DECRETO n. 62 del 29/01/2015

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1 ASL di Brescia Sede Legale: viale Duca degli Abruzzi, Brescia Tel Fax informa@aslbrescia.it Posta certificata: servizioprotocollo@pec.aslbrescia.it Codice Fiscale e Partita IVA: DECRETO n. 62 del 29/01/2015 Cl OGGETTO: Adozione convenzione con Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia per ritiro materiale cartaceo. Il DIRETTORE GENERALE - Dr. Carmelo Scarcella nominato con D.G.R. IX/ del Acquisito il parere di legittimità del DIRETTORE AMMINISTRATIVO Dott. Pier Mario Azzoni

2 IL DIRETTORE GENERALE Premesso che: - risulta necessario procedere periodicamente allo scarto di tutta quella documentazione di carattere amministrativo, contabile, sanitario, socio-sanitario, per la quale siano già trascorsi i termini di conservazione in archivio di deposito e che, allo stesso tempo, non sia considerata di rilevanza storica tale da renderne opportuna la conservazione illimitata; tale eliminazione si rende altresì necessaria per una ordinata tenuta dell'archivio che eviti l'accumulo di documentazione inutile; - nel rispetto delle prescrizioni normative in materia, di cui al D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, prima di procedere alla distruzione di materiale d archivio, è necessario acquisire il nulla osta della Soprintendenza Archivistica competente per territorio; - ricevuta l autorizzazione, l Azienda può procedere alla distruzione della documentazione, effettuando le operazioni in proprio o avvalendosi di organizzazioni di volontariato o della Croce Rossa; - a conclusione del procedimento di scarto, la Dirigente della U.O. Affari Generali adotta una determinazione dirigenziale di presa d atto, successivamente trasmessa alla Soprintendenza Archivistica; Precisato che le disposizioni sul versamento e sullo scarto attualmente in vigore sono contenute nel/nella: - Testo unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445); - Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (D.P.R. 8 gennaio 2001 n. 37); - Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e ss.mm.ii.); - Circolare del Ministero del Tesoro Prot. n. 2/662 del 07 aprile 2004 Croce Rossa Italiana. Servizio ritiro carta da macero ; - Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82); - Circolare del Ministero per i Beni e le Attività Culturali n. 5, prot del 08 marzo 2007 Scarto materiale archivistico e cessione alla Croce Rossa Italiana ; Considerato che le procedure per lo scarto di atti e documenti d archivio sono disciplinate, dall Azienda, nel Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi approvato con Decreto del Direttore Generale n. 281 del ed in particolare nell Allegato n. 7 Piano di Conservazione e nell Allegato n. 8 Prontuario di scarto aggiornato con il massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e socio-sanitario regionale lombardo, approvato con D.G.R. n. X/325 del ; Richiamati, in particolare: - l art. 8 del DPR 37/2001 nella parte in cui precisa che le modalità di cessione degli atti d archivio di cui è stato disposto lo scarto, sono stabilite da ciascuna amministrazione anche attraverso le organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa; - la sopraccitata Circolare del Ministero per i Beni e le Attività Culturali n. 5, prot. n dell 08 marzo 2007 Scarto materiale archivistico e cessione alla Croce Rossa Italiana la quale prevede che la cessione gratuita degli atti di archivio da parte degli uffici statali e degli enti pubblici possa andare a favore della C.R.I. o di

3 altre organizzazioni no-profit di volontariato, che garantiscano in modo certo la distruzione, con particolare attenzione ai documenti contenenti dati sensibili, dei quali devono essere impediti usi impropri; Precisato altresì che: - questa azienda, per le operazioni di cui sopra, si è avvalsa, a titolo gratuito, della collaborazione della Croce Rossa Italiana Comitato Provinciale di Brescia fino all anno 2010 e, a decorrere dal 2011, dei Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia; delle operazioni di cessione e di scarto è stato, di volta in volta, redatto un verbale, sottoscritto da entrambe le parti, e trasmesso alla Soprintendenza unitamente alla determinazione dirigenziale di presa d atto dello scarto effettuato; - per quanto attiene allo scarto di altro materiale presente in archivio ci si avvale, in riferimento alla specificità dei materiali, di Ditte specializzate nel settore (es.: carte a pellicola per fotografia - lastre radiografiche, etc ) o si procede direttamente allo smaltimento presso l inceneritore comunale (es.: compact disc, marche auricolari dei bovini, ecc.) ; Ritenuto, in considerazione anche della periodicità con cui l Azienda effettua operazioni di scarto e cessione di documentazione d archivio, di regolamentare la collaborazione offerta attualmente dai Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia mediante la stipula di una convenzione della durata di 5 anni; Considerato che l associazione Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia ha manifestato il proprio consenso alla sottoscrizione della prevista succitata convenzione; Visto il regolamento aziendale di cui alla Deliberazione DG n. 217 del : Regolamento disciplinante i rapporti di collaborazione tra l A.S.L. della provincia di Brescia e Soggetti del Terzo settore in materia di affidamento di servizi e di forniture di beni ; Precisato che l'azienda si riserva di valutare, allo scadere della convenzione di cui trattasi, eventuali altri soggetti interessati a svolgere il servizio a titolo gratuito; Vista la proposta del Responsabile della U.O. Approvvigionamenti, Dott.ssa Elena Soardi, qui anche Responsabile del procedimento, che attesta la regolarità tecnica del presente atto; Dato atto che dal presente provvedimento non discendono oneri per l Azienda; Acquisito il parere di legittimità del Direttore Amministrativo, Dott. Pier Mario Azzoni; D E C R E T A a) di stipulare, per le motivazioni di cui in premessa, una convenzione con l associazione Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia per la cessione, a titolo gratuito, del materiale cartaceo d archivio da destinare al macero, mediante la sottoscrizione dell accordo che si allega, in schema, al presente provvedimento quale sua parte integrante e sostanziale (Allegato A composto di n. 3 pagine); b) di dare atto che la convenzione di cui trattasi ha la durata di 5 anni, a decorrere dalla data della effettiva sottoscrizione; c) di precisare che, alla scadenza della convenzione, l'azienda si riserva la facoltà di verificare le eventuali proposte di altri soggetti interessati a svolgere il servizio a titolo gratuito;

4 d) di dare atto che la convenzione verrà sottoscritta, per l Azienda, dalla Dirigente Responsabile della U.O. Approvvigionamenti, giusta delega conferita con Deliberazione D.G. n. 217/2009; e) di dare atto che dal presente provvedimento non discendono oneri per l Azienda; f) di dare atto che il presente provvedimento è sottoposto al controllo del Collegio Sindacale in conformità ai contenuti dell art. 3-ter del D.Lgs. n. 502/1992 e ss.mm.ii. e dell art. 12, comma 12, della L.R. n. 33/2009; g) di disporre, a cura della U.O. Affari Generali, la pubblicazione all Albo on-line sezione Pubblicità legale - ai sensi dell art. 18 della L.R. n. 33/2009 e dell art. 32 della L. n. 69/2009. Firmato digitalmente dal Direttore Generale Dr. Carmelo Scarcella

5 Allegato A CONVENZIONE TRA LA ASL DI BRESCIA E L ASSOCIAZIONE VOLONTARI PROTEZIONE CIVILE PARACADUTISTI ONLUS DI BRESCIA PER LE OPERAZIONI DI CESSIONE DI MATERIALE CARTACEO D ARCHIVIO DA DESTINARE AL MACERO A SEGUITO DI INTERVENUTO NULLAOSTA ALLO SCARTO DELLA SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER LA LOMBARDIA TRA L ASL di Brescia (qui di seguito denominata CEDENTE), C.F. n , con sede in Brescia, Viale Duca degli Abruzzi, 15, di cui il Rappresentante Legale è il Direttore Generale Dr. Carmelo Scarcella, a ciò legittimato in forza della Deliberazione di Giunta della Regione Lombardia n. IX/1088 del , rappresentata per la firma del presente atto dal Dirigente Responsabile della U.O. Approvvigionamenti, Dott.ssa Elena Soardi, giusta delega conferita con Deliberazione D.G. n. 217 del ; E L Associazione Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia, (qui di seguito denominata CESSIONARIO), codice fiscale n , con Sede Legale in Brescia, Via Lupi di Toscana n. 2, rappresentata da ; PREMESSO CHE: - l ASL di Brescia provvede periodicamente allo scarto di tutta quella documentazione, di carattere amministrativo, contabile, sanitario, socio-sanitario, priva di interesse storico e per la quale sono già trascorsi i termini di conservazione in archivio di deposito; - con Decreto D.G. n. 281 del è stato adottato, con decorrenza , il massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e socio-sanitario regionale lombardo, approvato con D.G.R. n. X/325 del ; - nel Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, oggetto di prima revisione con Decreto del Direttore Generale n. 281 del , sono state disciplinate le procedure per lo scarto di atti e documenti d archivio (v. Allegato n. 7 Piano di Conservazione ) ed è stato recepito (v. Allegato n. 8) il massimario di scarto già adottato con il summenzionato Decreto n. 281/14; - ai sensi dell art. 21 del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio", prima di procedere alla distruzione di materiale d archivio, è necessario acquisire il nullaosta della Soprintendenza Archivistica competente per territorio; - una volta acquisito il predetto nullaosta, è possibile procedere alle operazioni finalizzate alla distruzione fisica dei documenti tramite la Croce Rossa Italiana o tramite organizzazioni, anche di volontariato (art. 8 D.P.R. 37/2001) che ne garantiscano la definitiva eliminazione; - l Associazione Gruppo Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia, avente i requisiti di associazione senza scopo di lucro, si rende disponibile a farsi carico, a titolo gratuito, delle predette operazioni; 1

6 Allegato A SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE: ART. 1 OGGETTO DELLA CONVENZIONE 1. La presente convenzione ha come oggetto la cessione da parte dell ASL di Brescia in favore dell Associazione Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia, del materiale cartaceo d archivio da destinare al macero. 2. La cessione avviene a titolo gratuito, alle condizioni e secondo le modalità stabilite nel presente accordo. ART. 2 TIPOLOGIA DEL MATERIALE CEDUTO 1. E oggetto di cessione la documentazione cartacea d archivio per la quale è stata preventivamente acquisita la prevista autorizzazione allo scarto da parte della Soprintendenza Archivistica per la Lombardia. 2. Il materiale cartaceo è messo a disposizione dell Associazione cessionaria privo di frazioni merceologiche estranee (plastiche, metalli, ecc.). ART. 3 MODALITA DI SVOLGIMENTO DELLE OPERAZIONI 1. Il Cessionario si rende disponibile, su richiesta dell Azienda, al ritiro a titolo gratuito del materiale di cui al precedente art In particolare, il Cessionario mette a disposizione uno o più cassoni - da posizionarsi, in luogo concordato, presso la Sede aziendale nei quali il materiale di cui trattasi viene caricato, a cura dell Azienda, con proprio personale o avvalendosi di ditte di facchinaggio, sotto la supervisione del Dirigente della U.O. Affari Generali ed in presenza degli operatori dal medesimo incaricati. 3. Il Cessionario può altresì rendersi disponibile al ritiro del materiale presso sedi distrettuali e/o presidi del territorio ovvero presso eventuali altri luoghi di deposito della documentazione da scartare, dove le operazioni di carico saranno comunque effettuate da personale messo a disposizione dall Azienda e sotto la supervisione dei Dirigenti Responsabili degli assetti interessati o di altri funzionari a tal fine delegati. 4. Una volta ultimate le operazioni di carico dei cassoni, il Cessionario si impegna al loro ritiro, per il trasporto in cartiera del materiale destinato al macero. 5. Delle operazioni di scarto sopra descritte è redatta dichiarazione di avvenuta cessione, sottoscritta dalle parti in almeno n. 2 esemplari, di cui n. 1 originale è rilasciato al Cessionario; nella dichiarazione sono riportati, tra l altro, il peso complessivo del materiale, il numero dei colli ceduti e l attestazione di avvenuto macero. ART. 4 TRATTAMENTO DEI DATI Nel compimento delle operazioni sopra descritte, il Cessionario assume il ruolo di soggetto incaricato ai sensi dell art. 30 del D.Lgs. n. 196/2003, con riguardo all obbligo di mantenimento della necessaria riservatezza per quanto attiene a dati ed informazioni contenuti nella documentazione ceduta, nonché alla sua custodia fino a completa distruzione. ART. 5 DURATA Il presente contratto avrà efficacia per cinque anni a decorrere dalla data di sottoscrizione. Alla scadenza l Azienda si riserva la facoltà di verificare le eventuali proposte di altri soggetti interessati a svolgere il servizio a titolo gratuito. Ciascuna delle parti ha facoltà di recedere dalla presente convenzione mediante comunicazione scritta, con preavviso di almeno 30 giorni. 2

7 Allegato A Letto, confermato e sottoscritto. Brescia, Per l Associazione Volontari Protezione Civile Paracadutisti Onlus di Brescia ( i) Per l ASL DI BRESCIA PER DELEGA DEL DIRETTORE GENERALE Il Responsabile U.O. Approvvigionamenti (Dott.ssa Elena Soardi) 3