E2K Suite. Configurazione fatturazione P.A.

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1 E2K Suite Configurazione fatturazione P.A.

2 1 - PREMESSA CONFIGURAZIONI IMPOSTAZIONE PARAMETRI INSTALLAZIONE IMPOSTAZIONE CATEGORIA DOCUMENTI IMPOSTAZIONE PAGAMENTI IMPOSTAZIONE FORME DI PAGAMENTO I.V.A PARAMETRI SECONDARI CONFIGURAZIONE VETTORI CONFIGURAZIONE ANAGRAFICHE CREAZIONE DEL DOCUMENTO USO DEI TAG ESPORTAZIONE DEL FILE VERSIONE DOCUMENTO...13 Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 2/13

3 1 - PREMESSA Il presente manuale spiega come attivare il modulo Emissione fatture formato P.A. che serve per poter creare il file necessario ad inviare le fatture elettroniche alle pubbliche aziende. Il software si occuperà solamente di creare il file xml contenente tutti i dati necessari, sarà a cura del trasmittente inviare il file al sistema di interscambio secondo le modalità previste dalla legge. Ulteriori informazioni sul sistema di interscambio e sulla fattura elettronica sono disponibili sul sito Tutti i parametri di documenti e pagamenti che sono disponibili per la scelta sono gli unici certificati per l uso con la fatturazione elettronica. In caso di dubbi sulla corretta configurazione di questi parametri, contattare il proprio consulente fiscale. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 3/13

4 2.1 Impostazione parametri installazione 2 - CONFIGURAZIONI Una volta attivato in E2K Suite il modulo Emissione fatture formato P.A., apparirà una nuova tab nel menu strumenti->parametri->parametri installazione denominata Fattura PA (Fig. 2-1). Compilare tutti i campi con i dati che seguono: Figura 2-1. Configurazione parametri generali Fattura PA. Percorso esportazione file: individuare il percorso in cui dovranno essere salvati i file creati dal gestionale; Dati trasmittente: indicare la propria Partita IVA o in alternativa il codice fiscale. Selezionare dal menu a tendina il codice dello stato (al momento solo IT ); Dati cedente (Denominazione, indirizzo, CAP, comune, provincia,nazione): indicare i dati dell azienda, selezionando anche lo stato dal menu a tendina (al momento solo IT ); Regime fiscale/id: selezionare dal menu a tendina il proprio regime fiscale tra quelli disponibili e nel campo successivo, ripetere la propria partita IVA o codice fiscale, selezionando lo stato (al momento solo IT ). Cliccare su Applica per salvare le modifiche e riavviare E2K Suite per renderle effettive. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 4/13

5 2.2 Impostazione categoria documenti Aprire il menu Archivi->Documenti->Categorie e selezionare dall elenco il documento che si desidera modificare. Nell ultima tab, sarà presente un nuovo menu a tendina in cui sarà possibile associare questa categoria a un tipo di documento codificato dalla pubblica amministrazione (Fig. 2-2). Figura 2-2. Configurazione categoria di documento. 2.3 Impostazione pagamenti Aprire il menu Archivi->Documenti->Pagamenti e per ogni pagamento andare ad impostare la corrispondente tipologia per la fatturazione elettronica (Fig. 2-3). I pagamenti che si possono utilizzare sono: Pagamento a rate; Pagamento completo; Anticipo. Figura 2-3. Configurazione pagamenti. In linea generale, tutti i pagamenti che non prevedono un incasso immediato (es.: rimessa diretta), sono da considerarsi come pagamento a rate. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 5/13

6 2.4 Impostazione forme di pagamento Tramite il menu Archivi->Documenti->Forme di pagamento è possibile gestire le forme di pagamento. Per agevolare le operazioni di inserimento dei dati è stato aggiunto un wizard. Selezionare quindi dall elenco la forma di pagamento che si desidera modificare e farci doppio click sopra oppure cliccare sul pulsante Modifica forma di pagamento (Fig. 2-4). Cliccare su avanti per proseguire (Fig. 2-5). Figura 2-4. Modifica modalità di pagamento. Figura 2-5. Modifica modalità di pagamento. Nel secondo pannello, scegliere tra quelle presenti in elenco, la modalità di pagamento necessaria. La mancata associazione tra la modalità di pagamento e la modalità di pagamento codificata comporterà un errore nella formattazione del file, che non sarà quindi accettato dal sistema di interscambio. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 6/13

7 2.5 I.V.A Per le aliquote IVA a zero (escluse, esenti, non imponibili ecc ) occorrerà collegare una natura di esenzione. Se questo passaggio verrà ignorato, ogni aliquota I.V.A a zero verrà classificata in automatico come Escluse ex. Art. 15. Aprire il menu Archivi->Articoli/servizi->I.V.A. Selezionare quindi dall elenco la tipologia di tassa che si desidera modificare e farci doppio click sopra oppure cliccare sul pulsante Modifica tassa (Fig. 2-6). Figura 2-6. Modifica aliquota IVA. Scegliere tra quelle presenti in elenco, la modalità di natura di esenzione corretta. La mancata associazione tra l aliquota IVA e la corretta natura di esenzione, non comporterà un errore durante il caricamento del file, ma l ente verso cui sarà spedito potrebbe respingere la fattura una volta controllata. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 7/13

8 3.1 Configurazione Vettori 3 - PARAMETRI SECONDARI Se nel documento sono stati indicati dei vettori, per ognuno di essi dovrà essere inserita la relativa partita IVA. L inserimento si effettua dal menu archivi->documenti-> vettori, indicando il dato nel campo VAT number (Fig. 3-1). Figura 3-1. Configurazione vettori. 3.2 Configurazione anagrafiche Le anagrafiche che fanno riferimento a un ente della pubblica amministrazione, dovranno essere aggiornate indicando per ognuna il relativo codice univoco ufficio, un codice alfanumerico di 6 cifre. Questo dato è disponibile sul sito La modifica si effettua dal menu archivi->anagrafiche-> ricerca clienti, cliccando su cerca e selezionando dall elenco l anagrafica di interesse. Il campo da modificare si trova nel pannello 6-dati contabili (Fig. 3-2). Figura 3-2. Modifica anagrafica per Codice ufficio PA. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 8/13

9 Occorre anche verificare che tutti i dati dell intestazione siano presenti e compilati correttamente (Partita Iva, Codice Fiscale ec ) ed inoltre ricordarsi che i limiti previsti per legge per la lunghezza del campo anagrafica delle fatture PA sono: 80 caratteri per il campo descrizione (se viene usato quindi in E2K Suite solo il campo cognome); caratteri per i campi cognome e nome (se vengono usati in E2KSuite entrambi i campi). Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 9/13

10 4 - CREAZIONE DEL DOCUMENTO Il file può essere creato in concomitanza con la creazione del documento oppure in un momento successivo ricercando il documento. La ricerca/inserimento dei documenti si effettua dal menu archivi-> documenti->vendita->ricerca-> tutti. La procedura di creazione del documento non ha subito variazioni, sarà sufficiente compilare le righe di dettaglio come di consueto per poter registrare ed esportare il documento. 4.1 Uso dei tag Oltre all inserimento dei dati dei beni e servizi erogati, per la corretta creazione del file potrebbe essere necessario inserire altri dati, quali: Il numero dell ordine; La data d ordine; Il proprio codice Iban; Codici CIG e CUP; L importo del bollo; Il riferimento normativo; L esigibilità dell IVA. Per l inserimento di questi dati in fattura, sono stati creati dei Tag che devono essere inseriti nel momento del bisogno nel campo note documento presente nel pannello 3-dati contabili (Fig. 4-1) I tag che possono essere inseriti quindi, sono: ORDINENUMERO:xxx:ORDINENUMERO ORDINEDATA:xxx:ORDINEDATA Figura 4-1. Creazione documento con tag. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 10/13

11 Questi due tag permettono di riferire l intera fattura che si sta emettendo ad un ordine identificato dal numero e dalla data. Ad esempio: ORDINENUMERO:7639:ORDINENUMERO ORDINEDATA: :ORDINEDATA La data deve essere indicata nel formato ISO 8601:2004, cioè nel formato AAAA-MM-GG, con l anno in 4 cifre seguito dal meno, poi il mese in 2 cifre seguito dal meno e il giorno in 2 cifre. IBAN:xxx:IBAN Questo permette di inserire il proprio codice Iban per i pagamenti da ricevere. Esempio: IBAN:IT12A :IBAN CIG:xxx:CIG CUP:xxx:CUP Questi 2 codici (max 15 caratteri) Sono dei codici che vengono utilizzati dalla pubblica amministrazione per riferirsi agli ordini. Esempio: CIG:Z :CIG CUP:Z :CUP una fattura può fare riferimento a un solo codice CIG o codice CUP. Se è necessario fatturare le prestazioni di più CIG (ordini diversi) occorrerà fare più fatture. BOLLO:xxx:BOLLO Questo permette di inserire l importo dell imposta di bollo, se dovuta. Esempio: BOLLO:14,00:BOLLO L importo va scritto utilizzando la, (virgola) come separatore dei decimali. Se l importo dovesse essere a quattro cifre intere, non si deve indicare il separatore delle migliaia. Quindi il tag corretto per un ipotetico bollo di 1200,40 sarebbe: BOLLO:1200,40:BOLLO RIFERIMENTONORMATIVO:xxx:RIFERIMENTONORMATIVO Questo permette di inserire una stringa di testo contenente il riferimento normativo per l esenzione dell Iva. Tale campo deve essere compilato solamente quando l aliquota Iva è uguale a zero. Esempio: RIFERIMENTONORMATIVO:Esente articolo 10:RIFERIMENTONORMATIVO ESIGIBILITA:xxx:ESIGIBILITA Di default l esigibilità iva è = S (scissione dei pagamenti). Se fosse necessario cambiarla, basterà utilizzare questo tag, inserendo I (Immediata) oppure D (Differita). Esempio: ESIGIBILITA:I:ESIGIBILITA Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 11/13

12 5 - ESPORTAZIONE DEL FILE Una volta registrato il documento o dopo averne aperto uno già registrato, cliccare sul menu a tendina posto a sinistra del pulsante chiudi per visualizzarne le voci, tra cui Esporta in formato PA. Figura 5-1. Esportazione documento in formato PA. In caso di esito positivo, il programma visualizzerà un messaggio di conferma e file xml sarà ora disponibile nel percorso indicato nei parametri di installazione (Fig. 5-2). Figura 5-2. Messaggio di conferma. Se il messaggio non viene visualizzato, controllare il percorso di esportazione e controllare che sia raggiungibile, poi riprovare. Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 12/13

13 6 - VERSIONE DOCUMENTO Versione Data Note Versione di riferimento /09/2017 Prima stesura E2K Suite versione Guida operativa - E2K Suite Fatturazione P.A. Versione 1.0 Pagina 13/13