Manuale Utente SAP FATTURA ELETTRONICA

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1 Manuale Utente SAP A-PAT-FE-MAU Pagina 1 di 26

2 INDICE 1 PREMESSA VALIDAZIONE DATI CIG/CUP VALIDAZIONE FATTURE VALIDAZIONE CASI PARTICOLARI: FATTURA SU PIÙ IMPEGNI ANNULLARE FATTURE SALVARE FATTURE REGISTRAZIONE ERRORI IN FASE DI REGISTRAZIONE DELLA FATTURA FATTURE NON REGISTRABILI IN FASE DI REGISTRAZIONE LISTA FATTURE ANNULLATE IN VALIDAZIONE CON CODICE NOTE DI CREDITO CASI PARTICOLARI DI NOTA DI CREDITO NOTA DI CREDITO PARI AL TOTALE DELLA FATTURA NOTA DI CREDITO DI FATTURE DI LIBERI PROFESSIONISTI FATTURE LIBERI PROFESSIONISTI...26 A-PAT-FE-MAU Pagina 2 di 26

3 1 PREMESSA Il manuale fornisce le istruzioni utili per poter eseguire le transazioni presenti nel menu COP/SAP delle SCUOLE relative al progetto di Fattura Elettronica (FE). La documentazione qui fornita riguarda solamente la parte di processo relativa alla contabilizzazione delle fatture elettroniche in bilancio (ambiente COP), tale step risulta essere l ultimo di un flusso che nel suo insieme coinvolge diversi attori. A-PAT-FE-MAU Pagina 3 di 26

4 Di seguito viene fornita una rappresentazione grafica dell iter di registrazione in COP/SAP della fattura elettronica. TIBCO SAP - COP LEGENDA: Stato fattura = stato assunto dalla fattura INVIO DATI FATTURA CARICO DATI IN ARCHVIO SAP FATTURE ELETTRONICHE STATO FATTURA EB = ELABORABILE in SAP a seconda del momento di processo FUNZIONI BATCH PRESA VISIONE FATTURE DI COMPETENZA STATO FATTURA EB = ELABORABILE FUNZIONI UTENTE FATTURA DI COMPETENZA ALTRO SERVIZIO? SI ATTRIBUIRE STRUTTURA DI COMPETENZA NO FATTURA DA REGISTRARE IN MODALITA' MANUALE? NO SI Fatt. Funz.Del. Fatt. in div.estera Note di Credito Fatt. su più servizi ANNULLARE STATO FATTURA AE = ANNULLATA Tracciare M OTIVO. Segue registrazione manuale del documento di spesa o deduzione INTEGRARE O MODIFICARE DATI? SI INTEGRARE / MODIFICARE DATI NO NO VALIDARE DATI? SI VALIDARE STATO FATTURA VA = VALIDATA STATO FATTURA EB = ELABORABILE RIPRISTINARE CONTROLLI AUTOMATICI SUPERATI? NO CORREZIONE ERRORI SI SI RIPRISTINO DATI? NO REGISTRARE DATI? SI REGISTRARE STATO FATTURA RE = REGISTRATA CONTROLLI AUTOMATICI SUPERATI? NO CORREZIONE ERRORI SI DOCUMENTO DI SPESA REGISTRATO STATO FATTURA RE = REGISTRATA A-PAT-FE-MAU E DOCUM ENTO DI SPESA Pagina 4 di 26 CREATO/REGISTRATO

5 In COP/SAP il nuovo menu, presente nel percorso Uscite -> Fattura elettronica è composto dalle seguenti transazioni: - Validazione fattura elettronica - Registrazione fattura elettronica - Ripartire registrazione fattura elettronica - Lista fattura elettronica A-PAT-FE-MAU Pagina 5 di 26

6 2 VALIDAZIONE La validazione permette di accedere alle fatture elettroniche presenti in stato Elaborabile (EB), nel sistema contabile COP delle Scuole, per completarne le informazioni relative ai dati contabili, eseguirne il controllo di correttezza e passare allo step successivo di registrazione delle medesime. Per validare le fatture, selezionare dal menu la transazione Validazione fattura elettronica, verrà presentata la seguente schermata Gli unici campi obbligatori sono: Società e Struttura, da valorizzare con il codice della scuola; gli altri campi sono opzionali e vanno utilizzati per estrarre determinate FE. A titolo esemplificativo, se vogliamo estrarre tutte le fatture della scuola è sufficiente valorizzare i soli parametri obbligatori, mentre se intendiamo estrarre le fatture di un determinato fornitore, oltre ad impostare i parametri obbligatori, valorizzare con il codice fornitore anche il parametro Fornitore impostandolo direttamente se si conosce o ricercandolo con l apposito help associato al parametro. Premere il tasto ( Eseguire ) per estrarre le fatture che corrispondono ai parametri digitati. Tutte le fatture estratte, potranno essere elaborate solamente dall utente che le ha estrapolate, precludendo a tutti gli altri utenti della stessa scuola, che vedranno nella loro estrazione le fatture bloccate da un lucchetto ( ), l elaborazione delle medesime, si consiglia pertanto, per permettere l elaborazione multiutente di estrapolare insiemi di fatture utilizzando anche i parametri opzionali (ad esempio il fornitore). A-PAT-FE-MAU Pagina 6 di 26

7 Schermata in cui le fatture risultano già bloccate da altro utente Schermata in cui le fatture risultano validabili: Nella lista potrebbero presentarsi delle righe, riportanti nella colonna Errore, l immagine (fulmine), tali fatture risultano caricate in COP con errori che non permettono l avvio dell iter di validazione. In questi casi contattare il CSD di Informatica Trentina per la risoluzione dell errore. Le fatture che invece non presentano alcuna icona di errore possono essere o VALIDATE o ANNULLATE o SALVATE DATI CIG/CUP Il dato CIG e il dato CUP se indicati in fattura dal fornitore sono visualizzabili nella transazione di validazione in due modi: A-PAT-FE-MAU Pagina 7 di 26

8 - nel campo testo che sarà automaticamente così composto: CUPstringa/CIGstringa/FTnumero/data - nei campi dedicati riportati nel raggruppamento altro: completamento dati di testata 2.2 VALIDAZIONE FATTURE Per validare le FE, l utente deve completarle, con l inserimento manuale negli appositi campi, dei dati contabili (impegno, da inserire nel campo Impegno ). Il campo Fornitore (che contiene il codice del medesimo) viene compilato in automatico, qualora il codice fiscale presente sulla fattura e riportato nel campo Codice Fiscale, sia presenta in anagrafica COP per la Scuola a cui fa riferimento la fattura. Se il campo Fornitore è vuoto, significa che in anagrafica COP della Scuola non è presente un fornitore con il codice fiscale riportato nel campo Codice Fiscale, oppure che tale codice fiscale è presente più volte in anagrafica COP, sono quindi presenti delle filiali (FILI), per scegliere il fornitore corretto da attribuire alla fattura utilizzare l apposito help di ricerca associato al campo Fornitore, che presenterà solamente i fornitori aventi codice fiscale riportato nella fattura. Se il fornitore non è presente in anagrafica COP della Scuola, questo va creato utilizzando la consueta modalità operativa. I campi tipo banca (TpoB) e modalità di pagamento (MP) sono valorizzati qualora l'iban presente sulla FE corrisponda ad uno già inserito in anagrafica COP della Scuola. Una volta fatti gli opportuni inserimenti e/o opportune modifiche sarà possibile selezionare tutte (o una alla volta) le fatture che si desidera validare e cliccare sul tasto ( VALIDA ). A questo punto potrebbero verificarsi le seguenti situazioni: 1) qual ora tutte selezionate risultassero corrette, il sistema le valida immediatamente senza procedere all indicazione della loro correttezza. A-PAT-FE-MAU Pagina 8 di 26

9 2) tutte le fatture selezionate presentano degli errori di validazione; in questo caso tutte verranno presentate con simbolo di errore (pallino rosso); cliccando sul pallino rosso di ciascuna è possibile avere indicazione dell errore riscontrato. 3) alcune fatture selezionate presentano degli errori di validazione altre invece sono validabili; quelle errate verranno presentato con simbolo di errore (pallino rosso) quelle validabili invece con (quadratino verde). A questo punto per procedere alla validazione di quelle corrette basta selezionare solo quelle con quadratino verde e il sistema procederà alla relativa validazione. Poiché in questo caso a video vi sono più fatture e avendo selezionato e validato solo la FE corretta, al termine della validazione il sistema rimarrà nella schermata di validazioni mantenendo la vista delle altre fatture con bollino rosso. Con la validazione le FE cambiano stato da elaborabile EB diventano validate VA e quindi possono esser registrate. 2.3 VALIDAZIONE CASI PARTICOLARI: FATTURA SU PIÙ IMPEGNI Qualora sia necessario inserire la fattura su più impegni dalla transazione di validazione premere il tasto indicato nella figura: A-PAT-FE-MAU Pagina 9 di 26

10 Selezionare la riga e premere il tasto 'copiare' Viene copiata una riga uguale alla prima. Indicare importi (il totale deve corrispondere al totale fattura) e impegni su ciascuna riga. Premere il tasto ( Salva ). Completare la validazione come indicato nel paragrafo precedente. 2.4 ANNULLARE FATTURE Dalla transazione di validazione è possibile procedere anche all annullamento della FE per i seguenti di motivi; 1) il documento non deve essere inserito come documento di spesa; 2) il documento può essere inserito come documento di spesa ma solo a mano; si tratta per esempio: A-PAT-FE-MAU Pagina 10 di 26

11 di fattura con ritenute 4.01, 4.04, 4.05 e nota di accredito fatture già pagate fattura con impegno non sufficiente e non modificabile. Per procedere all annullamento si seleziona uno o più FE e si clicca sul tasto ( ANNULLA ). A questo punto si presenterà la seguente maschera: Quindi si dovrà scegliere tra il codice annullamento - 01: documento scartato - 02: documento caricato a mano Il motivo di annullamento dovrà essere compilato per spiegare la situazione in cui si trova la fattura tra quelle elencate: a) Annullo fattura per fattura per nota di credito libero professionista b) Annullo fattura perché già pagata; c) Annullo fattura per impegno non sufficiente e non modificabile Anche per l annullamento come per la validazione, se tutte le fatture estratte, vengono selezionate ed annullate contemporaneamente, il sistema esce automaticamente dalla transazione, se invece ne vengono selezionate ed annullate solo alcune il sistema A-PAT-FE-MAU Pagina 11 di 26

12 rimane nella transazione di validazione con l aggiunta sul record della FE annullata dell icona dell annullamento avvenuto. 2.5 SALVARE FATTURE Dalla transazione di validazione è possibile salvare i dati inseriti e/o modificati dall utente su una FE, per permetterne la successiva validazione in un secondo momento. La funzionalità di salva non effettua alcun controllo sulla correttezza di quanto inserito. Successivamente al salvataggio è possibile validare la fattura o annullarla. A-PAT-FE-MAU Pagina 12 di 26

13 3 REGISTRAZIONE La registrazione permette di accedere alle fatture elettroniche presenti in stato Validato (VA), nel sistema contabile COP delle Scuole, per la relativa creazione del documento di spesa. Per registrare le fatture, selezionare dal menu la transazione Registrazione fattura elettronica, verrà presentata la seguente schermata Gli unici campi obbligatori sono: Società e Struttura, da valorizzare con il codice della scuola; gli altri campi sono opzionali e vanno utilizzati per estrarre determinate FE. A titolo esemplificativo, se vogliamo estrarre tutte le fatture della scuola è sufficiente valorizzare i soli parametri obbligatori, mentre se intendiamo estrarre le fatture di un determinato fornitore, oltre ad impostare i parametri obbligatori, valorizzare con il codice fornitore anche il parametro Fornitore impostandolo direttamente se si conosce o ricercandolo con l apposito help associato al parametro. Premere il tasto ( Eseguire ) per estrarre le fatture che corrispondono ai parametri digitati. Tutte le fatture estratte, potranno essere elaborate solamente dall utente che le ha estrapolate, precludendo a tutti gli altri utenti della stessa scuola, che vedranno nella loro estrazione le fatture bloccate da un lucchetto ( ), l elaborazione delle medesime, si consiglia pertanto, per permettere l elaborazione multiutente di estrapolare insiemi di fatture utilizzando anche i parametri opzionali (ad esempio il fornitore). La schermata che verrà presentata è la seguente A-PAT-FE-MAU Pagina 13 di 26

14 Selezionare le FE che si intendono elaborare e premere il pulsante ( Controllare ), viene attivato il controllo di disponibilità dell impegno/posizione. Se le FE selezionate passano il controllo si presenterà l icona del quadratino verde nella prima colonna e apparirà in alto il pulsante ( Registrare ). Procedere alla registrazione, che crea in automatico il documento di spesa, premere il pulsante Registrare ed il sistema passa in automatico alla schermata di creazione dei mandati. Procedere come di consueto. A-PAT-FE-MAU Pagina 14 di 26

15 3.1 ERRORI IN FASE DI REGISTRAZIONE DELLA FATTURA Se in fase di registrazione, il sistema rileva degli errori che non consentono la prosecuzione dell elaborazione, nella prima colonna comparirà il simbolo ( Stop ) e la fattura relativa assumerà lo stato Rielaborabile (RI). Per procedere alla verifica dell errore si può operare in due modi; 1) Rimanere nella transazione di Registrazione e cliccare sul tasto ( Rielabora Errori ) 2) Uscire dalla transazione di Registrazione e dal menù utente selezionare la transazione Ripartire registrazione fattura elettronica In entrambi i casi verrà presentata la seguente schermata, dove sono riportate tutte le FE per le quali è fallita la registrazione. A-PAT-FE-MAU Pagina 15 di 26

16 Per proseguire, selezionare la riga, cliccare sul tasto Eseguire comparirà la seguente schermata Scegliere il tasto visualizza solo errori il sistema si fermerà sulla schermata di registrazione del documento di spesa o della posta di liquidazione dove si genera l errore qui sarà possibile correggerlo. Va ricordato che fino a quando il singolo utente non conclude le registrazioni delle fatture che con stato RI, non potrà eseguire altre transazioni di registrazioni di FE ne viene dato avviso tramite il messaggio L utente xxxxxxxx ha un elaborazione da concludere: prima terminarla! 3.2 FATTURE NON REGISTRABILI IN FASE DI REGISTRAZIONE In fase di controllo (pressione del tasto Controllare ) delle fatture selezionate, può succedere (es. mancanza di disponibilità sull impegno) che alcune presentino degli errori, in tale caso viene riportato il pallino rosso nella colonna Log. Si ricorda che per conoscere il motivo dell errore basta premere sul pallino rosso e verrà presentata la lista dei problemi riscontrati. A-PAT-FE-MAU Pagina 16 di 26

17 Per correggere gli errori delle fatture con il pallino rosso, tornare sulla schermata di inserimento dei parametri relativi alla transazione Registrazione fattura elettronica, ricercare e selezionare la fattura con gli errori, premere sul pulsante ( Ripristinare ), questa operazione, che richiede la conferma tramite pop-up (vedi sotto), riporta lo stato della fattura in Elaborabile, per permetterne la modifica e la successiva nuova validazione. A-PAT-FE-MAU Pagina 17 di 26

18 4 LISTA La transazione di lista FE permette di estrarre tutte le fatture elettroniche di una determinata Scuola potendo scegliere tra tutte quelle registrate (RE) tutte le non registrate (elaborabile EB, validata VA, annullata AN, rielaborabile RI) Per avere la lista delle fatture, selezionare dal menu la transazione Lista fattura elettronica, verrà presentata la seguente schermata Dopo aver indicato società e struttura è possibile sceglier per 1) la lista delle fatture registrate A-PAT-FE-MAU Pagina 18 di 26

19 2) la lista delle fatture non registrate Oltre al numero di Ptre la lista presenta i campi con sfondi diversi; sfondo bianco: dati del fornitore e di testata della fattura elettronica sfondo azzurro chiaro: dati contabili A-PAT-FE-MAU Pagina 19 di 26

20 5 FATTURE ANNULLATE IN VALIDAZIONE CON CODICE 02 Se in fase di validazione alcune fatture sono state annullate con codice 02, queste vanno inserite a bilancio creando il documento di spesa in modalità manuale, utilizzando quindi la transazione Creazione del documento di spesa. utilizzando il tipo documento HL o HF: Questa tipologia di documento richiede obbligatoriamente la valorizzazione del campo riferimento con il numero fattura annullata. Il campo riferimento dispone di un help di ricerca: A-PAT-FE-MAU Pagina 20 di 26

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22 6 NOTE DI CREDITO Le note di credito devono essere registrate utilizzando la transazione Deduzione per mandato rettificato SP3. I passi da seguire in caso di note di credito sono: 1) Validare la fattura per la quale è noto che arriva o è già arrivata nota di credito scegliendo nella transazione di validazione fattura elettronica il tipo documento HF 2) Registrare la fattura 3) Annullare da transazione di validazione la nota di credito, codice 02 specificando nella descrizione del motivo: Annullo nota di credito 4) Acquisire e Registrare la nota di credito tramite la transazione Acquisire Deduzione. 5) Procedere da Registrazione mandati da documento di spesa Di seguito il dettaglio dei vari passi: Passo 1) Validare la fattura sostituendo nella transazione di validazione il tipo documento da HL a HF: e procedere con la validazione Passo 2) Registrare la fattura con la transazione registrazione fattura elettronica Passo 3) Annullare da transazione di validazione la nota di credito, codice di annullo 02, motivo: nota di credito A-PAT-FE-MAU Pagina 22 di 26

23 Passo 4) Acquisire e Registrare la nota di credito tramite la transazione Acquisire Deduzione, utilizzando il tipo documento DK Inserire nel campo riferimento il numero del documento di spesa della fattura: A-PAT-FE-MAU Pagina 23 di 26

24 Salvare e registrare Passo 5) Procedere da Registrazione mandati da documento di spesa 6.1 CASI PARTICOLARI DI NOTA DI CREDITO NOTA DI CREDITO PARI AL TOTALE DELLA FATTURA Nel caso di note di credito del totale della fattura si possono presentare i seguenti casi: A-PAT-FE-MAU Pagina 24 di 26

25 1) se la fattura è già stata registrata procedere con il passo 3) e successivamente stornare il documento di spesa ottenuto dalla registrazione della fattura (se creata la posta, occorre prima stornare la posta) 2) se la fattura non è stata ancora registrata non eseguire i passi sopra elencati ma annullare la fattura con codice di annullo 02 specificando nella descrizione del motivo: Annullo fattura per nota di credito del 100% NOTA DI CREDITO DI FATTURE DI LIBERI PROFESSIONISTI Nel caso di note di credito relative a fatture di fornitore soggetto a ritenuta a titolo di acconto o a titolo definitivo con regime fiscale RF01, RF03, RF02, categoria di reddito: 1) 4.01 se il regime fiscale dichiarato in fattura è RF01; 2) 4.04 se se il regime fiscale è RF03; 3) 4.05 se il regime fiscale è RF02. i passi da seguire sono: 1) Annullare la fattura con codice 02 specificando nella descrizione del motivo: Annullata per nota di credito libero professionista 2) Annullare la nota di credito con codice 02 specificando nella descrizione del motivo: Annullo nota di credito 3) Accedere alla transazione creazione documento di spesa e registrare la fattura al netto dell importo della nota di credito, seguendo le modalità operative descritte nel capitolo 5, ponendo attenzione ad indicare nel campo riferimento la fattura annullata. 4) Procedere con la registrazione. A-PAT-FE-MAU Pagina 25 di 26

26 7 FATTURE LIBERI PROFESSIONISTI Nel caso di fattura di fornitore soggetto a ritenuta a titolo di acconto o a titolo definitivo con regime fiscale RF01, RF03, RF02 la categoria di reddito assume automaticamente i seguenti valori: se il regime fiscale dichiarato in fattura è RF01; se se il regime fiscale è RF03; se il regime fiscale è RF02. L informazione è riportata nella transazione di validazione nei campo Altro: completamento dati di testata Gli altri campi inerenti i liberi professionisti sono: - campo IVA viene riportato l importo IVA della fattura se presente; - campo Contr. 2% IVA viene riportato l importo contributo se presente; - campo Rimbor. viene riportato l importo rimborso spese se presente. Tutti i campi sono modificabili. A-PAT-FE-MAU Pagina 26 di 26