Gestione audit interni. Caso di Studio Q106

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1 Gestione audit interni Caso di Studio Q106 Rev. 0 Settembre 2013

2 Premessa Il presenta caso mostra l esempio di un audit interno del Sistema di Gestione per la Qualità conforme alla ISO 9001:2008 Nota: si faccia riferimento al Caso di studio Q104 per la gestione degli audit di certificazione

3 Sommario Il caso studio riguarda: la programmazione dell audit la visualizzazione impegni su calendar l attuazione e registrazione dell audit l avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate l emissione e distribuzione del rapporto di audit le consultazioni e cruscotti i benefici percepiti

4 Programmazione dell audit

5 Programmazione dell audit La programmazione dell audit interno avviene con i seguenti passi: 1. Avvio di un nuovo evento da Calendar di Qualibus, posizionandosi sulla data programmata dell audit ed utilizzato il menù interattivo

6 Programmazione dell audit 2. Scegliere il modello di evento "Audit interno" precedentemente configurato

7 Programmazione dell audit 3. Inserire i dati personalizzati di pianificazione: sistema; date, luogo, auditors

8 Programmazione dell audit 4. Il modello di evento prevede una disposizione per ogni processo aziendale, al quale è associata come "Esecutore" il process owner (funzione aziendale) Nota: la sezione "Disposizioni" rappresenta in pratica il programma di Audit

9 Programmazione dell audit Nota: in caso di piccole organizzazioni si può utilizzare il modello di audit (semplificato) con un unica disposizione (con la spunta su "Notifica a rif. Personale") e collegando nei "Riferimenti" i dipendenti coinvolti nell attività di audit

10 Visualizzazione impegni sul Calendar

11 Visualizzazione impegni Il personale coinvolto visualizza l impegno sul proprio calendar

12 Visualizzazione impegni Per maggior dettaglio l utente (con ruoli adeguati) può entrare direttamente nell Audit (con il menù interattivo) per visualizzarne tutti i contenuti

13 Attuazione e registrazione dell audit

14 Attuazione e registrazione dell audit La registrazione delle evidenze oggettive dell Audit può avvenire in 2 modi: 1. direttamente in qualibus (registrazione informatica), compilando Esito e Note/Osservazioni per ogni domanda della check-list

15 Attuazione e registrazione dell audit 2. sulla stampa di default (registrazione cartacea), per poi riportare nelle check-list delle disposizioni solo le Note/Osservazioni per i rilievi evidenziati (NC ed Osservazioni)

16 Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento (collegate)

17 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento Ad Audit concluso, si completa l evento come segue: 1. Compilare i dati personalizzati relativi alle conclusioni dell audit

18 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 2. Chiudere le disposizione Nota: al momento della chiusura della disposizione o con il comando "Applica" vengono generati in automatico gli eventi (Azioni di Miglioramento Correttive o Preventive) secondo quanto indicato nella check-list che restano quindi legati all audit stesso e visibili nella sezione "Collegamenti"

19 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 3. Inserire i costi dell audit: costo fisso + costo ente di certificazione + costo personale auditato)

20 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 4. Definire le disposizioni risolutive delle azioni di miglioramento collegate Nota: si può accedere alle AC/AP avviate anche direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit tramite il menù interattivo

21 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 5. Monitorare lo stato di avanzamento e chiusura delle Azioni di miglioramento collegate direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit

22 Emissione e distribuzione del rapporto di audit

23 Emissione e distribuzione del rapporto Ad Audit concluso è possibile salvare il file in.pdf del rapporto (stampa predefinita) in documenti / comunicazioni dell audit. Di conseguenza è possibile inviare agli utenti il documento tramite messaggio o Nota: può essere inoltre archiviata anche la scansione della check-list compilata

24 Emissione e distribuzione del rapporto (metodo alternativo) In alternativa è possibile Inserire il file del rapporto e della scansione della check list compilate in apposita directory nel modulo "Documenti" di Qualibus

25 Emissione e distribuzione del rapporto (metodo alternativo) Effettuare di conseguenza la distribuzione a tutto il personale interessato, compresa eventuale copia cartacea in bacheca

26 Emissione e distribuzione del rapporto (metodo alternativo) Linkare i file del Rapporto di Audit (ed eventuale scansione della check-list compilata) nei Documenti / Collegati

27 Chiusura dell audit Chiudere l evento con l esito opportuno

28 Consultazioni e Cruscotti

29 Consultazioni e Cruscotti Nella sezione Consultazioni è possibile: Ricercare, selezionare, filtrare ed analizzare tutti i Dati precedentemente imputati. Salvare specifici Filtri Aziendali (disponibili quindi a tutti gli utenti Qualibus) o Filtri Personali. Le griglie ottenute tramite filtri o semplicemente con la ricerca possono essere esportati in vari formati (text, Excel, HTML, XML)

30 Consultazioni e Cruscotti Consultazioni con visualizzazione dei filtri precedentemente salvati

31 Consultazioni e Cruscotti Nei Cruscotti di Qualibus sono disponibili dati e grafici in tempo reale Grazie ai Cruscotti è possibile lanciare specifiche query e visualizzare i risultati in una griglia o su grafici pivot, realizzare "stampe avanzate" con Report Builder I Cruscotti (standard o avanzati) possono utilizzare come fonte il database Qualibus ma anche base dati esterne

32 Consultazioni e Cruscotti Cruscotto: num. di audit all anno suddivisi per ambito e tipologia

33 Consultazioni e Cruscotti Cruscotto: num. di Azioni Correttive e Preventive all anno avviate da audit

34 Consultazioni e Cruscotti Cruscotto: Costo degli audit all anno suddivisi per ambito e tipologia

35 BENEFICI PERCEPITI

36 Benefici per l organizzazione Pianificazione degli audit con definizione degli impegni da parte del personale coinvolto Comunicazione semplice ed efficace con il personale interno Collegamento tra l audit e le conseguenti azioni di miglioramento (AC/AP) Imputazione dei costi degli audit Controllo semplice ed immediato dello stato di avanzamento delle conseguenti azioni di miglioramento Drastica riduzione dell uso di carta

37 Benefici per l utente Tenuta sotto controllo degli impegni e scadenze tramite il calendar Accesso alla Documentazione di pertinenza (piani e rapporti di audit) Gestione guidata degli audit e relativo controllo semplice e sistematico Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche

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