REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA

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1 REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA Art. 1 Costituzione e ruolo dell Organismo di Vigilanza 1. L Organismo di Vigilanza (di seguito OdV o Organismo) della Società Assicoop Imola S.p.A. (di seguito Società o Assicoop) è istituito con delibera del Consiglio di Amministrazione. 2. L OdV ha il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello Organizzativo della Società (di seguito, Modello ) e di curarne l aggiornamento secondo quanto stabilito dall art. 6 del D. Lgs. 231/01. Art. 2 Composizione e nomina 1. La nomina dei componenti dell OdV è riservata alla competenza del Consiglio di Amministrazione. 2. La durata dell'odv sarà per la prima nomina biennale, successivamente triennale. E rieleggibile e i suoi membri possono essere revocati in qualsiasi momento dal Consiglio di Amministrazione per giusta causa e/o giustificato motivo. In tal caso, il Consiglio di Amministrazione provvede tempestivamente alla sostituzione del membro revocato. 3. Il Consiglio di Amministrazione nomina e revoca il Presidente dell'odv; in mancanza, lo stesso verrà eletto dal medesimo OdV. 4. E facoltà dell Organismo di nominare un Segretario, scegliendolo anche al di fuori dei suoi componenti. 5. I membri dell OdV devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità (previsti per l iscrizione al registro degli intermediari di cui al primo comma dell art. 110 del Codice delle Assicurazioni) indipendenza e autonomia dai vertici aziendali, professionalità e continuità d azione. 6. Sono cause di incompatibilità: a) trovarsi nelle condizioni previste dall art c.c., ovvero interdizione, inabilitazione, fallimento o condanna ad una pena che importa l'interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l'incapacità ad esercitare uffici direttivi; b) l essere membri esecutivi del Consiglio di Amministrazione di Assicoop o direttori generali della società; c) l avere relazioni di coniugio, parentela o affinità fino al quarto grado con membri esecutivi del Consiglio di Amministrazione o con i direttori generali della società; d) l aver intrattenuto rapporti di lavoro autonomo o subordinato, nell ultimo biennio, con entità con le quali, o nei confronti delle quali, possono essere compiuti i reati e gli illeciti di cui al D. Lgs. 231/2001. e) intrattenere, direttamente o indirettamente, relazioni economiche con la Società con gli amministratori esecutivi, con l azionista o gruppo di azionisti che esercitano il controllo sulla Società, di rilevanza tale da condizionare l autonomia di giudizio e compromettere l indipendenza. Art. 3 Funzioni, obiettivi e compiti

2 1. I compiti attribuiti dal Consiglio di Amministrazione della Società all OdV sono i seguenti: verificare l efficienza e l efficacia del Modello adottato per la prevenzione e l impedimento della commissione dei reati attualmente previsti dal D.Lgs. 231/2001 e di quelli che in futuro dovessero comportare una responsabilità della Società; verificare il rispetto delle modalità e delle procedure previste dal Modello e rilevare gli eventuali scostamenti comportamentali che emergessero dall analisi dei flussi informativi e dalle segnalazioni alle quali sono tenuti i Destinatari; verificare la necessità di eventuali aggiornamenti e adeguamenti del Modello, da realizzarsi mediante le modifiche e le integrazioni che si rendessero necessarie in conseguenza di: - significative violazioni delle prescrizioni del Modello; - significative modificazioni dell assetto interno della Società e/o delle modalità di svolgimento delle attività di impresa; - modifiche normative. 2. Al fine di espletare detti compiti, l OdV, senza che l elencazione che segue possa intendersi esaustiva delle attività da porre in essere: interpreta la normativa rilevante e verifica l adeguatezza del Modello a tale normativa, segnalando al Consiglio di Amministrazione le possibili aree di intervento; effettua ricognizioni sull attività aziendale per l eventuale aggiornamento della mappatura dei rischi; verifica periodicamente le attività svolte nell ambito delle aree a rischio avendo a tal fine libero accesso a tutti i documenti ed informazioni aziendali; predispone una relazione informativa in merito allo stato di attuazione del modello per il Consiglio di Amministrazione, il Comitato per il Controllo Interno ed il Collegio Sindacale, come descritto al successivo punto 3.4; verifica l attuazione del Modello segnala al Consiglio di Amministrazione ed al Comitato di Controllo interno eventuali notizie di violazione del Modello; monitora le iniziative volte alla diffusione e alla conoscenza del Modello, nonché quelle finalizzate alla formazione dei Destinatari e ad assicurare i flussi informativi verso l OdV, 3. In relazione allo specifico compito di monitoraggio e di aggiornamento del Modello, ai sensi dell art. 6, comma 1, lettera b) del D.Lgs. 231/2001, l OdV sottopone lo stesso a due tipi di verifiche: verifiche sugli atti: annualmente l OdV verifica i principali atti societari ed i contratti di maggior rilevanza conclusi dalla Società nelle aree di attività a rischio; verifiche sulle procedure: periodicamente l OdV verifica l effettivo funzionamento del Modello e delle relative procedure, secondo gli standard professionali in materia di internal auditing. Tali verifiche tengono conto delle eventuali segnalazioni ricevute e dei risultati di interviste da realizzarsi, a campione, tra i Destinatari del Modello. 4. L OdV ha il potere di:

3 accedere liberamente presso tutte le funzioni della Società ed i sistemi informativi aziendali e senza necessità di consenso preventivo, per ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei propri compiti; richiedere informazioni, svolgere indagini, effettuare ispezioni, interrogare il personale con garanzia di segretezza o anonimato e accedere ai sistemi informativi aziendali; accedere ai registri delle procure e delle autorizzazioni di spesa di cui al cap. 5.2 del Modello di Organizzazione e Gestione. 5. Ferme restando le competenze di vigilanza interne previste dalla legge, le attività poste in essere dall OdV non possono essere sindacate da alcun altro organismo o struttura aziendale. Art. 4 Doveri dei componenti dell OdV 1. I membri dell OdV apportano le specifiche professionalità di cui sono dotate; conoscono i compiti e le responsabilità della carica; dedicano ad essa il tempo necessario; mantengono riservate le informazioni acquisite in ragione del ruolo ricoperto; si informano e aggiornano in relazione alle principali novità legislative e regolamentari che riguardano l OdV stesso. Art. 5 Riunioni e deliberazioni 2. L OdV si riunisce con cadenza almeno semestrale. E' inoltre convocato dal Presidente ogniqualvolta il medesimo ne ravvisi la necessità, nel luogo fissato, a mezzo di apposito avviso trasmesso a tutti i componenti. L'Organismo è inoltre convocato dal Presidente qualora ne faccia richiesta anche uno solo dei membri. 3. La convocazione deve essere effettuata almeno due giorni liberi prima di quello fissato per l adunanza e deve essere effettuata con ogni mezzo ritenuto idoneo a garantire una comunicazione certa ed immediata. In caso di urgenza, il termine può essere ridotto ad un giorno libero. L'avviso di convocazione deve contenere il luogo, il giorno, l'ora della riunione e l elenco delle materie da trattare. 4. Per la validità della costituzione di ogni seduta, occorre la presenza di tutti i membri in carica. In presenza di situazioni di impedimento eccezionale, ciascun membro in carica può farsi sostituire da persona dal medesimo designata per singole riunioni. In caso di assenza anche di un solo membro o del suo sostituto, la riunione dovrà essere rinviata alla prima occasione utile. Il membro che, senza giustificato motivo, non partecipa a due riunioni dell'organismo, decade dalla carica. 5. Ogni componente dell OdV ha facoltà di proporre argomenti di discussione per le riunioni dell OdV; spetta all OdV decidere se e quando l argomento sarà fatto oggetto di esame. 6. L OdV ha facoltà di invitare alle riunioni chiunque ritenga opportuno, per la trattazione dei singoli argomenti. 7. L OdV si può riunire in qualunque sede e le riunioni possono essere validamente tenute in videoconferenza o in audioconferenza, a condizione che tutti i partecipanti possano essere identificati dal Presidente e dagli altri intervenuti, che sia loro consentito di seguire la discussione e di intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti discussi, che sia loro consentito lo scambio di documenti relativi a tali argomenti e che di tutto quanto sopra venga dato atto nel relativo verbale. Verificandosi tali presupposti, la riunione dell OdV si considera tenuta nel luogo in cui si trova il Presidente e dove pure deve trovarsi il Segretario.

4 8. Le deliberazioni sono prese a maggioranza assoluta di voti. Di ogni adunanza viene redatto apposito processo verbale, sottoscritto dal Presidente e dal Segretario. Art. 6 Rapporti tra l OdV e gli Organi Sociali 1. L OdV deve riferire: su base continuativa, direttamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione; su base semestrale, al Consiglio di Amministrazione, al Comitato per il Controllo Interno e al Collegio Sindacale. La relazione informativa semestrale consta di un rapporto sull attuazione del Modello, nel quale sono evidenziate le attività di verifica e di controllo compiute, l esito di dette attività, le eventuali lacune del Modello emerse, i suggerimenti per le eventuali azioni da intraprendere. 2. L OdV può essere convocato in qualsiasi momento dai suddetti organi sociali e può a sua volta presentare richiesta in tal senso, per riferire in merito al funzionamento del Modello o a situazioni specifiche, salvo rivolgersi direttamente al Collegio Sindacale o all Autorità giudiziaria in casi particolari, quali il coinvolgimento di un amministratore. 3. Il Consiglio di Amministrazione e gli altri Organi sociali sono tenuti a dare piena informazione all OdV sulle questioni che rientrano nella competenza del medesimo organo. Art.7 - Sede dell OdV 1. L OdV elegge come propria sede, ai fini del ricevimento delle segnalazioni e della conservazione dei documenti, quella di Assicoop Imola S.p.A., c/o Amministrazione, Via Paolo Bentivoglio, 36, Imola (BO). Art.8 Procedura di segnalazione all OdV 1. I Destinatari del Modello, al fine di effettuare le segnalazioni all OdV su comportamenti ritenuti potenzialmente illeciti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e pertanto non in linea con le regole di condotta previste nel Modello, devono seguire la seguente procedura di segnalazione: le segnalazioni devono essere in forma scritta e non anonima, è altresì possibile compilare l apposita scheda Segnalazione relativa a presunte violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione, allegata al presente Regolamento e disponibile sul sito internet della Società appena questo sarà attivo; sia che si utilizzi la scheda, che va stampata e sottoscritta, sia che si effettui la segnalazione scritta in forma libera, la medesima va inviata in busta bianca, senza indicazione del mittente, all indirizzo ivi indicato dell OdV; in alternativa all invio a mezzo posta, la segnalazione o la scheda possono essere inviate all indirizzo dell OdV (ODV-ASSICOOPIMOLA@LEGALMAIL.IT) accessibile solo ai quattro componenti l Organismo di Vigilanza attraverso una password di riconoscimento. Le stesse modalità possono essere utilizzate per eventuali segnalazioni relative a violazioni dei principi e delle norme di comportamento del Codice Etico di Assicoop, svolgendo l OdV anche il ruolo di Comitato Etico della Società. 2. A fronte di dette segnalazioni, l OdV garantisce l assoluta riservatezza sull identità del soggetto segnalante, assicurandolo contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, durante e dopo l attività ispettiva.

5 3. l OdV dà mandato alla Funzione di Controllo di istruire le pratiche inerenti a segnalazioni, con il compito di riferire sulle stesse al medesimo Organismo. 4. Tutte le segnalazioni, informazioni e relazioni previste nel Modello vengono conservate dall OdV per un periodo di 10 anni in un apposito archivio, il cui accesso è consentito esclusivamente all OdV.