dottore in economia [email protected] dottore in economia [email protected] dottore in economia [email protected] Verona, 30/04/2009 Alla clientela dello studio In collaborazione con Simonetta Bissoli avvocato [email protected] Trattamento fiscale delle spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori Gentile Cliente, abbiamo predisposto questa sintetica circolare con lo scopo di illustrare i tratti principali della normativa aggiornata in riferimento alle spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori. Bisogna segnalare subito che con il termine "trasferta" si intende l'esercizio della prestazione lavorativa da parte del dipendente-collaboratore al di fuori della sede ordinaria di lavoro, come individuata dal contratto di lavoro corrente: è evidente dunque che lo spostamento dall'abitazione alla sede di lavoro (e viceversa), non configurando una trasferta come normativamente definito, comporterà la tassazione in capo al lavoratore delle somme eventualmente corrisposte dal proprio datore di lavoro. Come chiarito dalla Risoluzione Ministeriale n. 191 del 2000 queste erogazioni saranno correlativamente deducibili dal reddito di impresa. Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese (per il lavoratore e per l'impresa) è necessario distinguere le trasferte a seconda che avvengano entro o al di fuori del Comune sede di lavoro. Indice degli argomenti trattati 1 Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori entro il territorio comunale Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori al di fuori del territorio comunale Le spese sostenute per vitto e alloggio Rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente: Modulistica note spese da utilizzare Servizio di mensa esterna Ticket Restaurant acquistati dal datore di lavoro Impresa fornitrice di ticket restaurant...5 Via Sirtori, 5/a Verona - Tel. 045/ / fax. 045/

2 1 Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori entro il territorio comunale L'articolo 51 del Testo Unico Imposte sui Redditi, all'ultimo periodo del comma 5, afferma che le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate dai documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Ne consegue dunque che per le trasferte entro il Comune della sede lavorativa è ordinariamente prevista la tassazione delle indennità e dei rimborsi spese (ad eccezione del rimborso delle spese di trasporto documentate ad esempio dai biglietti di autobus, metropolitane e treni) indipendentemente dall'ampiezza del territorio del Comune stesso. L'erogazione dei suddetti rimborsi nella forma delle indennità chilometriche per utilizzo dell'auto propria del dipendente costruiranno reddito in capo allo stesso e dunque integralmente tassati. Per il datore di lavoro tutti questi rimborsi spese costituiscono spese per prestazioni di lavoro (articolo 95 del TUIR) come tali deducibili dal reddito di impresa senza limiti di importo. Il prospetto sottostante riassume sinteticamente i trattamenti fiscali delle varie ipotesi. TRASFERTE IN AMBITO COMUNALE Tipologia di rimborso Rimborso analitico a piè di lista / indennità forfetaria/indennità chilometrica Trattamento fiscale in capo al lavoratore/collaboratore Tassato Trattamento fiscale in capo all'impresa Interamente deducibile Rimborso spese di viaggio con vettore Non tassato Interamente deducibile 2 Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori al di fuori del territorio comunale Sulla base di quanto indicato dall'art. 51 Tuir, le indennità percepite per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale saranno escluse dall'imponibile fiscale del dipendente/collaboratore qualora non superino l'importo giornaliero pari a Euro 46,48, elevato a Euro 77,47 per le trasferte effettuate all'estero. Si tratta della cosiddetta indennità forfettaria: l'esclusione in tal caso viene calcolata sulla somma al netto delle spese di viaggio e trasporto. Esistono quindi tre tipi di rimborso che possono esser dedotti dal reddito dell impresa: a) rimborso analitico; b) rimborso altre spese non documentabili; c) rimborso misto. a) In caso di rimborso analitico (rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) non concorrerà a formare il reddito imponibile del lavoratore/collaboratore, indipendentemente dall'importo dello stesso, purchè sia comprovato da idonea documentazione. b) Il rimborso delle altre spese non documentabili (ad es. telefoniche) è escluso da imposizione per un importo giornaliero di Euro 15,49 elevato a Euro 25,82 nel caso di trasferte all'estero. Pagina 2 di 8

3 c) Infine il rimborso può anche essere " misto " (quando il committente eroga l'indennità forfetaria di trasferta di 46,48-77,47 Euro in aggiunta al rimborso analitico): in tale evenienza i limiti delle franchigie giornaliere di Euro 46,48 e 77,47 sono ridotte di 1/3 nell'ipotesi di rimborso delle spese di vitto o alloggio nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente e di 2/3 in caso di rimborso sia delle spese di vitto e alloggio e di vitto e alloggio fornito gratuitamente. L'impresa committente dovrà operare la scelta del metodo di rimborso per l'intera trasferta e, quindi, come chiarito dalle Finanze senza possibilità di adottare criteri diversi nell'ambito della stessa missione. Per ottenere il rimborso delle spese di trasferta il lavoratore deve presentare apposita nota spese allegando alla stessa tutti i documenti sostenuti in occasione della stessa: fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti, e così via. 2.1 Le spese sostenute per vitto e alloggio Si considerano idoneamente documentate se attestate dal dipendente e risultano da documenti, anche non intestati, ma coincidenti con le date e i luoghi della trasferta (su questo si legga quanto riportato nella Circolare delle Entrate n. 188 del 16 Luglio 1998) e che dovranno essere inseriti nella apposita nota spese della missione. In capo all'impresa committente il trattamento delle erogazioni dipende dalla modalità tecnica con cui è stato effettuato il rimborso spese. Sotto il profilo fiscale, l impatto dei rimborsi spese e delle indennità, tanto in capo all amministratore che in capo alla società, sono riassumibili come segue: TRASFERTE FUORI COMUNE Tipologia di rimborso Trattamento fiscale in capo all amministratore Trattamento fiscale in capo alla società Deducibile fino al limite giornaliero: Rimborso analitico a piè - 180,76 per le trasferte in Non tassato di lista Italia - 258,23 per le trasferte all estero Rimborso forfetario Rimborso misto: indennità di trasferta + vitto o alloggio analitici Rimborso misto: indennità di trasferta + vitto e alloggio analitici Rimborso a piè di lista + altre spese non documentabili Rimborso spese di trasporto e di viaggio Esente per importo giornaliero fino a: - 46,48 per le trasferte in Italia; - 77,47 per le trasferte all estero Esente per importo giornaliero fino a: - 30,99 per le trasferte in Italia; - 51,65 per le trasferte all estero Esente per importo giornaliero fino a: - 15,49 per le trasferte in Italia; - 25,82 per le trasferte all estero Non tassate per importi giornalieri di: - 15,49 per le trasferte in Italia; - 25,82 per le trasferte all estero Non tassato Interamente deducibile senza limite Interamente deducibile senza limite Interamente deducibile senza limite Interamente deducibile senza limite Interamente deducibile Pagina 3 di 8

4 Indennità chilometrica per utilizzo auto Non tassata se rispettati i limiti previsti dalle tariffe ACI per ciascuna tipologia di autovettura Deducibile in misura non superiore al valore stabilito dalle tariffe ACI relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per auto a benzina o 20 se diesel. TRASFERTE IN AMBITO COMUNALE Tipologia di rimborso Trattamento fiscale in capo all amministratore Trattamento fiscale in capo alla società Rimborso analitico a piè di Deducibile lista/indennità Tassato (dal 2009 limitatamente al 75%, per forfetaria/indennità le spese di vitto e alloggio) chilometrica Rimborso spese di viaggio Non tassato Interamente deducibile con vettore 2.2 Rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente: Allo stato e deducibile in misura non eccedente il valore fissato dalle tariffe ACI relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per auto a benzina o 20 se diesel. Ai fini Irap si sottolinea che valgono le stesse regole del Tuir appena indicate, con la precisazione però che: Non è deducibile l'indennità forfetaria di trasferta; Non è deducibile l'indennità chilometrica (tariffa ACI). 3 Modulistica note spese da utilizzare Di seguito sono riportati alcuni esempi di modulistica da adottare: - Allegato A) - I - NOTA SPESE (metodo misto) - Allegato B) - II - NOTA SPESE (metodo piè di lista) - Allegato C) - III - NOTA SPESE 4 Servizio di mensa esterna L ipotesi in cui l impresa stipuli una convenzione con un esercizio pubblico per fornire un servizio di mensa esterna ai propri dipendenti non può essere ricondotta alla fattispecie prevista dall art. 109, c. 5 del Tuir, come modificato dal D.L. n. 112/2008. Al riguardo, secondo i chiarimenti resi nella C.M , n. 326 (par ), tra le somministrazioni in mense aziendali, anche gestite da terzi, sono comprese, tra l altro, le convezioni con i ristoranti. In sostanza, la convenzione stipulata con un ristorante costituisce una delle modalità a disposizione del datore di lavoro per garantire alla generalità dei dipendenti il servizio di mensa. Pertanto, l importo che, in base alla convenzione stipulata, il datore di lavoro paga all esercente un pubblico esercizio, quale corrispettivo per i pasti consumati dai dipendenti, costituisce un costo che non subisce limitazioni alla deducibilità poiché lo stesso è sostenuto per l acquisizione di un servizio di mensa (esterna), cioè di un servizio complesso, non riducibile alla semplice somministrazione di alimenti e bevande. Pagina 4 di 8

5 5 Ticket Restaurant acquistati dal datore di lavoro La fornitura dei ticket restaurant rappresenta un servizio sostitutivo di mensa, pertanto, la limitazione della deducibilità al 75% non è applicabile alle spese sostenute dal datore di lavoro per il loro acquisto. Tali spese, infatti, analogamente a quelle relative ad una convenzione con un esercizio pubblico, rappresentano il costo per l acquisizione di un servizio complesso non riducibile alla semplice somministrazione di alimenti e bevande. 6 Impresa fornitrice di ticket restaurant La limitazione della deducibilità non trova applicazione poiché l importo che la società emittente dei buoni pasto corrisponde ai pubblici esercizi convenzionati costituisce un costo per l acquisizione di servizi (somministrazione di alimenti e bevande) che concorrono direttamente alla produzione dei ricavi della stessa società emittente. Un interpretazione logico sistematica della disposizione introdotta dall art. 109, c. 5 del Tuir porta a ritenere che la prevista riduzione della deducibilità della spesa operi solo nei casi in cui la stessa si riferisca all acquisizione di servizi (alberghieri e di ristorazione) che, alla luce dell oggetto dell attività imprenditoriale, concorrono solo in maniera indiretta alla produzione dei ricavi. La ratio perseguita dal legislatore è intesa a limitare la deducibilità delle spese per prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande solo nelle ipotesi in cui può essere dubbia l inerenza di dette spese all esercizio dell attività d impresa (ovvero all arte o alla professione). Pertanto, la limitazione alla deduzione dal reddito delle spese in questione non si applica a fattispecie, come quello in esame, rispetto alle quali, l inerenza delle spese alberghiere e di somministrazioni di alimenti e bevande è indubbia, poiché le stesse costituiscono l oggetto dell attività d impresa. Ci si augura, con questa breve ricognizione, di avere fornito un quadro sintetico della normativa in oggetto e si rimane ovviamente a disposizione per i necessari approfondimenti. Lo Studio Allegati: - Allegato A) - I - NOTA SPESE (metodo misto) - Allegato B) - II - NOTA SPESE (metodo piè di lista) - Allegato C) - III - NOTA SPESE Pagina 5 di 8

6 I - NOTA SPESE (metodo misto) Allegato A) NOTA RIEPILOGATIVA delle SPESE di TRASFERTA RELATIVE al MESE di Io Sottoscritto in qualità di della Società per il rimborso spese relative il mese di 20 vi produco questa nota e la relativa documentazione in originale inerente le sottoindicate spese sostenute per l'espletamento dell attività svolta per conto di Codesta Società, fuori del mio Comune di domicilio fiscale: RIMBORSO SPESE N. Percipiente Nome e cognome Residenza Codice fiscale Periodo Da A Tariffa per Km Data Descrizione Km Indennità Rimborso fisso Totale 10 0,00 46,48 46,48 Tipo veicolo TOTALI 10 0,00 46,48 46,48 Anticipi già corrisposti TOTALE DOVUTO Altre annotazioni Targa veicolo Documenti allegati n. Verona, li Firma - - Pagina 6 di 8

7 Allegato B) II - NOTA SPESE (metodo piè di lista) NOTA RIEPILOGATIVA delle SPESE RELATIVE al MESE di 20 Spett.le Soc. Io Sottoscritto in qualità di della Società per il rimborso spese relative il mese di 20 vi produco questa nota e la relativa documentazione in originale inerente le sottoindicate spese sostenute per l'espletamento d attività svolta per conto di Codesta Società, fuori del mio Comune di domicilio fiscale: Auto utilizzata: benzina / diesel Targa RIEPILOGO SPESE DA RIMBORSARE Spese autovettura 0 Pedaggi autostradali come documenti allegati 0 Spese per vitto come da documenti allegati 0 Spese per alloggio come da documenti allegati 0 Altre spese sostenute come da documenti allegati 0 Totale da rimborsare 0 Le suindicate spese sono escluse da IRPEF poiché rientrano nella fattispecie di cui al comma 8. art. 5O, DPR , n. 917 e successive modifiche ad integrazioni. Documenti allegati n. firma Verona, li Pagina 7 di 8

8 III - NOTA SPESE Allegato C) DIPENDENTE/COLLABORATORE Nome/Cognome TRASFERTA del a SPESE DI VIAGGIO 1 Treno Aereo Taxi Autobus Altro Totale spese di viaggio SPESE PER UTILIZZO AUTOVETTURA 2 Autovettura modello... targata...; tariffa chilometrica Aci... x... Km (percorsi) =... SPESE DI VITTO E ALLOGGIO 3 Albergo... fatt./ric./sc.fisc. n... del Ristorante... fatt./ric./sc.fisc. n... del Bar... fatt./ric./sc.fisc. n... del Altro... fatt./ric./sc.fisc. n... del Totale spese di vitto e alloggio... INDENNITA' FORFETARIA... ALTRE SPESE NON DOCUMENTATE 4 Altre spese: Tipologia di spesa Data Importo Totale spese non documentate TOTALE COMPLESSIVO SPESE... Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra IL DIPENDENTE/COLLABORATORE Note_ 1) Sono rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo. 2) Se l'importo rimborsato eccede l'importo calcolato mediante l'utilizzo delle tariffe ACI, l'eccedenza viene tassata in capo al collaboratore. 3) Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché documentate mediante fattura, ricevuta fiscale. 4) In questa tipologia di spese rientrano le spese di parcheggio, trasporto bagagli, ecc. Tali spese non sono tassate in capo al collaboratore per un importo giornaliero non superiore a 15,49 se le trasferte vengono effettuate in Italia oppure a 25,82 per le trasferte effettuate all'estero. Pagina 8 di 8