Regolamento per l'archivio di Stato. Noi Capitani Reggenti. la Serenissima Repubblica di San Marino

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1 N. 49. Regolamento per l'archivio di Stato. Noi Capitani Reggenti la Serenissima Repubblica di San Marino Promulghiamo e pubblichiamo il seguente Regolamento approvato dal Consiglio Grande e Generale nella sua Tornata delli 16 Settembre 1946: Art. 1. L'Archivio di Stato è retto da un Archivista di nomina del Consiglio Grande e Generale. Art. 2. L'Archivista ha l'obbligo di tenere aperto l'archivio agli studiosi con onorario da stabilirsi. E' obbligo dell'archivista di tenere: Art. 3. a) Un registro dei documenti dei quali darà comunicazione o farà copia; b) Un registro dei documenti estratti dall'archivio con licenza del Consiglio Grande e Generale, notando per ogni documento, fascicolo o volume l'autorizzazione ricevuta e, a suo tempo, l'avvenuta restituzione. Art. 4. L'Archivista potrà proporre al Consiglio Grande e Generale il ricupero o l'acquisto di atti che credesse utile conservare in Archivio. Art. 5. Ogni due anni i Sindaci di Governo faranno un'ispezione all'archivio, verificando se vi esistono i libri e le carte scritti nell'inventario, e ne riferiranno alla Reggenza. Concentrazione degli atti. Art. 6.

2 Tutte le Autorità Governative debbono depositare nell'archivio, al compiersi di ogni trentennio, i propri atti, tanto di protocollo generale, quanto di protocollo riservato. Art. 7. Gli originali dei rogiti notarili si dovranno depositare nell'archivio non piu' tardi di dieci giorni dalla cessazione dall'ufficio di Notaio. Art. 8. I diritti delle copie non estratte degli istrumenti stipulati dai Notai nell'ultimo anno di loro vita, saranno riservati agli eredi per sei mesi dalla morte del Notaio. Per le copie dei testamenti invece non aperti o non pubblicati saranno sempre riservati i diritti agli eredi. Art. 9. Nell'Archivio Governativo si depositeranno gli atti degli Uffici Governativi già soppressi, e che eventualmente non vi si trovassero ancora, e quelli che in avvenire fossero soppressi. Art. 10. Debbono conservarsi nell'archivio dello Stato tutti i sigilli fuori d'uso degli Uffici Governativi e dei Notai defunti o che abbiano cessato dal loro ufficio, nonchè i modelli delle monete e i punzoni delle medaglie fatte coniare dalla Repubblica e tutti quegli oggetti aventi qualsiasi carattere ufficiale che possono servire di corredo agli atti dell'archivio, e che l'archivista stimasse opportuno vi fossero conservati. Art. 11. Le consegne si fanno con verbale firmato dall'archivista e dai depositanti, munito di un inventario degli atti consegnati, da redigersi per cura dei depositanti e da firmarsi dai medesimi, e contenere l'indicazione delle serie e dei documenti consegnati, le date del tempo, in cui comincia o finisce ciascuna serie o ciascun documento, ed il numero dei volumi e dei mazzi che li compongono. Una copia autentica di questo inventario si trattiene in Archivio, mentre l'originale si trasmette, e deve rimanere, presso la Segreteria degli Interni. Art. 12. Non si accettano depositi di carte da privati, ma solo doni, previo assenso in iscritto della Reggenza. Ordinamento. Art. 13. Nell'archivio di Stato le carte debbono essere classificate per ufficio e divise per serie, e le serie ordinate cronologicamente. Art. 14.

3 Le carte non emanate da Uffici Governativi e non aventi carattere puramente storico o letterario, pervenute o che perverranno al Governo per dono di privati, o per altra forma di acquisto, si conserveranno nell'archivio Governativo, dove formeranno una particolare sezione dell'archivio di Stato. Art. 15. L'Archivio Notarile, oltre alla serie delle carte antiche e moderne relative all'ordinamento dell'archivio stesso e del Notariato, conterrà le seguenti: a) Gli originali e i repertori degli atti dei notai sammarinesi, distinti notaio per notaio, disposti cronologicamente, secondo la data da cui hanno principio gli atti di ciascun notaio, con disposizione pure cronologiche dei volumi o mazzi; b) Gli originali, i repertori e le copie degli atti di Notai non sammarinesi, depositati in Archivio, e disposti come sopra. Pubblicità degli atti. Art. 16. Nessuno degli atti conservati in Archivio è, in via assoluta, segreto. Occorre però una speciale licenza in iscritto del Congresso di Stato per esaminare e copiare: a) gli atti di protocollo riservato o quelli di protocollo non riservato e dei consolati, posteriori al 1860, contenenti informazioni e giudizi di pubblici ufficiali sulla vita di determinate persone; b) gli atti che costituiscono la parte inquisitoria dei processi penali dopo il 1860, quando si trovino in Archivio. Art. 17. Degli atti relativi alla politica estera dopo il 1860, e dei trattati segreti della Repubblica, non potrà essere data comunicazione, se non alla Reggenza ed ai Segretari di Stato. Regole e tasse per le visure e le copie. Art. 18. Le comunicazioni e le copie degli atti richiesti da pubblici ufficiali, per ragioni d'ufficio, sono esenti da qualsiasi tassa e spesa. Art. 19. Sono similmente esenti da ogni tassa le copie dei documenti che si richiedono per la prova di pubblici servizi ordinari o straordinari, o per la liquidazione di pensioni a carico dello Stato, o che debbano servire a persone ammesse al beneficio del gratuito patrocinio. Art. 20.

4 Sono pure esenti da tasse le copie richieste dai donatori di documenti, relativamente alle carte donate. Art. 21. Le ricerche e le comunicazioni di documenti per oggetto letterario o scientifico determinato e palese, e le copie che sotto lo stesso titolo si fanno personalmente dagli studiosi o a mezzo di incaricati, sono totalmente gratuite. Art. 22. Il Congresso di Stato fisserà il compenso dovuto all'archivista per le seguenti mansioni ed operazioni: a) Ricerca e comunicazione di un singolo documento o di una posizione relativa ad un solo oggetto purchè riunito in uno stesso fascicolo, busta o altrimenti esistente tutto insieme; b) Ricerca come sopra per un numero superiore di fascicoli o posizioni riunite; c) Copie di atti notarili; d) Copia di schemi od altri disegni; e) Copie di documenti a seconda dei secoli cui si riferiscono dal XII al XX; f) Dichiarazioni di cui agli articoli 29 e 34 del presente regolamento. Art. 23. Coloro che richiedono comunicazione di documenti per interesse privato possono dei medesimi prendere appunti, ma non fare copie, nè estratti. Art. 24. Per le copie dei documenti richiesti all'archivio per oggetto di studio, e senza autenticazione, è data facoltà all'archivista di diminuire le tasse della metà, qualora esso abbia certezza che il documento debba veramente servire pel solo fine per cui si domanda. Art. 25. Per interesse privato è permesso di rilasciare copia di brani ossia singole parti di atti, qualora non possa ai medesimi attribuirsi un significato diverso da quello che avrebbero unitamente all'intero atto. Tali copie di brani dovranno però sempre contenere l'intestazione del documento, la sua data, le firme e le formule tutte che costituiscono in genere l'autenticità e determinano la natura dell'atto ed indicare i punti della omissione. Art. 26. Non possono rilasciarsi copie di parti di atti, se non quando si ignori l'esistenza dell'intero documento.

5 Art. 27. Nell'autenticazione dei documenti dovrà sempre indicarsi se la copia sia conforme all'originale, o ad altra copia semplice od autentica, e notarsi la busta, il volume e la pagina in cui esiste il documento trascritto. Inoltre dovrà l'autenticazione essere munita del sigillo dell'archivio e della firma dell'archivista ; sarà pure indicata la persona alla quale la copia viene rilasciata. Art. 28. In uno dei margini di ciascun foglio, escluso quello contenente l'autentica, si ripeterà la firma dell'archivista e nel margine dell'ultima pagina scritta si porrà la distinta delle spese e delle tasse percepite. Art. 29. Quando venga richiesto, può rilasciarsi dichiarazione che uno o piu' documenti "non si è trovato" o "non si sono trovati", esclusa qualsiasi dichiarazione di non esistenza del documento o dei documenti. Nella dichiarazione dovranno però colla maggiore precisione essere indicate le serie e i volumi e gli anni ai quali si sono estese le ricerche. Art. 30. Non si accettano domande per le sopraddette visioni o copie a pagamento, se non sono accompagnate dal pagamento delle tasse e delle spese dovute o da deposito di una somma approssimativa alle medesime, quando non possa prevedersi a quanto siano per ammontare. Art. 31. Sarà tenuto un bollettario a madre e figlia delle tasse d'archivio percepite. Art. 32. Le comunicazioni dei documenti ai privati si fanno nella stanza che sarà destinata a sala di lettura colla continua presenza dell'archivista. Art. 33. Quand'anche sia noto o dichiarato che le copie autentiche di documenti dell'archivio si richiedano per valersene in giudizio contro l'interesse dello Stato, non potranno le medesime negarsi ai richiedenti. Art. 34. L'Archivista, previa osservanza della legge sul bollo, ha la facoltà di rilasciare, in calce a documenti sia originali che in copia autentica, con formule di sottoscrizione o firme e sigilli, o segni di tabellionato di pubblici ufficiali e notai, o di enti riconosciuti dalla legge, dichiarazioni dell'autenticità delle sottoscrizioni e firme e sigilli, quando essa consti pel confronto di documenti o di sigilli e loro impressioni che si conservino in Archivio. Art. 35.

6 E' proibito ai Notai, sotto pena della multa estensibile a lire 2000, di far copie autentiche di atti esistenti presso privati, quando siano scritti in caratteri di secoli anteriori al secolo XVII. In caso di documenti non datati e dei quali sia difficile stabilire se siano o no anteriori a detto secolo, la competenza è devoluta all'archivista. Per ottenere copia autentica di tali atti essi debbono essere esibiti all'archivista, il quale ne rilascia copia autentica indicando nell'autenticazione il proprietario e l'esibitore dell'atto. Art. 36. La tabella delle tasse dovrà tenersi esposta nella sala di lettura dell'archivio. Estrazione di documenti dall'archivio e scarti. Art. 37. A norma della Rubrica XXX Libro I degli Statuti nessun documento può essere asportato dall'archivio, se non con licenza del Grande e Generale Consiglio. Art. 38. Nei casi di cui all'articolo precedente dovrà essere stabilito dal Consiglio, o non essendo stabilito dal Consiglio, si stabilirà dall'archivista, un termine preciso per la restituzione dei documenti asportati e, scorso questo termine, dovrà l'archivista sotto la sua responsabilità aver cura di ritirarli. Art. 39. La Reggenza potrà autorizzare la distruzione di documenti, o duplicati o ritenuti inutili, purchè l'una o l'altra di queste qualità sia dichiarata con parere in iscritto dall'archivista e dai Segretari di Stato, dai quali dipende o dipenderà l'ufficio cui le carte appartengono, o dal Commissario della Legge se si tratti di carte giudiziarie. Disposizioni generali. Art. 40. Ogni qualvolta si tolga dalla propria sede un volume, o una busta, o un fascicolo, o un singolo documento, dovrà porsi in suo luogo un foglio indicante da chi, in qual giorno e per qual uso il volume o busta o fascicolo o documento sia stato tolto. Art. 41. Gli studiosi che ottengono licenza di far copie di documenti dell'archivio Governativo assumono l'obbligo di far dono di due esemplari delle loro eventuali pubblicazioni all'archivio e di un terzo esemplare per la Biblioteca Governativa. 41;15 Art. 43. La Segreteria di Stato e gli altri Uffici Governativi alla fine di ogni anno spediranno all'archivio una copia di tutte le disposizioni legislative della Repubblica e di tutte le pubblicazioni ufficiali

7 impresse per cura della Segreteria e degli stessi uffici. Anche gli enti riconosciuti dalla legge hanno l'obbligo di passare all'archivio regolamenti ed altri loro atti pubblicati a stampa. E di un altro esemplare tanto gli uni quanto gli altri dovranno far dono alla Biblioteca Governativa. 41;15 Art. 44. L'Archivista deve tenere un registro dei depositi d'obbligo diviso in tre colonne, la prima coll'intestazione dell'ente od ufficio obbligato al deposito, la seconda per la indicazione delle carte che devono essere depositate, la terza per l'indicazione del deposito eseguito. Scorso il termine d'obbligo l'archivista è obbligato a richiedere il deposito non eseguito. 41;15 Art. 45. Il presente regolamento entrerà in vigore un mese dopo che ne sarà fatta la legale pubblicazione. I CAPITANI REGGENTI Dato dalla Nostra Residenza, addì 16 Settembre 1946 (1646 d.f.r.). Giuseppe Forcellini - Vincenzo Pedini IL SEGRETARIO DI STATO f.f. PER GLI AFFARI INTERNI G. Giacomini