Dematerializzare i documenti? Prima occorre dematerializzare (bene e a norma) il processo

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1 Giovanni Michele Bianco Marco Trainotti Università di Verona Direzione Organizzazione del Sistema Informativo Dematerializzare i documenti? Prima occorre dematerializzare (bene e a norma) il processo

2 Nessuno capisce noi informatici

3 E possibile un po d ordine? Codice dell Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005), (D.Lgs. 235/10) Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole conservazione) DPCM 3 dicembre 2013 DPCM del 30 marzo 2009 DPCM 22 febbraio 2013 (Regole tecniche firma digitale) DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (Posta Elettronica Certificata) DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione digitale documenti fiscali) (oggi DMEF 17 giugno 2014) D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 (fattura elettronica) Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E (del 19/10/2005) Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E (del 06/12/2006) Direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010 (Legge n. 228/2012) Circolare AE 12/E del 3 maggio 2013

4 Legge 133/2008 (conv. D.L. 112/2008) artt Decreto Ministero Lavoro 9 luglio 2008 Circolare n. 20/2008 Ministero Lavoro 21/08/2008 Note Inail 26/08/2008 e 10/09/2008 Registri e contratti assicurativi: Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 (in vigore dal 1 luglio 2009) Regolamento ISVAP n. 34 del 19 marzo 2010 (in vigore dal 15 luglio 2010) Nuove Regole Tecniche su protocollo informatico, gestione elettronica e conservazione ai sensi dell art. 71 CAD (DPCM 03/12/2013) Decertificazione: art. 15 L. 183/2011+Direttiva Pres. Consiglio Ministri 14/2011 Decreto semplificazioni: DL 9 febbraio 2012 n. 5 convertito in Legge 4 aprile 2012 n. 35 (Agenda Digitale) Misure urgenti crescita Paese: DL 22 giugno 2012 n. 83 convertito in Legge 7 agosto 2012 n. 134 (Agenzia per l Italia Digitale)

5 Finanziaria 2005: comma 197 e-cedolino Finanziaria 2006: comma 51 dematerializzazione corrispondenza Finanziaria 2007 : trasparenza retribuzioni Finanziaria 2008: commi obbligo di fatturazione elettronica alla PA New Decreto Salva Italia (DL 201/ conv in l. 214/2011) commi obbligo di PEC e telefonia VOIP Manovra Fine Estate (DL 112/2008): artt digitalizzazione LUL Legge 18 giugno 2009 n. 69 taglia carta, revisione CAD, Voip, AOL Decreto crescita: 179/2012 conv. in Legge 221/2012 Decreto Trasparenza: D.Lgs. n. 33/2013 Decreto Pubblica Amministrazione: DL 90/2014 conv. L. 114/2014 Regolamento EiDAS: Regolamento N. 910/2014 del PARLAMENTO EUROPEO e del CONSIGLIO del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari E molte altre

6 Regole Tecniche Quindi affrontare la questione: elimina la carta non è semplice Ci viene in aiuto il DPCM 13 novembre 2014 ovvero Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

7 Cosa significa? Il 12 agosto 2016 entreranno in vigore gli effetti del DPCM e quindi l articolo 40 del CAD che stabilisce proprio come devono essere formati di Documenti Informatici -(art 40 CAD): Le PPAA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo quanto disposto dal presente codice e dal DPCM formano NON possono formare Quindi sembra che la carta sparisca per forza di legge se è prodotta dalla PPAA Ci sono diversi modi per produrre un documento informatico

8 Come si produce un DI? E l Art 3 del DPCM che definisce il Documento Informatico. Se ci interessiamo ai processi on line è la lettera c) del comma 1: c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente Occorre aggiungere che il DI deve avere caratteristiche di immodificabilità ed integrità al fine del suo valore Come si fa quindi?

9 Il processo deve essere (ri)pensato in modo opportuno poiché serve assicurare l integrità di quanto prodotto: - Registrando l esito - Proteggendo l integrità della base di dati - Conservando i log di sistema Oppure: - Estraendo in modo statico i dati della base di dati - Conservandoli

10 In tutti gli altri casi? Quando non si ha un processo on line - DI frutto di editing (Word, Pages, LibreOffice, ) - Copia digitale di documento analogico Cosa si fa? Il DPCM stabilisce (Art. 3 c. 4) in modo chiaro una o più delle seguenti azioni: - Firma digitale/qualificata - Validazione temporale - PEC con ricevuta completa - Memorizzazione su sistemi sicuri - Sistema di conservazione

11 Dematerializzare i documenti? Prima occorre dematerializzare (bene e a norma) il processo Casi di Studio

12 Come si forma un Documento Informatico Redazione tramite utilizzo di strumenti software al quale poi si può applicare una firma digitale. Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica

13 Esempi di studio e di realizzazione All Università di Verona stiamo analizzando e verificando le possibilità di dematerializzare i seguenti processi: Domanda di Conseguimento Titolo Il processo di creazione del documento informatico è il seguente: 1. Accesso tramite credenziali di riconoscimento uniche e persistenti, con la gestione delle Credenziali di Ateneo, profilatura degli utenti oppure in un futuro con le credenziali SPID. 2. Raccolta delle informazioni necessarie per la richiesta di accesso all esame di laurea, attraverso l applicativo Esse3.

14 3. Creazione del documento informatico in un formato archiviabile (PDF/A), in cui si crea una rappresentazione statica 4. Protocollazione del documento in ingresso all amministrazione 5. Conservazione del documento in un sistema di gestione documentale (attraverso applicativo Titulus) 6. Conservazione del documento in un sistema di conservazione a norma (attraverso applicativo Conserva) 7. Passaggio del documento all archivio storico o all eliminazione del documento ( competenza della sovrintendenza e non dell ente)

15 L introduzione del documento informatico non modifica le regole di archiviazione. L archivio come nel caso di documenti analogici di divide in 3 fasi: Archivio Corrente: in cui vanno inseriti i documenti che sono in fase attiva Sistema di Gestione Documentale Archivio di Deposito: in cui vengono ospitati i documenti non in fase attiva, ma che la legge obbliga di mantenere (Es: Fascicolo di procedimento 30 anni) Sistema di Conservazione a Norma Archivio Storico: in cui vengono inseriti i documenti che hanno rilevanza storica. Gli altri vanno scartati.

16 Quindi il passaggio dal un sistema di gestione documentale ad un sistema di conservazione deve essere fatta: ALLA CHIUSURA DEL FASCICOLO. Certe volte però conviene trasportare subito il documento in conservazione a norma, perché: Essendo un sistema a norma (AgID 2013 o CNIPA 2004), già il fatto che il documento è in esso conservato è atto probatorio, perché rispetta i requisiti delle norme emanate. Al contrario per dimostrare che un sistema di gestione documentale rispetti tutte le misure di protezione e integrità dovrebbe essere necessaria una perizia tecnica. Se al documento informatico è associata una firma digitale è obbligo del conservatore rinnovarne la validità, quindi non deve essere fatta a livello del sistema di gestione documentale.

17 Al documento immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione: Insieme minimo: Identificativo univoco e persistente Il riferimento temporale L oggetto I soggetto che ha formato il documento L eventuale destinatario L impronta del documento informatico

18 Tesi di Laurea Il processo di creazione del documento informatico è il seguente: 1. Accesso tramite credenziali di riconoscimento uniche e persistenti (gestione delle Credenziali di Ateneo, profilatura degli utenti) 2. Raccolta di un documento informatico con caratteristiche adatte alla conservazione come formato (.PDF,.XML.), font (deve rispettare le norme sull accessibilità). (Da applicativo Esse3) 3. Creazione di una rappresentazione statica della tesi acquisita

19 4. Registrazione del documento in ingresso all amministrazione (attraverso applicativo Titulus) 5. Conservazione del documento in un sistema di gestione documentale 6. Conservazione del documento in un sistema di conservazione a norma (attraverso applicativo Conserva) 7. Passaggio del documento all archivio storico o all eliminazione del documento ( competenza della sovrintendenza e non dell ente)

20 Registro delle lezioni e Diario del Docente Il processo di creazione del documento informatico «Registro delle lezioni e Diario Docente» è il seguente: 1. Accesso tramite credenziali di riconoscimento uniche e persistenti (gestione delle Credenziali di Ateneo, profilatura degli utenti) alla intranet dell ateneo 2. Raccolta delle informazioni delle attività svolta dal docente (lezioni, orari di ricevimento, attività istituzionali) attraverso applicativo proprietario dell ateneo 3. Creazione del documento informatico attraverso applicativo proprietario dell ateneo 4. Protocollazione dei registro del docente in ingresso all amministrazione e fascicolazione nel fascicolo personale del docente. (attraverso applicativo Titulus)

21 5. Approvazione del documento da parte dei responsabili della struttura ( Direttori di Dipartimento) attraverso applicativo proprietario dell ateneo 6. Protocollazione dell approvazione e fascicolazione nel fascicolo personale del docente. (attraverso applicativo Titulus) 7. Conservazione dei documenti nel sistema di gestione documentale. 8. Conservazione del documento in un sistema di conservazione a norma (attraverso applicativo Conserva) 9. Passaggio del documento all archivio storico o all eliminazione ( competenza della sovraintendenza e non dell ente)

22 In conclusione - Eliminare la carta non è propriamente immediato - Serve introdurre nuovi strumenti - Serve ripensare il processo In un concetto: Dematerializzare non è l applicazione di nuovi strumenti all esistente. L esistente deve cambiare anch esso