PROGETTO PER IL RECUPERO ED IL RIORDINO DELL ARCHIVIO STORICO DEL COMUNE DI BRENDOLA

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1 COMUNE DI BRENDOLA PROVINCIA DI VICENZA PROGETTO PER IL RECUPERO ED IL RIORDINO DELL ARCHIVIO STORICO DEL COMUNE DI BRENDOLA Brendola, Gennaio 2017

2 SOMMARIO - Descrizione e Finalità del Documento Di Progetto - Situazione attuale e Analisi in profondità del materiale - Studio del titolario ed individuazione della documentazione da proporre per lo scarto - Riordino virtuale - Riordino fisico e ricondizionamento - Etichettatura definitiva - Consegna dell inventario - Digitalizzazione - Quadro Economico: Oneri economici per ciascuna fase

3 - Descrizione e Finalità del Documento Di Progetto Il presente documento espone le fasi del Progetto di Recupero e Riordino dell Archivio Storico del Comune di Brendola e i relativi oneri economici. Il suddetto Progetto, esposto nelle seguenti pagine, può essere utilizzato anche ai fini della domanda di contributo ordinario alla Regione Veneto per gli archivi degli Enti Locali. Il presente Progetto è stato redatto con la collaborazione e l assistenza di Arcart srl Restauro e Archivistica di Montecchio Maggiore. UFFICIO SEGRETERIA E AFFARI GENERALI DEL COMUNE DI BRENDOLA Il Responsabile Dr. Alessandro Graziotto Restauro Archivistica.. Le fasi con cui si procederà saranno le seguenti: - Situazione attuale e Analisi in profondità del materiale Il censimento dell Archivio storico del Comune di Brendola si è concluso nell anno 2016 rilevando pezzi che coprono un arco cronologico compreso tra il 1673 e il Questo primo intervento ha rilevato lo stato di fatto dei documenti e ha dato la possibilità di avere un idea di massima riguardo la consistenza dell Archivio e del materiale che conserva. In un foglio excel sono stati riportati i seguenti campi: - Numero di busta: il numero dell etichetta provvisoria che è stata apposta al pezzo; - Oggetto: oggetto della busta rilevato dal dorso o da un analisi alta del contenuto; - Data di inizio: data del documento più antico presente all interno della busta; - Data di fine: data del documento più recente presente all interno della busta; - Struttura produttrice: individuata con il Comune di Brendola;

4 - Condizionatura: specifica dell unità di condizionamento, che può essere: B: busta; R: registro; F: fascicolo; P: pacco; Rotolo; Scatolone. - Note: campo libero in cui sono state riportate alcune osservazioni rilevanti. Per unità di conservazione si è già provveduto ad un analisi in profondità dei documenti. Queste unità, infatti, sono state aperte e ne è stato studiato il contenuto in maniera precisa e puntuale, andando ad evidenziare, nel caso, la presenza di sottounità. Queste sono state registrate riportando in un foglio excel il numero dell unità corrispondente, l oggetto, gli estremi cronologici e la tipologia di condizionamento; nello specifico: - Numero di busta: il numero dell etichetta provvisoria che è stata apposta al pezzo; - Numero di corda: numero progressivo del fascicolo all interno della busta; - Oggetto: oggetto della busta rilevato dal dorso o da un analisi alta del contenuto; - Data di inizio: data del documento più antico presente all interno della busta; - Data di fine: data del documento più recente presente all interno della busta; - Condizionatura: specifica dell unità di condizionamento, che può essere: B: busta; R: registro; F: fascicolo; P: pacco; Rotolo; Scatolone. - Note: campo libero in cui sono state riportate alcune osservazioni rilevanti. La naturale prosecuzione del progetto è individuabile nello studio analitico delle restanti unità. In questo modo si potrà avere un quadro completo e preciso di tutta la documentazione conservata, per procedere, poi, con le fasi successive.

5 - Studio del titolario ed individuazione della documentazione da proporre per lo scarto Grazie all esame della documentazione e del titolario per i comuni elaborato dalla Direzione Generale Archivi si potrà individuare la documentazione da proporre allo scarto. Verranno redatti appositi elenchi di scarto su moduli predisposti dalla Soprintendenza archivistica per il Veneto. Questa li valuterà e, successivamente al benestare, si procederà con il macero dei documenti. Tale operazione permetterà di recuperare spazio fisico ed eliminare il materiale non soggetto a vincolo. - Riordino virtuale Dopo aver studiato approfonditamente il titolario, tutti i documenti verranno raggruppati in serie e, all interno di queste, in sottoserie. Serie e sottoserie saranno ordinate cronologicamente. Questo permetterà di avere una rappresentazione virtuale dell ordinamento finale dell Archivio. Ad ogni pezzo verrà assegnato un numero definitivo virtuale che, successivamente al riordino fisico, rispecchierà quello dell etichettatura definitiva. - Riordino fisico e ricondizionamento Il riordino fisico si tradurrà nello spostamento delle unità di condizionamento nella loro collocazione definitiva. Durante questa fase, per i pezzi che lo necessitano, si procederà al ricondizionamento. Al termine di questo intervento l ordinamento rispecchierà quello virtuale e, quindi, il titolario. - Etichettatura definitiva Ad ogni pezzo verrà apposta un etichetta definitiva che riporterà il numero d inventario, l oggetto e l anno. In fase di etichettatura si registrerà anche la collocazione definitiva.

6 - Consegna dell inventario L inventario verrà redatto in formato excel e sarà corredato anche da una relazione tecnica che spiegherà in maniera analitica e puntuale tutte le fasi dell intervento. - Digitalizzazione Durante la fase di censimento e di analisi dettagliata dei pezzi sono emersi dei documenti molto interessanti, tra cui un testamento del E molto probabile che siano presenti altri atti di grande interesse storico che dovrebbero essere conservati con maggior cura non solo fisicamente ma anche digitalmente. A tal riguardo si propone la digitalizzazione delle testimonianze più antiche e fragili. Le specifiche tecniche adottate per questo intervento saranno le seguenti: Le immagini saranno prodotte in 4 diverse risoluzioni: alta, bassa, per la conservazione e per il web. Siamo dotati di scanner planetario che assicura un acquisizione dell immagine ad altissima qualità, permettendo una riproduzione digitale del pezzo pressoché reale. Per l alta risoluzione proponiamo JPG a 600 DPI, per la bassa JPG a 300 DPI, per la conservazione TIFF a 600 DPI e per il web JPG a 72 DPI. I formati immagine saranno accompagnati anche da pdf che, in caso di registro, riproporranno il volume ricostruito digitalmente. I file saranno consegnati su supporto CD o DVD in triplice copia. All interno di ognuno si troveranno 5 cartelle denominate: 600, 300, 72, TIFF e PDF. All interno ci saranno tante cartelle quante sono le unità o i registri e saranno denominate con il numero d inventario corrispondente. All interno di queste saranno posti i file della relativa risoluzione denominati sempre con il numero d inventario e il numero progressivo della digitalizzazione. In questo modo i documenti digitalizzati potrebbero essere messi a disposizione della comunità senza essere danneggiati, con notevoli vantaggi per gli storici del territorio. Il comune di Brendola, all interno della provincia vicentina, è una realtà che, per la sua storia, ubicazione e densità, ben si presta ad essere punto di partenza o raccordo per la ricostruzione della storia della provincia. Il recupero dell Archivio storico non può essere letto prescindendo da questa consapevolezza.

7 - Quadro Economico. Oneri Economici per ciascuna fase Analisi in profondità del materiale: Studio del titolario e individuazione della documentazione da proporre per scarto: 800 Riordino virtuale: Riordino fisico e ricondizionamento: Etichettatura definitiva: Consegna dell inventario: 520 Digitalizzazione: digitalizzazioni nelle risoluzioni e copie descritte nel paragrafo precedente e comprensive di ritaglio, bilanciamento ed elaborazione: Restauro Archivistica