Manuale gestione della fattura elettronica VENETO con PHARMAINVOICE Istruzioni per le farmacie Aprile 2015

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1 Manuale gestione della fattura elettronica VENETO con PHARMAINVOICE Istruzioni per le farmacie Aprile 2015 Sommario: 1. PREREQUISITI PROCEDURE... 4 a. FATTURA WEBDPC FARMACIA CHE TARIFFA AUTONOMAMENTE... 4 b. FATTURA WEBDPC CON CENTRO di TARIFFAZIONE... 6 c. FATTURE AIR (webcare e ricette protesiche) FARMACIA CHE TARIFFA AUTONOMAMENTE... 7 d. FATTURE AIR (webcare e ricette protesiche) CON CENTRO di TARIFFAZIONE... 9 e. Fattura ADIMED f. FATTURE ESTEMPORANEE (es Nomenclatore, fatture a COMUNE,ecc.) Controllo STATO FAQ: SUPPORTO DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 1 di 15

2 1. PREREQUISITI Aver aggiornato le anagrafiche sul portale. Webcare (solo se la farmacia emette fattura webcare separata da fattura ricette protesiche rosse) e compilare i campi relativi alla fatturazione elettronica DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 2 di 15

3 webdpc: DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 3 di 15

4 2. PROCEDURE E necessario portare a termine la fatturazione dei moduli WEBDPC, ricordando che la numerazione segue un sezionale partitario indipendente (la numerazione riparte dall inizio solo per le fatture emesse alla Pubblica Amministrazione). a. FATTURA WEBDPC FARMACIA CHE TARIFFA AUTONOMAMENTE In sede di stampa della DCR, nel momento in cui viene richiesto il collegamento al webdpc per lo scarico delle ricette. Confermando il collegamento viene scaricata la fattura emessa sul portale e viene inserita tra le fatture di Wingesfar. E sufficiente premere il pulsante Stampa (1) quindi il pulsante Emissione PA per accedere all invio della fattura elettronica. DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 4 di 15

5 Viene proposta comunque la stampa del documento da allegare alla DCR (in ottemperanza alle richieste di alcune ASL) o consegnare al commercialista. Successivamente, cliccando su OK il documento viene trasmesso all ente destinatario attraverso il sistema di interscambio in automatico. DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 5 di 15

6 b. FATTURA WEBDPC CON CENTRO di TARIFFAZIONE Chi aderisce al centro di tariffazione le procedure di import/invio della fattura WEBDPC è disponibile nella funzione Bolle e fatture dei bottoni dedicati, impostando il periodo di competenza e le credenziali di accesso al portale. Successivamente le procedure di trasmissione delle fatture sono le medesime descritte per chi tariffa autonomamente (paragrafo precedente). DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 6 di 15

7 c. FATTURE AIR (webcare e ricette protesiche) FARMACIA CHE TARIFFA AUTONOMAMENTE Se la farmacia emette unica fattura per moduli e protesiche rosse, durante lo scarico dei dati Webcare, togliere il flag per lo scarico dati per la fattura PA, che verrà emessa in un secondo momento, diversamente lasciando il flag si può procede con l emissione di 2 fatture distinte. Durante la stampa della DCR viene proposto di inserire la fattura AIR, premendo Invio nella casella (1). DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 7 di 15

8 Si accede all inserimento dei dati per la Fattura PA, dove viene proposto un numero progressivo da confermare o eventualmente modificare. Confermare l elaborazione con il tasto per continuare nell elaborazione della DCR ed emettere la fattura AIR in coda alla stampa della distinta. Quindi occorre seguire le procedure descritte precedentemente di trasmissione della fattura. DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 8 di 15

9 d. FATTURE AIR (webcare e ricette protesiche) CON CENTRO di TARIFFAZIONE Per la fattura AIR, se la farmacia emette due fatture distinte per moduli WEBCARE e ricette di protesiche rosse, deve: Ricevere la fattura nella funzione bolle e fatture di WEBCARE come per il WEBDPC selezionando l apposito bottone. Generare la fattura protesiche importando il file xml ricevuto dal centro tramite . Diversamente se la farmacia emette una fattura cumulativa unica comprendente entrambe le forniture dovrà generare la fattura importando il solo file xml ricevuto dal centro. Per generare la fattura protesica è necessario entrare in Wingesfar nella funzione Bolle e fatture, Interrogazione documenti ed importare il file trasmesso dal centro. DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 9 di 15

10 In Interrogazione documenti selezionare Importa FATTURA PA (1) e successivamente Cerca fattura (2) per accedere alla finestra per la selezione del file xml scaricato (3). Quindi cliccare su Importa per inserire la fattura. Occorre portare a termine le procedure di trasmissione della fattura descritte precedentemente per WEBDPC. DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 10 di 15

11 e. Fattura ADIMED La fattura viene emessa in Wingesfar dalla tariffazione tramite un ente apposito. Dopo aver inserito le ricette, dal menù Tariffazione selezionare l ente preposto (ADIMED). In sede di stampa della distinta viene proposto l inserimento della fattura PA come spiegato in precedenza per il WEBDPC (premere Invio nella casella riquadrata di rosso). Confermare l elaborazione con il tasto per continuare nell elaborazione della DCR ed emettere la fattura ADIMED in coda alla stampa della distinta. Eseguire le procedure di trasmissione della fattura elettronica come spiegato in precedenza. DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 11 di 15

12 f. FATTURE ESTEMPORANEE (es Nomenclatore, fatture a COMUNE,ecc.) La fattura viene emessa in Wingesfar digitando la descrizione del servizio o inserendo i prodotti dispensati, come avviene per una normale fattura. Prerequisito è aver correttamente codificato l ente destinatario della fattura, nella funzione Anagrafica, nello specifico, nella tab. Cliente (1): in Classificazione (2) imputare come ASL oppure ente pubblico, il tipo documento chiuso (3), (FP FATTURA PA) i dati relativi alla pubblica amministrazione (4) (codice univoco OBBLIGATORIO, e dati accessori quali, riferimento amministrazione, CIG o CUP richiesti dall ufficio competente) Successivamente, posso emettere la fattura alla pubblica amministrazione, come se si trattasse di un normale documento dalla funzione Bolle e fatture, indicando il destinatario inserito e controllando la tipologia di documento corretta (1), quindi basta cliccare su Emissione documento (2) e Stampa nella videata successiva. All atto di emettere il documento vengono ripresi i passaggi descritti precedentemente per la spedizione della fattura elettronica. DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 12 di 15

13 3. Controllo STATO Entrando nella funzione Bolle e fatture, nella sezione Interrogazione documenti è possibile controllare gli stati di trasmissione ed esito delle fatture emesse documento da trasmettere, caratterizzato dall icona documento trasmesso con successo, caratterizzato dall icona documento trasmesso con errori, caratterizzato dall icona e i vari esiti con la spiegazione dettagliata in legenda DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 13 di 15

14 4. FAQ: - Q. In sede di collegamento con Wecare/webdpc viene mostrato l errore: Non è stata fatta la contabilizzazione (fattura) delle ricette sul portale. A. Fare la fattura relativa alla fornitura e rifare le operazioni descritte in precedenza. - Q. Durante la trasmissione della fattura elettronica all intermediario viene mostrato il messaggio A. Contattare l assistenza per una verifica dei parametri immessi. - Q. In visualizzazione documenti, viene mostrata l icona di errore A. Selezionare il documento e cliccare su Fattura PA (1) e successivamente su Trasmetti (2) DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 14 di 15

15 - Q. Durante l emissione della fattura AIR o ADIMED non è abbinato alcun cliente destinatario (1) e cliccando su anagrafica (2) viene mostrato il messaggio A. Contattare l assistenza per abbinare in anagrafica farmacia l ASL di riferimento per la fatturazione 5. SUPPORTO Per ulteriori informazioni è possibile consultare la sezione dedicata ai video tutorial nella funzione Bolle e fatture in Wingesfar oppure contattare l Assistenza Tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia inviando un attraverso la Toolbar Vega selezionando la voce Help-desk supporto.if@vegaspa.it o all indirizzo DTIF201_Fattura elettronica PHARMAINVOICE VENETO Pagina 15 di 15