Guida per l utilizzo del Monitweb

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1 UNIONE EUROPEA REGIONE SICILIANA REPUBBLICA ITALIANA ASSESSORATO DEL LAVORO DELLA PREVIDENZA SOCIALE, DELLA FORMAZIONE PROFESSIONALE E DELLA MIGRAZIONE DIPARTIMENTO REGIONALE FORMAZIONE PROFESSIONALE Guida per l utilizzo del Monitweb

2 Edizione Aprile 2007 A cura di Dott. Giovanni Ortoleva Funzionario direttivo del Dipartimento regionale formazione Professionale Reconta Ernst & Young spa Per informazioni contattare Dott. Giovanni Ortoleva Tel. 091/ [email protected]

3 Indice 1. Introduzione 3 2. Accesso 4 3. Sezione Progetti Scheda progetto Dati Anagrafici Scheda Progetto: Dati procedurali Scheda Progetto: Dati Fisici Scheda Progetto: Dati Finanziari Sezione Intervento Validazione dei progetti Faq 25 2

4 1.Introduzione Questa guida è rivolta agli Enti Gestori di progetti finanziati dal FSE nella programmazione abilitati all uso del Monitwewb. Vi aiuterà a scoprire le funzionalità del monitweb ricordandovi le modalità di inserimento dei dati e le scadenze della validazione dei progetti. Il monitweb è il sistema di monitoraggio dei Fondi strutturali della programmazione Esso rappresenta un evoluzione del modello di monitoraggio finora adottato nel settore dei Fondi strutturali e intende essere uno strumento di ausilio per le attività dei soggetti coinvolti a livello centrale, regionale e locale nei processi di attuazione e sorveglianza degli interventi cofinanziati dall Unione europea. Il monitoraggio riguarda oggi tutti gli aspetti della programmazione comunitaria, non più solo l avanzamento finanziario, ma anche l avanzamento fisico e procedurale. Anche il livello di dettaglio si è spinto sino alla rilevazione puntuale delle informazioni relative ai singoli progetti finanziati dai Fondi Comunitari. Tali nuove caratteristiche implicano un numero maggiore di interlocutori rispetto al passato e una base informativa conseguentemente più complessa e articolata. Questa guida è suddivisa in 4 paragrafi che segnano i passaggi fondamentali per effettuare: l accesso al sistema monitweb. l inserimento dei dati (finanziari, fisici e procedurali), la validazione dei progetti, Essa viene completata con una sezione dedicata alle Faq che sintetizza i problemi più frequenti sull utilizzo del sistema. 3

5 2.Accesso Per accedere al sistema occorre avere un collegamento ad internet con un qualsiasi browser (explorer, netscape, firefox mozilla, ecc) ed essere registrati al sistema monitweb. La registrazione può essere effettuata inviando il format allegato all indirizzo di posta elettronica Per ciascun ente gestore verrà rilasciato un nome utente e una password che permetterà di gestire tutti i progetti in capo all ente. Collegandosi al seguente indirizzo apparirà la seguente schermata Occorrerà dunque inserire negli appositi spazi il nome utente e la password per effettuare il login. In qualsiasi momento sarà possibile cambiare la password assegnata dal sistema cliccando su Change Password. Una volta effettuato l accesso si aprirà la pagina iniziale a partire dalla quale potranno essere effettuate tutte le operazioni di inserimento dati, validazione e stampa dei progetti. Per visualizzare i progetti che risultano in carico all utente e inserire o modificare i dati occorrerà cliccare 4

6 su progetti. Per validare invece i dati relativi ai progetti occorrerà accedere alla sezione intervento. Sulla colonna di sinistra inoltre sono presenti tre pulsanti da utilizzare in qualsiasi momento per: tornare alla schermata iniziale visualizzare il manuale Utente e scaricarlo abbandonare l applicazione ed uscire dal sistema. 5

7 3.Sezione Progetti Accedendo alla sezione progetti apparirà la seguente schermata Una volta entrati nella sezione dei progetti attraverso la funzione ricerca, potranno essere trovati tutti i progetti in carico all ente gestore. Per facilitare la ricerca basterà inserire alcuni parametri (ad es. asse e misura), quindi cliccare sul tasto cerca. Ottenuto l elenco dei progetti, per inserire i dati occorrerà cliccare sul titolo del singolo progetto e visualizzare la scheda. 6

8 In particolare, dalla colonna a sinistra è possibile accedere alle seguenti sezioni tematiche: Scheda Progetto Dati Anagrafici Scheda Progetto Dati Finanziari Scheda Progetto Dati Fisici Scheda Progetto Dati Procedurali 7

9 3.1.Scheda progetto Dati Anagrafici La scheda dei dati anagrafici permette di visualizzare tutte le informazioni sull anagrafica del progetto. Aprendo la schermata relativa ai destinatari diretti, (cliccando sul tab indicato dalla freccia rossa) apparirà la seguente schermata: 8

10 occorrerà dunque cliccare sul tasto nuovo ed inserire i dati relativi ai destinatari delle azioni. I campi contrassegnati dall asterisco sono obbligatori. 9

11 Attenzione!!! L inserimento dei dati obbligatori è necessario per potere effettuare il calcolo automatico nella sezione Dati fisici. Una volta inseriti tutti i dati relativi ad ogni singolo destinatario, occorrerà cliccare su salva, e avuto il messaggio di conferma dell inserimento, tornare alla schermata precedente cliccando sul simbolo in alto a sinistra. Completato l inserimento dei dati anagrafici, è possibile accedere alle altre schede (dati finanziari, fisici e procedurali). 10

12 3.2.Scheda Progetto: Dati procedurali Occorrerà attivare la relativa scheda cliccando sulla apposita descrizione nella colonna di sinistra; apparirà la seguente schermata che permette di gestire l iter procedurale del progetto; nel caso di primo inserimento la lista degli step si presenta vuota e risulta attivo il pulsante Inserisci Iter; dopo aver effettuato l inserimento viene prospettato l elenco degli step previsti per la tipologia operazione associata al progetto stesso. Dopo aver inserito un iter è possibile effettuare la cancellazione tramite il tasto Elimina Iter. dopo aver effettuato l inserimento viene prospettato l elenco degli step previsti per la tipologia di progetto. Gli step da validare sono i seguenti: pubblicità, gare (inserire la data del bando o avviso pubblico in virtù del quale, l'ente ha presentato la domanda di finanziamento del progetto) aggiudicazione ( inserire la data del decreto di finanziamento del progetto ) avvio lavori (inserire la data di inizio delle attività progettuali) conclusione lavori ( inserire la data di conclusione dei lavori progettuali) 11

13 Per inserire i valori occorre cliccare sul nome del singolo step, e compilare i campi relativi. 12

14 La distinzione tra previsione iniziale, previsionale aggiornato e consuntivo va fatta soltanto nel caso in cui la data prevista in progetto (previsione iniziale) non è stata rispettata in corso d opera (consuntivo), o si prevede di non poterla rispettare (previsione aggiornata). Se ad esempio la data di conclusione lavori prevista in progetto non è stata rispettata allora a consuntivo occorrerà inserire la data reale di fine lavori e indicare la motivazione dell eventuale ritardo. Se invece la data prevista coincide con quella effettiva non occorrerà compilare il campo del previsionale aggiornato. Inseriti tutti i dati è possibile validare il progetto e/o compilare le schede relative ad altri progetti in carico all ente. 13

15 3.3.Scheda Progetto: Dati Fisici Una volta completato l inserimento dei dati finanziari, si potrà procedere all inserimento dei dati fisici inerenti il progetto. Occorrerà attivare la relativa scheda cliccando sulla apposita descrizione nella colonna di sinistra; apparirà la seguente schermata con la lista degli indicatori. (Non è necessario compilare i campi relativi agli indicatori locali). Per inserire i valori di ciascun indicatore occorrerà cliccare sull icona dell attuazione fisica. 14 Gli indicatori principali in cui inserire i valori sono: 1. destinatari 2. monte ore 3. durata progetto HH 4. Costo (euro) Per ogni indicatore sono individuate tre fasi: Approvazione/Impegno Avvio Conclusione.

16 Cliccando su ciascuna fase sarà possibile inserire i dati relativi all anno di riferimento e il valore che l indicatore ha assunto in quel momento. N.B: l anno di approvazione è quello di emissione del decreto, l anno di avvio è l anno in cui il progetto è stato avviato e l anno di conclusione quello in cui il progetto si è concluso. Per ciò che riguarda il valore dell indicatore, per la fase di approvazione occorrerà indicare il valore previsto nel progetto approvato, per le fasi di avvio e di conclusione bisognerà inserire il valore effettivamente realizzato. Es: l indicatore Monte Ore di un progetto formativo approvato con decreto del 2005 per 10 allievi e 300 ore procapite, ed avviato nel 2006 non ancora concluso, avrà i seguenti valori: Approvazione: anno: 2005; valore: (10x300) Avvio: anno: 2006; valore: (10X300) Il campo conclusione non dovrà essere compilato fino all avvenuta conclusione. Appena il progetto sarà concluso, il valore del monte ore sarà dato dalla somma delle ore di formazione effettivamente svolte da ciascun allievo. Es 9 allievi che hanno svolto 300 ore e un allievo che avrà svolto 100 ore, valore: (9x300+1x100) 15

17 In corrispondenza del solo indicatore Destinatari è possibile rilevare i valori di dettaglio cliccando sull apposito pulsante. Come si evince dalla schermata successiva, una volta selezionato il criterio, (attivando il pulsante a cascata) e successivamente cliccando sul pulsante cerca, apparirà il dettaglio. Cliccare allora sul pulsante calcolo automatico ed il sistema attribuirà automaticamente i valori per tutti i criteri (sesso, titolo di studio, cittadinanza, ecc) Attenzione!!! Il calcolo automatico funziona esclusivamente se i campi relativi ai destinatari diretti sono stati precedentemente riempiti (cfr: 3.1 scheda progetto: dati anagrafici) Per ritornare alla schermata di riepilogo degli indicatori cliccare sull apposito pulsante. Sarà quindi possibile inserire gli altri dati. 16

18 3.4.Scheda Progetto: Dati Finanziari Per aprire la sezione dati finanziari cliccare sull apposita descrizione nella colonna di sinistra; apparirà la seguente schermata che riassume l avanzamento finanziario del progetto. L unica scheda sulla quale l utente dovrà intervenire è la scheda pagamenti, poiché tutte le altre informazioni verranno inserite dall Amministrazione competente. Attenzione: Non modificare nessun dato relativo agli impegni o al costo totale!!! Nel caso in cui venissero riscontrati degli errori basterà comunicarlo al Funzionario Incaricato (Dott. G. Ortoleva). Selezionando il tab Pagamenti comparirà la schermata in cui sono visualizzate le informazioni relative ai pagamenti legati al piano finanziario del progetto. 17

19 Per visualizzare i pagamenti già inseriti attivare la casella a cascata relativa all anno e al trimestre di interesse, o selezionare tutti per visualizzare tutti i pagamenti inseriti. Attivare il tasto cerca. Per inserire un nuovo pagamento attivare il pulsante nuovo. 18

20 Apparirà la seguente schermata. Poiché i dati da inserire sono esclusivamente i pagamenti del beneficiario finale occorrerà selezionare il livello pagamento del beneficiario. Anche in questo caso i dati obbligatori sono contrassegnati dall asterisco. Si tratta della Data di pagamento e del Tipo di pagamento. 19 La data di Pagamento coincide con la data dell assegno, bonifico o mandato. Per quanto riguarda il tipo di pagamento occorrerà selezionare pagamento.

21 Una volta inseriti tutti gli altri dati non obbligatori, estremi dell atto (ricevuta, fattura, busta paga, ecc) il relativo numero, la data di emissione ed eventuali note e descrizioni si passerà ad inserire il costo imputabile al progetto nella casella totale. Attenzione!!!! il costo da inserire riguarda soltanto la quota pubblica e non anche quella privata (nel caso di progetti cofinanziati). Es: Nel caso di un progetto che prevede un cofinanziamento da parte dell Ente gestore pari al 10%, per inserire un pagamento di 100,00 occorrerà suddividere tale importo inserendo il costo pubblico pari a 90,00 nella casella totale, ed il costo a carico dell ente, 10,00 nella casella quota privati da non rendicontare. Una volta inserito il costo pubblico, cliccare sul tasto ripartisci importi ed il sistema ripartirà automaticamente il costo tra quota nazionale ed Europea. In caso di progetti cofinanziati, che prevedono dunque una quota privata a carico dell Ente, inserire il dato nella casella quota privati da non rendicontare. Premere salva, e dopo l avvenuta conferma, tornare alla schermata precedente effettuare un nuovo inserimento. Per modificare un pagamento già inserito, cliccare sulla relativa data di pagamento ed effettuare le modifiche. ed 20

22 Nel caso in cui, in seguito alla rendicontazione del progetto l Amministrazione competente avesse effettuato dei tagli sulle spese, occorrerà compiere la procedura di inserimento di un nuovo pagamento, inserendo però come data del pagamento la data della nota di revisione, e selezionando come tipo di pagamento la voce recupero. Nell apposito campo totale occorrerà inserire il costo non ammesso in sede di revisione (distinguendo sempre la quota pubblica da quella privata) e salvare. In tal modo il sistema sottrarrà tale importo dall ammontare dei pagamenti già inseriti. 21

23 4. Sezione Intervento 4.1.Validazione dei progetti La validazione dei dati relativi ai progetti deve essere effettuata, pena la dichiarazione di inaffidabilità gestionale, secondo delle specifiche scadenze. Di seguito si riporta il calendario per il 2007, che salvo ulteriori comunicazioni saranno mantenute per tutto il /01/07 per i dati inseriti ed aggiornati entro il 31/12/ /03/07 per i dati inseriti ed aggiornati entro il 28/02/ /05/07 per i dati inseriti ed aggiornati entro il 30/04/ /07/07 per i dati inseriti ed aggiornati entro il 30/06/ /09/07 per i dati inseriti ed aggiornati entro il 31/08/ /11/07 per i dati inseriti ed aggiornati entro il 30/10/2007 Attenzione!!! I dati fisici, procedurali e finanziari vanno aggiornati costantemente e validati ad ogni scadenza. 22 Per procedere con la validazione, provenendo dalla sezione progetti occorre cliccare su macroaree dell applicazione intervento nella colonna di sinistra,

24 selezionare validazione progetto, apparirà la seguente schermata: inserire i dati per effettuare la ricerca di tutti i progetti in carico all ente e cliccare su cerca. Una volta apparso l elenco dei progetti in carico all ente selezionare il progetto da validare, cliccando sull apposito tasto o, per validarli tutti cliccare su valida tutti. 23

25 Se si è provveduto alla validazione di un solo progetto, questo scomparirà dall elenco dei progetti in carico e apparirà nella scheda validati ; nel campo stato apparirà la scritta validato ente attuatore con la data di validazione e il nome utente 24

26 5. Faq D.Nella sezione Dati anagrafici cosa occorre fare se i dati riferiti alla localizzazione geografica o al soggetto beneficiario sono errati? R. La sezione dei dati anagrafici del progetto viene compilata dall Amministrazione competente. L unica scheda che l ente deve compilare riguarda i destinatari diretti. Tuttavia, se controllando gli altri dati l Ente si accorge di evidenti errori è tenuto a comunicare tali errori all amministrazione competente (Dott. G. Ortoleva n. 091/ ). D.Nella sezione Dati finanziari a cosa si riferisce la scheda impegni? R. Nella scheda impegni sono riportati i dati finanziari relativi agli impegni assunti dall Amministrazione Regionale in favore del beneficiario finale. In particolare si tratta del contributo concesso dal decreto di approvazione del progetto. La scheda degli impegni non va in nessun caso modificata dall Ente gestore ma è ad esclusivo utilizzo dell Amministrazione Pubblica. D.Nella scheda Pagamenti della sezione Dati finanziari quando occorre selezionare il livello pagamenti dell Amministrazione? R. Per pagamenti dell Amministrazione si intendono i trasferimenti che l amministrazione effettua in favore dell Ente Gestore (I acconto, II acconto e Saldo del contributo). Sarà dunque l Amministrazione a compilare la relativa sezione. D.Nella sezione Dati fisici, quali valori occorrerà inserire alla fase conclusione, nel caso il progetto sia ancora in corso? R: nel caso di progetti non ancora conclusi, occorrerà compilare soltanto i campi relativi alle fasi di approvazione e avvio, e lasciare vuoto il campo conclusione. D.Nella sezione Dati fisici, qual è la differenza tra l indicatore monte ore e durata del progetto in ore? R: Entrambi gli indicatori si riferiscono all azione formativa in senso stretto. Il Monte ore è dato dalla somma delle ore effettivamente svolte da ciascun discente mentre la durata in ore del progetto è il numero di ore di formazione procapite. (es. Un progetto che prevede 300 ore di formazione rivolte a 10 discenti, avrà un monte ore di ore e una durata di 300 ore). 25 D. E sempre possibile accedere al sistema Monitweb? R. Il sistema è sempre attivo dalle 9.00 alle e dalle alle dal lunedì al venerdì. In tali giornate è dunque possibile collegarsi e inserire i dati. Il sistema non è in funzione nei giorni festivi.

27 D Cosa succede una volta validati i progetti? R. Dopo la validazione dei progetti, l utente non potrà modificare o aggiungere i dati nel sistema per i successivi 15 giorni, termine entro il quale l Amministrazione è tenuta a controllare e Validare a sua volta i dati inseriti nel circuito. Dopo tale periodo sarà nuovamente possibile accedere al sistema ed intervenire sui progetti. È consigliabile inserire i dati (fisici, procedurali e finanziari) in qualsiasi momento e non a ridosso delle scadenze della validazione poiché il sistema potrebbe subire dei rallentamenti e non registrare correttamente le operazioni. Attenzione!! una volta validati i dati, effettuare un logout dal sistema e rientrare per sincerarsi dell avvenuta validazione. In caso negativo effettuare nuovamente la validazione. 26

28 Modulo di Richiesta Utenze di Accesso al Sistema di Monitoraggio Fondi Strutturali MONITWEB (Compilare una scheda per ogni progetto finanziato con i fondi FSE con codice 1999/IT ) richiede le utenze di accesso al Sistema MONITWEB. Ente * Cod. Fisc. o Partita IVA Ente * Asse * Misura * Sottomisura Progetto/i N. * Data inizio e fine progetto (presunta)* Comune sede di svolgimento * Di seguito riportiamo i dati anagrafici delle utenze richieste: Cognome (*) Nome (*) Codice Fiscale Dati Aggiuntivi (*) Telefono (*) (*) Indirizzo (*) Altro I campi contrassegnati con (*) sono obbligatori Data Firma

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