Guida operativa per la predisposizione delle fatture elettroniche in formato XML da inviare sul Portale Fornitori alle Società del Gruppo FS

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1 Guida operativa per la predisposizione delle fatture elettroniche in formato XML da inviare sul Portale Fornitori alle Società del Gruppo FS 1

2 INTRODUZIONE Il presente documento illustra le modalità di Fatturazione poste in essere dalla Società Ferservizi S.p.A. (Società che cura il service Amministrativo Contabile per il Gruppo FS), per la gestione delle fatture dei fornitori di alcune Società del Gruppo (vedi elenco di seguito riportato), in formato elettronico. Per formato elettronico s intende una fattura prodotta dai sistemi di fatturazione del fornitore in formato XML (extensible Markup Language). Tale fattura sarà del tutto analoga a quelle prodotte dal fornitore nei confronti della Pubblica Amministrazione, con alcune specificità necessarie per acquisire la fattura nell impianto Amministrativo Contabile gestito da Ferservizi per conto delle seguenti Società del Gruppo: Rete Ferroviaria Italiana, Trenitalia, Ferrovie dello Stato Italiane, FS Sistemi Urbani, Mercitalia Rail Ferservizi. 2

3 SPECIFICHE TECNICHE-APPLICATIVE La fattura dovrà essere prodotta nel formato FatturaPA (vers. 1.1.) della Pubblica Amministrazione con le integrazioni di seguito riportate, intestata alla Società presente nell Ordine applicativo e inoltrata esclusivamente tramite il Portale aziendale di Ferservizi S.p.A. (indirizzo: All interno del Portale Fornitori è presente una specifica Area Riservata ai fornitori che consente la registrazione. Seguendo le indicazioni riportate sul Manuale d Iscrizione al Servizio Portale Fornitori è possibile optare per l invio del flusso di fatturazione in formato XML. Una volta effettuata questa scelta è possibile usufruire del servizio. Relativamente al formato della Fattura elettronica in formato XML con tracciato Fattura/PA da trasmettere (si vedano a titolo indicativo e non esaustivo le specifiche tecniche riportate sul sito web del Governo si riportano di seguito le integrazioni/personalizzazioni da apportare ai campi del formato dei documenti da indirizzate alle Società del Gruppo Ferrovie dello Stato sopra citate: Progressivo Invio il progressivo numerico NON deve essere lo stesso a parità di fattura. Nel caso, quindi, fosse necessario rinviare la stessa fattura, il progressivo deve essere diverso rispetto a quello del primo invio Formato Trasmissione - valorizzare con costante fissa ODA ; Codice Destinatario - valorizzare in funzione della Società del Gruppo FS destinataria della fattura. In particolare con FS0199 per RFI, "ITF999" per Trenitalia, "FSCS99" per Ferservizi, "FSHD99" per Ferrovie dello Stato Italiane, "FSSU99" per Sistemi Urbani e MIR999 per Mercitalia Rail Partita IVA del Fornitore - valorizzare con Partita IVA del Fornitore; Denominazione - valorizzare con Ragione Sociale del Fornitore; 3

4 Partita IVA del Cliente - valorizzare con per R.F.I., per Trenitalia, per Ferrovie dello Sato Italiane, per Ferservizi, per Sistemi Urbani, per Mercitalia Rail; Codice Fiscale del Cliente - valorizzare con per R.F.I., per Trenitalia, per FSI, per Ferservizi, per Sistemi Urbani, per Mercitalia Rail; Denominazione - deve essere valorizzato con la Denominazione della società cliente, Rete Ferroviaria Italiana, Trenitalia, Ferrovie dello Stato Italiane, Ferservizi, FS Sistemi Urbani, Mercitalia Rail, in coerenza con i campi Partita Iva e C.F.; Id Documento - valorizzare con il numero dell Ordine di Acquisto (ODA)emesso dalla Società del Gruppo FS (lunghezza max. 10 crt.); Unità di Misura - valorizzare obbligatoriamente solo in presenza del campo Quantità; Tipo Dato - valorizzare con costante fissa ODA Riferimento Testo - valorizzare con il numero dell Entrata Merci riferito all ODA emesso dalla Società del Gruppo FS (es. 51nnnnnnnnnnn). Nella sezione Allegati del tracciato dovrà essere obbligatoriamente inserita la fattura in formato PDF secondo le specifiche tecniche previste dallo standard (inserire il.pdf come file binario codificato utilizzando l algoritmo Base64Binary). Oltre alla Fattura, il campo Allegati potrà contenere anche altro materiale documentale (p.e. comunicazioni da parte del fornitore, DDT ecc.). In quest ultimo caso è opportuno che l allegato sia univo e contenga, oltre alla fattura, anche gli altri documenti da trasmettere. Tutta la documentazione allegata dovrà riportare obbligatoriamente il riferimento al numero di fattura e, ove presente, all Ordine di Acquisto e/o all Entrata Merci. E necessario che le fatture siano corredate dal numero identificativo dell Ordine di Acquisto e che siano indirizzate alla competente Direzione Amministrativa Centrale e/o Territoriale i cui riferimenti potranno essere richiesti agli Utenti Richiedenti indicati negli Ordini applicativi/oda. 4

5 Tale modalità di trasmissione della Fattura è da intendersi sostitutiva della spedizione mediante posta ordinaria. Tutte le informazioni tecniche di dettaglio che riguardano la predisposizione della Fattura nel formato P.A. da trasmettere alle succitate Società del Gruppo FS, nonché i riferimenti tecnici di Ferservizi da contattare, sono comunque disponibili nell Area Riservata sul Portale Fornitori di Ferservizi. Al fine di garantire la corretta esecuzione della fatturazione elettronica il Fornitore, prima di inviare un flusso di fatturazione in effettivo, avrà cura di effettuare una prova di spedizione con un numero limitato di fatture. A tale scopo il fornitore dovrà prendere contatti con la struttura informatica di Ferservizi. Tale operazione è possibile inviando una all indirizzo Helpdesk.fornitori@ferservizi.it specificando che si intende prendere contatti con la struttura Servizi Informatici e Tecnologici di Ferservizi per concordare la prova di invio delle fatture in formato XML. Ricevuta la , sarà cura dei Servizi Informatici e Tecnologici di Ferservizi a prendere contatti con il fornitore per definire le modalità di esecuzione delle prove di invio. Per le Società del Gruppo FS citate in questo documento, la fattura verrà conservata a norma dalla Società incaricata alla Conservazione (Ferservizi S.p.A.). La fattura dovrà essere trasmessa con evidenza degli estremi del documento Entrata Merci relativo o documento equivalente attestante l avvenuta esecuzione della fornitura. In caso di consegna parziale la fattura potrà essere emessa solo successivamente al completamento della consegna, e comunque solo dopo aver ricevuto il documento di Entrata Merci o documento equivalente. In ogni caso, il Documento di Entrata Merci o documento equivalente sarà inviato a conclusione e verifica di ogni singola prestazione richiesta e correttamente erogata. 5