ESERCIZI MODULO U-GOV UNIVERSITA DI TRIESTE CICLO FONDO ECONOMALE

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1 ESERCIZI MODULO U-GOV UNIVERSITA DI TRIESTE CICLO FONDO ECONOMALE PER COLLEGARSI: URL: SCELTA DEL CONTESTO: Anno: 2011 Unità Organizzativa: (Amministrazione centrale) Esercizio: 2011 U.A.= UA.A.AMM Esercizio: 2011 U.E.= UE.00 Anno: 2011 Unità Organizzativa: (Dipartimento di fisica) Esercizio: 2011 U.A.= UA.A.RIC.D55 Esercizio: 2011 U.E.= UE.00 Anno: 2011 Unità Organizzativa: (Dipartimento di Sc. Giuridiche) Esercizio: 2011 U.A.= UA.A.RIC.25 Anno: 2011 Unità Organizzativa: (Dipartimento di Ingegneria civile ed ambientale) Esercizio: 2011 U.A.= UA.A.RIC.D13 Esercizio: 2011 U.E.= UE.00 Anno: 2011 Unità Organizzativa: (Dipartimento di Ingegneria meccanica) Esercizio: 2011 U.A.= UA.A.RIC.D10 Esercizio: 2011 U.E.= UE.00 1

2 CASO 1. CONFIGURAZIONE DEL FONDO ECONOMALE Percorso: Fondo economale Configurazioni Fondo economale Di seguito la schermata che si apre dopo aver selezionato Fondo economale Premere Nuovo in alto a sinistra. 2

3 Compilare il codice e descrizione del registro economale, i campi ammontare (costituire il fondo per 5000 euro) e il responsabile fondo (codice anagrafico ). Premere Salva tutto in basso a sinistra. CASO 2 APERTURA DEL FONDO ECONOMALE Percorso: Documenti Gestionali Accesso per cicli Gestionali Ciclo Apertura Fondo Economale DOCUMENTO DI APERTURA FONDO ECONOMALE 3

4 Doc Apertura Fondo Crea Nuovo. MASCHERA DOC APERTURA FONDO ECONOMALE Le cartelle da valorizzare sono: Testata, Commerciale e Righe Dettaglio. 4

5 CARTELLA TESTATA Nel campo descrizione inserite il vostro nome. Valorizzare la data scadenza con la data del giorno CARTELLA COMMERCIALE Soggetto = inserire l anagrafica responsabile del fondo (280545) e dare invio CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Cartelle da compilare per inserire le informazioni commerciali e le coordinate contabili di Contabilità Economica Premere Nuovo e, nel campo Ammontare, scrivere 5000, poi premere Conferma Valori. Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Valorizzare la voce coge: cliccare sul pulsante di ricerca Nel pannello di ricerca della voce, nel campo denominazione inserire *cassa* cliccare sul tasto Filtra in basso a destra. Tra le voci trovate, cliccare sulla voce G.I Denaro e valori in cassa per selezionarla. 5

6 SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni, scegliere Crea Scritture: coge prima Apertura fondo. Verificare il registro del fondo economale. CASO 3 MOVIMENTAZIONE DEL FONDO ECONOMALE in mancanza di fattura Percorso: Documenti Gestionali Accesso per cicli Gestionali Ciclo Generico Uscita Generico uscita GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO 6

7 MASCHERA GENERICO DI USCITA Le cartelle da valorizzare sono: Testata, Commerciale e Righe Dettaglio. CARTELLA TESTATA Nel campo descrizione inserite il vostro nome. Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = e dare invio CARTOLERIA DIEMME DI FONZARI MONICA CARTELLA INDIRIZZO - Metodo pagamento = aprire il menù a tendina e scegliere Fondo economale - Tipo bollo = inserire il tipo bollo 7

8 Scelta del metodo di pagamento: selezionare fondo economale Scelta del tipo CARTELLA RIGHE DETTAGLIO: Cartelle da compilare per inserire le informazioni commerciali e le coordinate contabili di Contabilità Economica e Analitica. Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = Penne bic - Bene servizio = e dare invio Beni di consumo - Quantità = 10 - Prezzo Unitario = 1,50 8

9 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Per la riga di dettaglio è stata creata l estensione coge. Valorizzare nell estensione la voce coge scegliendo acquisto di cancelleria. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema. Sottocartella Coan Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Si apre il pannello in cui si deve indicare l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. Cliccare infine su APPLICA per creare le estensioni coan del dettaglio. Il sistema mostra nella cartella coan le coordinate analitiche inserite in automatico (ua di budget e voce coan). SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e autorizzare il documento selezionare poi la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Spese Fondo - Coan NORMALE cliccare su ESEGUI Inserire esercizio e unità analitica. 9

10 CASO 4. MOVIMENTAZIONE DEL FONDO ECONOMALE: ACQUISTO DI MATERIALE ELETTRICO (SENZA ORDINE NE FATTURA) SU FONDI DI PROGETTO Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Esterno al ciclo Acquisti Generico di Uscita GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO CARTELLA TESTATA - Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. - nel campo Progetto cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo e selezionare il progetto PROVA PRIN tra quelli presenti viene compilato in automatico anche il codice CUP - nel campo descrizione inserite il vostro nome. NB: il progetto può essere inserito nella cartella Testata se è comune a tutte le righe di dettaglio. In presenza di un acquisto di più beni su più progetti, il progetto non va inserito in testata, bensì nella cartella Riga di ogni singola riga di dettaglio. CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = inserire *ELETTRI* cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo cliccare sulla denominazione o sul codice, per selezionare MAGAZZINI ELETTRICI ALCIATI SRL CARTELLA INDIRIZZO - Metodo pagamento = aprire il menù a tendina e scegliere Fondo economale CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Verificare che il campo progetto (e il relativo CUP) è già compilato con quello inserito in testata Sottocartella Riga - Descrizione = spina elettrica - Bene servizio = e dare invio Beni di consumo - Quantità = 2 - Prezzo Unitario = 3,50 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI 10

11 Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Scegliere la voce di contropartita, debiti v/ fornitori. Per la riga di dettaglio è stata creata l estensione coge. Valorizzare nell estensione la voce coge scegliendo acquisto altri beni e materiali di consumo. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema. Sottocartella Coan Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Si apre il pannello in cui si deve indicare l unità analitica, cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. Cliccare infine su APPLICA per creare le estensioni coan del dettaglio. Il sistema mostra nella cartella coan le coordinate analitiche inserite in automatico (ua di budget e voce coan). NB: notare le differenze tra contabilità generale e analitica: - nell estensione COGE non è presente il progetto (non è un dato importante per la coge) - nell estensione COAN è presente il progetto (che è stato valorizzato in automatico dal sistema con quello inserito in testata) infatti è con la contabilità analitica che viene scalato l ammontare del costo dal budget del progetto _ SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e autorizzare il documento. Selezionare poi la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Scrittura Fondo - Coan NORMALE cliccare su ESEGUI. Cliccare infine sul tasto in alto a destra CHIUDI FUNZIONE per ritornare al menù generale dei Documenti gestionali. 11

12 CASO 5 MOVIMENTAZIONE DEL FONDO ECONOMALE in presenza di fattura Registriamo la fattura di acquisto Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Acquisti Fattura di acquisto Di seguito la schermata con l elenco dei documenti gestionali (DG) del Ciclo Acquisti. 1) FATTURA ACQUISTO Cliccare su CREA NUOVO Le cartelle da valorizzare sono: Testata, Commerciale e Righe Dettaglio. CARTELLA TESTATA Nr documento = numero a piacere Data documento = inserire la data del giorno. 12

13 Nel campo descrizione inserite il vostro nome. Nel campo data scadenza inserite la data del giorno. CARTELLA COMMERCIALE Campo attività = Istituzionale Soggetto = e dare invio DHL EXPRESS (ITALY) SRL Tipo operazione iva = aprire il menù a tendina e selezionare Acquisto ist.le da soggetto residente CARTELLA INDIRIZZO Metodo pagamento = aprire il menù a tendina e scegliere Fondo economale CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Cartelle da compilare per inserire le informazioni commerciali e le coordinate contabili di Contabilità Economica e Analitica. Inserimento prima riga Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = Risme di carta formato A4 - Bene servizio = e dare invio Beni di consumo - Codice Iva = inserito in automatico dal sistema lasciare I103, Iva al 20% (istituzionale) - Quantità = 10 - Prezzo Unitario = 4,50 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Inserimento seconda riga Cliccare sul tasto NUOVO 13

14 Sottocartella Riga - Descrizione = Scatole da 10 penne BIC blu - Bene servizio =00340 e dare invio Beni di consumo - Codice Iva = inserito in automatico dal sistema lasciare I103, Iva al 20% (istituzionale) - Quantità = 5 - Prezzo Unitario = 3,50 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Scegliere la voce di contropartita, debiti v/ fornitori. Per la riga di dettaglio è stata creata l estensione coge. Valorizzare nell estensione la voce coge scegliendo acquisto cancelleria. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema. Sottocartella Coan Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Si apre il pannello in cui si deve indicare l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca. Selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. Cliccare infine su APPLICA per creare le estensioni coan di ciascuna riga di dettaglio. Il sistema mostra nella cartella coan le coordinate analitiche inserite in automatico (ua di budget e voce coan) o da integrare. SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e autorizzare il documento, selezionare poi la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Scrittura Fondo - Coan NORMALE cliccare su ESEGUI CASO 6 VERIFICA DELLA SITUAZIONE DEL FONDO ECONOMALE Per verificare la situazione del fondo economale e il riepilogo delle scritture effettuate sul fondo (di spesa e reintegro) seguire il percorso: Fondo economale stampe registro. 14

15 Nel pannello di Scelta contesto, selezionare l esercizio, l unità economica e il proprio fondo economale. Il sistema in automatico imposta come data fine la data del giorno, eventualmente variarla, e poi cliccare sul tasto STAMPA 15

16 CASO 7 REINTEGRO DEL FONDO ECONOMALE Percorso: Fondo Economale Registrazioni Registrazioni Premere in alto a sinistra il pulsante Mostra spese non reintegrate. Mettere il flag sulle righe di spesa da reintegrare. 16

17 Premere il pulsante in alto a sinistra: Reintegra con questa operazione viene creato l ordinativo a cassiere. Salvare il reintegro, poi verificare la creazione dell ordinativo al cassiere. Verificare nuovamente la situazione del fondo economale e il riepilogo delle scritture effettuate sul fondo (di spesa e reintegro) seguendo il percorso: Fondo economale stampe registro. 17