Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook versione 5.0

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1 Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook versione 5.0 Importante: le istruzioni all'interno di questa guida sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio di messaggi sia Avaya Message Storage Server (MSS) o Microsoft Exchange 1 Prima di iniziare, assicurarsi che: Installazione sia stata disinstallata qualsiasi versione precedente del client Modular Messaging per Outlook, altrimenti l'installazione aggiornerà solamente la versione esistente e non verranno visualizzate le opzioni del nome MAS/indirizzo IP e di selezione della lingua. Microsoft Outlook sia chiuso. si disponga dei diritti di amministratore locale o di privilegi sufficienti, per gli account utente ristretti, per il computer. Microsoft Outlook sia l'applicazione di posta elettronica predefinita. Scegliere Start > Impostazioni > Pannello di controllo > Opzioni Internet e nella scheda Programmi selezionare Microsoft Outlook dalla casella a discesa Posta elettronica. si ottengano i nomi MAS e MSS/Microsoft Exchange o gli indirizzi IP dall'amministratore di sistema. sia in esecuzione uno dei sistemi operativi e client di posta elettronica seguenti: o Sistemi operativi: Windows Vista (versione a 32 bit) o 2000 (SP4) o XP (SP2) o XP (N). o Client di posta elettronica: Outlook 2000 (SP3) o Outlook 2002 (SP3) o Outlook 2003 (SP1) o Outlook Il programma d'installazione (Setup.exe) del client Modular Messaging per Outlook si trova in: Trova note sulla versione in: Trova supporti per tutte le lingue in: Inserire le informazioni opportune negli spazi vuoti di seguito: Contatti dell'amministratore di sistema: Nome del server applicazioni di messaggistica (MAS) / indirizzo IP: Nome o indirizzo IP di Microsoft Exchange o di Avaya Message Storage Server (MSS): 2 Installazione del client Modular Messaging per Outlook: Nota: per le versioni localizzate del client Modular Messaging per Outlook, è necessario copiare il supporto per la lingua desiderata (file.msi) nella stessa cartella del programma d'installazione (Setup.exe). 1. Lanciare Setup.exe. 2. Selezionare Inglese (Stati Uniti) come supporto per la lingua. L utente riceverà questo messaggio soltanto per una nuova installazione. (vedere punto 1 della sezione 1 di cui sopra). 3. Per Message Application Server, digitare il nome MAS o l'indirizzo IP forniti dall'amministratore di sistema. 4. Attenersi alle istruzioni della procedura guidata per completare l'installazione Avaya Inc. Agosto 2008 Pagina 1 di 7

2 3 Configurazione di Voice Account Service in Outlook: Eseguire una delle seguenti istruzioni a seconda dell'archivio dei messaggi: Archivio messaggi di Microsoft Exchange: Nota: le istruzioni fornite di seguito sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio messaggi sia di tipo Microsoft Exchange. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Chiudere Microsoft Outlook. 2. Aprire il Pannello di controllo e selezionare l'opzione Posta. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni di posta > Outlook. 3. Fare clic su Account di posta elettronica. 4. Selezionare Aggiungi un nuovo account di posta elettronica. Fare clic su Avanti. 5. Selezionare Server di Microsoft Exchange. 6. Inserire il nome o l'indirizzo IP del server di Microsoft Exchange e il nome utente Inserire la password e fare clic su OK. 9. Fare clic su Fine. 1. Avviare Microsoft Outlook Selezionare Servizi dal menu Strumenti. 3. Fare clic su Aggiungi. 4. Selezionare Server di Microsoft Exchange. 5. Inserire il nome o l'indirizzo IP del server di Microsoft Exchange e il nome utente Inserire la password e fare clic su OK. 8. Fare clic su Fine. 1. Chiudere Microsoft Outlook. 2. Aprire il Panello di controllo e selezionare l'opzione Posta. 3. Fare clic su Account di posta elettronica. 4. Selezionare Aggiungi un nuovo account di posta elettronica Inserire Nome, Indirizzo di posta elettronica e Password. 7. Selezionare Configura manualmente impostazioni server o tipi di server aggiuntivi Selezionare Microsoft Exchange Inserire il nome o l'indirizzo IP del server di Microsoft Exchange e il numero di casella postale Inserire la password e fare clic su OK. 14. Fare clic su Fine. IMPORTANTE: se si dispone di archivi messaggi separati per posta elettronica e messaggi vocali, è necessario creare profili separati in Outlook. Archivio messaggi MSS Avaya: Nota: le istruzioni fornite di seguito sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio messaggi sia di tipo MSS. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Avviare Microsoft Outlook Dal menu Strumenti, selezionare Servizi. 3. Fare clic su Aggiungi. 4. Selezionare MM Message Service. 5. Vedere la Fase 4 per completare la finestra di dialogo della configurazione MSP. 1. Avviare Outlook 2002/Outlook Dal menu Strumenti, selezionare Account di posta elettronica. 3. Selezionare Aggiungi un nuovo account di posta elettronica. Fare clic su Avanti. 4. Selezionare Altri tipi di server. Fare clic su Avanti. 5. Selezionare MM Message Service. 6. Vedere la Fase 4 per completare la finestra di dialogo della configurazione MSP. 1. Avviare Microsoft Outlook Dal menu Strumenti, selezionare Impostazioni account. 3. Selezionare Aggiungi un nuovo account di posta elettronica Inserire i dettagli relativi a Nome, Indirizzo di posta elettronica e Password. 6. Selezionare Configura manualmente impostazioni server o tipi di server aggiuntivi Avaya Inc. Agosto 2008 Pagina 2 di 7

3 7. 8. Selezionare Altro e scegliere MM Message Service Vedere la Fase 4 per completare la finestra di dialogo della configurazione MSP. IMPORTANTE: se si crea un nuovo profilo Outlook, per vedere i messaggi Modular Messaging nella casella Posta in arrivo è necessario riconfigurare Voice Account Service in base al nuovo profilo. 4 Finestra di dialogo configurazione MSP: Nota: le istruzioni fornite di seguito sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio messaggi sia di tipo MSS. Inserire i dati come specificato di seguito: Connessione Impostazioni elenchi in linea Generale Avanzate 1. Nella casella con etichetta Server di archiviazione dei messaggi: digitare il nome completo (Nome completo di dominio, FQDN) o l indirizzo IP del Message Storage Server (MSS). 2. Nella casella con etichetta Numero di cassetta postale: digitare il numero della cassetta postale di Modular Messaging. (Nota: NON utilizzare trattini o spazi, ma solo numeri) 3. Nella casella con etichetta Password: digitare la password. NOTA: la password DEVE ESSERE NUMERICA. Per digitare la password utilizzare i tasti numero sulla tastiera. Per evitare di dover inserire la password ogni volta che si accede alla cassetta postale Modular Messaging, selezionare la casella di controllo Ricorda password. Dopo aver completato la configurazione verrà aggiunta una cartella Account Avaya. Qui vengono memorizzati i messaggi vocali. Indicare il nome del servizio di elenchi in linea di Modular Messaging, il timeout per la ricerca, il limite per la ricerca e la base di ricerca (la base di ricerca predefinita è ou=people, dc=avaya). Accettare i valori predefiniti o contattare l amministratore del sistema. Accettare i valori predefiniti. Solo per Outlook 2000: selezionare la casella di controllo Pianifica invio/ricezione automatica ogni: se si desidera che Outlook esegua un'operazione di invio/ricezione. Indicare nell apposita casella l intervallo di tempo con il quale le operazioni di invio/ricezione automatica devono essere ripetute. Accettare i valori predefiniti. Selezionare la casella di controllo Svuota la cartella Posta eliminata all uscita se si desidera che Modular Messaging elimini tutti i messaggi presenti nella cartella Posta eliminata all uscita da Outlook. Fare clic su OK per applicare tutte le impostazioni. IMPORTANTE: è necessario riavviare Outlook affinché le modifiche abbiano effetto Avaya Inc. Agosto 2008 Pagina 3 di 7

4 * Suggerimenti, trucchi e consigli: Se l'archivio messaggi è Avaya Message Storage Server (MSS): dopo l installazione, la configurazione e il conseguente riavvio del computer E di Microsoft Outlook, al profilo di Outlook viene aggiunta una nuova cartella chiamata Account Avaya. Se la cartella non è disponibile, fare clic sulla barra degli strumenti di Outlook, quindi selezionare Visualizza > Elenco cartelle, per visualizzare tutte le cartelle nella parte sinistra dello schermo. Se l'archivio messaggi è Avaya Message Storage Server (MSS): per controllare la nuova casella di posta vocale, fare clic sul segno + vicino al nome della cartella Account Avaya, quindi fare clic su Posta in arrivo. Se l'archivio messaggi è Avaya Message Storage Server (MSS): per DISATTIVARE le funzioni Riquadro anteprima e Anteprima automatica della cartella Posta in arrivo dell Account Avaya, dal menu di Outlook fare clic su Visualizza > Riquadro anteprima e, analogamente, selezionare Visualizza > Anteprima automatica. Se sono ATTIVE, le funzioni Riquadro anteprima e Anteprima automatica scaricano i messaggi vocali sul computer rallentando così tutte le operazioni. Questo potrebbe provocare ritardi agli utenti desktop e ritardi significativi agli utenti in modalità remota. Le tre nuove icone visualizzate nella parte più a destra della barra degli strumenti di Outlook consentono di registrare, inviare e rispondere a messaggi vocali. Per aprire il nuovo modulo Voice Form fare clic sull icona telefono. Per registrare un messaggio fare clic sul pulsante Registra (di colore rosso). Per impostazione predefinita, il voice recorder si aspetta che l utente utilizzi il computer (Multimedia) per riprodurre e registrare messaggi. Se si vuole utilizzare il telefono, fare clic su Opzioni nella barra degli strumenti Voice Form e scegliere Telefono nella scheda Impostazione supporto. Per completare la modifica delle impostazioni, RICORDARSI di fare clic sul pulsante Applica. Quando si aggiunge un indirizzo a un messaggio vocale, per risolvere immediatamente l indirizzo del destinatario dopo aver digitato un nome o una parte di nome nel campo A, premere Ctrl K. Dopo aver risolto un indirizzo, fare clic destro sul nome e selezionare Proprietà per visualizzare i dati relativi a dove il messaggio viene inviato. Per Outlook 2002 (XP)/2003/2007: impostare Outlook in modo tale da eseguire in automatico le operazioni di invio/ricezione. Dal menu Outlook, fare clic su Strumenti > Impostazioni invio/ricezione > Definisci gruppi di invio/ricezione (Per Outlook 2003/Outlook 2007: fare clic su Strumenti > Invio/Ricezione > Impostazioni invio/ricezione > Definisci gruppi di invio/ricezione ). Sotto Quando Outlook è in rete (per Outlook 2003: sotto Impostazione per il gruppo Tutti gli account ), selezionare la casella di controllo Pianifica invio/ricezione automatica ogni e nella casella adiacente, indicare l intervallo di tempo in base al quale le operazioni di invio/ricezione devono essere ripetute. Impostare l intervallo di tempo a 2 o 3 minuti Avaya Inc. Agosto 2008 Pagina 4 di 7

5 Configurazione fax nativo per Avaya Modular Messaging 1. Prerequisiti: 1. Verificare che la configurazione dell'apparecchio fax sia supportata da Avaya Modular Messaging. Per informazioni sulle configurazioni supportate, visitare il sito 2. Connessione alla stampante fax Modular Messaging da un client: Eseguire una delle seguenti istruzioni a seconda della versione di Windows in uso: Windows XP 1. Dal menu Start, selezionare Impostazioni e fare clic su Stampanti e fax. 2. Fare clic su Aggiungi stampante Selezionare una Stampante di rete e fare clic su Avanti. 5. Selezionare Connessione alla stampante e inserire il nome della stampante fax nel formato \\nome-computer\nome-stampante-fax. 6. Solo per Modular Messaging per MSS: quando viene richiesto di connettersi a un account, inserire il nome dell'account Windows del client (l'account a cui si è al momento connessi) e la relativa Password. 7. Selezionare No alla richiesta Utilizzare questa stampante come stampante predefinita Fare clic su Fine. Windows Vista 1. Dal menu Start, selezionare Pannello di controllo e fare clic su Hardware e audio. 2. Fare clic su Aggiungi stampante Selezionare una Stampante di rete e fare clic su Avanti. 5. Inserire il nome della stampante fax nel formato \\nome-computer\nome-stampante-fax. 6. No alla richiesta Utilizzare questa stampante come stampante predefinita Fare clic su Fine. 3. Visualizzazione del codice di autorizzazione fax (FAC) sul client: Nota: 1. Il FAC non è necessario per gli abbonati alla versione di Modular Messaging- Microsoft Exchange. Le credenziali di Windows vengono utilizzate per autenticasi al fine di inviare i fax. 2. È possibile utilizzare Subscriber Options o Web Subscribers Options per scaricare il FAC sul computer. 1. Per visualizzare il FAC mediante a. Web Subscriber Option (WSO), nella home page WSO, fare clic su Esperienza personale -> Stampa fax -> campo Codice di autorizzazione fax. b. Subscriber Option (SO), fare clic sulla scheda Accesso fax -> campo Codice di autorizzazione fax. Questa operazione viene eseguita una sola volta, infatti il FAC viene inserito automaticamente la prima volta che si seleziona questa pagina/scheda Avaya Inc. Agosto 2008 Pagina 5 di 7

6 4. Invio/ricezione di fax dal client: Eseguire una delle seguenti istruzioni a seconda della versione di Windows in uso: Windows XP 1. Selezionare il documento da inviare per fax. 2. Nel menu File, selezionare Stampa. 3. Selezionare Stampante fax. Viene visualizzata la procedura guidata dell'invio di fax. Fare clic su Stampa. 4. Selezionare Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo delle informazioni del mittente. 5. Nella finestra di dialogo.informazioni sul destinatario,immettere il nome e il numero di fax del destinatario o fare clic su Rubrica per selezionare un destinatario. 6. Viene visualizzata la finestra di dialogo della pagina di copertina. 7. Per aggiungere una pagina di copertina al messaggio fax, immettere le informazioni necessarie nella finestra di dialogo della pagina di copertina. 8. Viene visualizzata la finestra di dialogo delle informazioni sul mittente. 9. Inserire le informazioni sul mittente e il codice di autorizzazione fax (FAC) nel campo del codice di fatturazione. Nota: la prima volta che si desidera inviare un messaggio fax viene richiesto di immettere le informazioni sul mittente e il codice di autorizzazione fax. Queste informazioni vengono utilizzate automaticamente per ciascuna richiesta di stampa fax successiva. 10. Viene visualizzata la finestra di dialogo della pianificazione dell'invio di fax. Specificare quando si desidera che venga inviato il fax e impostare la priorità del fax. 11. Fare clic su Avanti per completare la creazione del fax. 12. Fare clic su Fine per inviare il fax. Nota: è possibile controllare lo stato di avanzamento del messaggio fax nella console del fax. Quando si invia un messaggio fax, il servizio di invio fax di Modular Messaging invia un messaggio di notifica sullo stato del recapito del fax (recapito riuscito o non riuscito) nella casella postale di Modular Messaging. Windows Vista 1. Selezionare il documento da inviare per fax. 2. Nel menu File, selezionare Stampa. 3. Selezionare Stampante fax. Viene visualizzata la procedura guidata di configurazione del fax. 4. Selezionare di connettersi al server fax della propria rete. 5. Specificare il server MAS su cui è condivisa la stampante fax. 6. Scegliere un nome di identificazione per questo server MAS. 7. Fare clic su Fine. 8. Selezionare Strumenti -> finestra di dialogo delle informazioni sul mittente del fax. 9. Inserire le informazioni su mittente e il fax. Immettere il codice di autorizzazione fax (FAC) nel campo del codice di fatturazione. Nota: la prima volta che si desidera inviare un messaggio fax viene richiesto di immettere le informazioni sul mittente e il codice di autorizzazione fax. Queste informazioni vengono utilizzate automaticamente per ciascuna richiesta di stampa fax successiva. 10. Fare clic su OK. Viene visualizzato il Nuovo messaggio fax a cui è allegato il documento selezionato. Specificare il destinatario, quando si desidera che venga inviato il fax e impostare la priorità del fax. 11. Fare clic su OK per completare la creazione del fax. 12. Fare clic su Invia per inviare il fax. Nota: è possibile controllare lo stato di avanzamento del messaggio fax nella console del fax. Quando si invia un messaggio fax, il servizio di invio fax di Modular Messaging invia un messaggio di notifica sullo stato del recapito del fax (recapito riuscito o non riuscito) nella casella postale di Modular Messaging Avaya Inc. Agosto 2008 Pagina 6 di 7

7 5. Risoluzione dei problemi: richiedere all'amministratore di sistema di: 1. Verificare che il servizio di invio fax di Modular Messaging sia disponibile. 2. Controllare che la scheda Generale per il nodo di configurazione fax sia disponibile in VMSC. 3. Verificare che il servizio di invio fax di Modular Messaging Fax sia predisposto all'invio/ricezione dei fax. 4. Verificare che l'ufficio IT locale abbia creato un trust unidirezionale tra il dominio Windows privato su cui è installato MM e il dominio Windows aziendale utilizzato dagli utenti dell'azienda. 5. Per MSS, è necessario che la classe di servizio (COS) dell'abbonato consenta l'invio/ricezione dei fax. 6. Verificare che la configurazione dell'apparecchio fax sia supportata da Avaya Modular Messaging. Per informazioni sulle configurazioni supportate, visitare il sito 7. Per abilitare l'invio di fax dal client, verificare di aver completato le seguenti procedure: a. Configurazione del servizio fax di Modular Messaging. b. Condivisione della stampante fax di Modular Messaging. Per ulteriori informazioni, consultare la guida per l'installazione e gli aggiornamenti dell'archivio messaggi Avaya Inc. Agosto 2008 Pagina 7 di 7