FATTURAZIONE ELETTRONICA: PIATTAFORMA WEBDPC VENETO

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA: PIATTAFORMA WEBDPC VENETO CONTENUTO DEL FILE XML FATTURA ELETTRONICA Il file verrà prodotto con i dati minimi obbligatori, in particolare: - Dati anagrafici del mittente e del destinatario; - Un progressivo univoco di invio (diverso dal numero di fattura) la cui prima lettera è sempre D; - I totali economici riportati in fattura; - I riepiloghi IVA; - Regime di Scissione dei Pagamenti (Split Payment). Il file sarà nominato secondo il seguente formalismo: IT<PartitaIva>_D<nnnn>.xml dove: - IT: sigla del paese - <Partita Iva>: Partita Iva dell utente - _D: fisso - <nnnn>: sequenza di 4 lettere/numeri univoci In aggiunta a questi dati, nel file sarà incluso sotto forma di allegato anche la versione.pdf della fattura cartacea, comprensiva delle eventuali pagine con gli elenchi di dettaglio (ricette, farmaci, ecc), così che il destinatario possa comunque continuare ad eseguire eventuali verifiche.. Poiché le erogazioni DPC non sono conseguenti a procedure concorsuali od emesse a fronte di specifici ordini o DDT, nel file XML NON saranno valorizzate le seguenti informazioni: - codice identificativo di gara (CIG); - codice unico di progetto (CUP); - data e numero d ordine di acquisto (associato a ciascuna riga fattura); - data e numero del DDT per i beni consegnati con tale documento (associato a ciascuna riga fattura). NUOVE INFORMAZIONI ANAGRAFICHE Le specifiche richiedono che nel file XML vengano valorizzate le seguenti nuove informazioni di tipo anagrafico: Per il Destinatario (CessionarioCommittente ASL): - Codice Univoco Ufficio Questa informazione verrà gestita unicamente da Studiofarma le farmacie non dovranno fare nulla.

2 Per il Mittente (CedentePrestatore, Farmacia) - Regime Fiscale (preimpostato per tutti in Regime Ordinario ) - In caso di società iscritte nel Registro imprese: Provincia dell ufficio presso cui è stata registrata la società; Numero iscrizione registro imprese (Codice REA); Capitale Sociale (nei soli casi di società di capitali Spa, SApA, SRL); Socio Unico o più soci (nei soli casi di società per azioni e a responsabilità limitata); Se la società si trova in stato di liquidazione oppure no. Queste nuove informazioni potranno essere gestite autonomamente dalle singole farmacie al momento dello scarico del file XLM tramite un apposita proceduta guidata. I dati sopra elencati sono reperibili dalla visura camerale della farmacia. NUMERAZIONE DELLA FATTURA Con l attivazione della fattura elettronica, è richiesto a tutte le farmacie di utilizzare una nuova numerazione specifica. Attualmente il sistema WebDPC consente all utente di: - richiedere, in fase di contabilizzazione, l inserimento da tastiera di numero e/o data fattura (modalità numerazione fattura manuale ); - applicare in modo automatico, in fase di contabilizzazione, il numero fattura nel formalismo DPC-nnn e/o la data (modalità numerazione fattura automatica ). Per le farmacie che utilizzano la numerazione automatica, WebDPC è stato modificato in modo tale che tutte le fatture prodotte dal 31/3 in poi, indipendentemente dalla data fattura, abbiano una nuova numerazione secondo il nuovo formalismo E/DPC-nnn con la numerazione che si azzererà all inizio di ogni nuovo anno. ATTENZIONE: la nuova numerazione si applicherà anche in caso di fattura generata il 31/3 con data fattura antecedente (es: 30/3). Nel caso invece la farmacia avesse selezionato la modalità manuale, sarà cura della farmacia stessa assicurarsi di utilizzare una nuova numerazione separata.

3 CONTABILIZZAZIONE/FATTURAZIONE La procedura di contabilizzazione/fatturazione rimane esattamente quella attuale, con l unica differenza che non è più necessaria la stampa su carta del documento prodotto. Le farmacie opereranno come di consueto, selezionando le ricette da mandare in fatturazione e confermando l operazione; conseguentemente WebDPC mostrerà a video il documento di contabilizzazione prodotto. La possibilità di stampa rimane comunque a disposizione, nel caso le farmacie desiderino avere una copia cartacea. PRELIEVO DEL FILE XML CON LA FATTURA ELETTRONICA Il prelievo del file XML può essere eseguito in due momenti: 1) Immediatamente dopo la produzione del documento di fattura; 2) In qualunque istante, accedendo alla funzionalità Vedi Fatture. Prelievo del file immediatamente dopo la produzione del documento di fattura: Nella pagina di visualizzazione del documento, è presente un nuovo pulsante Download File Fattura Elettronica : Cliccando sul pulsante viene mostrata la pagina Generazione File per Fatturazione Elettronica P.A. In questa pagina sono sempre mostrati: - Il numero e la data fattura; - L anagrafica della farmacia aggiornata alla data in cui si sta emettendo la fattura. Queste informazioni, in caso di necessità, possono essere modificate prima di produrre il file tramite gli appositi pulsanti Modifica come da videata seguente:

4 Verificati i dati, si può precedere con l operazione di scarico cliccando sull apposito pulsante Scarica file Fattura Elettronica. WebDPC controllerà la corretta presenza dei campi obbligatori e, nel caso di qualche difformità, verrà mostrato un opportuno messaggio di errore. Per eventuali correzioni relative ai dati anagrafici, è sufficiente cliccare sul pulsante Modifica della sezione Anagrafica Farmacia alla Data Fattura e operare nella modalità già descritta. Salvata la modifica si può ripetere l operazione di Scarico del file XML. Quando il file XML risulterà formalmente corretto, a seconda del tipo di browser utilizzato dalla farmacia verrà proposto se aprire o salvare il suddetto file. La farmacia dovrà procedere scegliendo di salvare il file in una posizione sul proprio PC da utilizzarsi per i successivi adempimenti necessari alla spedizione.

5 Prelievo del file in momenti successivi In caso di necessità è possibile prelevare il file XML anche successivamente all operazione di contabilizzazione: dal menù principale di WebDPC, cliccando sul pulsante Vedi Fatture si accede all archivio di tutte le fatture emesse. Per ogni fattura è disponibile un nuovo pulsante Download nella colonna Download Fattura Elettronica : Cliccando sui pulsanti Download si accede alla pagina Generazione File per Fatturazione Elettronica P.A. da cui si può operare nella modalità già descritta. SPEDIZIONE DELLA FATTURA WebDPC NON gestisce le successive operazioni di firma digitale, spedizione, conservazione sostitutiva: tali attività dovranno essere eseguite dalla farmacia secondo le singole modalità scelte (utilizzo di un sistema di terze parti certificato, ecc.). ANNULLO FATTURA Qualora sia necessario annullare la fattura, la procedura da eseguire rimane invariata: La farmacia deve rivolgersi alla Federfarma Veneto e/o alle Federfarma provinciali richiedendo di annullare la fattura emessa; una volta applicate le eventuali correzioni/modifiche, si potranno rieseguire le operazioni di contabilizzazione e prelievo file XML nelle modalità descritte. Nota: - in caso di annullo di una fattura già accettata dal Sistema di Interscambio (e quindi inoltrata alla PA di competenza), prima di spedire la nuova fattura è necessario procedere con l emissione della relativa Nota di Credito nel formalismo richiesto dalla normativa; tale operazione dovrà essere eseguita con programma diverso da WebCare (es. gestionale farmacia);

6 - In caso di annullo di una fattura che non è stata accettata dal Sistema di Interscambio (non inoltrata alla PA), è possibile procedere con l annullo e con la riemissione della nuova fattura senza produzione di Nota di Credito. Si ricorda che le operazioni di annullo fattura sono possibili solo nell ambito delle finestre temporali di contabilizzazione previste dall applicativo.