Regolamento a carattere generale relativo agli Amministratori provinciali Indice CAPO I CAPO II CAPO III CAPO IV CAPO V CAPO VI CAPO VII

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1 Regolamento a carattere generale relativo agli Amministratori provinciali Approvato dal Consiglio provinciale con deliberazione n, 30771/2009/87 del 23 luglio 1991 (C.R.C. 1/8/91 n ) prima pubblicazione all'albo Pretorio dal 26 luglio al 9 agosto 1991, seconda pubblicazione dal 13 al 28 agosto Modificato con deliberazione n.4587/2009/87 dell'8 maggio 1997 (C.R.C. 28/5/1997 n ) prima pubblicazione all'albo Pretorio dal12 al 27 maggio 1997, seconda pubblicazione dal 17 giugno al 2 luglio 1997 Indice CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI art. 1 Ambito di applicazione art. 2 Obiettivi art. 3 Determinazione delle spese art. 4 Fondo economale CAPO II SPESE DI RAPPRESENTANZA art. 5 Definizione art. 6 Elenco delle ditte ed esercizi art. 7 Autorizzazioni art. 8 Ammissibilità art. 9 Prenotazioni CAPO III ACQUISTO DI QUOTIDIANI E RIVISTE art. 10 Dotazione art. 11 Condizioni CAPO IV SERVIZIO BAR art. 12 Consumazioni art. 13 Approvvigionamenti art. 14 Concorso spese CAPO V MISSIONI E TRASFERTE DEGLI AMMINISTRATORI art. 15 Trattamento di missione art. 16 Istituzione e funzioni CAPO VI PARTECIPAZIONI ALLE RIUNIONI DEGLI ORGANI DI ENTI E ASSOCIAZIONI art. 17 Trattamento riconosciuto art. 18 Preavviso CAPO VII PARTECIPAZIONE A CONVEGNI E CONGRESSI art. 19 Composizione delegazioni art. 20 Informazione alla Conferenza dei capi gruppo

2 art. 21 Trattamento riconosciuto CAPO VIII DISPOSIZIONI COMUNI AI CAPI PRECEDENTI art. 22 Fondo di dotazione art. 23 Anticipazione art. 24 Rendiconto art. 25 Liquidazione e rimborso CAPO IX GRUPPI CONSIGLIARI art. 26 Servizi essenziali art. 27 Fondo di dotazione art. 28 Rinvio art. 29 Spese telefoniche e postali art. 30 Spese di rappresentanza art. 31 Spese per la stampa e l'informazione art. 32 Spese per convegni e congressi art. 33 Collaborazioni e consulenze art. 34 Rendiconto art. 35 Divieti art. 36 Disposizioni finali 2

3 Regolamento CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI ART. 1 Ambito di applicazione 1. Il presente regolamento disciplina i servizi di carattere generale relativi agli Amministratori provinciali. 2. Esso comprende: a) le spese di rappresentanza; b) l'acquisto di quotidiani e riviste; c) il servizio bar; d) le missioni e le trasferte degli Amministratori; e) la partecipazione degli Amministratori alle riunioni degli Organi degli Enti ed Associazioni cui la Provincia aderisce; f) la partecipazione degli Amministratori a convegni e congressi; g) il funzionamento dei Gruppi consiliari. 3. Restano esclusi, in quanto regolamentati dai provvedimenti di applicazione della legge 816/85: - le indennità di carica e di presenza; - i permessi retribuiti; - il rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute, entro i limiti del territorio provinciale, per la partecipazione alle sedute di consiglio, commissioni e Giunta, nonchè per la presenza necessaria presso la sede degli uffici per lo svolgimento delle funzioni proprie o delegate. ART. 2 Obiettivi Questo Regolamento si prefigge di uniformare la materia vigente, di semplificare le procedure e di migliorare la gestione amministrativa-contabile dell'attività relativa. ART. 3 Determinazione della spesa 1. L'Amministrazione determina ogni anno, con provvedimento da adottarsi dalla Giunta, l'ammontare della spesa, partitamente, per le esigenze di cui alle lettere a), b), c) ed e) del comma 2 dell'art Parimenti, ogni anno, con analogo provvedimento, la Giunta determina, sentita la Conferenza dei capi Gruppo, lo stanziamento a disposizione per il funzionamento dei Gruppi consiliari. 3. Con provvedimenti, invece, assunti di volta in volta, la Giunta dispone per la partecipazione della Provincia a Convegni e Congressi, in Italia e all'estero, approvano la spesa relativa. 4. La spesa, infine, concernente le missioni e trasferte viene annualmente deliberata con il provvedimento di approvazione del bilancio, unitamente ad altre spese relative al trattamento degli Amministratori. 3

4 ART. 4 Fondo Economale L'Economo degli Uffici Centrali viene dotato di un fondo adeguato, in rapporto alla spesa di cui al precedente art. 3, per provvedere all'anticipazione ed al pagamento dei conti, nei casi ed entro i limiti previsti dal presente Regolamento. CAPO II SPESE DI RAPPRESENTANZA ART. 5 Definizione 1. Sono spese di rappresentanza quelle derivanti da obblighi di relazione, connesse al ruolo istituzionale dell'ente, ed a doveri di ospitalità, specie in occasione di visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere, di incontri, Convegni e Congressi, organizzati direttamente dall'amministrazione o da altri, di manifestazioni o iniziative, in cui la Provincia risulti coinvolta, di cerimonie e ricorrenze. 2. Tali doveri ed obblighi si traducono, secondo i casi, nell'alloggio in albergo, nell'offerta di colazioni, ricevimenti o rinfreschi, nella cura di allestimenti (imbandieramenti, illuminazioni, addobbi floreali, ecc.), nella consegna o invio di omaggi (medaglie, targhe, coppe, fiori o corone, volumi, presenti vari). ART. 6 Elenco delle ditte ed esercizi 1. Col provvedimento di cui all'art. 3, comma 1, la Giunta determina ogni anno, sulla base delle risultanze di mercato, delle disponibilità e dei prezzi praticati, l'elenco delle dite e degli esercizi di cui servirsi (salvo casi particolari) per le occorrenze relative ai doveri di rappresentanza. 2. Rimane peraltro fermo quanto disposto da altre deliberazioni di carattere generale, come in tema di forniture. ART. 7 Autorizzazioni 1. Di norma l'ospitalità alberghiera, i ricevimenti, i rinfreschi e gli allestimenti vari debbono essere specificatamente autorizzati dalla Giunta. 2. Fanno eccezione quelli previsti nell'ambito di manifestazioni ed iniziative già regolarmente deliberate. 3. Fanno pure eccezioni i piccoli rinfreschi offerti in occasione di Conferenze stampa. 4. Rientra invece nella discrezionalità degli Amministratori provvedere per le altre fattispecie. 5. Anche il Segretario Generale ed i massimi Dirigenti dell'ente possono, in sede, offrire, ad eventuali ospiti, un consumazione d'uso e, in caso di necessità, la 4

5 colazione, previa autorizzazione, del Presidente o dell'assessore alla partita. ART. 8 Ammissibilità 1. Agli Amministratori è consentito offrire colazioni ed omaggi anche fuori sede, in occasione di missioni o viaggi, estero compreso, a condizione di reciprocità e nei limiti delle convenienze. 2. Non sono ammesse le colazioni di lavoro, quando i partecipanti sono tutti Amministratori o dipendenti dell'ente. ART. 9 Prenotazioni 1. L'economo degli Uffici Centrali provvede, a richiesta degli Amministratori e degli Uffici competenti, alle prenotazioni ed ai servizi di cui all'art. 7, comma 1, 2 e 3 nonché al pagamento delle relative fatture. CAPO III ACQUISTO DI QUOTIDIANI E RIVISTE ART. 10 Dotazione 1. Per le esigenze connesse con l'informazione, viene assicurata agli Amministratori ed agli Uffici la necessaria dotazione di quotidiani e riviste, in rapporto alle specifiche competenze. 2. L'Acquisto è effettuato giornalmente tramite l'economato degli Uffici Centrali. ART. 11 Condizioni 1. Ogni anno, in occasione dell'adozione del provvedimento di cui all'art. 3, comma 1, gli Amministratori e gli Uffici fanno pervenire alla Presidenza, al fine anche di determinare la spesa relativa, l'elenco dei quotidiani e delle riviste di cui disporre nel corso dell'anno. 2. Sono sempre possibili, in relazione ai bisogni emergenti, di carattere particolare e contingente, variazioni, durante l'anno, dell'elenco indicato, inoltrando una nota in tal senso alla Presidenza. 3. L'elenco non può contenere giornali e riviste non pertinenti o confacenti con i compiti istituzionali. CAPO IV SERVIZIO BAR ART. 12 Consumazioni 1. Agli Amministratori è assicurato, nello svolgimento dell'attività in cui sono impegnati presso l'ente, specie di Consiglio e di Commissione, un minimo di 5

6 ristoro, costituito da piccole consumazioni che, per quanto attiene il Consiglio, vengono erogate dal bar allestito presso il medesimo. 2. Gli Amministratori, i gruppi ed i massimi Dirigenti possono anche essere dotati, per le esigenze relative, di frigo-bar, fatto salvo quanto previsto dalle norme successive. ART. 13 Approvvigionamenti 1. Agli approvvigionamenti provvede - su richiesta degli interessati, che devono utilizzare il modello 1 allegato - l'economato degli Uffici Centrali, che si rifornisce, per gli acquisti al minuto, dagli esercizi individuati, in relazione alla vicinanza con la sede dell'ente ed ai prezzi praticati, nella deliberazione di cui all'art. 3 comma 1. ART. 14 Concorso spese 1. La Giunta determina annualmente, nel provvedimento di cui all'articolo precedente, i prezzi che gli Amministratori ed i dipendenti in servizio debbono corrispondere per le consumazioni effettuate, durante le sedute, al bar del Consiglio. CAPO V MISSIONI E TRASFERTE DEGLI AMMINISTRATORI ART. 15 Trattamento di missione 1. Ai sensi dell'art. 13 della legge 27 dicembre 1985 n. 816, al Presidente, agli Assessori e ai Consiglieri che, per ragioni del loro mandato, si rechino in missione (gli Assessori e i Consiglieri in virtù dell'incarico ricevuto dal Presidente) fuori dell'ambito territoriale della Provincia, è dovuto il rimborso delle spese effettivamente sostenute. 2. Stesso trattamento è riconosciuto al Presidente e agli Assessori che effettuino trasferte fuori sede, estero compreso, per attività connesse al proprio ruolo istituzionale. 3. In quest'ultimo caso gli interessati devono essere preventivamente autorizzati dalla Giunta. ART. 16 Spese riconosciute 1. Sono riconosciute. a) le spese di trasporto; b) le spese di pernottamento in albergo di prima categoria; c) altre spese (vitto, ecc.) entro il limite massimo stabilito annualmente dalla Giunta nel provvedimento di cui all'art. 3, comma Non sono riconosciute: - le spese sanitarie non coperte dal Servizio Sanitario Nazionale o dall'assicurazione; 6

7 - le spese di carattere strettamente personale; - le spese voluttuarie. CAPO VI PARTECIPAZIONI ALLE RIUNIONI DEGLI ORGANI DI ENTI E ASSOCIAZIONI ART. 17 Trattamento riconosciuto Agli Amministratori che fanno parte degli Organi statutari degli Enti ed Associazioni, cui la Provincia formalmente aderisce, è riconosciuto, ogni qual volta siano chiamati a partecipare alle riunioni, in Italia o all'estero, degli Organismi medesimi, il trattamento previsto per le missioni di cui al Capo V. ART. 18 Preavviso Gli interessati risultano tenuti ad informare preventivamente la Presidenza dell'amministrazione, allegando alla nota la convocazione e l'ordine del giorno delle riunioni predette. CAPO VII PARTECIPAZIONE A CONVEGNI E CONGRESSI ART. 19 Composizione delegazioni 1. Con i provvedimenti di cui al precedente art. 3, comma 3, la Giunta determina anche la composizione della delegazione incaricata di rappresentare la Provincia al Convegno o Congresso. 2. In relazione all'importanza dell'avvenimento, la Giunta avrà cura di garantire una partecipazione dei Consiglieri. 3. Delle delegazioni possono essere chiamati a fare parte anche Funzionari dell'ente, tenuto conto delle specifiche competenze. 4. Le variazioni della composizione delle delegazioni on richiedono una nuova deliberazione della Giunta, ma solo una presa d'atto, salvo il caso in cui ciò comporti un aumento del numero dei partecipanti. ART. 20 Informazione alla Conferenza dei capi Gruppo Di tutti i provvedimenti dianzi citati va data tempestivamente informazione alla Conferenza dei capi Gruppo consigliari. ART. 21 Trattamento riconosciuto Ai componenti delle delegazioni provinciali è riconosciuto il trattamento previsto per le missioni di cui al Capo V. 7

8 CAPO VIII DISPOSIZIONI COMUNI AI CAPI PRECEDENTI ART. 22 Fondo di dotazione 1. La Giunta provinciale determina ogni anno, con il provvedimento di cui all'art. 3, comma 1, il fondo di dotazione del Presidente e degli Assessori per le spese indicate alle lettere a), b) e c) del comma 2 dell'art. 1, nonchè di quelle dell'art. 15, comma Con il medesimo provvedimento viene dalla Giunta stabilito anche un fondo di dotazione complessiva per il Segretario generale e la Dirigenza, per fare fronte alle spese di cui alle lettere a), b) e c) del comma 2 dell'art Il competente Settore degli Uffici finanziari darà ogni tre mesi comunicazione alla Giunta delle spese sostenute dagli Assessori e dalla Dirigenza. ART. 23 Anticipazione 1. L'Economo degli uffici centrali può anticipare, a richiesta degli interessati, le spesi di cui alle lettere a) e b) del comma 1, dell'art Maggiori anticipazioni devono essere specificatamente autorizzate dalla Giunta. ART. 24 Rendiconto 1. Gli Amministratori ed i Dirigenti sono tenuti a chiedere il rimborso delle spese sostenute per le causali di cui ai capi precedenti, entro e non oltre i quindici giorni successivi. 2. Le richieste devono essere presentate all'amministrazione dietro compilazione del modello 2 allegato al presente regolamento. 3. Per le spese indicate all'art. 22 non può essere superato relativo fondo di dotazione. ART. 25 Liquidazione e rimborso 1. Di tutte le spese di cui agli articoli precedenti l'economo deve presentare la richiesta di rimborso entro un mese. 2. I competenti Uffici finanziari provvedono alla liquidazione entro i trenta giorni successivi. CAPO IX GRUPPI CONSILIARI ART. 26 Servizi essenziali 8

9 1. Ai sensi dell'art. 24 della legge 27 dicembre 1985 n. 816, l'amministrazione assicura ai Gruppi consiliari della Provincia, in relazione alla loro Consistenza, un'idonea sede, per l'esercizio della loro attività. 2. Mette inoltre a disposizione, cumulativamente, le seguenti strutture: - sale per riunioni; - servizio di segreteria; - apparecchiature varie (fax, fotoriproduttori, ecc.). ART. 27 Fondo di dotazione 1. La Giunta determina annualmente, sentita la Conferenza dei capi Gruppo, il fondo di dotazione di ciascun Gruppo consiliare, costituito da una quota fissa e da una quota commisurata alla consistenza numerica. 2. Per i Gruppi rappresentati in Giunta saranno detratti dal fondo le quote pari al numero degli Assessori. 3. Nell'ambito del fondo assegnato, ogni Gruppo può effettuare spese, in termini di servizi, come segue: a) spese telefoniche e postali; b) spese per acquisto di giornali e riviste; c) spese per la stampa e l'informazione; d) spese per servizio bar; e) spese di rappresentanza; f) spese per Convegni e manifestazioni; g) spese per consulenze. ART. 28 Rinvio 1. Relativamente all'acquisto di quotidiani e riviste ed al servizio bar, sono applicabili ai Gruppi consiliari le disposizioni di cui ai capi III e IV. 2. Le richieste devono essere sottoscritte dal capo Gruppo. ART. 29 Spese telefoniche e postali 1. L'Amministrazione provvede ad installare presso la sede di ciascun Gruppo uno o più apparecchi telefonici, a seconda delle necessità, abilitati all'esterno e riservati al Gruppo stesso. 2. L'importo delle utenze viene imputati al fondo di dotazione. 3. Per le spese postali, l'ufficio spedizioni dell'archivio cura la registrazione dei plichi in partenza e degli importi relativi su registri, distinti per Gruppo, vidimati dall'economo degli Uffici centrali. 4. Le richieste di spedizione devono essere sempre accompagnate da una distinta. 5. Ogni due mesi l'ufficio spedizioni trasmette all'economo degli Uffici centrali l'elenco delle spedizioni effettuate per Gruppo con gli importi relativi. 9

10 ART. 30 Spese di rappresentanza 1. I Gruppi possono provvedere alle spese di rappresentanza di cui all'art. 7, comma Sono applicabili alle spese di rappresentanza dei Gruppi le disposizioni di cui all'art. 8, comma 2, art. 9 ed art. 24, commi 1 e 2. ART. 31 Spese per la stampa e l'informazione 1. I Gruppi possono assumere iniziative di carattere divulgativo ed informativo, utilizzando l'ufficio stampa e il Centro stampa interni. 2. Qualora i Gruppi intendano avvalersi di strutture esterne, devono sottoporre alla Giunta il relativo progetto per i dovuti provvedimenti deliberativi, a termini delle vigenti disposizioni di legge. ART. 32 Spese Convegni e manifestazioni 1. I Gruppi possono altresì promuovere Convegni e manifestazioni su argomenti e problemi d'interesse dell'ente. 2. Devono però sottoporre alla Giunta il relativo progetto con i costi previsti, per i dovuti provvedimenti deliberativi, a termini delle vigenti disposizioni di legge. ART. 33 Collaborazioni e consulenze 1. I Gruppi consiliari possono avvalersi di collaborazioni e consulenze, inoltrandone richiesta al Presidente. 2. Il rapporto di collaborazione o consulenza viene formalizzato, sulla base della proposta nominativa formulata da parte dei capi Gruppo, con apposita convenzione, di cui all'allegato 3 al presente regolamento, da approvarsi dalla Giunta. 3. Il capo Gruppo risponde del rapporto in parola nei termini stabiliti dalla convenzione e le richieste di documentazione o d'informazione devono essere comunque inoltrate al Presidente dal capo Gruppo medesimo per iscritto. 4. La convenzione ha durata annuale, è rinnovabile e non può superare il mandato amministrativo. 5. Gli oneri finanziari relativi non possono superare il fondo di dotazione assegnato al Gruppo. ART. 34 Rendiconto 10

11 1. Il competente Settore degli Uffici finanziari darà ogni tre mesi comunicazione alla Giunta ed ai Gruppi delle spese impegnate e liquidate dai Gruppi consiliari. 2. Nel caso che nel corso dell'anno si verifichi uno splafonamento del fondo assegnato, questo deve essere preventivamente autorizzato dalla giunta, sentita la Conferenza dei capi Gruppo, e formalizzato con apposito provvedimento entro il termine dell'esercizio. 3. Il supero verrà comunque recuperato nell'anno successivo. ART. 35 Divieti 1. I gruppi consiliari non possono utilizzare, neppure parzialmente, il fondo agli stessi assegnato per finanziare, direttamente o indirettamente, le spese di funzionamento degli organi centrali e periferici di partiti politici, delle loro articolazioni politico-organizzative o di altri raggruppamenti interni ai partiti medesimi. ART. 36 Disposizioni finali 1. Il presente Regolamento entro in vigore dalla data di approvazione del C.R.C. 2. Sono abrogate tutte le disposizioni, precedentemente approvate, che sono in contrasto o superate dal medesimo. 11