Connettore PAF ParER Descrizione Modulo di Prodotto

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1 Descrizione Modulo di Prodotto Rev. 0 giugno 2016

2 Sommario 1 DESCRIZIONE E OBIETTIVI Riferimenti normativi PROCESSO DI CONSERVAZIONE PRINCIPALI FUNZIONALITÀ GESTITE Principali transazioni Invio in conservazione fattura passiva Invio in conservazione fattura attiva Simulazione conservazione fattura passiva Invio in conservazione massivo Forzatura conservazione Principali outputs Stampa di controllo REQUISTI DELL APPLICAZIONE

3 1 DESCRIZIONE E OBIETTIVI Gli Enti soggetti all obbligo della Fatturazione Elettronica hanno facoltà di avvalersi dei servizi del Polo archivistico regionale dell Emilia-Romagna (ParER), struttura di conservazione accreditata presso l AgID, per la conservazione digitale dei documenti informatici anche a rilevanza fiscale. Per esercitare tale facoltà, l Ente deve attivare una specifica convenzione direttamente con il ParER (rif. ). L applicazione denominata Connettore SIB@K PAF ParER ha lo scopo di permettere l integrazione della Piattaforma di Acquisizione Fatture (PAF) di Data Management PA con il servizio ParER per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. La conservazione a norma dei documenti fiscali (con i metadati relativi) si applica alle fatture ufficiali (accettate o in decorrenza termini) che come tali vengono registrate nel Registro Unico Fatture (RUF); è il numero RUF l'identificativo univoco che si trasmette per la conservazione al servizio ParER. Le fatture pregresse devono essere conservate come documenti fiscali anche se già conservate come generici documenti protocollati. Le fatture ricevute e rifiutate non sono da ritenersi documenti fiscali ufficiali (la conservazione a norma sarà cura del solo soggetto emittente). 1.1 Riferimenti normativi Nel seguito si riportano le principali informazioni normative che sono state di riferimento nella realizzazione dell applicazione. DMEF 17 giugno 2014 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005 I documenti rilevanti ai fini fiscali sono conservati in modo tale che: Siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità Siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione almeno al cognome, nome, alla denominazione,al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi [ ] Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione Il processo di conservazione è effettuato entro il termine previsto dall art.7, comma4-ter, del decretolegge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n

4 DPR 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (ART. 67, comma1) DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23- ter, comma4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del Al processo di conservazione della fattura elettronica si applicano le regole generali sulla conservazione dei documenti informatici contenute nel DPCM3 dicembre 2013 Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in: a) pacchetti di versamento b) pacchetti di archiviazione c) pacchetti di distribuzione (ART. 4, comma 1) Link ParER Per la realizzazione del web service di integrazione con ParER: Servizi di versamento in modalità sincrona: VersamentoSync (versione 1.4) in Linee guida per la realizzazione dei SIP: FATTURA [versione 1.1 del 14/9/2015] in 3 9

5 2 PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il pacchetto di versamento (SIP) dell unità documentaria (aggregato logico costituito da uno o più documenti che sono considerati come un tutto unico) è costituito da componenti di tipo file relativi ai singoli documenti che la compongono e da un file XML contenente i metadati di conservazione denominato Indice SIP. La composizione delle unità documentarie a seconda della tipologia è: Tipologia FATTURA PASSIVA FATTURA ATTIVA Documento Principale Annesso Principale Annesso FATTURA/NOTA DI CREDITO (file fattura, nota credito o lotto di fatture firmato tracciato FatturaPA) FILE DEI METADATI, NOTIFICA DI ESITO COMMITTENTE, SCARTO ESITO COMMITTENTE, NOTIFICA DI DECORRENZA TERMINI (file messaggio rilasciati dal SdI al destinatario in base al flusso di trasmissione della fattura/nota credito) FATTURA/ NOTA DI CREDITO (file fattura o nota credito firmato tracciato FatturaPA) NOTIFICA DI MANCATA CONSEGNA, RICEVUTA DI CONSEGNA, NOTIFICA DI ESITO, NOTIFICA DI DECORRENZA TERMINI, ATTESTAZIONE IMPOSSIBILITA DI RECAPITO (file messaggio rilasciati dal SdIal mittente in base al flusso di trasmissione della fattura/nota credito) 4 9

6 L unità documentaria di tipologia FATTURA ATTIVA e FATTURA PASSIVA ha associato un set di metadati per consentirne l IDENTIFICAZIONE, la DESCRIZIONE e la RICERCA. Tipologia Funzione Metadati FATTURA PASSIVA FATTURA ATTIVA IDENTIFICAZIONE RICERCA DESCRIZIONE RICERCA DESCRIZIONE IDENTIFICAZIONE RICERCA DESCRIZIONE RICERCA DESCRIZIONE - Numero: numero di registrazione della fattura/nota credito - Anno: anno di registrazione - Registro: registro/sezionale/bollato IVA (o RUF) in cui è registrata la fattura - Data: data di registrazione della fattura/nota credito - Oggetto: Oggetto della fornitura oppure Fattura n.[numero emissione] del [data emissione] Mittente [denominazione mittente] - Denominazione mittente (Ragione sociale oppure Cognome e nome) - Identificativo mittente (Partita IVA o Codice Fiscale) - Importo - Data di scadenza della fattura - Data e numero di protocollo - Data e numero di emissione della fattura - CIG; CUP - Riferimento contabile - Rilevanza Iva - Numero: numero di emissione della fattura/nota credito - Anno: anno di emissione - Registro: registro/sezionale/bollato IVA in cui è registrata la fattura - Data: data di emissione della fattura/nota credito - Oggetto: Fattura n.[numero emissione] del [data emissione] Destinatario [denominazione destinatario] - Denominazione destinatario (Ragione sociale oppure Cognome e nome) - Identificativo destinatario (Partita IVA o Codice Fiscale) - Importo - Data di scadenza della fattura La conservazione a norma dei documenti a rilevanza fiscale implica la presenza almeno dei seguenti metadati (Art. 3, comma 1, lettera b del DMEF 17 giugno 2014): cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita iva, data. 5 9

7 I metadati definiti per la conservazione delle FATTURE ATTIVE sono contenuti tutti nella fattura/nota di credito, mentre quelli per le FATTURE PASSIVE sono contenuti nella fattura/nota di credito ad eccezione dei dati di protocollazione e registrazione della fattura ricevuta. Per assicurare la completezza dell unità documentaria con tutte i file di notifica e dei metadati il versamento delle FATTURE ATTIVE deve avvenire almeno 15 giorni dopo l emissione, mentre quello delle FATTURE PASSIVE almeno 15 giorni dopo la ricezione e comunque non prima della registrazione sul sistema contabile, che comporta l attribuzione del numero RUF. Il pacchetto di versamento è sottoposto ad una serie di controlli automatici da parte del sistema di conservazione che riguardano: validità della firma apposta al documento alla data in cui viene (l esito del controllo della firma apposta ai messaggi SdI è sempre negativo in quanto la firma utilizzata non è basata su un certificato rilasciato da una CA accreditata); integrità del formato dei file; consistenza dei metadati in termini di obbligatorietà, valori e formato (nel caso dei documenti a rilevanza fiscale, il controllo è finalizzato in particolare a garantire la presenza dei metadati minimi definiti dalla normativa). Se le verifiche sono negative il pacchetto di versamento viene mantenuto in un area temporanea di lavoro accessibile tanto al personale di ParER quanto all utente dell Ente abilitato alla consultazione e al monitoraggio. Il rifiuto del pacchetto di versamento è immediatamente comunicato al sistema versante mediante l invio dell Esito di versamento. Se le verifiche sono positive il pacchetto di versamento viene inserito all interno dell archivio dell Ente. L accettazione del pacchetto viene immediatamente comunicata al Sistema versante con l invio dell Esito di versamento ovvero un file XML con l elenco dei controlli eseguiti e dei relativi esiti, la data e i parametri di versamento. L esito contiene anche il Rapporto di versamento. Il pacchetto di versamento accettato viene inserito all interno dell Elenco di versamento generato mensilmente per tipologia documentaria. L Elenco viene poi chiuso, gli viene apposto un riferimento temporale e viene firmato digitalmente dal Responsabile della funzione archivistica di conservazione per attestarne la presa in carico. Una volta chiuso e firmato l Elenco, viene generato il pacchetto di archiviazione (AIP) dell unità documentaria costituito da: indice AIP file contenuti nell unità documentaria file dell Indice SIP file degli Esiti di versamento file del Rapporto di versamento file con le eventuali precedenti versioni dell Indice AIP 6 9

8 I pacchetti di archiviazione generati a partire dai pacchetti di versamento accettati nel sistema di conservazione vengono annualmente selezionati e aggregati in Serie Le fatture inserite all interno delle serie sono disposte in ordine di numerazione (numero di emissione per le fatture attive e numero di registrazione per le fatture passive) e in ordine cronologico (data di emissione per le fatture attive e data di registrazione per le fatture passive). Il contenuto della serie è sottoposto a controlli automatici il cui esito non pregiudica la validazione della serie ed il completamento del processo di conservazione: corrispondenza tra la data della prima fattura e la data minima delle fatture contenute nella serie; presenza di fatture afferenti alla serie non acquisiste in conservazione perché in stato di errore; confronto tra il numero totale delle fatture ricevute in conservazione e il numero totale delle fatture emesse/registrate da inviare in conservazione; rilevazione di eventuali lacune cioè di fatture non presenti nella serie o perché non prodotte o perché non versate. Gli ultimi due controlli di consistenza sono attivabili a richiesta dell Ente, che deve comunicare all interno di un apposita interfaccia on-line, disponibile sul sistema di conservazione: numero totale di fatture prodotte/ricevute nell arco dell anno che appartengono alla serie; estremi della prima e ultima fattura prodotta/ricevuta; eventuale presenza di lacune (fatture non prodotte oppure non versate); motivo delle eventuali lacune. La validazione della serie, la generazione dell indice AIP della serie, la firma e apposizione della marca temporale da parte del Responsabile della funzione archivistica conclude il processo di conservazione e determina l accettazione della custodia da parte di ParER dei documenti informatici versati dall Ente. Il processo di conservazione di tutti i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, comprese le fatture elettroniche, deve concludersi entro il 3 mese dalla presentazione delle dichiarazione dell anno di riferimento (Art. 3, comma 2 del DMEF 17 giugno 2014). Quindi per le fatture passive registrate nel 2015 e per le fatture attive emesse nel 2015 il termine è il 31/12/2016. I documenti conservati sono in qualsiasi momento consultabili dall utente abilitato all accesso, tramite l interfaccia web del sistema di conservazione Sacer e utilizzando le credenziali fornite da ParER. Sono disponibili le funzionalità di ricerca, consultazione, download delle fatture conservate e acquisizione delle prove di conservazione. 7 9

9 3 PRINCIPALI FUNZIONALITÀ GESTITE 3.1 Principali transazioni Invio in conservazione fattura passiva Si compone l unità documentaria inserendo il file fatturapa come documento principale, il file dei metadati del SdI e i file di notifica come annessi; si valorizzano i metadati con tutte le informazioni presenti in fattura e si completano con gli estremi di protocollazione e gli estremi RUF, richiedendoli a SIB@k; si invoca il web service VersamentoSync; si registra l esito del versamento ed in caso positivo il rapporto di versamento. La funzione è disponibile per le fatture ricevute da almeno 15 giorni e contabilizzate Invio in conservazione fattura attiva Si compone l unità documentaria inserendo il file fatturapa come documento principale, i file di notifica come annessi; si valorizzano i metadati con tutte le informazioni presenti in fattura e si completano con gli eventuali estremi di protocollazione; si invoca il web service VersamentoSync. La funzione è disponibile per le fatture emesse da almeno 15 giorni Simulazione conservazione fattura passiva Per verificare il buon funzionamento del sistema è possibile, mediante il metadato SimulaSalvataggioDatiInDB, è possibile simulare il versamento, effettuando i controlli ed ottenendo il corrispondente esito, senza però che il pacchetto sia effettivamente memorizzato Invio in conservazione massivo Un elaborazione massiva scorre tutti i file fatture ricevuti o inviati in un intervallo di date, escludendo le fatture passive rifiutate, che non risultano versati, e li invia in conservazione, insieme alle relative notifiche, richiamando i web service in modo analogo alla gestione puntuale. Al termine produce un rapporto sintetico per i file memorizzati correttamente e dettagliato per eventuali errori Forzatura conservazione Un elaborazione massiva scorre tutti le fatture passive, ricevute in un intervallo di date, non contabilizzate, e forza la conservazione (mediante il metadato ForzaAccettazione) anche in assenza degli estremi RUF. Al termine produce un rapporto dettagliato. 8 9

10 3.2 Principali outputs Stampa di controllo Per facilitare i controlli di consistenza si realizza una stampa che evidenzi: numero totale di fatture prodotte/ricevute nell arco dell anno; estremi della prima e ultima fattura prodotta/ricevuta; eventuale presenza di lacune (fatture non prodotte oppure non versate). 4 REQUISTI DELL APPLICAZIONE L applicazione Connettore PAF ParER richiede l installazione del Modulo PAF del prodotto SIB@K (da ver. 5.22). 9 9