Note per la realizzazione dei siti web dell Università degli studi di Firenze Versione del 4 febbraio 2014

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1 Note per la realizzazione dei siti web dell Università degli studi di Firenze Versione del 4 febbraio 2014 Premessa Il progetto per la realizzazione e la gestione dei nuovi siti web dell Università degli studi di Firenze è stato messo a punto dal Gruppo di Progetto nominato con decreto rettorale e composto dal Delegato del rettore per la Comunicazione, prof. Carlo Sorrentino, coordinatore, dal Presidente CSIAF prof. Paolo Rissone e dal prof. Giacomo Bucci, ordinario di Ingegneria del software. Con un successivo decreto del Direttore generale si è quindi dato vita a due gruppi di lavoro rispettivamente relativi agli aspetti contenutistici e organizzativi, coordinato dalla dott.ssa Antonella Maraviglia, e agli aspetti tecnici, coordinato dal dott. Michele Gianni. Nello svolgimento delle loro attività tutti i gruppi di lavoro menzionati si sono avvalsi dei materiali e della documentazione prodotta da altri due gruppi di lavoro costituitisi negli anni precedenti sempre in materia di analisi e gestione dei siti: il gruppo dei delegati ai siti web delle facoltà il gruppo di lavoro attivato dal Nucleo di valutazione per analizzare la presenza sul sistema dei siti d ateneo dei requisiti ministeriali richiesti in materia di trasparenza delle informazioni on line. A conclusione del lavoro di analisi sono stati definiti gli standard del progetto e avviati i test di prova: i modelli/prototipo possono essere visionati ai seguenti indirizzi: A. SITO DI DIPARTIMENTO B. SITO DI SCUOLA C SITO DI CORSO DI LAUREA D SITI RELATIVI AI SERVIZI DELL ATENEO (SIAF, CSAVRI, SBA, CLA ecc.) E A FUNZIONI STRATEGICHE (ancora non disponibile) I responsabili dei siti web di ogni Dipartimento, Scuola e Corso di Laurea sono rispettivamente il Direttore del Dipartimento, il Presidente della Scuola e il Presidente del Corso di studio (cfr. le Note legali del sito unifi). Per esigenze organizzative, pur mantenendo tale responsabilità, essi possono farsi rappresentare da un docente o a un ricercatore facente parte della struttura. I responsabili dei siti relativi ai servizi e alle funzioni strategiche dell Ateneo sono individuati all interno delle strutture che li gestiscono.

2 Ogni Dipartimento e ogni Scuola indica - fra il personale tecnico-amministrativo - un redattore che cura la realizzazione e gestione operativa del sito della struttura. Per quanto concerne i Corsi di Laurea, il Presidente del Corso definisce con il Presidente della Scuola a cui afferisce le modalità di collaborazione con il redattore cui è affidata la gestione del sito della Scuola. Le seguenti note definiscono le attività e i compiti relativi alla pubblicazione sul sito web dell Università degli studi di Firenze e sui siti elencati in premessa ai punti A, B, C e D. L articolazione dei nuovi siti web, da un lato, riflette la nuova struttura organizzativa dell Ateneo e dall altro, risponde all uso comune che gli studenti fanno dei siti web. Come già avvenuto per l immagine coordinata e la brand architecture del nuovo logo, è stato definito un sistema di gerarchie e di relazioni visive tra il brand principale (Università degli Studi di Firenze) e le realtà che di fatto la costituiscono. La struttura complessa dell Ateneo fiorentino quindi, anche nella comunicazione sul web, è stata ricondotta ad un modello identitario che favorisca la riconoscibilità dell Ateneo all esterno e consolidi il senso di appartenenza all interno. Le sottostrutture interne ai Dipartimenti (unità di ricerca, laboratori, centri di ricerca, dottorati) o alle Scuole (corsi di specializzazione o corsi di perfezionamento e aggiornamento) avranno quindi pagine specifiche dedicate sui siti delle strutture di appartenenza e non siti autonomi. Analogamente iniziative scientifiche e culturali (convegni, congressi, progetti di ricerca) potranno avere anche loro pagine specifiche dedicate sui siti delle strutture di appartenenza e non siti autonomi. Le richieste per l attivazione di altri siti rispetto a quelli sopra indicati, relativi a specifici temi o ad altre attività svolte in Ateneo o dall Ateneo, adeguatamente motivate e supportate da una mappa dei contenuti, devono essere rivolte al Gruppo di Progetto che le vaglierà definendo le specifiche in accordo con il Gruppo per la realizzazione e la gestione del sito web. Struttura organizzativa di gestione del nuovo sistema web di Ateneo La struttura organizzativa di gestione del nuovo sistema web di Ateneo prevede: a) un Gruppo di progetto formato dal Delegato del Rettore alla Comunicazione, dal Presidente del SIAF e da un numero di esperti fino a un massimo di 3 nominati dal Rettore b) un Gruppo per la realizzazione e gestione del sito web, costituito con decreto del Direttore Generale, formato dal responsabile dell Ufficio Stampa e redazione sito web, dal responsabile dell Ufficio Progettazione della Comunicazione entrambi dell Area della Comunicazione e Relazioni esterne e dal Responsabile dell Ufficio siti web di SIAF.

3 c) un Gruppo di redattori afferenti alle strutture periferiche recentemente costituitosi in gruppo di lavoro con decreto del Direttore generale - che costituiscono la cosiddetta Redazione diffusa. La composizione della redazione diffusa è indicata nella lettera di costituzione del gruppo. d) un Responsabile della pubblicazione per ogni sito web. I responsabili della pubblicazione coincidono con i responsabili della struttura a cui si riferisce il sito. Come detto sopra, per esigenze organizzative, pur mantenendo tale responsabilità, essi possono farsi rappresentare da altri nelle attività della Redazione diffusa. Il Gruppo per la realizzazione e gestione del sito web e il Gruppo di redattori afferenti alle strutture periferiche si riuniscono periodicamente al fine di verificare e condividere eventuali innovazioni introdotte e attività in programma. Il sito web ( e i siti delle altre strutture sono gli ambienti telematici attraverso cui l Ateneo fiorentino comunica, informa e rende disponibili i servizi on line. I siti web si ispirano a principi di trasparenza, di partecipazione e assicurano, con modalità innovative, la massima circolazione di informazioni complete e qualificate tra l amministrazione e i suoi utenti. Al contempo assolvono l obbligo di pubblicazione di atti, provvedimenti amministrativi (di cui alla legge 69/2009 e Dlgs 33/2013) e contenuti minimi individuati dalla recente normativa, con particolare riferimento al Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005). La grafica dei siti è curata dall Ufficio Progettazione Comunicazione, la progettazione e gestione dei contenuti dall Ufficio Redazione Sito Web e la realizzazione tecnica da SIAF-Ufficio Siti Web Compiti del Gruppo di Progetto Il Gruppo di Progetto è responsabile della definizione delle linee di indirizzo e sviluppo del sistema web di Ateneo. È altresì responsabile del monitoraggio e della valutazione, finalizzati a garantire lo sviluppo coerente del progetto siti web con le linee d indirizzo. In caso di difformità di alcuni siti o parti di siti da tali linee d indirizzo il Gruppo di Progetto dovrà richiedere l adeguamento. Nel caso le difformità perdurassero, il gruppo di progetto determinerà la chiusura del sito. Compiti del Gruppo per la realizzazione e gestione del sito web All Area della Comunicazione e relazioni esterne Ufficio Stampa e Redazione sito web sono affidate le funzioni di: - organizzazione della struttura, gestione e pubblicazione di contenuti anche

4 multimediali del sito Tale attività si concretizza nell elaborazione e nell aggiornamento dei contenuti, secondo principi di completezza dell informazione, chiarezza del linguaggio, semplicità di consultazione; - coordinamento delle attività della Redazione Diffusa predisposta per la realizzazione e gestione dei siti delle strutture periferiche, attraverso la supervisione della struttura generale del sito e l impostazione delle singole pagine web; - verifica delle attività e pubblicazione dei siti delle strutture gestiti dai redattori della Redazione Diffusa, al fine di valutarne l aggiornamento e l attenzione ai criteri di usabilità; nonché il rispetto delle linee d indirizzo; - supporto ai redattori della Redazione Diffusa allo scopo di ottimizzare l utilizzo del programma di gestione dei contenuti e assicurare il rispetto di omogenee regole di stile per la scrittura sul web, tali da assicurare chiarezza dei contenuti. All Area della Comunicazione e relazioni esterne Ufficio Progettazione Comunicazione sono affidate le funzioni di: - Cura e gestione dell assetto grafico e della immagine coordinata del sito. Ai Servizi Informatici dell Ateneo fiorentino Ufficio siti web sono affidate le funzioni di: - Web reporting: monitoraggio costante dei dati statistici relativi all accesso al sito - Supporto tecnico nella risoluzione di problemi legati alla elaborazione e alla pubblicazione delle pagine web; - Verifica della rispondenza del sito ai requisiti richiesti dalla specifica normativa vigente in materia, in collaborazione con gli uffici competenti. Compiti e responsabilità della Redazione Diffusa Alla Redazione Diffusa competono la redazione e l'aggiornamento dei contenuti presenti nel sito web, secondo quanto di seguito specificato. I responsabili dei contenuti dei siti di Dipartimento, Scuole e Corsi di Laurea [vedi punto d) precedente] - promuovono presso la propria struttura l aggiornamento del sito e/o delle pagine dei siti e la completezza informativa - visionano e approvano i contenuti e gli aggiornamenti delle pagine web predisposte dai redattori. I redattori:

5 - inseriscono gli aggiornamenti attraverso un accesso riservato al sistema di gestione dei contenuti del sito; - si coordinano costantemente con la redazione web per quanto riguarda gli aggiornamenti più importanti e le modifiche della struttura dei contenuti del sito; - concordano con il proprio Responsabile ogni eventuale modifica con cui intervenire sulle pagine già pubblicate; - assistono il personale della propria struttura per quanto concerne l uso del sito; Dismissione spazi web oggi attivi I siti web attualmente online realizzati con il site CMS-format SIAF saranno disattivati quanto prima, previo accordo con il responsabile del sito. I contenuti ancora validi possono essere trasferiti nelle pagine interne dei siti istituzionali (a seconda dei casi sul sito di Ateneo o sui siti di Dipartimento, Scuola o Corsi di Laurea). La valutazione del trasferimento dei contenuti deve essere concordata dai Responsabili della pubblicazione dei contenuti in accordo con un membro del Gruppo per la realizzazione e gestione del nuovo sito web. Trattamento dei dati Nel caso in cui sul sito web siano presenti informazioni e richieste che necessitino dell inserimento di dati personali da parte degli utenti, tali dati saranno esclusivamente trattati nel pieno rispetto della normativa vigente sulla protezione dei dati personali. Di volta in volta sarà presente l apposita informativa ex art.13 d.lgs.196/2003, con le indicazioni del responsabile e degli incaricati del trattamento.