Spett.le Comune di Casandrino. c.a. Dott.ssa Tinto. Pompei, 18/12/2013

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1 Spett.le Comune di Casandrino c.a. Dott.ssa Tinto Pompei, 18/12/2013 Oggetto: Proposta esplicativa del servizio di scarto, trasferimento e riordino della documentazione afferente gli archivi di deposito dei settori Personale, Protocollo e Ragioneria. Egr. dr.ssa Tinto, a seguito dei colloqui intercorsi e delle successive informazioni reperite durante il sopralluogo effettuato c/o l Ente, Le presentiamo la nostra migliore offerta per il servizio di riordino e trasferimento presso l archivio di deposito, di parte della documentazione afferente i settori Personale, Protocollo, Ragioneria. Si premette che I prezzi del servizio, sono stati valutati secondo criteri omogenei a quelli indicati nella gara espletata dalla scrivente. Premessa Il presente documento illustra le varie fasi progettuali ed attuative per lo scarto, il trasferimento ed il riordino di parte dei documenti conservati presso i settori Personale,, Ragioneria e Protocollo del Comune di Casandrino. Per documento si intende ogni rappresentazione cartacea, grafica, fotografica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell attività del comune. Le specifiche qui di seguito illustrate riguardano essenzialmente le procedure operative ed il flusso delle attività da attuarsi. Obiettivi Obiettivo primario dell intervento di riorganizzazione del patrimonio documentale è quello di realizzare: Lo scarto e la predisposizione al macero di tutta la documentazione passibile di tale attività conservata presso l archivio di deposito del Comune; il recupero, ai fini di una maggiore fruibilità ed ordinata gestione, degli spazi che andranno a liberarsi in archivio dopo le operazioni di scarto. Lo strumento che consente di soddisfare i predetti requisiti è il piano di lavoro. Il piano di lavoro è il supporto attraverso il quale vengono fissate in modo univoco e stabile le norme che consentono all archivio di sfoltire i propri fascicoli in maniera corretta e di evolvere Via Lepanto Pompei (NA) info fax info@archiviasolution.it Via Savonarola Padova info fax Partita iva cap. soc ,00 int. vers.

2 altrettanto correttamente attraverso le diverse fasi che caratterizzano lo sviluppo di un archivio: fase di attività, nella quale il complesso documentale si definisce archivio corrente; fase di semi-attività, nella quale la documentazione si definisce archivio di deposito; fase di inattività, nella quale la documentazione dopo 40 anni e sotto la supervisione e le indicazioni della Soprintendenza Archivistica viene definita archivio storico. Il piano viene, pertanto, costruito prendendo come punti di riferimento i seguenti fattori: gli obblighi relativi ai tempi di conservazione dei documenti che sono imposti dalla legislazione vigente; la giusta conservazione dell archivio; le esigenze operative connesse allo svolgimento dell attività del soggetto produttore dell archivio. Esso, inoltre, stabilisce le modalità attraverso cui effettuare il Macero della documentazione non più necessaria. Stime eseguite sugli Archivi oggetto di intervento Si precisa che, in base ai dati raccolti ed alle informazioni in possesso di Archivia Solution S.p.A., la documentazione da trattare per i tre settori ammonta a circa 250 ml, di cui si stima di trattare in termini di scarto, trasferimento e messa a scaffale circa 140 ml. Ubicazione La documentazione da lavorare risulta allocata nei uffici della casa comunale e del settore personale. In particolare la documentazione risulta collocata su scaffalature o in armadi ante chiuse. La tipologia diversa della documentazione e la differente modalità di conservazione inducono a diversificare le strategie di intervento per il recupero della documentazione e per la sua successiva identificazione ed inventariazione. Attività realizzabili da Archivia Solution Le attività realizzabili sono: a. Scarto della documentazione che per termini di Legge e per scarso o nullo interesse non necessita di essere conservata. b. Pulitura, spolveratura e sostituzione dei faldoni ove necessario per restante documentazione designata al trasferimento c. Trasferimento d. Riordino e classificazione della documentazione e. Riposizionamento in base alla tipologia di atto, la serie, il titolo e la classe f. Revisione dell inventario già esistente e redatto dalla stessa azienda nel precedente lavoro di riordino.

3 Descrizione delle singole attività A. Scarto della documentazione Si effettuerà la separazione del materiale proponibile per lo scarto. Individuazione della documentazione candidabile allo scarto e predisposizione della lista per il benestare della Soprintendenza Archivistica. L organizzazione del lavoro. verifica della documentazione presente in archivio schedatura della documentazione proponibile per lo scarto predisposizione di tutti gli atti necessari ad ottemperare alle procedure previste dalla norma. spostamento della documentazione proposta per lo scarto in un area dei locali d archivio definita dall ente per la loro conservazione sino al nulla osta al Macero della Soprintendenza Archivistica. La procedura prevede l'individuazione e l'elencazione della documentazione proponibile per lo scarto con le relative puntuali motivazioni. L'elenco di scarto verrà realizzato secondo le procedure previste dal D.P.R. 30 settembre 1963, n.1409 e ss. modificazioni ed integrazioni, tenendo conto delle categorie, per ognuna delle quali verranno segnalati: a) gli oggetti o le tipologie dei documenti proposti per lo scarto; b) gli estremi cronologici; c) il numero ed il peso complessivo dei pezzi; d) la motivazione dello scarto. L elenco dovrà essere approvato dall'ente produttore e vistato dalla competente Soprintendenza Archivistica con il prescritto nulla osta allo scarto. Successivamente gli atti dovranno essere consegnati, a titolo gratuito, alla C.R.I. o ad altro ente noprofit autorizzato, ovvero, qualora dovessero risultare infruttuosi i precedenti tentativi, essere conferiti direttamente al macero. B. Pulitura, spolveratura e sostituzione dei faldoni ove necessario Tale attività concerne al spolveratura manuale dei faldoni, la loro pulitura con sostanze non invasive e l eventuale sostituzione dei faldoni usurati e non più utilizzabili. La spolveratura manuale consente anche la identificazione di eventuali danni arrecati da agenti patogeni (muffe, batteri, insetti infestanti, incendio, usura, etc.) e segnala all ente quei faldoni su cui occorre operare con un intervento di disinfezione. L intervento di disinfezione non è compreso, né quotato, nella presente offerta C. Predisposizione atti e trasferimento

4 Tale attività prevede la predisposizione della documentazione ed il trasferimento presso l archivio di deposito. D. Riordino e classificazione della documentazione Obiettivo primario dell intervento di riorganizzazione del patrimonio documentale in oggetto è quello di realizzare: la rapida consultazione della documentazione in oggetto; il recupero, la fruibilità e l ordinata gestione della documentazione dell archivio; la creazione della sezione di archivio storico; la formazione del personale comunale afferente all archivio in oggetto. L attività si esplica nel seguente modo: - identificazione delle unità archivistiche originali: volumi, faldoni e carte sciolte; - ricondizionamento dei faldoni, omogenei per serie e in ordine cronologico in nuovi contenitori forniti dall Ente; - identificazione delle unità archivistiche posteriori al 1897 ed individuazione delle categorie documentarie di cui alla circolare del Ministero dell'interno; - identificazione, degli atti anteriori al 1897 e loro inventariazione mediante suddivisione in serie e sottoserie; - apposizione di un codice identificativo alfanumerico su ogni singola unità archivistica; - schedatura mediante scheda informatizzata su apposito software di inventariazione; - ricomposizione dei faldoni e delle schede; - produzione e rilascio banca dati in software personalizzato per la ricerca della documentazione riordinata mediante chiavi di ricerca definite; - allocazione della documentazione riordina nei locali di deposito con contestuale messa definitiva a scaffale. - distinzione seriale - estremi cronologici - quantificazione del materiale (in faldoni o metri lineari) - luoghi di conservazione (elenco topografico)

5 Condizioni economiche del servizio Si premette che I prezzi del servizio, sono stati valutati secondo criteri omogenei a quelli indicati nella gara espletata dalla scrivente, e scontati del 10 % Nel dettaglio: Importo complessivo di cui alla gara per il Servizio di Riorganizzazione dell Archivio Comunale : ,00 Ml totali previsti nel capitolato di cui alla gara: ,00 / ml 750= 35,43 Ne consegue che il prezzo a ml è pari ad 35,43 + IVA Servizio Prezzo Prezzo a corpo a Voi riservato Scarto della documentazione che per termini di Legge e per scarso o nullo interesse non necessita di essere conservata. Pulitura, spolveratura e sostituzione dei faldoni ove necessario per restante documentazione designata al trasferimento Riordino e classificazione della documentazione. Riposizionamento in base alla tipologia di atto, la serie, il titolo e la classe Revisione dell inventario già esistente e redatto dalla stessa azienda nel precedente lavoro di riordino. Si prevede la lavorazione di ml ,00 + Iva 4.500,00 + Iva Dettagli dell offerta I prezzi si intendono I.V.A. esclusa L offerta prevede lo svolgimento delle attività in parte presso l Ente, in parte presso gli uffici tecnici della Archivia Solution S.p.A. Validità offerta: 30 giorni dalla data della presente Propedeutico alla fornitura di tutti i servizi indicati è la che alla fornitura da parte dell ente di un adeguato numero di faldoni e/o contenitori per documentazione cartacea. Modalità di fatturazione: 30% inizio lavori saldo fine lavori. Modalità di pagamento: Bonifico bancario a 30 gg. data fattura

6 Info Archivia Solution spa Via Lepanto, Pompei (NA) Tel Fax Area Commerciale Ref. Monica Ridolfi Mph e.mail : ridolfi@vocciaspa.com