Scheda Servizi Piattaforma Hub Agyo

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1 Scheda Servizi Piattaforma Hub Agyo Versione 2.0 del 26/04/ Scopo ed efficacia della Scheda Servizi Hub Agyo La presente Scheda Servizi Hub forma parte integrante e sostanziale del Contratto che regolamenta i Servizi Hub attivabili dal Cliente attraverso la Piattaforma Hub di titolarità di TeamSystem denominata Agyo. Scopo della Scheda Servizi è quello di definire le specifiche tecniche, funzionali e procedurali di ciascun Servizio Hub. Nella presente Scheda Servizi, i termini e le espressioni riportati con iniziale maiuscola devono intendersi con il significato ad essi attribuito nelle Condizioni Generali. 2. Servizio B2B - Fatturazione elettronica tra privati Per Servizio B2B si intende il servizio di fatturazione elettronica nel formato XML, utilizzato negli scambi commerciali tra operatori economici privati e fornito da TeamSystem attraverso la Piattaforma Hub. Il Servizio B2B è attivabile per l emissione e la trasmissione telematica delle fatture elettroniche XML (B2B ATTIVO) ovvero per la loro ricezione, quindi è possibile attivare entrambe le componenti del Servizio B2B (B2B ATTIVO e/o PASSIVO). A seconda delle componenti attivate, il Servizio B2B permette ai Clienti di fruire del processo di fatturazione elettronica attraverso le seguenti fasi fondamentali: Pag. 1

2 creazione guidata delle fatture elettroniche tramite console B2B, nel caso in cui le fatture elettroniche non vengano create mediante un applicativo software aziendale; caricamento delle fatture elettroniche in modalità automatica web service o tramite caricamento manuale dall apposita console B2B (le fatture elettroniche caricate vengono acquisite dal Servizio B2B solo nel caso in cui risulti positivo l esito della verifica sintattica eseguita dal Servizio B2B sul tracciato Fattura Elettronica); emissione per conto terzi della fattura elettronica con apposizione della firma digitale sul file XML; trasmissione della fattura elettronica alla controparte commerciale (destinatario cessionario/committente), sulla base anche degli uffici di fatturazione codificati e configurati dagli utenti nella Piattaforma Hub; disponibilità delle fatture elettroniche ricevute nel formato XML; ricerca, consultazione, visualizzazione e download della fattura elettronica inviata e/o ricevuta attraverso l interfaccia online della Piattaforma Hub ovvero tramite apposita connessione ad un gestionale nei casi previsti; monitoraggio dello stato di ciascuna Fattura Elettronica; gestione di differenti utenti ed uffici di fatturazione. Il formato standard delle fattura elettronica è nel formato XML con una struttura-dati che rispetta il tracciato FatturaPA pubblicato dal Sistema di Interscambio dell Agenzia delle Entrate e valido anche per la fatturazione elettronica tra privati, alle cui specifiche il Cliente deve fare riferimento per la corretta valorizzazione della Fattura Elettronica, con l aggiunta di eventuali informazioni valorizzate in automatico dagli applicativi software aziendali, al fine di garantire l importazione delle fatture negli stessi applicativi e la loro registrazione contabile in modalità completamente automatizzata. La Fattura Elettronica nel formato XML scambiata attraverso il Servizio B2B, è una fattura valida fiscalmente e legalmente in quanto garantisce il rispetto dei requisiti previsti dalle norme di riferimento. Altresì, tutte le transazioni dei documenti sono tracciate e loggate dalla Piattaforma Hub che in tal modo identifica le controparti della transazione commerciale (autenticità dell origine delle controparti commerciali e degli eventuali intermediari), identifica in modo univoco e persistente i documenti scambiati e garantisce l integrità nell intero ciclo di vita della fattura, calcolandone l impronta (hash) fin dalla sua acquisizione. Nella testata del tracciato XML della Fattura Elettronica sono contenuti anche i dati necessari per identificare il soggetto che trasmette il file in modalità elettronica. Essendo il Servizio B2B a veicolare la fattura elettronica al destinatario tramite colloquio applicativo, i dati del trasmittente nella fattura elettronica sono valorizzati con i dati di TeamSystem, gestore della Piattaforma Hub. Pag. 2

3 Il Servizio B2B prevede, inoltre, l incarico da parte del cedente/prestatore a TeamSystem come emittente per conto terzi, pertanto il Servizio B2B prevede l apposizione, prima dell invio, della firma digitale da parte del rappresentante di TeamSystem su ciascuna Fattura Elettronica. Per quanto riguarda la valorizzazione del tracciato della Fattura Elettronica, si sottolinea che i blocchi dati che identificano il trasmittente e l id progressivo della Fattura Elettronica, la versione del formato fattura utilizzato e l emittente per conto terzi vengono correttamente valorizzati nei relativi campi della Fattura Elettronica dal Servizio B2B, mentre tutti i restanti campi delle Fatture Elettroniche devono essere valorizzati dal Cliente secondo le specifiche e le regole pubblicate dal Sistema di Interscambio sul sito istituzionale. Il file veicolato dal Servizio B2B può contenere: una Fattura Elettronica singola (un solo corpo fattura XML); un lotto di Fatture Elettroniche (un unico XML con più corpi fattura ma con la stessa intestazione, quindi con il medesimo destinatario nella testata). Inoltre, è possibile trasferire un archivio di fatture elettroniche. In tal caso le Fatture Elettroniche vengono trattate dal Servizio B2B come se venissero trasmesse singolarmente, prevedendo l apposizione della firma digitale sulla singola fattura e anche gli stati di ritorno verranno restituiti dal Servizio B2B singolarmente per ogni documento. In tutti i predetti casi, è obbligatorio per il soggetto che trasferisce i documenti al Servizio B2B, rendere sempre univoca la nomenclatura del file Fattura Elettronica ad ogni ricaricamento (uploadfiles). Una volta che la Fattura Elettronica è valorizzata nella sua completezza e controllata (validata) nella correttezza del suo tracciato-dati, se corretta, viene apposta su di essa una firma digitale e trasmessa in modalità elettronica al destinatario/ricevente per il suo download. A tal riguardo, si evidenzia che nel Servizio B2B una Fattura Elettronica si ha per emessa quando il documento raggiunge lo stato di MESSA A DISPOSIZIONE per il ricevente (stato INVIATA per il cedente/prestatore) ed è esclusiva responsabilità del ricevente scaricarla e quindi riceverla nella propria disponibilità. Il Servizio B2B consente al ricevente di scaricare la Fattura Elettronica attraverso due modalità: tramite lo specifico servizio applicativo disponibile per gli applicativi software aziendali; tramite la funzionalità di download del file fattura nel formato XML presente nel Servizio B2B medesimo. Per garantire la leggibilità della Fattura Elettronica in una forma leggibile per l utente è stato integrato il visualizzatore foglio di stile XSLT di Fattura PA dell Agenzia delle Entrate valido anche per la fatturazione elettronica tra privati. Il Cliente potrà condividere con il Professionista registrato alla Piattaforma Hub le proprie Fatture Elettroniche solo dopo che esse avranno raggiunto lo stato di INVIATAA_DISPOSIZIONE. Pag. 3

4 Il Servizio B2B mette a disposizione degli utenti una console, ovvero una apposita interfaccia negli applicativi software aziendali, allo scopo di monitorare i vari stati della Fattura Elettronica nel suo ciclo di vita. È onere del Cliente verificare lo stato e/o le notifiche generate dal Servizio B2B in relazione alle Fatture Elettroniche veicolate. Il Servizio B2B non comprende in automatico anche la conservazione a norma delle Fatture Elettroniche nel formato XML, a meno che il Cliente non abbia acquistato anche il Servizio CCT di TeamSystem e quindi automaticamente abbia accettato la relativa Scheda Servizio CCT e preso visione del Manuale della Conservazione di TeamSystem. Ulteriori specifiche e funzionalità del Servizio B2B potrebbero in futuro essere implementate e messe a disposizione dei Clienti mediante la Piattaforma Hub ovvero attraverso le funzionalità degli applicativi software aziendali. 3. Servizio Sistema di Interscambio (SDI) La normativa vigente ha stabilito che la trasmissione delle Fatture Elettroniche emesse dagli operatori economici e destinate alle amministrazioni pubbliche (FEPA) deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che veicola le fatture tramite un codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario e restituisce delle notifiche che definiscono gli stati delle fatture e/o le comunicazioni tra le parti commerciali, secondo le disposizioni del Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55. Inoltre, il Cliente può fruire del Servizio SDI anche per il processo di fatturazione elettronica tra privati, secondo un unico tracciato XML (formato FatturaPA) e sempre attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che è a disposizione anche per i rapporti commerciali tra privati, come previsto dal Decreto Legislativo n. 127/2015. Per Servizio SDI si intende il servizio di fatturazione elettronica nel formato XML previsto dalla normativa di riferimento, utilizzato negli scambi commerciali tra operatori economici e pubbliche amministrazioni (FEPA) ovvero tra privati (PR), fornito da TeamSystem attraverso la Piattaforma Hub in qualità di intermediario tramite il SDI. Il Servizio SDI è attivabile per l emissione e la trasmissione tramite il SDI delle Fatture Elettroniche (componente CICLO ATTIVO), ovvero solo per la ricezione tramite SDI delle Fatture Elettroniche (componente CICLO PASSIVO), ovvero è possibile attivare entrambe le componenti del Servizio SDI (componenti CICLO ATTIVO e PASSIVO). A seconda della componente di Servizio SDI attivata, è possibile fruire del processo di fatturazione elettronica mediante la Piattaforma Hub e attraverso le seguenti fasi fondamentali: Pag. 4

5 produzione delle Fatture Elettroniche nel formato XML standard tramite specifica interfaccia web, nel caso in cui il Cliente non sia in grado di produrre la Fattura Elettronica con il proprio sistema software aziendale. I campi delle Fatture Elettroniche devono essere valorizzati dal Cliente secondo le specifiche e le regole pubblicate dal SDI sul sito istituzionale e sulla Piattaforma Hub; caricamento in modalità automatica o manuale nel Servizio SDI delle Fatture Elettroniche prodotte; presa in carico della Fattura Elettronica solo dopo l esecuzione con esito positivo di controlli formali per la verifica sintattica eseguita dal Servizio SDI sul tracciato fatturapa, valido sia per i fornitori della pubblica amministrazione che per i rapporti commerciali tra privati; apposizione della firma digitale sulle Fatture Elettroniche ai fini dell emissione per conto terzi da parte di TeamSystem Service; trasmissione per conto degli operatori economici delle Fatture Elettroniche tramite canale accreditato al SDI o tramite PEC; ricezione per conto delle pubbliche amministrazioni (caso FEPA) e degli operatori economici (caso privati) delle Fatture Elettroniche tramite canale di ricezione accreditato al SDI; messa a disposizione delle notifiche e ricevute scambiate dal SDI, delle quali il Cliente ha l onere di presa visione; ricerca e consultazione online delle Fatture Elettroniche inviate e/o ricevute e delle relative notifiche SDI anche attraverso l interfaccia online; monitoraggio dello stato di ciascuna Fattura Elettronica con relative notifiche/ricevute, delle quali il Cliente ha l obbligo di presa visione; gestione di differenti utenti nel Portale. Il Servizio SDI non comprende in automatico anche la conservazione a norma delle Fatture Elettroniche scambiate con il SDI nel formato XML e relativi messaggi di notifica/ricezione, a meno che il Cliente non abbia attivato anche il Servizio CCT di TeamSystem e quindi automaticamente abbia accettato la relativa Scheda Servizio CCT e preso visione del Manuale della Conservazione di TeamSystem. Ulteriori specifiche e funzionalità potrebbero in futuro essere implementate e messe a disposizione dei Clienti nell ambito del Servizio SDI mediante la Piattaforma Hub. 4. Servizio Exchange Per Servizio Exchange si intende il servizio di trasmissione e ricezione di documenti fornito dalla Piattaforma Hub mediante posta elettronica ordinaria (mail). Lo scopo del Servizio Exchange è quello di fornire al Cliente delle funzionalità per permettere la trasmissione tramite mail di varie tipologie di documenti (tra i quali a titolo esemplificativo e non esaustivo le fatture). Pag. 5

6 I documenti trasmessi mediante la posta elettronica ordinaria (mail) sono resi disponibili al Cliente mediante apposita interfaccia online, tramite cui l utente può eseguire ricerche e consultazioni e monitorare lo stato dei documenti. Altresì, tutte le transazioni dei documenti trasmessi sono tracciate e loggate dalla Piattaforma Hub che in tal modo identifica il soggetto trasmittente, identifica in modo univoco e persistente i documenti trasmessi e garantisce l integrità nell intero ciclo di vita dei documenti, calcolandone l impronta (hash) fin dalla sua acquisizione. Il Servizio Exchange non comprende in automatico anche la conservazione a norma dei documenti trasmessi mediante posta ordinaria (mail), a meno che il Cliente non abbia attivato anche il Servizio CCT e quindi automaticamente abbia accettato la relativa Scheda Servizio CCT e preso visione del Manuale della Conservazione di TeamSystem. Solo in questo caso, sui documenti scambiati via mail prima di attivare la conservazione, TeamSystem è autorizzata ad apporre una firma digitale al fine di garantire al documento i requisiti di immodificabilità ed integrità. Ulteriori specifiche e funzionalità potrebbero essere implementate e messe a disposizione dei Clienti nell ambito del Servizio Exchange mediante la Piattaforma Hub. 5. Servizio Poste Per Servizio Poste si intende il servizio di postalizzazione (stampa cartacea in bianco e nero, imbustamento e recapito) di fatture, fornito mediante la società Postel S.p.A. Lo scopo del Servizio Poste è quello di fornire ai Clienti delle funzionalità per recapitare le fatture dai propri gestionali ai destinatari indicati, nel formato cartaceo imbustato e nel rispetto dei criteri stabiliti dalle regole del prodotto postale utilizzato. Attraverso apposita interfaccia online, l Utente può monitorare lo stato del recapito dei documenti. Il Servizio Poste non comprende in automatico anche la conservazione a norma delle predette fatture, a meno che il Cliente non abbia attivato anche il Servizio CCT e quindi automaticamente abbia accettato la relativa Scheda Servizio e preso visione del Manuale della Conservazione di TeamSystem. Solo in questo caso, TeamSystem è autorizzata ad apporre una firma digitale sulle fatture copie in PDF al fine di garantire al documento i requisiti di immodificabilità ed integrità per completare il processo di generazione della copia. Pag. 6

7 Ulteriori specifiche e condizioni potrebbero essere in futuro implementate e messe a disposizione dei Clienti nell ambito del Servizio Poste mediante la Piattaforma Hub. 6. Servizio Telematici fiscali Per Servizio Telematici Fiscali si intende il servizio di trasmissione elettronica al sistema ricevente dell Agenzia delle Entrate dei file nel formato XML riferiti ad adempimenti fiscali, quali a titolo esemplificativo la comunicazione dei dati delle liquidazioni periodiche IVA e/o dei dati delle fatture emesse e ricevute, di cui agli articoli 21 e 21-bis del Decreto Legge 31 maggio 2010, n. 78. Di seguito vengono indicati i telematici fiscali attivabili dal Cliente nell ambito del Piattaforma Hub Agyo. 6.1 COMUNICAZIONE DEI DATI DELLE LIQUIDAZIONI PERIODICHE IVA La comunicazione dei dati delle liquidazioni periodiche IVA è un adempimento fiscale introdotto dall art. 4 del Decreto Legge n. 193/2016 che ha introdotto l art. 21-bis del Decreto Legge 31 maggio 2010, n. 78. La corretta compilazione dei file delle liquidazioni periodiche Iva nel formato XML ovvero dell eventuale formato compresso zip che contiene i predetti file è di responsabilità esclusiva del Cliente e deve avvenire secondo le Specifiche tecniche e regole per la compilazione della comunicazione pubblicate con il Provvedimento direttoriale attuativo. Il Servizio per la comunicazione dei dati delle Liquidazioni Periodiche Iva fornito da Agyo permette ai Clienti di fruire del processo di invio telematico dei file comunicazione attraverso le seguenti fasi fondamentali: caricamento da parte del Cliente dei file delle liquidazioni periodiche Iva o dei contenitori zip che li contengono mediante modalità automatica web service o tramite caricamento manuale dall apposita console (i file delle liquidazioni periodiche Iva caricati vengono acquisite dal Servizio Telematici Fiscali solo nel caso in cui risulti positivo l esito della verifica sintattica eseguita dal Servizio sul tracciato dei file); apposizione da parte del Servizio, opzionale e su richiesta espressa del Cliente, della Firma Automatica sui file delle liquidazioni periodiche Iva. La Firma Automatica può essere attivata dal firmatario mediante funzionalità di Agyo e secondo le condizioni dell autorità di certificazione. La Firma Automatica sui file della comunicazione dei dati delle liquidazioni periodiche Iva prevede il consenso iniziale del firmatario all utilizzo da parte della Piattaforma Hub della predetta firma esclusivamente per le finalità del Servizio. Il Cliente è responsabile dell individuazione del firmatario, e delle sue eventuali variazioni successive, in modo coerente con quanto previsto dalle specifiche normative dell adempimento fiscale, più nel dettaglio la firma sui file deve essere del contribuente o di chi ne ha la Pag. 7

8 rappresentanza legale o negoziale o in alternativa dell Intermediario abilitato di cui all art. 3, commi 2- bis e 3, del d.p.r. 22 luglio 1998, n. 322; trasmissione al sistema ricevente dell Agenzia delle Entrate dei file delle liquidazioni periodiche Iva o dello zip compresso contenente i file predetti da parte del Servizio; ricezione delle notifica di esito dal sistema ricevente dell Agenzia e messa a disposizione delle stesse al Cliente. Il Cliente è responsabile di prendere visione delle notifica di esito e di gestire il corretto re-invio dei file in caso di presenza di errori (scarti) nella notifica di esito stessa; ricerca, consultazione, visualizzazione e download dei file delle liquidazioni periodiche Iva attraverso l interfaccia online della Piattaforma Hub ovvero tramite apposita connessione ad un gestionale nei casi previsti; monitoraggio dello stato di ciascun file inviato. Ulteriori specifiche e funzionalità potrebbero in futuro essere implementate e messe a disposizione dei Clienti nell ambito del Servizio Telematici Fiscali mediante la Piattaforma Hub. Il Servizio Telematici Fiscali non comprende in automatico anche la conservazione a norma dei documenti relativi all adempimento fiscale trasmessi e delle relative notifiche di esito, a meno che il Cliente non abbia attivato anche il Servizio CCT di TeamSystem e quindi automaticamente abbia accettato la relativa Scheda Servizio CCT e preso visione del Manuale della Conservazione di TeamSystem. Pag. 8