Gestione Audit di Certificazione

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1 Gestione Audit di Certificazione (e Azioni di Miglioramento conseguenti alle NC ed Osservazioni rilevate) Caso di Studio Q104 Rev. 3 Dicembre 2013

2 Sommario Programmazione dell audit Visualizzazione impegni su calendar Registrazione e distribuzione del rapporto di audit Avvio e controllo delle azioni di miglioramento Consultazioni e cruscotti Benefici percepiti

3 Programmazione dell Audit

4 Programmazione dell audit 1. Avvio nuovo evento da Calendar, posizionandosi sulla data programmata dell audit tramite il menù interattivo

5 Programmazione dell audit 2. Selezionare il modello «Audit di certificazione», Ambito e Tipologia

6 Programmazione dell audit 3. Seguire quanto indicato nelle istruzioni

7 Programmazione dell audit 4. Inserire i dati personalizzati necessari

8 Programmazione dell audit 5. Inserire nei Riferimenti: l ente di certificazione ed il Personale coinvolto nell attività di audit (oltre a quelli già inseriti di default nel modello di evento)

9 Programmazione dell audit 6. Il modello di evento prevede una disposizione tipo "Audit " con la spunta su "Notifica a rif. Personale"

10 Visualizzazione impegni sul Calendar

11 La visualizzazione impegni sul Calendar La spunta di "Notifica" della disposizione permette al Personale coinvolto (che è utente Qualibus) di visualizzare l impegno sul proprio Calendar Esempio Vista 7 con due utenti per pagina

12 La visualizzazione impegni sul Calendar Per maggior dettaglio l utente (con ruoli adeguati) può entrare direttamente nell evento Audit (con il menù interattivo) per visualizzarne tutti i contenuti Esempio Vista 5 con tre utenti per pagina

13 Registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit

14 La registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit Ad Audit di certificazione concluso, si procede come segue: 1. Inserire il file del rapporto in apposita directory nel modulo "Documenti" di Qualibus

15 La registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit 2. Effettuare la distribuzione a tutti gli utenti coinvolti, compresa eventuale copia cartacea in bacheca aziendale

16 La registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit 3. Collegare il documento del Rapporto di Audit nell evento "Audit di certificazione"

17 Avvio e controllo delle conseguenti Azioni di Miglioramento

18 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate Ad Audit concluso, si completa l evento come segue: 1. Compilare i dati relativi alle conclusioni dell audit

19 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 2. Inserire nella check-list della disposizione una riga per ogni rilievo evidenziato in sede di audit e: indicare i riferimenti e descrizione scegliere l esito opportuno (Avvia AC per le NC e Avvia AP per le Osservazioni) riportare il rilievo nel campo Note / osservazioni

20 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 3. Chiudere la disposizione Nota: a seguito della chiusura o cliccando su "Applica" vengono generati in automatico le Azioni di Miglioramento (Correttive o Preventive) secondo quanto indicato nella check-list che restano quindi legate all audit stesso e visibili nella sezione "Collegamenti"

21 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 4. Inserire i costi dell audit: costo fisso + costo ente di certificazione + costo personale auditato)

22 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 5. Chiudere l evento con l esito opportuno

23 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 6. Pianificare al meglio le azioni di miglioramento, il trattamento della NC o Osservazione e le modalità di verifica dell efficacia Nota: si può accedere alle AC/AP avviate direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit tramite il menù interattivo

24 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 7. Monitorare lo stato di avanzamento e chiusura delle Azioni di miglioramento collegate direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit

25 Consultazioni e Cruscotti

26 Consultazioni Nella sezione Consultazioni è possibile: Ricercare, selezionare, filtrare ed analizzare tutti i Dati precedentemente imputati. Salvare specifici Filtri Aziendali (disponibili quindi a tutti gli utenti Qualibus) o Filtri Personali. Le griglie ottenute tramite filtri o semplicemente con la ricerca possono essere copiati e/o esportati in vari formati (text, Excel, HTML, XML)

27 Consultazioni Consultazioni con visualizzazione dei filtri precedentemente salvati

28 Cruscotti Nei Cruscotti di Qualibus sono disponibili dati e grafici in tempo reale Grazie ai Cruscotti è possibile lanciare specifiche query e visualizzare i risultati in una griglia o su grafici pivot, realizzare "stampe avanzate" con Report Builder I Cruscotti (standard o avanzati) possono utilizzare come fonte il database Qualibus ma anche base dati esterne

29 Cruscotti Numero di Audit all anno suddivisi per ambito e tipologia

30 Cruscotti Numero di Azioni Correttive e Preventive all anno avviate da Audit

31 Cruscotti Costo degli Audit all anno suddivisi per ambito e tipologia

32 BENEFICI PERCEPITI

33 Benefici per l organizzazione Pianificazione degli audit con definizione degli impegni da parte del personale coinvolto Comunicazione semplice ed efficace con il personale interno Collegamento tra l audit e le conseguenti azioni di miglioramento (AC/AP) Imputazione dei costi degli audit Controllo semplice ed immediato dello stato di avanzamento delle conseguenti azioni di miglioramento

34 Benefici per l utente Tenuta sotto controllo degli impegni e scadenze tramite il calendar Accesso alla Documentazione di pertinenza (piani e rapporti di audit) Gestione guidata degli audit e relativo controllo semplice e sistematico Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche

35 Grazie per l attenzione! Nord Est Systems è pronta a offrirvi la soluzione che cercate! Trasmettete le vostre esigenze a: [email protected]

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