MODALITA DI PRESENTAZIONE DEL RENDICONTO

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1 Consorzio Interuniversitario RELUIS P.I Sede: Via Claudio , Napoli. Tel: Fax: responsabile amministrativo: Annarita Borrelli Tel: Il Presidente prof. ing. Gaetano Manfredi MODALITA DI PRESENTAZIONE DEL RENDICONTO Il rendiconto dovrà essere presentato in busta chiusa recante l indicazione del Docente Responsabile scientifico del progetto, dell Area Tematica, della Linea di afferenza e del Task. Per agevolare lo scambio di informazioni sarà necessario comunicare i riferimenti dell amministrativo che ha provveduto alla rendicontazione e a cui la Segreteria del ReLUIS farà riferimento. Tutti i documenti di supporto, allegati in copia conforme all originale, debitamente firmati, dovranno essere suddivisi in plichi recanti l indicazione della categoria di spesa a cui si riferiscono. La Tabella di Rendiconto Complessivo dovrà essere compilata come di seguito indicato: - alla voce CONVENZIONE PER indicare la Linea di ricerca ed il titolo del progetto; - alla voce ORGANISMO DI RICERCA indicare la denominazione del Dipartimento/Ente; - alla voce CONVENZIONE DEL riportare la data 03/03/2010, prot. 853; - alla voce PERIODO DI RENDICONTAZIONE riportare le date 01/07/ /06/2011; - alla voce RESPONSABILE DELLA RENDICONTAZIONE indicare il nome del Responsabile scientifico del progetto; - alla voce TELEFONO e indicare quelli del Responsabile scientifico del progetto. Le colonne Importo rendicontato e Importo da Piano Finanziario riporteranno i dati presenti rispettivamente nelle Tabelle di rendiconto specifico e Piano finanziario per l annualità 2010/2011, pertanto non dovranno essere compilate manualmente. Nella tabella Piano finanziario per l annualità sarà riportato il Piano Finanziario del Primo Anno presentato alla Segreteria ReLUIS, ovvero il piano finanziario rimodulato ed approvato dal Presidente del ReLUIS. 1

2 Tabelle di Rendiconto Specifico Ogni spesa in relazione alla propria natura dovrà essere riportata nelle specifiche tabelle distinte per categorie di spesa. Ciascuna tabella è suddivisa in due parti: - documenti giustificativi di spesa, in cui bisognerà riportare: 1) nome del documento (es. fattura, nota di debito, autorizzazione di missione etc.); 2) il numero (se previsto dal documento); 3) la data del documento; 4) il fornitore (es. ditta fornitrice per materiali e servizi; il nominativo del prestatore d opera, professionista, collaboratore, dottorando, assegnista per studi e ricerche; il nominativo del personale autorizzato a compiere la missione/convegno); 5) la causale; 6) l importo; - documenti giustificativi di pagamento, in cui bisognerà riportare: 1) il nome del documento (mandato di pagamento); 2) il numero; 3) la data; 4) l importo. Nella colonna importo rendicontato sarà indicato l importo che l Unità di ricerca dichiara essere a carico del progetto DPC-ReLUIS e che trascriverà sui documenti allegati in copia conforme all originale, all interno del timbro Spesa finanziata dal D.P.C. per... Data della rendicontazione... 2

3 DOCUMENTAZIONE GENERALE - attestazione della spesa rendicontata (all.1, della tabella di rendiconto complessivo; shareddocs\dati\doc m) che riporta il totale presente nella prima colonna shareddocs\dati\doc m - dichiarazione IVA (all. 2, ) e documento d identità del Legale Rappresentante; - relazione del Responsabile scientifico del progetto che attesti la connessione della spesa con le attività poste in convenzione (all. 3, C:\Documents and Settings\User\Deskto). CRITERI DI ELEGGIBILITA DELLE SPESE La spesa per essere eleggibile deve: 1. essere sostenuta entro la data di termine del rendiconto (30/06/2011) e pagata (quietanzata dalla banca) entro il.../.../... (data di presentazione del rendiconto); 2. rientrare nelle categorie di spesa di cui al piano finanziario; 3. corrispondere a pagamenti effettivamente sostenuti e di cui non esiste alcuna possibilità di recupero; 4. non essere finanziata da altre risorse pubbliche o nazionali; 5. supportata per l intero importo rendicontato da documenti giustificativi di spesa in originale (da inviare in copia conforme all originale e firmati da un funzionario) riportanti in forma indelebile la dicitura Spesa finanziata dal DPC per. e data della rendicontazione.. CRITERI DI AMMISSIBILITA DELLE SPESE Non saranno ammissibili: - eventuali introiti derivanti da vendite e/o quote di iscrizioni per l organizzazione di corsi di formazione; - oneri finanziari e/o bancari; - IVA, qualora rappresenti un costo recuperabile; - ritenute previdenziali e IRAP, se non connesse a retribuzioni e compensi e se non supportate da documenti di pagamento quali mandati, quietanze ed F24. 3

4 CRITERI SPECIFICI DI RENDICONTAZIONE PER CIASCUNA CATEGORIA DI SPESA SPESE DI PERSONALE La categoria comprende il costo del personale dipendente assunto a tempo indeterminato o determinato, il costo del personale assunto con contratti a progetto e le spese relative alle collaborazioni coordinate e continuative. Il personale attribuito al progetto dovrà risultare da appositi elenchi nominativi comprendenti il nominativo di ciascuna risorsa, la qualifica e l area di appartenenza, firmati dal Legale rappresentante shareddocs\dati\doc della struttura (Direttore del Dipartimento/Ente) (all. 4, m). Il coinvolgimento di ciascuna risorsa nell attività convenzionata dovrà risultare da lettera di incarico o ordine di servizio interno. Il personale strutturato, in alternativa ai documenti giustificativi di spesa e di pagamento (cedolini e mandati), potrà essere rendicontato mediante un attestazione rilasciata dal Responsabile dell Ufficio del Personale dell Organismo, o Soggetto a quest ultimo equiparato e conforme all allegato 5 (all. 5 shareddocs\dati\doc m). L Organismo sarà comunque tenuto alla presentazione di tutti gli altri documenti previsti dal shareddocs\dati\doc shareddocs\dati\doc shareddocs\dati\doc Manuale tecnico (all. 6 m, 7 me 8, m). Per il personale assunto mediante un contratto di collaborazione coordinata e continuativa, ovvero a progetto, sarà predisposta da parte della risorsa, un attestazione controfirmata dal responsabile scientifico del progetto (all. 9, shareddocs\dati\doc m) in cui sarà dichiarato, in termini percentuali rispetto al totale della collaborazione, il proprio apporto all attività. Rapporto che sarà espresso in termini finanziari nel rendiconto. quietanzato, dal contratto, dai cedolini, dai versamenti delle ritenute agli Enti di competenza e dalle quietanze o F24. 4

5 MISSIONI La categoria comprende le missioni di carattere tecnico effettuate dal personale partecipante al progetto shareddocs\dati\doc e risultante da apposito elenco (all. 10, m). Per quanto riguarda le missioni sarà sufficiente indicare, nel rendiconto specifico, per ogni incarico solo il documento giustificativo di spesa autorizzazione incarico di missione riportando il totale della missione, il dettaglio delle spese ad essa connesse sarà invece indicato all interno del modulo di missione. quietanzato, dall autorizzazione all incarico di missione, dall elenco delle spese e dai singoli giustificativi. I biglietti di viaggio pagati direttamente dall Ente all Agenzia di Viaggi, dovranno essere allegati in copia assieme al mandato, all estratto conto dell Agenzia e all autorizzazione di missione. Non sono ammessi pagamenti effettuati in contanti e pertanto tali spese saranno considerate non eleggibili ai fini della rendicontazione. FORMAZIONE La categoria comprende la partecipazione a convegni del personale partecipante al progetto e risultante da apposito elenco (all. 11, shareddocs\dati\doc m). Per quanto riguarda i convegni sarà sufficiente indicare, nel rendiconto specifico, per ogni incarico solo il documento giustificativo di spesa autorizzazione all incarico di missione riportando il totale della missione, il dettaglio delle spese ad essa connesse sarà invece indicato all interno del modulo di missione. I documenti da allegare sono analoghi a quelli della voce missioni. In mancanza dell autorizzazione all incarico di missione, ovvero quando non si è partecipato al convegno, occorre fornire una dichiarazione che attesti che l iscrizione si è resa necessaria per l acquisizione e/o la pubblicazione degli atti del convegno. La categoria comprende anche seminari, convegni o incontri scientifici organizzati dalla Struttura, in questo caso il pagamento di compensi e/o di rimborso spese a relatori può essere rendicontato allegando al mandato quietanzato, l invito firmato dal legale rappresentante della struttura (da cui si evinca chiaramente il sostenimento delle spese da parte dell ente che invita), la locandina e/o il programma, copia dei documenti giustificati delle spese. 5

6 SPESE PER STUDI, RICERCHE E PRESTAZIONI PROFESSIONALI La categoria comprende borse di studio, assegni di ricerca, prestazioni di lavoro autonomo occasionale e professionale. Per i prestatori di lavoro autonomo i documenti giustificativi da allegare, in copia conforme all originale, sono costituiti dal mandato quietanzato, dal contratto, dalla fattura o nota di debito, dalla relazione sintetica sull attività svolta, dalla dichiarazione di prestazione ricevuta da parte del responsabile scientifico del progetto. Eventuali ritenute a carico dell amministrazione potranno essere rendicontate allegando il mandato di versamento all Ente di competenza e relativa quietanza. Per gli assegnisti e i dottorandi i documenti giustificativi da allegare, in copia conforme all originale, sono costituiti dal mandato di pagamento quietanzato emesso a favore dell assegnista/dottorando, dal contratto/verbale di concorso, dai cedolini, dai versamenti delle ritenute agli Enti e relative quietanze, dalla dichiarazione di prestazione ricevuta da parte del responsabile scientifico del progetto. SPESE PER SERVIZI La categoria comprende le attività indicate nel manuale di rendicontazione. quietanzato, dalla fattura, dal buono d ordine (per gli acquisti superiori alla soglia di affidamento diretto, prevista dai regolamenti di Ateneo, è necessario allegare la delibera a contrarre, il verbale di gara ed il contratto), dalla dichiarazione di servizio ricevuto da parte del responsabile scientifico del progetto e ove previsto dal verbale di collaudo finale. SPESE PER MATERIALE TECNICO DUREVOLE E DI CONSUMO La categoria comprende le attività indicate nel manuale di rendicontazione. quietanzato, dalla fattura, dal buono d ordine e ove previsto dal verbale di collaudo finale (per gli acquisti superiori alla soglia di affidamento diretto, prevista dai regolamenti di Ateneo, è necessario allegare la delibera a contrarre, il verbale di gara ed il contratto). Nel caso di beni durevoli è necessario allegare anche il buono di inventario. Ove non si possa fare riferimento ad aliquote di ammortamento contenute nei propri Regolamenti, le rendicontazioni saranno prodotte considerando, quali aliquote di riferimento, quelle contenute nel documento Tabella aliquote di ammortamento della Ragioneria Generale dello Stato (all. 12, ). Per i beni per i quali si può verificare una maggiore usura tale da richiedere l utilizzo di aliquote di ammortamento superiori a quelle considerate normali, è consentito 6

7 rendicontare tali maggiori costi presentando una relazione di un tecnico indipendente che attesti tale maggiore utilizzo. In entrambi i casi dovrà essere compilata la tabella dei cespiti ammortizzabili (all. 13, shareddocs\dati\doc m). Nell ipotesi in cui il responsabile scientifico abbia dichiarato che la vita del bene ammortizzabile è pari alla durata del progetto, sarà necessario allegare al termine del progetto il buono di scarico. SONO ESCLUSI DA QUESTA CATEGORIA I BENI DI NATURA AMMINISTRATIVA QUALI CANCELLERIA, TONER O CARTUCCE PER STAMPANTI ECC. SPESE INDIRETTE La categoria comprende le spese generali della struttura, cancelleria, stampati etc. L importo è forfettario, pertanto non è soggetto a rendicontazione, ma non potrà essere maggiore del 10% dell importo rendicontato. Il Responsabile del progetto è tenuto a redigere e presentare un attestazione relativa alle spese indirette conforme all allegato 14 (all. 14, C:\Documents and Settings\Admin\Deskt). * * * Si sottolinea che i mandati presenti in più categorie di spesa dovranno essere prodotti in tante copie quante sono le categorie in cui sono esposti. Si prega di attenersi scrupolosamente alle indicazioni date nel presente e di utilizzare i form allegati al fine di agevolare le operazioni di verifica da parte della segreteria ReLUIS e di evitare rilievi di carattere formale e/o sostanziale. Tutte le rendicontazioni che saranno presentate in maniera non conforme ai criteri ed alle modalità indicati saranno restituite. Le spese non supportate dalla documentazione giustificativa indicata nella presente non saranno considerate eleggibili e saranno pertanto stralciate dal rendiconto. Si precisa che tale documento non sostituisce il Manuale Tecnico della Protezione Civile [...] ed ha solo scopo riassuntivo delle regole di rendicontazione in esso esposte. La segreteria amministrativa del Consorzio ReLUIS 7