ADDON MANUALE UTENTE. AddIn FE - Fatturazione Elettronica NOVEMBRE Versione 1.4 SYS-DAT SPA

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1 ADDON MANUALE UTENTE AddIn FE - Fatturazione Elettronica Versione 1.4 NOVEMBRE 2018 SYS-DAT SPA

2 Informazioni Documento NOME FILE LISTA VARIAZIONI _FatturazioneElettronica_AddInFatturaFE DATA AUTORE VERSIONE RIFERIMENTO PAGINA MODIFICATA LISTA REVISIONI NOME FIRMA ACRONIMI, LEGENDA E DEFINIZIONI ICONE DESCRIZIONE Attenzione Informazione Esempio Sintassi 2

3 SOMMARIO Nome File... 2 Lista variazioni... 2 Lista Revisioni... 2 Acronimi, legenda e definizioni... 2 INTRODUZIONE... 4 ATTIVAZIONE... 4 MODULI E FUNZIONALITÀ... 5 Parametri Addon... 5 GESTIONE DOCUMENTI INVIATI ) Configurazioni BP ) Creazione di una fattura in SAP ) Cronologia e reinvio dei documenti in errore ) Gestione Invio Massivo Fatture e Note di Credito ) Monitoraggio delle Fatture e Note di Credito Inviate GESTIONE DOCUMENTI RICEVUTI A. Monitoraggio delle Fatture e Note di Credito Ricevute B. Gestione Ricezione Fatture e Note di Credito Passive

4 INTRODUZIONE L AddIn FatturaFE consente di gestire la fatturazione elettronica tra privati (B2B) e verso pubblica amministrazione (PA) attiva e passiva all interno di SAP Business One. ATTIVAZIONE L addin FattureFE è integrato all interno dell Addon Manager. Per avviarlo è quindi necessario avviare prima l Addon Manager (qualora non fosse impostato con avvio automatico) al seguente percorso: Amministrazione Add-ons Add-On Manager Selezionare la riga e cliccare su Avviare. A questo punto, una volta avviato l AddOn Manager 32, al percorso: Amministrazione SYS AddOn 32 SYS AddIn Manager 32 sarà possibile verificare lo stato ed eventualmente avviarlo nel caso non fosse Collegato. 4

5 MODULI E FUNZIONALITÀ All interno del Modulo Gestione Fattura Elettronica sono presenti tutte le voci di menu necessarie per l utilizzo dell AddIn. Parametri AddOn, permette di effettuare le configurazioni di connessione al Server di scambio; tali configurazioni verranno effettuate dai consulenti SYS-DAT; Gestione Invio Massivo Fatture e Note di Credito Attive; permette di effettuare l invio massivo di fatture e note credito di vendita. Monitoraggio delle Fatture e Note di Credito Inviate; permette di monitorare lo stato di tutte le fatture e note credito attive inviate; Monitoraggio delle Fatture e Note di Credito Ricevute; permette di monitorare lo stato di tutte le fatture e note credito passive ricevute. PARAMETRI ADDON Tale maschera permette la configurazione con il server di scambio. La configurazione verrà eseguita dai consulenti SYS-DAT. In tale maschera è possibile inoltre configurare il parametron per invio automatico dei documenti. 5

6 GESTIONE DOCUMENTI INVIATI 1) CONFIGURAZIONI BP Ci sono una serie di campi dell anagrafica BP che sono rilevanti per la gestione della fatturazione elettronica. o Partita IVA e Codice Fiscale del BP (Testata e Tab Generale) o Indirizzo (Tab Generale) Indirizzo non pec per l invio automatico in caso di mancata consegna da parte dello SDI. o o Categoria Business Partner (Tab Generale) Nel caso il BP identifichi un azienda della pubblica amministrazione è necessario indicare Governo. Nel caso si tratti di un azienda privata o di una persona è necessario indicare rispettivamente Società o Privato. Indirizzo di fatturazione (Tab Indirizzi) I campi obbligatori sono: Via, Città, CAP, Provincia, Nazione 6

7 o Identificativo del BP (Tab Documenti elettronici) Ogni BP deve essere identificato all interno del circuito SDI di invio e ricezione delle fatture elettroniche. All interno del campo Codice destinatario, per le aziende PA si deve riportare il codice IPA che è il codice dell ufficio a cui mandare la fattura elettronica e censito nell apposito registro degli Uffici dell amministrazione Finanziaria, reperibile sul: Per le aziende private si deve riportare il codice destinatario del cliente, che viene rilasciato dall ente SDI alle aziende. Per le aziende private nel caso in cui non fosse a disposizione un codice destinatario rilasciato dallo SDI, dovrà essere utilizzato il campo Indirizzo PEC. Dopo aver configurato il Business Partner sarà possibile generare il documento (Fattura o Nota di credito). 7

8 2) CREAZIONE DI UNA FATTURA IN SAP La fattura dovrà essere generata su serie di numerazione digitale appositamente creata, in modo tale che possa essere generato il file xml per il documento. Risulteranno editabili i campi all interno del tab Documento elettronico, tali campi non dovranno essere modificati manualmente dall utente in quanto verranno automaticamente valorizzati con i valori definiti a livello generale di company. Al momento dell aggiunta del documento potranno verificarsi due scenari differenti, a seconda delle impostazioni definite a livello di company: I. Se l invio automatico dei documenti è stato impostato a Sì, al momento dell aggiunta del documento verrà generato l XML e contestualmente inviato al Sistema di interscambio. II. Se l invio automatico dei documenti è stato impostato a No, al momento dell aggiunta del documento verrà mostrato il seguente messaggio all utente: Cliccando su Si, verrà generato l XML e contestualmente inviato al Sistema di Interscambio; Cliccando su No, verrà generato l XML, ma non sarà inviato al Sistema di Interscambio, il documento verrà inserito all interno del Monitor di Invio Massivo. N.B. Il flusso delle fatture di anticipo viene correttamente gestito dalla versione di SAP 9.3 PL 07 Per tutte le fatture di anticipo e le fatture di vendita collegate alle stesse create in versioni di SAP antecedenti, non verrà generato un tracciato valido. 8

9 3) CRONOLOGIA E REINVIO DEI DOCUMENTI IN ERRORE Nel caso di file inviati, ma scartati con errori sarà possibile tornare sul documento stesso, correggere gli eventuali errori e aggiornare il documento (in tale modo verrà rigenerato l XML da inviare). Successivamente, cliccando con il tasto destro del mouse in un punto della maschera, selezionando la voce di menu Invio Documento, sarà possibile rinviare il documento corretto. Tale funzionalità di reinvio è attiva solo per i documenti con i seguenti stati: ERRORE NOTIFICASCARTO FIRMACONERRORI TRASMISSIONE FALLITA VALIDAZIONECONERRORI 9

10 Cliccando sulla voce Recupero Cronologia Documento, sarà possibile visualizzare tutta la cronologia degli stati del documento. Qualora fosse presente un file di risposta dello SDI, (per esempio con all interno indicazione di eventuali motivi di scarto), sarà visualizzabile in tale maschera. Sarà presente un asterisco (*) sulla riga in oggetto, cliccando sulla stessa con il tasto destro del mouse, sarà possibile visualizzare il file ricevuto. 10

11 4) GESTIONE INVIO MASSIVO FATTURE E NOTE DI CREDITO Se l invio non è stato impostato come automatico, quindi non è stato effettuato al momento della generazione della fattura, dovrà essere effettuato in un secondo momento attraverso il Monitor di Invio massivo, visualizzabile dal menù Gestione Fattura Elettronica Gestione Invio Massivo Fatture e Note di Credito Attive La maschera si presente come segue: All interno sono presenti i seguenti filtri: Tipo documento : o Fatture Attive o Note Credito Attive Le due opzioni non sono selezionabili contemporaneamente, è possibile effettuare l inivio massivo singolarmente per tipo documento. Data o o Dalla Data Alla Data Permette di indicare un intervallo di date entro cui filtrare; Business Partner o Dal Bp o Al Bp Permette di indicare un intervallo di BP entro cui filtrare; Serie Permette di filtrare per serie specifiche. N. massimo righe Permette di selezionare il numero di righe massimo da mostrare nella maschera. 11

12 Selezionare le fatture da inviare, dopo aver cliccato sul pulsante Invio apparirà un messaggio per confermare l azione. Cliccando Sì, i documenti verranno inviati. Cliccando No, la procedura verrà annullata. Al completamento dell inivio verrà mostrato un messaggio di operazione completata con successo, nel caso siano presenti degli errori verranno evidenziati a video. 12

13 5) MONITORAGGIO DELLE FATTURE E NOTE DI CREDITO INVIATE Il monitor per la visualizzazione dei documenti inviati si presenta come segue: In apertura la maschera non contiene alcun risultato, è possibile inserire filtri vari, ma è necessario cliccare su Filtrare per visualizzare i contatori aggiornati nei riquadri. Di default il monitor viene aperto con il campo Dalla Data automaticamente valorizzato sul primo giorno del mese corrente, è possibile modificare tale data manualmente. Sono presenti sei categorie: 1) Scartati, nel riquadro saranno inseriti tutti i documenti che avranno i seguenti stati: o ERRORE o NOTIFICAESITONEGATIVO o NOTIFICASCARTO o SCARTONONGESTITO 2) Non Consegnate, nel riquadro saranno inseriti tutti i documenti che avranno i seguenti stati: o NOTIFICAMANCATACONSEGNA o REINOLTROCONERRORI o REINOLTROFALLITO o TRASMISSIONECONERRORI 3) Decorrenza, nel riquadro saranno inseriti tutti i documenti che avranno il seguente stato: o NOTIFICADECORRENZATERMINI 13

14 4) Esito Negativo, nel riquadro saranno inseriti tutti i documenti che avranno i seguenti stati: o ATTESAVALUTAZIONESCARTO o CONSERVAZIONECONERRORI o CONSERVAZIONEFALLITA o FIRMACONERRORI o FIRMAFALLITA o STORICIZZAZIONECONERRORI o STORICIZZAZIONEFALLITA o VALIDAZIONECONERRORI 5) Attestazione, nel riquadro saranno inseriti tutti i documenti che avranno i seguenti stati: o ATTESACONSERVAZIONE o ATTESAFIRMA o ATTESASTORICIZZAZIONE o ATTESATRASMISSIONE o ATTESTAZIONETRASMISSIONEFATTURA o CONSERVAZIONEEFFETTUATA o DAINVIARE o ESECUZIONECONSERVAZIONE o ESECUZIONEFIRMA o ESECUZIONESTORICIZZAZIONE o ESECUZIONETRASMISSIONE o FIRMAEFFETTUATA o NOTIFICAESITOPOSITIVO o PRESAINCARICO o REINOLTROEFFETTUATO o RICEVUTACONSEGNA o STORICIZZAZIONEEFFETTUATA o TRASMISSIONEEFFETTUATA o TRASMISSIONEFALLITA 6) Archiviato, nel riquadro saranno inseriti tutti i documenti che avranno il seguente stato: o CONSERVAZIONEEFFETTUATA Attraverso apposita freccia gialla di navigazione sarà possibile visalizzare i documenti che sono all interno delle singole categorie. 14

15 Le colonne e l ordine di visualizzazione delle stesse, all interno delle categorie, sono personalizzabili dalla parametrizzazione modulo. 15

16 GESTIONE DOCUMENTI RICEVUTI A. MONITORAGGIO DELLE FATTURE E NOTE DI CREDITO RICEVUTE Al menù Gestione Fattura Elettronica Monitoraggio delle Fatture e Note di credito Ricevute è disponibile il monitor per la visualizzazione dei documenti ricevuti, che si presenta come segue: In apertura la maschera non contiene alcun risultato, è possibile inserire filtri vari, ma è necessario cliccare su Filtrare per visualizzare i contatori aggiornati nei riquadri. Di default il monitor viene aperto con il campo Dalla Data automaticamente valorizzato sul primo giorno del mese corrente, è possibile modificare tale data manualmente. Le fatture lato passive possono essere classificate e suddivise in due categorie: 1) Non gestiti; all interno della categoria saranno presenti tutte le fatture arrivate ma non ancora indicate come Gestite ; 2) Gestite, all interno della categoria saranno presenti tutte le fatture arrivate e indicate come Gestite. B. GESTIONE RICEZIONE FATTURE E NOTE DI CREDITO PASSIVE 1) Cliccando su apposita freccia gialla di navigazione all interno del Riquadro Non Gestiti, verrà aperta la maschera per la gestione della ricezione delle fatture passive. 16

17 La maschera si presenta come segue: All interno sono presenti i seguenti filtri: Data o o Dalla Data Alla Data Rag. Soc. Permette la ricerca all interno del Campo nominativo, è possibile ricercare anche solo per parte del nominativo. Esempio: Se cerco un fornitore con Ragione Sociale Prova SRL e scrivo nel campo di ricerca la parola PRO, verranno visualizzate tutte le righe per cui nella ragione sociale è presente tale parola. Le colonne mostrate e l ordine di visualizzazione delle stesse nella griglia sono personalizzabili utilizzando la parametrizzazione modulo. 17

18 Selezionando le single righe e cliccando con il tasto destro del mouse sono presenti una serie di funzionalità: Visualizza Allegato, permette di aprire eventuali allegati; Visualizza Log Passivi, permette di visualizzare la cronologia degli stati documento; Visualizza HTML, permette di visualizzare i dati fattura tramite tramite HTML; Visualizza XML, permette di visualizzare l XML della fattura; Visualizza PDF, permette di visualizzare il PDF della fattura. Segue la mappatura delle tipologie documento: TD01 = Fattura; TD02 = Acconto/Anticipo su Fattura; TD03 = Acconto/Anticipo su parcella; TD04 = Nota di credito; TD05 = Nota di debito; TD06 = Parcella. Dopo aver selezionato la riga di interesse ed averla lavorata, cliccando sul pulsante Gestire verrà rimossa dal monitor ed inserita nella lista dei documenti già gestiti. 18

19 Dopo aver cliccato sul pulsante Gestire apparirà un messaggio per confermare l azione. Cliccando Sì, i documenti verranno indicate come gestiti. Cliccando No, la procedura verrà annullata. 2) Cliccando su apposita freccia gialla di navigazione all interno del Riquadro Gestite, verrà aperta la maschera per la visualizzazione delle fatture già indicate come gestite. Saranno a disposizione dell utente le stesse funzionalità presenti nella maschera dei documenti Non gestiti, ad eccezione del tasto Gestire che sarà non cliccabile. 19