CIRCOLARE N. 25. e, p.c:

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1 ID: MEF - RGS - Prot del 24/11/ U CIRCOLARE N. 25 La riproduzione su supporto cartaceo del presente documento costituisce una copia del documento firmato digitalmente e conservato presso il MEF ai sensi della normativa vigente DIPARTIMENTO DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO ISPETTORATO GENERALE DI FINANZA Allegati: 1 UFFICIO VI OGGETTO: Enti ed organismi pubblici procedura per l acquisizione dei documenti di bilancio. Nell ambito del processo per la dematerializzazione dei documenti, il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza ha implementato le sue strutture informatiche per l acquisizione dei documenti di bilancio delle amministrazioni pubbliche. Si premette che sono da intendersi come amministrazioni pubbliche interessate dalla presente circolare esclusivamente gli enti e gli organismi pubblici già tenuti all invio di ciascun documento contabile previsionale e consuntivo a questa Amministrazione, ai sensi della vigente normativa, con l esclusione degli enti e organismi pubblici territoriali e loro associazioni, nonché degli enti ed organismi dagli stessi vigilati. Per assolvere a tale adempimento è stata attivata un apposita funzione nella procedura informatica Portale IGF Bilancio enti, raggiungibile al seguente indirizzo web già utilizzata dagli enti per la trasmissione telematica dei dati di bilancio sulla base dell articolo 15 della legge n. 196 del Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri Segretariato Generale ROMA A Tutti i Ministeri ROMA e, p.c: Ai Rappresentanti del Ministero dell economia e delle finanze nei collegi dei revisori o sindacali presso gli enti ed organismi pubblici LORO SEDI

2 MEF - RGS - Prot del 24/11/ U La riproduzione su supporto cartaceo del presente documento costituisce una copia del documento firmato digitalmente e conservato presso il MEF ai sensi della normativa vigente Si forniscono, pertanto, in allegato, le istruzioni operative che dovranno essere utilizzate dagli enti già accreditati al Portale IGF Bilancio Enti e quelle riguardanti gli enti non ancora in possesso delle credenziali di accesso a detto Portale. Va evidenziato che le indicazioni operative ivi contenute dovranno essere seguite in occasione dell invio del bilancio di previsione/budget, dei provvedimenti di variazione/assestamento e del conto consuntivo/bilancio d esercizio, ovvero in tutte le fasi della gestione del bilancio. Per un supporto tecnico-operativo sarà disponibile nel Portale la funzione Richiesta assistenza, mediante la quale una struttura tecnica dedicata assicurerà la necessaria collaborazione ai funzionari responsabili individuati dai singoli enti ed organismi pubblici. Si precisa che, per le Istituzioni scolastiche, le attività di bilancio sono adempiute tramite il lavoro dei Revisori sul sistema Athena e, pertanto, tali istituzioni non dovranno procedere ad alcuna attività relativa all invio di documentazione di bilancio tramite le funzionalità del Portale. Pertanto, si pregano codeste Amministrazioni di estendere la presente circolare agli enti ed organismi pubblici di rispettiva competenza affinché possano osservare le indicazioni operative fornite, a decorrere dal documento previsionale per l anno Il Ragioniere Generale dello Stato

3 ENTI ED ORGANISMI PUBBLICI Allegato 1 PROCEDURA PER LA TRASMISSIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL BILANCIO Sulla base di quanto stabilito dal D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale) e dal DPCM 13 novembre 2014, con cui sono state fissate le regole tecniche, il sistema BILANCIO ENTI - che supporta il processo di invio dei dati di bilancio degli enti e organismi pubblici al Ministero dell Economia e delle Finanze si arricchisce di una nuova funzione. La nuova funzionalità innova la modalità di invio della documentazione di bilancio da parte di un ente, così come approvata dal relativo organo decisionale, in precedenza effettuato tramite posta tradizionale o posta elettronica (sia certificata che ordinaria). Viene nel contempo automatizzato il processo di protocollazione ed assegnazione dei bilanci direttamente all ufficio competente, tramite un integrazione con il sistema di protocollazione e gestione documentale del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Si forniscono, pertanto, le istruzioni operative che dovranno essere utilizzate dagli enti già accreditati al PORTALE )GF BILANCIO ENTI e quelle riguardanti gli enti non ancora in possesso delle credenziali di accesso a detto Portale. AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE NON ANCORA ACCREDITATE SUL PORTALE IGF BILANCIO ENTI Gli enti e gli organismi pubblici non ancora in possesso delle credenziali di accesso accordato per gli adempimenti relativi all art. 15 della legge n. 196/2009, per gli invii inerenti la documentazione di bilancio, dovranno recapitare all indirizzo di posta elettronica [email protected] le loro richieste di accreditamento contenenti l indicazione del nominativo del referente con relativo codice fiscale, nonché un indirizzo di posta elettronica istituzionale, non personale e non certificata, ma riferita ad una unità organizzativa, ciò al fine di rendere le comunicazioni di servizio più efficaci. AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE ACCREDITATE SUL PORTALE IGF BILANCIO ENTI Gli enti e gli organismi pubblici in possesso delle credenziali di accesso dovranno collegarsi all indirizzo quindi sull applicativo BILANCIO ENTI potranno individuare il bilancio di cui s intende trasmettere la relativa documentazione, accompagnata dalla lettera di trasmissione. Tramite l icona presente nella colonna PROTOCOLLO DOCUMENTI DI BILANCIO tale documentazione potrà essere inviata al Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza. E il caso di specificare che l unica operazione da effettuare è l inserimento dei file, relativi alla documentazione di bilancio, evidenziando che ogni invio sarà oggetto di protocollazione. E consigliabile l invio di documenti in formato PDF. Il sistema in automatico, dopo alcuni minuti, 1

4 Allegato 1 assegnerà il numero di protocollo che sarà visibile all ente all interno della stessa finestra utilizzata per l invio. E importante segnalare come una volta confermata l operazione di invio tramite click sul tasto allega file non sarà più possibile bloccare il processo di invio documentale, protocollazione ed assegnazione automatica, ne tantomeno richiedere a posteriori la cancellazione del file eventualmente inviato per errore. L unica opzione in caso di errore è rappresentata da un nuovo invio, per cui si raccomanda di porre la massima attenzione nell individuare il file corretto al momento della selezione tramite la funzione sfoglia. )l buon esito finale dell operazione di invio sarà comunque attestato dal comparire, nella relativa colonna a lato del nome del file inviato, del numero di protocollo con la rispettiva data di registrazione. L invio di elaborati differenti relativi allo stesso bilancio (ad es.: allegati) può avvenire anche in momenti immediatamente successivi. Per facilitare la corretta ed immediata identificazione del contenuto dei file inviati si raccomanda di attribuire dei nomi il più possibile auto-esplicativi ai file stessi. Si sottolinea che, in accordo con quanto disposto dal Codice dell amministrazione digitale, tutti i file inviati dovranno essere sottoscritti digitalmente mediante apposizione di firma digitale o firma elettronica qualificata (art. 22, comma 1, del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82). Il processo di invio degli elaborati relativi ad un determinato bilancio (ad esempio: bilancio di previsione 2017) prevede tre stati differenti: 1. ISTRUTTORIA IN CORSO : l ente ha inviato il documento relativo al bilancio; 2. RISPOSTA INVIATA :il Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza ha completato l esame del bilancio ed ha notificato gli esiti all amministrazione vigilante o all ente stesso; 3. ACQUISITO AGLI ATTI : il Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza ha completato l esame del bilancio anche se nel caso in questione non sono previste comunicazioni verso altre amministrazioni. Ciascuno degli stati sarà identificato da una diversa icona in corrispondenza della colonna PROTOCOLLO DOCUMENTI DI BILANCIO. Dei tre stati appena enunciati, solo il primo consente all ente di integrare la documentazione inviando ulteriori file. Nel caso degli stati RISPOSTA INVIATA o ACQUISITO AGLI ATTI, il fascicolo associato allo specifico bilancio risulta invece essere chiuso e l invio di ulteriori file da parte dell ente non sarà più consentito. Nel caso fosse necessario per l ente aggiungere altra documentazione, l esigenza potrà essere segnalata all Ufficio dell Ispettorato Generale di Finanza di riferimento che richiederà al personale di gestione applicativa (assistenza) la riapertura del fascicolo. Indipendentemente dallo stato del fascicolo, tutti i documenti inviati in riferimento ad un determinato bilancio saranno sempre visibili all interno della finestra denominata PROTOCOLLO DOCUMENTI DI BILANCIO, comprese le risposte inviate dal Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza e dirette all ente stesso. Al 2

5 Allegato 1 contrario, nel caso in cui il destinatario della risposta non sia l ente ma l amministrazione vigilante, il fascicolo risulterà nello stato RISPOSTA INVIATA ma la stessa non sarà visibile per l ente che ha inviato il bilancio. Per una descrizione più puntuale e dettagliata delle nuove funzionalità si rimandano gli utenti alla consultazione del manuale del sistema. Nel caso fossero necessari ulteriori chiarimenti, il servizio di assistenza (attivabile dall apposita funzione presente sul PORTALE IGF - BILANCIO ENTI ) è a disposizione per fornire ogni utile supporto tecnico. 3